Suivre vos ventes potentielles

Connectez-vous à votre portail ONLYOFFICE et cliquez sur le lien CRM.

Si vous êtes déjà connecté et utilisez le portail depuis un certain temps, pour accéder au module CRM depuis n'importe quelle page du portail, utilisez la liste déroulante dans le coin supérieur gauche de la page et sélectionnez l'option correspondante.

Cliquez sur le bouton Créer dans le coin supérieur gauche et sélectionnez l'option Opportunité dans la liste déroulante,

Le formulaire Créer une nouvelle opportunité s'ouvre. Remplissez les champs nécessaires:

• saisissez le Titre de votre opportunité;
• entrez le Contact de l'opportunité - personne ou entreprise - en la sélectionnant à partir de votre base de données clients;
• saisissez une courte Description;
• spécifiez la Date limite supposée en utilisant le calendrier;
• spécifiez la monnaie du Budget de votre opportunité, le montant et le type;
• sélectionnez un Responsable de l'opportunité dans la liste déroulante.
• sélectionnez Étape de l'opportunité en utilisant la liste déroulante. La Probabilité de succès en pourcentage sera définie en conséquence.

Si vous souhaitez limiter l'accès à l'opportunité créée, cochez la case Limiter l'accès et ajoutez les utilisateurs auxquels vous voulez donner l'accès.

Enfin, cliquez sue le bouton Enregistrer en bas.

L'opportunité créée sera ajoutée dans la liste Opportunités.

Lorsque vous créez une opportunité, vous pouvez sélectionnez l'une des étapes disponibles dans la liste. Ça vous va aider de suivre la progression de votre pipeline commercial. L'option par défaut est Initial contact.

Pour passer à une nouvelle étape, sélectionnez l'opportunité appropriée dans la liste et cliquez sur le titre de celle-ci.

Accédez à la liste Étape de l'opportunité et sélectionnez l'étape appropriée, la probabilité de succès sera modifiée en conséquence.

Avant de fermer une opportunité, vous avez besoin d'accomplir certaines tâches/actions. La création des tâches est un moyen efficace pour faire tout à temps. Vous pouvez les utilisez tout simplement comme rappels ou pour organiser le travail d'équipe sur une opportunité.

Pour ajouter une nouvelle tâche, activez l'onglet Tâches sur la page de l'opportunité sélectionnée. Cliquez sur le lien Créer une nouvelle tâche s'il n'y a aucune tâche ou utilisez le bouton Créer dans le coin supérieur gauche et sélectionnez l'option Tâche depuis la liste déroulante. Remplissez le formulaire: saisissez le Titre de la tâche, sélectionnez l'une des catégories de tâches, définissez la Date limite (date et heure) et le temps du rappel en utilisant la liste déroulante Alerte, sélectionnez une personne responsable depuis la liste Responsable, ajoutez une courte Description.

Lorsque toute information nécessaire est spécifiée, cliquez sur le bouton Enregistrer en bas.

La tâche créée sera ajoutée à la liste Tâches de l'opportunité sélectionnée. Une fois la tâche accomplie, vous pouvez la fermer directement dans la liste en ouvrant la liste déroulante près du titre de la tâche et en choisissant l'option Fermée.

En travaillant sur une opportunité vous pouvez ajouter ou supprimer des participants à tout moment.

Pour ajouter plus de participants, activez l'onglet Participants sur la page de l'opportunité sélectionnée, sélectionnez un contact nécessaire - une personne ou une entreprise - en utilisant le champ de recherche. Le contact sélectionné sera ajouté à la liste des Participants.

Pour supprimer un participant de la liste, cliquez sur l'icône à droite du participant à supprimer et sélectionnez Délier le contact de la liste déroulante.

Pour garder toute la documentation liée à votre opportunité dans un endroit, utilisez l'onglet Documents sur la page de l'opportunité sélectionnée. Des options que vous pouvez paramétrer ici:

• créer un nouveau document, un classeur ou une présentation en cliquant sur le lien Nouveau fichier et sélectionnant le type de fichier depuis la liste;
• modifier un document en cliquant sur l'icône qui apparaît à droite du document nécessaire si vous placez le curseur sur sa ligne;
• charger des documents depuis votre disque dur en cliquant sur le lien Charger fichier;
• télécharger un document vers votre disque dur en utilisant l'icône qui apparaît à droite du document nécessaire si vous placez le curseur sur sa ligne.

Toutes les tâches/actions/activités fermées qui sont liées à l'opportunité sélectionnée sont affichées et peuvent être suivies dans l'onglet Profil.

Ici vous pouvez non seulement voir l'information sur les tâches faites, documents chargés, correspondance envoyée/reçue etc. mais aussi ajouter des événements liés à cette opportunité: note, email, appel téléphonique, rendez-vous. Sélectionnez le type d'événement dans la liste, définissez la date, ajoutez une description qt cliquez sur le bouton Ajouter cet événement.

Pour informer d'autres utilisateurs sur l'événement créé, cliquez sur le lien Ajouter utilisateur et sélectionnez les utilisateurs désirés depuis la liste avant d'ajouter cet événement.

Tous les utilisateurs sélectionnés seront informés d'un nouvel événement ajouté.

Pour obtenir un rapport des opportunités et évaluer la productivité du responsable, cliquez sur Rapports sur le panneau gauche et sélectionnez le type du rapport Opportunités par responsables dans la liste qui s'affiche. Le rapport est destiné à montrer le montant total des travaux pour les opportunités réussies et perdues pour une période de temps choisie pour tous les responsables choisis.

Ensuite, paramétrez le rapport et définissez les données à inclure dans votre rapport:

• définissez le Période de temps,
• sélectionnez les Responsables dont la productivité vous allez évaluer (vous pouvez sélectionner tous les utilisateurs du portail ou tous les employés d'un groupe, ou plusieurs utilisateurs des départements différents).

Une fois le rapport configuré, cliquez sur le bouton Générer rapport.

Lorsque le rapport généré, cliquez sur Ouvrir dans le coin inférieur droit pour afficher le rapport. Le rapport est affiché en tant que feuille de calcul Spreadsheet Editor et vous pouvez le modifier, imprimer ou télécharger le cas échéant.

Vous pouvez aussi générer des autres types de rapports, par ex. Prévision de ventes, Entonnoir de vente etc. Tous les rapports sont disponibles dans la liste Rapports créés de la section Rapports où vous pouvez modifier, télécharger ou supprimer en utilisant des icônes appropriées à côté du fichier nécessaire.

Pour supprimer une opportunité, trouvez-la dans la liste des Opportunités, cliquez sur l'icône située à droite et sélectionnez l'option Supprimer l'opportunité depuis la liste déroulante.

Votre opportunité avec toute l'information liée sera supprimée de votre système.