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Aperçu

Le Calendrier est un outil de planification intégré qui vous permet de:

  • visualiser d'un seul coup d'œil tous vos événements personnels et d'entreprise,
  • suivre vos jalons, les tâches de Projets et de CRM, les anniversaires des utilisateurs,
  • ajouter les différents types d'événements: des événements uniques avec l'heure de début et de fin, des événement sur toute la journée qui doivent durer une journée entière ou plus, ou des événements récurrents,
  • créer et gérer des listes to-do;
  • ne pas manquer une date importante à l'aide des rappels,
  • inviter d'autres utilisateurs du portail à vos événements,
  • créer un emploi du temps personnel, ou accorder l'accès à votre calendrier à un certain utilisateur ou à un groupe,
  • spécifier qui peut visualiser votre calendrier, l'éditer ou créer de nouveaux événements,
  • importer/exporter des calendriers en les synchronisant avec les autres applications calendrier que vous utilisez.

Pour accéder au Calendrier depuis n'importe quelle page de portail, cliquez sur l'icône Icône Outil Calendrier en haut de la page ou utilisez la liste déroulante dans le coin supérieur gauche et sélectionnez l'option correspondante.

Créer des événements

Vous pouvez ajouter des événements à votre calendrier personnel d'une des manières suivantes: en Mode rapide qui permet d'ajouter des informations principales sur l'événement ou en Mode avancé qui permet de spécifier tous les détails tels que la la période de récurrence, l'heure de rappel, la liste des invités etc.

Mode rapide
  1. cliquez avec le bouton gauche de la souris sur le jour auquel vous souhaitez que l'événement se produise,
  2. dans la fenêtre contextuelle, saisissez des informations principales sur l'événement: le titre, l'emplacement et l'heure et sélectionnez le calendrier auquel vous souhaitez l'ajouter (une description plus détaillée des options est fournie sous la rubrique Mode avancé)
  3. cliquez sur le bouton Enregistrer pour ajouter l"événement au calendrier ou cliquez sur Détails port passer en mode avancé.
Créer des événement - Mode rapide Créer des événement - Mode rapide
Mode avancé
  1. pour procéder à la création d'un événement en mode avancé, cliquez sur le bouton Créer dans le coin supérieur gauche et sélectionnez l'option Événement,
  2. saisissez le titre de l'événement,
  3. définissez l'heure de l'événement,
    • pour créer un événement sur toute la journée ou plus, laissez l'option Toute la journée active et définissez la date de début et la date de fin

      Définissez la date nécessaire dans les champs De: et A: en utilisant le clavier ou en cliquant sur l'icône correspondante Icône Calendrier et en sélectionnant le jour désiré. Pour en savoir plus, veuillez consulter cette page.

    • pour déclencher un événement à un moment précis, désactivez l'option Toute la journée et saisissez l'heure de début et l'heure de fin.
  4. définissez la période de récurrence si vous souhaitez répéter l'événement régulièrement,

    accédez la liste déroulante Répétition et choisissez parmi les options disponibles: chaque jour, chaque semaine, chaque mois, chaque année. Pour définir une période de récurrence personnalisée sélectionnez l'option appropriée dans la liste déroulante Répétition et configurez les paramètres disponibles.

    Pour en savoir plus, veuillez consulter cette page.

  5. définissez le rappel de votre événement,

    Par défaut, vous serez informé de votre événement ajouté à Mon calendrier 15 minutes avant le début de l'événement. Si vous voulez changer l'heure de rappel, ouvrez la liste déroulante Alerte et sélectionnez l'une des options disponibles: 5 minutes, 15 minutes, une demi-heure, une heure, 2 heures, un jour. Pour désactiver le rappel, sélectionnez l'option jamais dans la liste déroulante.

    N'oubliez pas que la notification sera envoyée selon le fuseau horaire fixé pour le calendrier auquel vous avez ajouté l'événement.
  6. Si vous avez plusieurs calendriers, sélectionnez le Calendrier auquel vous souhaitez ajouter votre événement dans la liste déroulante,
  7. spécifiez Emplacement,
  8. si vous avez connecté plusieurs comptes de courrier au module Mail , vous pouvez modifier votre adresse e-mail en sélectionnant l'adresse appropriée dans la liste Organisateur.

    Vous recevrez des confirmations de participation des invités par cet e-mail.

  9. saisissez la Description de votre événement,
  10. invitez d'autres utilisateurs du portail à votre événement,

    Commencez à saisir l'adresse email ou le nom de l'invité et choisissez le contact nécessaire de la liste (au fur et à mesure que vous tapez, les contacts personnels ou le contacts enregistrés dans CRM ou dans le portail correspondant aux caractères saisis sont affichés). Il est possible de saisir l'adresse e-mail d'un invité qui n'est pas enregistré en tant que votre contact Mail, appuyez sur Entrée ou cliquez sur OK à droite pour l'ajouter.

    Ensuite, vous pouvez spécifier la nécessité de la présence pour chaque invité. Par défaut, l'option Requis est sélectionné, mais vous pouvez choisir l'option Optionnel.

    Pour supprimer un invité, cliquez sur l'icône Icône Supprimer un invité .

    Les invités peuvent seulement visualiser l'événement. Si vous souhaitez laisser un autre utilisateur modifier l'événement et inviter d'autres utilisateurs, cliquez sur Ajouter utilisateurs en bas de la page et autoriser l'utilisateur à Accès complet.
    Créer des événement - Mode avancé Créer des événement - Mode avancé
  11. partagez votre événement avec d'autres utilisateurs, si nécessaire,

    Cliquez sur Ajouter utilisateurs, sélectionnez les personnes avec lesquelles vous souhaitez partager votre événement et cliquez sur le bouton Enregistrer: Utilisez le champ de filtre en haut pour vous faciliter la recherche. Cochez le groupe nécessaire ou l'option Sélectionner tout à droite pour ajouter tous les utilisateurs du groupe choisi ou tous les utilisateurs du portail respectivement.

    Définissez le type de permission pour chaque utilisateur. Par défaut, l'option Lecture seule est sélectionné mais vous pouvez donner Accès complet pour que l'utilisateur puisse non seulement visualiser mais aussi modifier l'événement.

    Pour supprimer un utilisateur, cliquez sur l'icône Icône Supprimer un invité .

  12. cliquez sur le bouton Enregistrer.

    Lorsque vous avez ajouté des invités, la fenêtre Envoyer des invitations s'affiche. Décidez si vous souhaitez envoyer des invitations et cliquez sur le bouton approprié.

Créer des événement - Mode avancé Créer des événement - Mode avancé

La couleur du calendrier sélectionné sera appliquée au événement ajouté.

Tous les invités recevront des notifications si vous avez décidé de les envoyer des invitations. Les invités peuvent accepter ou rejeter l'invitation en sélectionnant Oui, Peut-être ou Non depuis le message électronique ou depuis la fenêtre d'aperçu dans le Calendrier. La décision peut être modifié ultérieurement.

Pour ouvrir l'aperçu de l'événement, faite un clic gauche sur l'événement dans le calendrier. Cette fenêtre affiche aussi le nombre total des invités et le nombre des invitations acceptées/rejetées.

Aperçu des événements Aperçu des événements

Lors de l'acceptation, l'acceptation à titre provisoire ou le rejet de l'invitation, l'organisateur de l'événement recevra une notification par courrier électronique.

Modifier un événement

Si vous avez besoin de modifier un événement,

  1. faites un clic gauche sur l'événement à modifier,
  2. cliquez sur le bouton Modifier en bas de la fenêtre,
  3. effectuez toutes les modifications nécessaires,
    Outre les options décrites ci-dessus, vous pouvez changer votre décision sur la participation dans l'événement en sélectionnant l'une des options Oui, Peut-être ou Non dans la section Présents.
  4. cliquez sur le bouton Enregistrer.
  5. Lorsque vous avez invité quelques utilisateurs, la fenêtre Envoi de mises à jour s'affiche. Décidez si vous souhaitez envoyer des notifications de modifications apportées aux invités et cliquez sur le bouton approprié.

    Si vous avez ajouté de nouveaux invités ou vous avez supprimé des invités existants, il vous sera proposé d'envoyer la notification de modifications apportées seulement aux Invités nouveaux et supprimés ou à Tous.

Pour supprimer un événement, faites un clic gauche sur le titre de l'événement et utilisez le bouton Supprimer en bas de la fenêtre. Si vous avez déjà invité quelques utilisateurs, la fenêtre Envoi d'annulations s'affiche. Décidez si vous souhaitez envoyer des notifications d'annulation de l'événement aux invités et cliquez sur le bouton approprié.

Créer To-Do

Il est possible d'ajouter rapidement une tâche à votre emploi, spécifier le nom et la date de la tâche, l'afficher dans le calendrier et fermer la tâche finie.

Pour ajouter une tâche,

  1. ouvrez la fenêtre Créer To-Do:
    • cliquez sur le bouton To-Do dans le coin supérieur droite pour ouvrir le panneau de configuration To-Do et cliquez sur Nouvelle To-Do ou
    • faites un clic gauche sur le jour auquel vous souhaitez ajouter une tâche et cliquez sur l'option To-Do dans la fenêtre contextuelle,
  2. saisissez le titre de la tâche, sélectionnez la date d'échéance et ajoutez la description.
  3. cliquez sur le bouton Enregistrer.
Créer To-Do Créer To-Do

La tâche ajoutée sera affichée dans la To-Do list à droite aussi que dans le calendrier. Pour ajouter encore une tâche, vous pouvez utiliser l'icône L'icône Plus à droite du jour nécessaire sur le panneau de configuration To-Do ou cliquez sur Nouvelle To-Do en bas de la liste des tâches.

Pour fermer une tâche,

  • sur le panneau To-Do cochez la case à gauche du titre de la tâche ou
  • faites un clic gauche sur la tâche dans le calendrier et cliquez sur Marquer comme effectué dans la fenêtre d'aperçu.

Pour modifier une tâche,

  1. ouvrez la fenêtre de modification:
    • sur le panneau de configuration To-Do, placez le curseur sur la tache dans la liste et cliquez sur l'icône Icône Modifier To-Do ou
    • faites un clic gauche sur la tâche dans le calendrier et cliquez sur le bouton Modifier dans la fenêtre d'aperçu,
  2. effectuez toutes les modifications nécessaires et cliquez sur le bouton Enregistrer.

Pour configurer les paramètres communs pour toues les tâches, cliquez sur l'icône Paramètres sur le panneau de configuration To-Do et activez les options nécessaires:

  • Afficher To-Do dans le calendrier permet d'afficher les tâches ajoutées sur le panneau To-Do aussi que dans le calendrier. Par défaut, cette option est activée.
  • Cacher To-Do marqué comme effectué au chargement de la page permet de masquer l'affichage de tâches fermées sur le panneau To-Do et dans le calendrier lors du chargement de la page.

Pour supprimer une tâche,

  • sur le panneau de configuration To-Do, placez le curseur sur la tâche dans la liste et cliquez sur l'icône Supprimer ou
  • faites un clic gauche sur la tâche dans le calendrier et cliquez sur le bouton Supprimer dans la fenêtre d'aperçu.

Ajouter un calendrier

Si Mon Calendrier n'est pas suffisant pour la planification de votre travail, vous pouvez créer de nouveaux calendriers personnels. Pour ce faire,

  1. ouvrez la liste déroulante Créer en cliquant sur la flèche à côté du bouton dans le coin supérieur gauche et sélectionnez l'option Calendrier,
  2. entrez le Titre de votre calendrier,
  3. sélectionnez les couleurs pour afficher des événements et des textes,
  4. définissez le temps de rappel, c'est à dire l'heure à laquelle vous recevrez des notifications sur les événements de ce calendrier par défaut,

    accédez la liste déroulante Alerte et choisissez parmi les options disponibles: 5 minutes, 15 minutes, une demi-heure, une heure, 2 heures, un jour ou laissez jamais pour désactiver l'alerte.

  5. spécifiez le Fuseau horaire en utilisant la liste déroulante,
  6. partagez votre calendrier, si nécessaire,

    Cliquez sur le lien Ajouter utilisateurs pour le partage et utilisez l'un des liens suivants pour sélectionner les personnes avec lesquelles vous souhaitez partager votre calendrier:

    • utilisez Ajouter utilisateurs si vous souhaitez partager votre calendrier avec une ou plusieurs personnes;
    • utilisez Ajouter groupes si vous souhaitez partager votre calendrier avec tous les utilisateurs du portail, un groupe, ou uniquement avec les administrateurs du portail.

    Puis définissez le niveau d'accès pour chaque utilisateur / groupe et cliquez sur le bouton Enregistrer.

  7. cliquez sur le bouton Enregistrer.
Ajouter un calendrier Ajouter un calendrier

Le nouveau calendrier sera ajouté et sera affiché dans la liste Mes calendriers à gauche.

Importer des événements

Il est possible d'importer des événements à votre calendrier en utilisant Flux iCal ou Fichier iCal au format .ics.

  • L'importation des événements à l'aide de Flux iCal permet d'afficher la version du calendrier tiers dans votre Calendrier en lecture seule.
  • L'importation des événements à partir d'un fichier iCal permet de modifier les événements dans votre Calendrier (les modifications seront appliquées uniquement aux événements importés et pas aux ceux-ci d'origine).

Pour importer des événements en utilisant Flux iCal:

  1. ouvrez la liste déroulante Créer en cliquant sur la flèche à côté du bouton dans le coin supérieur gauche et sélectionnez l'option Importer événements,
  2. dans la fenêtre Importer événement, laissez l'option Par lien laquelle est activée par défaut,
  3. saisissez le lien vers iCal du calendrier tiers que vous souhaitez ajouter,
  4. activez l'option Synchroniser avec le calendrier par le lien au-dessous,
  5. saisissez le titre de nouveau calendrier et sélectionnez les couleurs pour les événements et le texte,
  6. cliquez sur le bouton Enregistrer.

Le nouveau calendrier comportant les événements depuis le flux iCal sera ajouté et affiché dans la liste Autres calendriers à gauche.

Importer des événements Importer des événements

Pour importer des événements à partir d'un fichier iCal:

  1. ouvrez la liste déroulante Créer en cliquant sur la flèche à côté du bouton dans le coin supérieur gauche et sélectionnez l'option Importer événements,
  2. dans la fenêtre Importer événement, sélectionnez l'option D'un fichier,
  3. cliquez sur Choisir fichier iCal et recherchez le fichier .ics sur votre disque local.
  4. par défaut, les événements seront importés en tant que nouveau calendrier mais vous pouvez choisir l'un des calendriers existants de la liste Importer à,
  5. Si vous importez les événements sous forme de nouveau calendrier, saisissez le titre de votre calendrier, sélectionnez les couleurs pour les événements et le texte, définissez le temps de rappel et le fuseau horaire, ajoutez les utilisateurs pour le partage. Lors de l'importation des événements dans un calendrier existant, les paramètres de ce dernier seront appliqués.
  6. cliquez sur le bouton Enregistrer.

Le nouveau calendrier comportant les événements depuis le fichier iCal sera ajouté et affiché dans la liste Mes calendriers à gauche.

Importer des événements Importer des événements

Pour en savoir plus, veuillez consulter cette page.

Gérer des calendriers

Par défaut, le Calendrier est divisé en deux sections:

  • la section Mes calendriers inclut Mon calendrier par défaut ainsi que d'autres calendriers que vous avez créés,
  • la section Autres calendriers inclut les calendriers qui affichent:
    • les jalons des projets auxquels vous participez ou lesquels vous suivez;
    • les tâches qui vous sont assignées à partir du module Projets (si la date limite est réglée);
    • les tâches qui vous sont assignées à partir du module CRM;
    • les événements/les calendriers partagés avec vous par d'autres utilisateurs;
    • les anniversaires des utilisateurs du portail;
    • les calendriers tiers créés à l'aide de flux iCal.

Si vous avez besoin de modifier un calendrier,

  1. placez le curseur de la souris sur le calendrier à modifier,
  2. cliquez sur l'icône Icône crayon qui s'affiche à droite du titre du calendrier,
  3. effectuez toutes les modifications nécessaires et cliquez sur le bouton Enregistrer.

Si vous n'avez pas besoin d'un de vos calendriers, vous pouvez le supprimer ( à partir de la liste Mes calendrier) ou le masquer ( dans la liste Autres calendriers).

Pour supprimer un calendrier de la liste Mes calendriers,

  1. placez le curseur de la souris sur le calendrier à supprimer,
  2. cliquez sur l'icône Icône crayon qui s'affiche à droite du titre du calendrier,
  3. cliquez sur le bouton Supprimer situé en bas de la fenêtre Modifier calendrier.

Pour désactiver un calendrier dans la liste Autres calendriers et masquer tous ses événements,

  1. placez le curseur de la souris sur le calendrier à désactiver,
  2. cliquez sur l'icône Icône crayon qui s'affiche à droite du titre du calendrier,
  3. cliquez sur le bouton Masquer dans la liste.

Pour désactiver quelques calendriers à la fois,

  1. cliquez sur l'icône Icône Gérer à droite de la liste Autres calendriers.
  2. cochez les cases à côté des noms des calendriers à afficher, décochez les case des calendriers à masquer,
  3. cliquez sur le bouton Enregistrer pour appliquer les modifications.
Gérer des calendriers Gérer des calendriers

Partager des calendriers

La meilleure façon d'organiser l'horaire de travail de votre équipe et de tenir vos collègues informés de tous les événements importants c'est d'ajouter un nouveau calendrier et de le partager.

Pour partager un calendrier existant,

  1. sélectionnez un calendrier nécessaire dans la liste Mes calendriers à gauche,
  2. cliquez sur l'icône Icône crayon qui s'affiche à droite du titre du calendrier,
  3. cliquez sur le lien Ajouter utilisateurs pour le partage pour ouvrir la fenêtre Paramètres de partage,
  4. utilisez un des liens situés en haut:
    • utilisez Ajouter utilisateurs si vous souhaitez partager votre calendrier avec une ou plusieurs personnes;
    • utilisez Ajouter groupes si vous souhaitez partager votre calendrier avec tous les utilisateurs du portail, un groupe, ou uniquement avec les administrateurs du portail.

    Sélectionnez une personne (un groupe) depuis la liste. Utilisez le champ de filtre en haut pour vous faciliter la recherche.

    La personne (ou groupe) sélectionnée sera ajoutée à la liste. Pour supprimer une personne (un groupe) ajoutée par erreur, cliquez sur l'icône correspondante L'icône Supprimer .

  5. définissez le niveau d'accès,

    Par défaut, le calendrier sera disponible en mode lecture seule. Pour donner un accès complet au calendrier à l'utilisateur (ou au groupe) pour qu'il puisse non seulement voir mais aussi modifier ce calendrier, ajouter ou supprimer des événements, cliquez sur le lien Lecture seule et sélectionnez l'option Accès complet depuis la liste.

  6. sauvegardez toutes les changements dans la fenêtre Paramètres de partage en cliquant sur le bouton approprié en bas,
  7. cliquez sur le bouton Enregistrer en bas de la fenêtre Modifier calendrier pour appliquer tous les changements.
Partager des calendriers Partager des calendriers

Tous les utilisateurs (ou groupes) sélectionnés seront informés d'un nouveau calendrier partagé.

Une fois la notification reçue, l'utilisateur sélectionné doit activer le calendrier partagé pour afficher tous les événements de ce calendrier. Voici les instructions à suivre pour l'utilisateur avec lequel vous avez partagé votre calendrier:

  1. cliquez sur l'icône Icône Gérer à droite de la liste Autres calendriers.
  2. passez à la section Calendriers partagés avec moi,
  3. cochez la case à côté du titre de calendrier à activer,
  4. cliquez sur le bouton Enregistrer.

Exporter des calendriers et To-Do

Si vous utilisez le Calendrier à des fins de travail et un autre calendrier, comme Google, pour des To-Do lists à des fins personnelles, l'exportation du calendrier du bureau en ligne peut vous aider à synchroniser les informations disponibles en économisant du temps et des efforts.

Le Calendrier vous permet de:

  • Synchroniser le calendrier en utilisant le protocole CalDAV. Cette fonctionnalité n'est disponible qu'à partir de v. 10.0 uniquement pour les calendriers depuis la section Mes calendriers. Le calendrier qui été créé avec une version antérieure du portail peut uniquement être exporté à en utilisant iCal. À partir de la version v. 10.5, il est également possible d'exporter les calendriers depuis la section Autres calendriers.
  • Exportez des événements en utilisant le lien iCal. Cette fonctionnalité est disponible pour tout calendrier du bureau en ligne depuis les sections Mes calendriers ou Autres calendriers. Dans ce cas, toutes les modifications effectuées dans le calendrier du bureau en ligne seront automatiquement disponibles dans un calendrier tiers mais seulement pour l'affichage. Si vous souhaitez les modifier et mettre à jour dans votre calendrier tiers vous devez les sauvegarder en tant que fichier .ics.

Pour exporter votre calendrier,

  1. sélectionnez le calendrier à exporter,
    Veuillez noter que la possibilité de synchroniser un calendrier via le protocole CalDAV n'est disponible qu'à partir la version v. 10.0 uniquement pour les calendriers depuis la section Mes calendriers. À partir de la version v. 10.5, il est également possible d'exporter les calendriers depuis la section Autres calendriers. Pour en savoir plus, veuillez consulter cette page.
  2. placez le curseur de la souris sur le calendrier à exporter,
  3. cliquez sur l'icône Icône crayon qui s'affiche à droite du titre du calendrier,
  4. cliquez sur Exporter et Synchroniser,
  5. copier le lien entier disponible dans la section CalDAV ou iCal et entrez-le dans le calendrier tiers qui prend en charge le protocole CalDAV/format iCal, par exemple, pour synchroniser un calendrier avec Mozilla Thunderbird via le protocole CalDAV, faites un clic droit sur le calendrier dans la liste des calendriers Mozilla Thunderbird, sélectionnez l'option Nouvel agenda Dans la nouvelle fenêtre qui s'affiche, activez le bouton radio Sur le réseau et cliquez sur Suivant, sélectionnez l'option CalDAV , collez le lien CalDAV que vous avez copié dans le champ Adresse et appuyez sur Suivant. Définissez le nom et la couleur de nouveau calendrier et cliquez sur Terminer. Lors de la création du calendrier, il faut saisir vos informations d'identification. Saisissez l’identifiant et le mot de passe que vous utilisez pour accéder à votre portail. Si vous utilisez l'agenda Google, ouvrez la liste déroulante à côté de Autres agendas et sélectionnez l'option À partir de l'URL. Ensuite, collez le lien iCal que vous avez copié dans le champ URL de l'agenda et sauvegardez le calendrier. Votre calendrier sera ajouté et affiché dans la liste Autres agendas.
    Exporter calendrier Exporter calendrier

    OU

    Cliquez sur le lien iCal fourni et enregistrez votre calendrier en tant que fichier au format iCal avec l'extension .ics sur votre disque dur. Utilisez le fichier enregistré pour importer les événements depuis le calendrier du bureau en ligne dans un calendrier tiers qui offre l'option Importation.

    Si vous utilisez l'agenda Google, ouvrez la liste déroulante à côté de Autres agendas et sélectionnez l'option Importer. Puis parcourez votre disque dur pour le fichier créé, choisissez le calendrier à enregistrer les événements et cliquez sur le bouton Importer. Tous les événements de votre calendrier du bureau en ligne seront importés et affichés dans le calendrier Google sélectionné.

Pour exporter vos listes de tâches (To-Do),

  1. cliquez sur le bouton To-Do dans le coin supérieur droite pour ouvrir le panneau de configuration To-Do,
  2. cliquez sur l'icône Paramètres sur le panneau de configuration To-Do,
  3. cliquez sur Exporter et Synchroniser,
  4. copiez le lien CalDAV en cliquant sur l'option Copier et collez dans le calendrier tiers qui prend en charge le protocole CalDAV,
  5. cliquez sur Exporter et Synchroniser,
Exporter To-Do Exporter To-Do
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