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  • Paramétrer le module Mail

Aperçu

Mail est un outil de communication conçu pour gérer votre correspondance directement sur le portail. Cette solution de gestion des messages vous permet de travailler plus efficacement, d'améliorer la communication professionnelle et vous permet de:

Pour accéder au Mail, cliquez simplement sur l'icône Mail disponible en haut de chaque page de portail.

Créer/Modifier le compte

Pour envoyer, recevoir et mettre de l'ordre dans vos messages directement sur le portail, il vous faut tout d'abord créer un compte. Pour ce faire,

  1. cliquez sur l'icône Mail disponible en haut de chaque page de portail,
  2. cliquez sur le bouton Créer un nouveau compte dans la fenêtre ouverte,
  3. remplissez les champs suivants: email et mot de passe,
    Créer un compte Créer un compte
  4. Si nécessaire, utilisez l'option Avancé pour spécifier les paramètres suivants:
    Créer un compte - Avancé Créer un compte - Avancé

    Les paramètres par défaut pour les services de messagerie électronique les plus populaires sont automatiquement détectés. Au besoin, vous pouvez les modifier. Pour réinitialiser les paramètres par défaut, cliquez sur Paramètres par défaut.

    Vous pouvez trouver la liste complète des paramètres pour les services de messagerie électronique les plus populaires ici. Vous pouvez aussi vous reporter à la documentation officiel de votre services de messagerie électronique. Si vous rencontrez des problèmes avec la connexion d'un service, vous pouvez aussi essayer de trouver une solution ici.

    Les paramètres disponibles:

    • Email - votre adresse de courrier électronique.
    • Nom du compte (facultatif) - votre nom,
    • Les champs Réception de mail
      • POP or IMAP Serveur - le nom d'hôte du serveur POP ou IMAP, tel que pop.domain.com ou imap.domain.com.
      • Port - le numéro du port à utiliser des serveurs POP et IMAP (par défaut, le port du serveur IMAP est 993 et le port du serveur POP chiffré avec SSL est 995).
      • Nom d'utilisateur - votre adresse de courrier électronique.
      • Mot de passe - le mot de passe que vous utilisez pour accéder à votre boîte aux lettres.
      • Type d'authentification - Mot de passe simple ou Mot de passe chiffré.
      • Chiffrement pour les serveurs POP ou IMAP - sélectionnez l'option SSL ou STARTTLS en fonction du chiffrement utilisé pour les serveurs POP ou IMAP.
    • Les champs Envoi de mail
      • Serveur SMTP - le nom d'hôte du serveur SMTP tel que smtp.domain.com.
      • Port - le numéro du port à utiliser du serveur SMTP (par défaut, le port utilisé par SSL est 465 et le port utilisé par STARTTLS est 587).
      • Nom d'utilisateur - votre adresse de courrier électronique.
      • Mot de passe - le mot de passe que vous utilisez pour accéder à votre boîte aux lettres.
      • Type d'authentification - Mot de passe simple ou Mot de passe chiffré.
      • Chiffrement pour le serveur SMTP - sélectionnez l'option SSL ou STARTTLS en fonction du chiffrement utilisé pour les serveur SMTP. Il se peut que vous deviez changer le numéro du port.
  5. cliquez sur le bouton Ajouter le compte (ou Enregistrer) pour connecter un compte.

Le processus d'importation des messages commence. Cela peut prendre un certain temps. Vous pouvez fermer la fenêtre et continuer à utiliser le portail ou même fermer le navigateur. L'importation continue à s'exécuter en arrière-plan. Une fois le processus terminé, tous les messages de votre compte de messagerie seront chargés dans le dossier Boite de réception et vous pouvez commencer à travailler avec votre correspondance.

Si vous avez besoin d'ajouter un compte supplémentaire, suivez ces étapes:

  1. passez à la section Paramètres sur le panneau latéral gauche,
  2. sélectionnez l'option Gestion des comptes,
  3. cliquez sur le bouton Ajouter un nouveau compte situé au-dessus de la liste des comptes existants,
  4. suivez la procédure de la création du compte décrite ci-dessus,
  5. cliquez sur le bouton Ajouter le compte pour vous connecter à un nouveau compte.

Les messages d'un nouveau compte de messagerie ajouté seront chargés dans le dossier Boîte de réception.

Pour modifier un compte (par exemple si vous avez changé le mot de passe), effectuez les étapes suivantes: à la section Paramètres sur le panneau latéral gauche,

  1. passez à la section Paramètres sur le panneau latéral gauche,
  2. sélectionnez l'option Gestion des comptes,
  3. sélectionnez un compte nécessaire dans la liste et cliquez sur l'icône Icône Actions à droite,
  4. sélectionnez l'option Modifier pour ouvrir la fenêtre Gestion des comptes,
  5. apportez les modifications nécessaires,
  6. cliquez sur le bouton Enregistrer.
Il est impossible de modifier les paramètres des comptes connectés à l'aide de OAuth. Vous ne pouvez que changer leur nom.

Si vous avez décidé de supprimer un compte depuis le module Mail:

  1. passez à la section Paramètres sur le panneau latéral gauche,
  2. sélectionnez l'option Gestion des comptes,
  3. sélectionnez un compte nécessaire dans la liste et cliquez sur l'icône Icône Actions à droite,
  4. sélectionnez l'option Supprimer.
  5. cliquez sur le bouton Supprimer pour confirmer la suppression du compte.

Tous les messages de ce compte seront supprimés depuis le dossier Boîte de réception.

Si vous n'avez plus besoin d'un compte mais vous voulez garder tous les messages déjà reçus il vous suffit de le Désactiver. Si vous choisissez cette option vous ne recevrez plus de messages du compte désactivé mais tous les messages déjà reçus seront affichés dans votre Mail et vous pourrez y accéder à tout moment.

Modifier des paramètres du compte

Ajouter une signature

Mail vous permet d'ajouter une signature à vos messages.

Pour ce faire,

  1. passez à la section Paramètres sur le panneau latéral gauche et choisissez l'option Gestion des comptes,
  2. cliquez sur le bouton Gérer la signature à côté du compte nécessaire,
    Activer Signature Activer Signature
  3. dans la fenêtre ouverte Gérer la signature créez votre propre signature,
    Vous n'êtes pas limité à un seul nom. Vous pouvez utiliser un texte, une image, un lien ou même le code html généré comme une signature.
  4. cliquez sur le bouton Enregistrer.
    Créer une signature Créer une signature

Votre signature personnelle sera automatiquement ajoutée chaque fois quand vous envoyez un message de votre compte avec la signature préconfigurée.

Si vous voulez modifier ou supprimer la signature,

  1. passez à la section Paramètres sur le panneau latéral gauche et choisissez l'option Gestion des comptes,
  2. cliquez sur le bouton Gérer la signature à côté du compte nécessaire,
  3. dans la fenêtre ouverte Gérer la signature modifiez la signature ou supprimez-la,
    Vous pouvez également la désactiver pour un certain temps en décochant la case Utiliser la signature.
Activer la fonction de Réponse automatique

Vous pouvez configurer vos comptes connectés au module Mail de telle sorte qu'ils envoient des renonces automatiques en cas de votre absence.

Pour ce faire,

  1. passez à la section Paramètres sur le panneau latéral gauche et choisissez l'option Gestion des comptes,
  2. sélectionnez un compte nécessaire dans la liste et cliquez sur l'icône Icône Actions à droite,
  3. sélectionnez l'option Réponse automatique,
  4. dans la fenêtre ouverte Réponse automatique cochez la case Activer une réponse automatique,
  5. cochez la case Envoyer une réponse automatique pour les personnes dans les contacts seulement, si vous ne voulez envoyer des réponses automatiques qu'aux adresses mails enregistrées dans votre liste de contacts (y compris Personnel, Portail et Contacts de CRM).
  6. si nécessaire, définissez la période quand cette option doit fonctionner. La date du jour est automatiquement choisie comme la date de début, mais vous pouvez toujours la changer. Cochez la case À et fixez une date de fin.
  7. Ajoutez Objet et Corps du message,
    Si vous avez configuré la signature, elle sera également ajoutée aux réponses automatiques.
  8. cliquez sur le bouton Enregistrer.
Réponse automatique Mail Réponse automatique Mail

Après l'activation de la fonction Réponse automatique, un message d'information sera affiché lorsque vous accédez Mail. En utilisant les liens dans ce message vous pourrez rapidement désactiver cette fonction ou passez a la page Gestion des comptes pour changer des paramètres. Sur la page Gestion des comptes, vous pouvez également désactiver la Réponse automatique en cliquant sur le lien correspondant.

Quand la fonction de Réponse automatique est activée, la réponse automatique sera envoyée aux émetteurs de tous les messages entrants, sauf si:

  • un message a été reçu de votre compte ou d'un groupe de messagerie,
  • une réponse automatique a déjà été envoyé à cette adresse durant la même journée,
  • un message est un bulletin,
  • l'option Envoyer une réponse automatique pour les personnes dans les contacts seulement est activée et l'adresse email de l'expéditeur n'est pas sauvegardé dans votre liste de contacts.

Configurer le serveur de messagerie

Désormais le Mail regroupe des e-mails provenant de différents services de courrier électronique que vous utilisez et vous permet également d'ajouter un serveur de messagerie à votre domaine. Si vous avez votre propre domaine, vous pouvez facilement créer et gérer des boîtes aux lettres d'entreprise sur votre portail.

Seulement le propriétaire et l'administrateur du portail peut configurer le domaine, créer, gérer et supprimer les boîtes aux lettres d'entreprise.

Pour configurer votre premier domaine,

  1. cliquez sur l'icône Mail en haut de chaque page du portail (si aucun compte n'est créé) et cliquez sur le lien Configurer un domaine ou passez à la section Paramètres du module Mail,
  2. sélectionnez l'option Serveur de messagerie et cliquez sur le bouton Ajouter votre propre domaine,
    Ajouter domaine Ajouter domaine
  3. suivez les instructions de l'assistant pour configurer le domaine:
    • entrez votre nom de domaine dans le champ correspondant et cliquez sur le bouton Suivant,
    • prouvez la propriété du domaine en ajoutant Enregistrement TXT au panneau de configuration de votre domaine à l'aide des informations fournies dans les instructions de l'assistant et cliquez sur le bouton Suivant,
      Si vous utilisez la version serveur, il ne faut pas exécuter cette étape. Dans ce cas, la configuration se fait en 4 étapes.
    • ajoutez Enregistrement MX au panneau de commande de votre domaine à l'aide des informations fournies dans les instructions de l'assistant et cliquez sur le bouton Suivant,
    • ajoutez Enregistrement SPF au panneau de commande de votre domaine à l'aide des informations fournies dans les instructions de l'assistant et cliquez sur le bouton Suivant,
    • ajoutez Enregistrement DKIM au panneau de commande de votre domaine à l'aide des informations fournies dans les instructions de l'assistant et cliquez sur le bouton Terminer,
  4. dans la fenêtre ouverte cliquez sur le bouton OK.

Le domaine ajouté sera affiché dans la liste des domaines. En utilisant le bouton Ajouter votre propre domaine vous pouvez ajouter autant de domaines que vous en avez besoin.

En utilisant le menu du domaine vous pouvez:

  • Vérifier les Paramètres DNS,
  • Supprimer le domaine si vous n'en avez pas besoin.
Il est également possible d'afficher les paramètres de connexion qui peuvent être utilisés lors de la connexion de la messagerie au client de messagerie tiers.

Les administrateurs peuvent afficher les paramètres de connexion à l'aide de menu du domaine sur la page de configuration du Serveur de messagerie. Les utilisateurs ayant la messagerie sur le domaine peuvent vérifier les paramètres de connexion à l'aide de menu sur la page Gestion des comptes.

Choisissez l'option Paramètres de connexion du menu de domaine/messagerie. Les Paramètres de connexion seront affichés dans une nouvelle fenêtre. Les paramètres contiennent les données suivantes: Identifiant et mot de passe (adresse du boîte aux lettres et mot de passe), Serveur, Port, SSL/TLS pour le courrier entrant (serveur IMAP) et le courrier sortant (serveur SMTP).

Si vous voyez la notification rouge à côté du domaine ajouté, cela signifie que certains des enregistrements DNS ne sont pas corrects ou ne sont pas encore mis à jour (cela peut prendre de quelques minutes à plusieurs heures). Attendez quelque temps et si la notification reste cliquez sur le lien Paramètres DNS pour savoir quels enregistrements DNS sont à vérifier. Cliquez sur le bouton Vérifier pour mettre à jour l'information des paramètres DNS. Une fois la mise à jour est terminée, vous pouvez ajouter la première messagerie.

Si vous n'avez pas votre propre domaine vous pouvez utiliser notre domaine par défaut gratuit. Vous pouvez le trouver sur la page Serveur de messagerie de la section Paramètres.

Pour créer une nouvelle messagerie,

  1. sélectionnez le domaine nécessaire (notre ou votre domaine),
  2. cliquez sur le lien Ajouter nouvelle boîte aux lettres,
  3. dans la fenêtre Créer une nouvelle boîte aux lettres tapez dans le champ correspondant Adresse de boîte aux lettres et sélectionnez l'utilisateur pour lequel vous souhaitez créer une boîte aux lettres en utilisant le lien Ajouter utilisateur. Le champ Nom de l'expéditeur sera rempli automatiquement avec l'information du profil d'utilisateur, mais vous pouvez modifier le nom, si nécessaire,
    Vous ne pouvez créer que deux boîtes aux lettres pour un seul utilisateur pour un domaine.
  4. cliquez sur le bouton Enregistrer.
    Il existe une autre façon de créer une boîte aux lettres pour votre domaine par défaut. Allez à la page Gestion des comptes, cliquez sur le bouton Créer une boîte aux lettres et suivez les instructions décrites ci-dessus.
Créer une nouvelle boîte aux lettres Créer une nouvelle boîte aux lettres
L'utilisateur recevra une notification de la création d'une boîte aux lettres. La notification sera envoyé à la boîte aux lettres spécifiée dans le profile utilisateur (si elle est activée) et à la boîte aux lettres créée. Dans la version serveur Enterprise Edition, la notification contient des informations sur les paramètres de connexion pour les clients de messagerie tiers.

En utilisant le menu de boîte aux lettres vous pouvez Modifier les alias de boîte aux lettres ou Supprimer une boîte aux lettres. Pour en savoir plus, consultez cet article.

Il est aussi possible de changer le mot de passe de boîte aux lettres.

Les administrateur peuvent changer un mot de passe pour les boîtes aux lettres des utilisateurs à l'aide du menu de boîte aux lettres sur la page paramètres de Serveur de messagerie. Les utilisateurs ayant la messagerie sur le domaine peuvent peuvent changer leurs mots de passe à l'aide du menu de boîte aux lettres sur la page Gestion des comptes.

Choisissez l'option Changer le mot de passe du menu de boîte aux lettres et spécifiez un autre. La génération de mot de passe et les règles de validation sont les même comme celles de mots de passe de comptes du portail (qui sont indiquées dans la section Paramètres de robustesse de mot de passe des paramètres de sécurité du portail). Vous pouvez saisir le mot de passe manuellement ou le générer automatiquement. Lorsque vous saisissez votre mot de passe, celui-ci est validé automatiquement en affichant des codes couleur en fonction de la complexité mot de passe. Pour générer le mot de passe automatiquement, cliquez sur l'icône Générer le mot de passe . L'adresse de la boîte aux lettres et mot de passe généré peuvent être copiés à l'aide de le lien correspondant ci-dessous et envoyés à l'utilisateur. Les notifications automatiques du portail avertissant du changement de mot de passe seront envoyés à la boîte aux lettres spécifiée dans le profil utilisateur (si elle est activée). Si la boîte aux lettres du profil utilisateur n'est pas activée, le message sera envoyé à la boîte aux lettres électronique actuelle.

Envoyer/Recevoir des messages

Une fois qu'un compte de messagerie est ajouté au Mail ou une boîte aux lettres est créée directement sur le portail, vous pouvez l'utiliser pour envoyer et recevoir du courrier électronique.

Pour envoyer un message,

  1. cliquez sur le bouton Nouveau message dans le coin supérieur gauche pour ouvrir la page où vous pourrez composer un message,

    Si vous avez plusieurs comptes, spécifiez le compte à utiliser pour l'envoi d'un message. Pour ce faire, cliquez sur la flèche noire à côté du champ De: pour ouvrir la liste déroulante et choisissez le compte nécessaire.

    Vous pouvez définir un compte par défaut sur la page Gestion des comptes de la section Paramètres. Pour ce faire, cochez la case du compte à être réglé par défaut pour envoyer des courriers électroniques.
  2. commencez à tapez l'adresse e-mail du destinataire dans le champ de filtre À: et choisissez l'adresse nécessaire dans la liste. Au fur et à mesure que vous tapez, les contacts enregistrés dans le carnet d'adresses correspondant aux caractères saisis sont affichés (c-à-d vos contacts personnels, CRM et du portail et les adresses e-mail auxquelles vous avez déjà envoyé des messages).

    Vous pouvez envoyer un message à plusieurs personnes. Sélectionnez plusieurs adresses une par une ou entrez plusieurs nouvelles adresses en les séparant par des virgules. Si l'adresse email est incorrecte, le champ d'adresse est signalé en rouge. Pour modifier une adresse, cliquez deux fois sur le champ d'adresse appropriée. Pour supprimer l'adresse du champ À:, cliquez sur l'icône Icône Supprimer l'adresse .

    En saisissant l'adresse mail, vous pouvez également utiliser les raccourcis clavier: Ctrl+A pour sélectionner toutes les blocs-adresse ou tout le contenu à l'intérieur du même bloc, Ctrl+C pour copier les données sélectionnées, Ctrl+V pour coller les données copiées, Ctrl+Z pour annuler la dernière action, Ctrl+Y pour rétablir la dernière action.
    Ajouter plusieurs adresses email Ajouter plusieurs adresses email

    Pour envoyer une copie à plusieurs adresses, utilisez le lien Ajouter une copie situé à droite du champ À:.

  3. Saisissez l'objet de votre message dans le champ Objet:,
  4. Saisissez votre message,

    Pour mettre en forme votre message, insérer un lien ou un image, utilisez la barre d'outils de mise en forme située au-dessus du champ corps de message. Vous pouvez changer le type de police, la taille, le couleur, le couleur d'arrière-plan, effacer la mise en forme, Changer alignement du texte, augmenter ou réduire le retrait, insérer les listes, les images, les liens, les émoticônes, citations, passer à l'affichage en mode HTML.

    Pour mentionner un utilisateur du portail dans un message e-mail, saisissez le signe @. La liste des utilisateurs du module Personnes du portail s'affichera. Sélectionnez la personne nécessaire et cliquez dessus. L'adresse e-mail (selon le profil) de l'utilisateur sera automatiquement ajouté dans le message comme un lien. L'adresse email sera aussi ajoutée dans le champ À:

    Ajouter les mentions Ajouter les mentions

    L'éditeur de messages électroniques utilise la vérification de l'orthographe intégrée du navigateur qui permet de corriger d'éventuelles fautes de frappe lorsque vous entrez du texte dans votre message. Les mots identifiés comme mal orthographié sont soulignés d'une ligne ondulée rouge. Pour obtenir des suggestions de mots et corriger des erreurs, faite un clic droit sur le mot en maintenant la touche Ctrl enfoncée.

    La vérification de l'orthographe est désactivé par défaut avec certains navigateurs. Veuillez consulter les informations correspondant à votre navigateur pour découvrir comment activer cette fonctionnalité.

    Le message est automatiquement enregistré comme un brouillon lorsque vous tapez.

  5. joignez des fichiers,

    Vous pouvez joindre des fichiers à partir de de votre disque local ou module Documents au message en utilisant des boutons correspondants sous le champ corps de message. Rappelez-vous que la taille du fichier ne doit pas dépasser 15 MO et la taille totale des fichiers ne doit pas dépasser 25 MO. Pour supprimer une pièce jointe, cliquez sur l'icône Icône Supprimer une pièce jointe . Vous pouvez également cliquer sur l'icône Actions Icône Actions à droite de la pièce jointe pour Télécharger, Afficher ou Supprimer un fichier. Si votre message comporte plusieurs pièces jointes, vous pouvez utiliser l'option Supprimer tout à côté de la liste des pièces jointes pour supprimer tous les fichiers à la fois.

    Si la taille d'un fichier dépasse la limite permise, la suggestion d'envoyer les pièces jointes comme un lien apparaîtra. Dans ce cas, tous les fichiers que vous voulez envoyer seront enregistrés dans le dossier Mes Documents.

    Si vous voulez envoyer les liens vers des fichiers du module Documents au lieu de les ajouter à votre message en tant qu'une pièce jointe, utilisez l'option Joindre des fichiers à partir de Documents. Dans la fenêtre ouverte, naviguez dans les sections et dossiers dans le module Documents, cocher les documents nécessaires dans la liste, assurez-vous que l'option Joindre des liens aux fichiers est sélectionnée et cliquez sur le bouton Joindre des fichiers. Si vous avez les droits d'accès Lecture Seule au fichier d'un dossier Partagé avec moi ou Documents communs, vous serez invité à copier le fichier dans le dossier Mes documents.

    Joindre des liens aux fichiers Joindre des liens aux fichiers

    Les liens vers les fichiers sélectionnés seront insérés dans un corps de votre message. Quand vous cliquez sur le bouton Envoyer, vous serez invité à définir des droits d'accès à tous les fichiers joints comme liens. Quand le destinataire suit le lien de votre message, le document sera ouvert dans la visionneuse en ligne ou l'éditeur en fonction des droits d'accès que vous avez défini.

  6. si nécessaire, vous pouvez également demander l'accusé de réception Demande d'accusé de réception . Du côté récepteur, une demande de confirmation de lecture sera indiquée dans le message si cette fonctionnalité est disponible dans l'application client. Si le serveur prend en charge l'envoi avec accusé de réception, vous recevrez un message avec accusé de réception.

    Si vous voulez que votre courriel se démarque, vous pouvez le marquer comme important. Pour ce faire, cliquez sur l'icône Icône message important . Le message s'affichera avec ce drapeau chez votre correspondant.

    Pour savoir si votre correspondant a bien reçu et lu votre message, vous pouvez ajouter Demande de lecture en cliquant sur l'icône Icône Lecture seule. Le massage envoyé sera marqué par l'icône Icône confirmation de lecture . Une fois la lettre ouverte par le destinataire, une fenêtre apparaîtra lui demandant d'envoyer une notification indiquant que la lettre a été lue. L'expéditeur recevra la confirmation de lecture.

  7. attribuer un tag,

    Le tag sert à simplifier la recherche et l'organisation des messages. Pour attribuer un tag au message, cliquez sur le bouton Ajouter tag en haut du champ du corps du message et sélectionnez le tag nécessaire ou créez un nouveau tag.

  8. envoyez le message en cliquant sur le bouton Envoyer ou en utilisant les raccourcis clavier Ctrl+Enter .
    Créer un message Créer un message

    Pour envoyer votre message plus tard, cliquez sur le bouton Enregistrer et sélectionnez l'option Enregistrer le brouillon. Votre message sera enregistré dans le dossier Brouillons. Pour accéder à votre brouillon, cliquez tout simplement sur le dossier correspondant sur le panneau latéral gauche. Gestion des messages dans la Boîte de réception

    Pour enregistrer un message en tant que modèle, cliquez sur la flèche à côté du bouton Enregistrer et choisissez l'option Enregistrer le modèle. Votre message sera enregistré dans le dossier Modèles sur le panneau gauche. Pour en savoir plus sur la création, la modification et l'utilisation de modèles, veuillez consulter cette page.

Gestion des messages dans la Boîte de réception

Afin de mettre à jour la Boîte de réception, cliquez sur le bouton Bouton Recevoir de nouveaux messages . Toutes les conversations que vous n'avez pas encore lu sont affiché à côté de mention Boîte de réception ou sur l'icône Mail . Si vous cliquez sur l'icône Mail vous verrez la liste des nouveaux messages/conversations, cliquez sur le lien Voir tous pour les ouvrir dans la Boîte de réception. Le nombre des messages dans la conversation est affiché près du nom d'expéditeur, par exemple: L'icône Nombre de messages.

Si vous ne voulez pas que vos messages soient groupés dans les fils, passez à la section Paramètres sur le panneau latéral gauche, ouvrez la page Paramètres communs et décochez l'option Activer le regroupement des e-mails dans des conversations. Si ce paramètre est désactivé, tous les courriels envoyés et reçus seront affichés séparément dans la liste des messages.
Rechercher, trier, filtrer des messages

Pour trouver des emails nécessaires rapidement selon les critères choisis, utilisez le champ Filtre au dessus de la liste des messages.

  • pour afficher les fils selon les critères choisis, cliquez sur le bouton Bouton Ajouter un filtre et choisissez une des options:

    Statut

    • Non lu(s) pour afficher les fils avec les messages non lus;
    • Lu(s) pour afficher les conversations avec les messages lus.

    Par période

    • Semaine dernière pour afficher les fils de conversation de la semaine dernière;
    • Hier pour afficher les fils de conversation d'hier;
    • Aujourd'hui pour afficher les fils de conversation d'aujourd'hui;
    • Période personnalisée pour afficher les fils de conversation de la période spécifiée.

    Autres

    • Important pour afficher les conversations avec indicateur;
    • Avec pièces jointes pour afficher uniquement les fils de conversation avec pièce(s) jointe(s). Ces fils sont marqués avec l'icône Avec pièces jointes dans la liste;
    • De l'expéditeur pour afficher les fils de conversation de l'expéditeur spécifié;
    • À l'adresse e-mail pour afficher les fils de conversation avec une adresse électronique spécifiée;
    • Avec tag pour afficher uniquement les fils de conversation avec un tag spécifié;
    • Avec calendrier pour afficher les fils de conversation uniquement avec les calendriers. Ces fils sont marqués avec l'icône Avec calendrier dans la liste;
  • vous pouvez aussi saisir le sujet de message entièrement ou partiellement dans le champ Filtre et appuyez sur la touche ENTER.

Pour organiser les e-mails reçus, cochez la case Bouton Sélectionner dans le coin supérieur gauche au dessus de la liste des messages pour sélectionner tous les messages affichés, ou cliquez sur la flèche à côté de cette case et sélectionnez l'une des options pour marquer le groupe de conversations nécessaire: Non lu(s), Lu(s), Important, Avec pièces jointes ou Aucun ou cochez manuellement les conversations nécessaires de plusieurs groupes différents. Ensuite, choisissez l'opération appropriée en utilisant les boutons au)dessus de la liste des messages:

  • Supprimer pour déplacer le(s) fil(s) de conversation sélectionné(s) vers le dossier Corbeille,

    Vous pouvez supprimer tous les fils de conversation de la Corbeille en un seul clic. Il vous suffit de cliquer sur l'icône Icône Corbeille qui apparaît si vous positionnez le curseur sur la mention Corbeille.

  • Spam pour déplacer le(s) fil(s) de conversation sélectionné(s) vers le dossier Spam,

    N'oubliez pas qu'il est impossible de restaurer des fil(s) de conversation supprimé(s) du dossier Spam.

  • Déplacer vers pour déplacer le(s) fil(s) de conversation sélectionné(s) vers le dossier par défaut ou vers le dossier personnalisé,
  • Tags pour attribuer un tag sélectionné ou créé au(x) fil(s) de conversation sélectionné(s),
  • Bouton Plus Plus pour choisir l'une des opérations disponibles:
    • Marquer comme lu(s) pour marquer le(s) fil(s) de conversation sélectionné(s) comme lu(s),
    • Marquer comme non lu(s) pour marquer le(s) fil(s) de conversation sélectionné(s) comme non lu(s),
    • Marquer important pour marquer le(s) fil(s) de conversation sélectionné(s) comme important(s) en utilisant l'icône Important .
    • Marquer comme pas important(s) pour marquer le(s) fil(s) de conversation sélectionné(s) comme pas important(s). L'aspect de l'icône icône représentant un drapeau: Pas important.
Vous pouvez également utiliser le menu contextuel de fils de conversation pour effectuer l'opération souhaitée. Sélectionnez les les fils nécessaires, faites un clic droit sur la zone sélectionnée et choisissez l'option nécessaire: Marquer comme lu(s)/non lu(s), Spam, Supprimer. Si vous choisissez un fil seulement, vous verrez le menu contextuel avancé. Choisissez une des options disponibles: Ouvrir, Ouvrir dans un nouvel onglet, Répondre, Répondre à tous, Écrire un message à l'expéditeur, Faire suivre, Marquer comme lu(s)/non lu(s), Marquer comme important(s)/pas important(s), Imprimer, Spam, Supprimer.
  • ajoutez un drapeau en tant qu'un signe visuel d'une conversation,
  • utilisez l'option Trier par pour afficher les conversations dans la Boîte de réception organisées en ordre chronologique.
    Boîte de réception Boîte de réception
Lire et imprimer des messages

Pour lire un message électronique, cliquez simplement sur son objet,

Par défaut, quand le fil de conversation est ouvert, ce n'est que le dernier message qui est affiché. Si vous voulez voir tous les messages du fil, cliquez sur le lien Développer tout. Si vous avez besoin de les masquer cliquez sur le lien Réduire tout. Pour passer d'une conversation à une autre utilisez les liens Précédent et Suivant. Vous pouvez répondre au message, faire le suivre, ouvrir dans un nouvel onglet, supprimer, imprimer, exporter vers CRM, marquer comme non lu, déplacer vers le dossier Spam, ajouter un tag, associer à un élément CRM, créer un contact personnel ou un contact CRM à partir d'un message en utilisant les boutons situés au-dessus du corps de message ou la liste déroulante.

Pour imprimer tous les messages d'une conversation, ouvrez celle-là, cliquez sur le bouton Plus en haut et sélectionnez l'option Imprimer tout. Pour imprimer un seul message d'une conversation, cliquez sur le bouton approprié Actions à droite et sélectionnez l'option Imprimer.
Lire un message Lire un message
Afficher des images

Par défaut, pour des raisons de sécurité les images envoyées dans les messages sont désactivées. Pour afficher les images nécessaires, cliquez sur le lien Afficher les images. Si vous souhaitez modifier le mode d'affichage, cliquez sur Toujours afficher les images de 'nom de l'expéditeur'. Lorsque vous activez cette option, toutes les images de tous les messages envoyés par l'utilisateur choisi seront affichées par défaut.

Activer Image Activer Image

Vous pouvez également passer à la section Paramètres sur le panneau gauche, accédez à la page Paramètres communs et utilisez l'option Toujours afficher les images de tous les destinataires pour activer ou désactiver l'affichage des images envoyées par tous les utilisateurs.

Travailler avec des pièces jointes

Le message reçu peut contenir des pièces jointes. En utilisant Mail vous pouvez automatiquement enregistrer ces fichiers dans n'importe quel dossier du module Documents. Pour ce faire, vous avez besoin de définir un dossier pour les pièces jointes,

  1. passez à la section Paramètres sur le panneau latéral gauche et choisissez l'option Gestion des comptes,
  2. cliquez sur l'icône Icône Actions à droite du compte pour lequel vous voulez définir le dossier,
  3. sélectionnez l'option Dossier des pièces jointes, ensuite le dossier nécessaire,
  4. cliquez sur OK.
    Dossier des pièces jointes Dossier des pièces jointes

Quand le dossier pour les pièces jointes est défini, tous les fichiers joints aux messages futures y seront enregistrés.

Vous pouvez facilement Dissocier ou changer le dossier en suivant les étapes décrites. Mais il est à noter que si vous changez le dossier, toutes les pièces jointes enregistrées ne seront pas transférées dans un nouveau dossier. Les changements ne seront appliqués qu'aux nouveaux messages.

En utilisant l'icône Icône Actions à droite de la pièce jointe vous pouvez également:

  • Télécharger un fichier sur votre ordinateur,
  • Afficher un fichier dans votre navigateur,
  • Ouvrir un fichier (fichier de texte, classeur ou présentation) dans l'éditeur de documents,
  • Enregistrer un fichier dans le module Documents en sélectionnant le dossier nécessaire.

Si un message comporte plusieurs pièces jointes, vous pouvez utiliser l'option Télécharger tout à côté de la liste des pièces jointes pour télécharger tous les fichiers à la fois dans une archive .zip .

Options pièces jointes Options pièces jointes

Gérer des contacts

Mail est un outil de communication indispensable pour une entreprise permettant d'entretenir une correspondance avec vos contacts personnels, des utilisateurs du portail aussi que des contacts CRM. Tous les contacts sont enregistrés dans le carnet d'adresses. Pour accéder au carnet d'adresses, développez la section Contacts sur le panneau latéral gauche et sélectionnez Contacts personnels, Contacts du portail ou Contacts CRM.

La liste Contacts personnels comporte les contacts auxquels vous avez déjà envoyé de messages électroniques (vous pouvez les filtrer par Contacts fréquents) et ceux qui ont été ajoutés en tant que votre contacts personnels.

  • Vous pouvez créer des tout nouveaux contacts en utilisant le bouton Créer un contact en haut de la liste ou enregistrer des contacts existants en utilisant l'option Ajouter aux contacts du menu Icône Actions .
    Pour ajouter un contact personnel, vous pouvez aussi ouvrir le message entrant, cliquez sur l'icône Icône Actions à droite et sélectionnez l'option Créer un contact personnel.

    Remplissez le formulaire Ajouter aux contacts en saisissant Nom, Email, Téléphone (utiliser l'icône L'icône Plus pour ajouter plusieurs numéros de téléphone ou adresses email) et Description, ensuite cliquez sur Enregistrer. Une fois les contacts enregistrés, vous pouvez les enregistrer selon Contacts personnels.

    Ajouter de nouveaux contacts personnels Ajouter de nouveaux contacts personnels
  • Pour modifier un contact personnel, cliquez sur l'icône Icône Actions , sélectionnez l'option Modifier contact, au besoin vérifiez les données et cliquez sur Enregistrer.
  • Pour supprimer des contacts de la liste, cliquez sur l'icône Icône Actions et utilisez l'option Supprimer pour chaque contact à part ou cochez plusieurs contacts et cliquez sur le bouton Supprimer en haut de la liste.

Dans des sections Contacts du portail et Contacts CRM, vous pouvez cliquez sur l'icône Icône Actions et sélectionner l'option Afficher le profil du contact pour accéder au profil du contact. Vous pouvez également utiliser le Filtre pour afficher:

  • des contacts du portail inclus dans un certain Groupe,
  • toutes les entreprises CRM ou toutes les personnes ou des contacts CRM avec opportunités,
  • contacts CRM au niveau de la température certain,
  • contacts CRM avec on tag certain.

Pour envoyer un message électronique à un contact,

  1. sélectionnez la liste appropriée Contacts personnels, Contacts du portail ou Contacts CRM,
  2. sélectionnez un contact nécessaire de la liste,
  3. cliquez sur l'icône Icône Actions à droite du contact sélectionné et utilisez l'option Composer un mail.
    Contacts CRM Contacts CRM

    Vous pouvez aussi utiliser le bouton Composer en haut de la liste des contacts pour envoyer un message au(x) contact(s) que vous avez sélectionnés en cochant les cases appropriées à côté de chaque contact.

Intégrer dans CRM

Mail vous offre la possibilité d'associer un fil de conversation ou un seul message à un élément CRM afin de transférer toute l'information nécessaire sur les contacts, les actions, les opportunités envoyée par email vers le module CRM.

Il y a toutefois une différence entre l'association d'un fil de conversation ou d'un seul message à un élément CRM. Si vous associez un fil de conversation, tous les messages existants aussi bien que les messages futures seront transférés vers le module CRM. Si vous associez un seul message à un élément CRM, ce n'est que ce message qui sera accessible à partir du module CRM.

Pour associer une conversation à un élément CRM,

  1. sélectionnez la conversation et ouvrez-la,
  2. cliquez sur le bouton Plus en haut de la page et sélectionnez l'option Associer à CRM,
  3. dans la fenêtre Associer la conversation à CRM ouvrez la liste déroulante et sélectionnez l'élément auquel vous voulez associer la conversation,

    Il y en a trois options disponibles: Contact, Action et Opportunité. L'option par défaut est Contact.

  4. tapez complètement ou partiellement le nom de l'élément,
    Vous pouvez associer votre conversation à plusieurs éléments CRM à la fois.

    Si vous avez ajouté un élément par erreur et vous voulez le supprimer, il vous suffit de cliquer sur l'icône Supprimer à côté de son nom.

  5. cliquez sur le bouton Enregistrer.
Associer une conversation Associer une conversation

Pour associer un seul message à un élément CRM,

  1. ouvrez le fil de conversation nécessaire,
  2. cliquez sur le message approprié,
  3. cliquez sur l'icône Icône Actions à droite et sélectionnez l'option Exporter vers CRM,
  4. dans la fenêtre Exporter vers CRM ouvrez la liste déroulante et sélectionnez l'élément auquel vous voulez associer ce message,
  5. tapez complètement ou partiellement le nom de l'élément,

    Si vous avez ajouté un élément par erreur et vous voulez le supprimer, il vous suffit de cliquer sur l'icône Supprimer à côté de son nom.

  6. cliquez sur le bouton Exporter.

C'est fait! Tous les messages nécessaires sont transférés vers le module CRM et dès le maintenant vous pouvez suivre votre correspondance depuis la page de profil de l'élément.

Sur la page de profil de l'élément du module CRM vous pouvez également:

  • lire des messages de la conversation que vous avez déjà envoyés ou reçus aussi bien que de nouveaux messages;
  • ouvrir tout message en cliquant sur son sujet;
  • ouvrir des fichiers joints en utilisant le lien Afficher fichiers;
  • supprimer un message en cliquant sur l'icône Supprimer située à côté.
Page de profil de l'élément Page de profil de l'élément

Pour dissocier une conversation d'un élément CRM,

  1. cliquez sur l'icône Mail disponible en haut de chaque page de portail,
  2. sélectionnez la conversation nécessaire et ouvrez-la,
  3. cliquez sur le bouton Plus en haut de la page et sélectionnez l'option Associer à CRM,
  4. dans la fenêtre Associer la conversation à CRM ouverte vous allez voir tous les éléments associés. Si vous voulez supprimer tous les éléments associés, cliquez sur le bouton Dissocier tout et confirmez votre choix. Si vous souhaiter supprimer un certain élément CRM, utilisez l'icône Supprimer à côté de son nom, ensuite cliquez sur le bouton Enregistrer.
    Il est à noter que si vous dissociez une conversation d'un élément CRM, les nouveaux messages ne seront plus transférés vers le module CRM, cependant tous les messages de la conversation déjà transférés seront gardés sur la page de profil de l'élément. Si vous voulez supprimer la conversation de la page de profil, supprimez des messages l'un après l'autre en cliquant sur l'icône Supprimer2 à côté du message correspondant.

Pour dissocier un seul message de l'élément CRM, ouvrez la page de profil de l'élément et cliquez sur l'icône Supprimer2 à côté du message nécessaire.

Vous pouvez aussi créer un nouvel contact CRM depuis d'une conversation. Pour ce faire,

  1. ouvrez le fil de conversation nécessaire,
  2. cliquez sur un message expédié par la personne que vous souhaitez ajouter à la liste de contacts CRM,
  3. cliquez sur l'icône Icône Actions à droite et sélectionnez l'option Créer une nouvelle personne CRM ou Créer une nouvelle entreprise CRM,
  4. dans la fenêtre Associer la conversation à CRM qui s'affiche cliquez sur le bouton approprié:
    • Créer et lier pour créer un nouvel contact et associer la conversation actuelle à celui-ci,
    • Créer un contact seulement pour créer un nouvel contact et ne pas associer la conversation actuelle.
  5. un formulaire de création d'un nouvel contact s'affiche. Les données des rubriques Nom, Prénom (ou Nom de l'entreprise pour des personnalités juridiques) et Email sont pré-remplies automatiquement récupéré à partir des informations de contact du message reçu. Ajoutez d'autres données, le cas échéant et cliquez sur Enregistrer.
Créer un nouvel contact CRM Créer un nouvel contact CRM

Vous pouvez envoyer des factures à partir du module CRM en utilisant Mail. Avec cette fonction, vous pouvez gagner du temps puisque il ne faut plus naviguer entre les modules.

Pour ce faire,

  1. passez au module CRM,
  2. Cliquez sur le bouton Créer et sélectionnez l'option Facture. Vous pouvez également passez à la section Contacts et sélectionnez une personne ou une entreprise à laquelle vous souhaitez envoyer une facture et cliquez sur le bouton Établir une facture,
    Établir une facture Établir une facture
    Si la facture que vous souhaitez envoyer est déjà établie, procédez à l'étape 5.
  3. remplissez les champs marqués d'un astérisque rouge,
  4. cliquez sur le bouton Ajouter cette facture,
  5. sur la page Facture cliquez sur l'icône Icône Actions à droite de la facture nécessaire et sélectionnez l'option Envoyer par émail. Vous serez redirigé à Mail. Dans Mail, vous allez voir une lettre avec la facture jointe,
    Envoyer facture Envoyer facture
  6. remplissez les champs obligatoires dans la lettre,
  7. cliquez sur le bouton Enregistrer.
    Si vous souhaitez l'envoyer plus tard, cliquez sur le bouton Enregistrer.

ça y est. Maintenant vous savez comment envoyer des factures à vos clients à partir de Mail. Pour en savoir plus sur des Factures, veuillez consulter la section CRM .

Intégrer dans Calendrier

L'intégration du Mail et du Calendrier vous permettra d'échanger des informations relatives aux événements entre le Calendrier du portail et des applications externes du calendrier en utilisant le module Mail en tant que canal de communication.

L'intégration se fonde sur un format ouvert commun iCalendar . iCalendar est un format populaire pour les échanges de données de calendrier et la planification sur l'Internet. iCalendar est pris en charge par plusieurs logiciels libres et de logiciels propriétaires, tels que MS Exchange Server, MS Office Outlook 2000-2013, Google Calendar/GMail, Outlook.com, Yandex Mail/Calendar, Mail.ru, Yahoo, Apple Mail/Calendar, Lotus, Zimbra, Mozilla Thunderbird avec l' extension Lightning.

Lorsque l'agrégateur de comptes mails rassemble les messages de tous les comptes mails connectés au module Mail, le service recherche des fichiers au format iCalendar. Si un courriel contienne un fichier pareil, vous pouvez:

  • afficher des informations sur l'événement: la date, l'heure, le lieu, le nom de l'organisateur. La fiche de l'événement est interactive c-à-d les données changent en fonction de l'état de l'événement source. Lors que le changement ou l'annulation d'un événement se produit dans un calendrier externe ou dans le Calendrier sur le portail, toutes les modifications seront visible sur la fiche de l'événement et un nouvel avertissement de mise à jour ou d'annulation de l'événement sera envoyé à tous participants.
    • lorsqu'une personne vous invite à participer à un événement à partir d'une application calendrier externe ou du Calendrier de portail, vous pouvez répondre à l'invitation directement dans l'e-mail en cliquant sur les boutons Oui, Peut-être ou Non dans la section Répondre. Vous pouvez modifier votre choix plus tard. Lors de l'acceptation, l'acceptation à titre provisoire ou le rejet de l'invitation, l'organisateur de l'événement recevra une notification par courrier électronique.
    • afficher l'emplacement de l'évènement sur la carte (si l'organisateur n'a pas indiqué aucun).
    • modifier l'événement dans le Calendrier du portail en utilisant le lien Passer à l'événement. Les événements envoyés dans l'e-mail sont automatiquement importés dans Mon calendrier sur le portail. Lorsque vous modifier un événement importé, les modifications s'appliquent uniquement au calendrier du portail et n'affecteront pas l'événement source dans le calendrier externe. A son tour, les modifications apportées au événement source dans le calendrier tiers n'affecteront pas l'événement importé.
    • afficher d'autres événements planifiés sur le même jour en cliquant sur Aller au Calendrier dans la section Agenda.
    Afficher des invitations du calendrier Afficher des invitations du calendrier
  • importez des événements dans le Calendrier du portail. Bien que les événements soient importés automatiquement, il peut être nécessaire d'importer l'événement encore une fois à partir de l'e-mail, par exemple si vous l'avez supprimé. Pour ce faire, cliquez sur l'icône Icône Actions située à droite du fichier et sélectionnez l'option Enregistrer dans Calendrier depuis le menu. L'événement sera ajouté à Mon calendrier.
  • afficher des fichiers .ics. Pour ce faire, cliquez sur Plus de détails dans la fiche de l'événement, ou sur Pièces jointes section, ou cliquez sur l'icône Icône Actions à droite du fichier et l'option Afficher dans le menu. Le fichier s'affiche dans une nouvelle fenêtre.
  • téléchargez les fichiers .ics à votre ordinateur ou sauvegardez-les à un dossier du module Documents. Pour ce faire, cliquez sur l'icône Icône Actions située à droite du fichier et sélectionnez l'option Télécharger ou Enregistrer dans Documents depuis le menu.

Créer/Gérer des tags

Organiser vos e-mails pour suivre et retrouver facilement votre correspondance. Vous pouvez ajouter des tags à vos e-mails pour les organiser. Pour ce faire,

Dans le dossier Boîte de réception:

  1. cochez une ou plusieurs cases appropriées pour sélectionner la conversation,
  2. cliquez sur le bouton Tags au-dessus de la liste des conversations reçues,
  3. sélectionnez le tag dans la liste ou créez un nouvel tag.

Lors de la lecture du message:

  1. ouvrez le fil de conversation nécessaire,
  2. cliquez sur le bouton Tags au-dessus du corps du message,
  3. le cas échéant, cochez l'option Marquer tous les messages des expéditeurs pour ajouter le tag sélectionné à tous messages de cet expéditeur,
  4. sélectionnez le tag dans la liste ou créez un nouvel tag.

Lors de la rédaction du message:

  1. cliquez sur le bouton Nouveau message,
  2. cliquez sur le bouton Tags au-dessus du champ De:,
  3. sélectionnez le tag dans la liste ou créez un nouvel tag.

Le tag que vous ajoutez est toujours visible à côté du sujet de conversation dans la Boîte de réception aussi que dans la fenêtre de conversation dans le champ Tags au-dessous du champ Date.

Vous pouvez accéder des conversations marquées par tags en utilisant des liens disponibles dans le menu latérale gauche au-dessous du dossier Spam. Cliquez sur le tag pour ouvrir la liste des conversations marquées par le tag défini.

Pour modifier un tag:

  1. cliquez sur Paramètres sur le panneau latéral gauche,
  2. sélectionnez Gestion des tags pour ouvrir la liste des tags,
  3. sélectionnez le tag nécessaire dans la liste et cliquez sur l'icône Icône Actions à droite,
  4. sélectionnez l'option Modifier;
  5. apportez des modifications appropriées: par exemple, modifiez la couleur du tag ou définissez l'adresse email dans la section Marquer tous les messages de pour ajouter automatiquement ce tag à tous les messages qui seront envoyés par courrier électronique défini. Pour ajouter encore une adresse email, utilisez l'icône L'icône Plus , pour supprimer une adresse email, utilisez l'icône Supprimer .
  6. cliquez sur le bouton Enregistrer.

Sur la page Gestion des tags, vous pouvez aussi créer de nouveaux tags en utilisant le bouton Créer nouveau tag.

Pour supprimer un tag, choisissez une option correspondante dans la liste déroulante Actions Icône Actions .

Gérer des tags Gérer des tags

Créer des dossiers personnalisés

Les dossiers disponibles depuis le module Mail: Boîte de réception, Messages envoyés, Brouillons, Corbeille et Spam. Vous pouvez également créer votre propres dossiers et sous-dossiers pour organiser vos messages.

Il est impossible de modifier, déplacer ou supprimer les dossiers par défaut tout aussi que créer un sous-dossier dans le dossier par défaut.

Pour créer un nouveau dossier personnel,

  1. cliquez sur Créer un dossier au-dessous de la liste des dossiers sur le panneau latéral gauche,

    Vous pouvez également cliquer sur Paramètres sur le panneau latéral gauche, passer à la page Gestion des dossiers et utiliser le bouton Créer.

  2. dans la fenêtre Créer un dossier qui s'affiche, saisissez le nom du dossier,
  3. le cas échéant, sélectionnez le dossier parent. Seuls des dossiers personnels que vous avez créé auparavant sont disponibles, les dossiers par défaut ne sont pas dans la sélection,
  4. cliquez sur le bouton Enregistrer.
Gérer des dossiers Gérer des dossiers

Lors de la création des dossiers, vous pouvez déplacer des messages au dossier nécessaire manuellement ou créer des règles pour ranger des messages automatiquement. Pour déplacer des messages manuellement,

  1. sélectionnez les messages appropriés de la liste ou sélectionnez plusieurs courriers électroniques en faisant glisser la souris,
  2. faites glisser-déposer les messages sélectionnés vers le dossier approprié sur le panneau latéral gauche ou cliquez sur le bouton Déplacer vers au dessus et sélectionnez le dossier de la liste (le dossier actuel sera désactivé dans la liste).

Pour en savoir plus comment déplacer des messages automatiquement, veuillez consulter la section Configurer/appliquer des filtres .

Pour modifier un dossier que vous avez créé,

  1. passez à la section Paramètres sur le panneau latéral gauche et choisissez l'option Gestion des dossiers,

    En plus, vous pourrez accéder rapidement aux paramètres gestion des dossiers en cliquant l'icône Gérer des dossiers Icône Gérer des dossiers qui s'affiche lorsque vous placez le curseur sur Créer un dossier.

  2. sélectionnez le dossier à modifier dans la liste,
  3. cliquez sur le bouton Modifier en haut,
  4. dans la fenêtre Modifier le dossier, apportez les modifications appropriées: renommer le dossier ou sélectionner un autre dossier parent,
  5. cliquez sur le bouton Enregistrer.

Sur la page Gestion des dossiers, vous pouvez modifier facilement la structure de dossiers imbriquée. Pour ce faire, sélectionnez le dossier à déplacer, ensuite faites-le glisser-déposer vers le dossier racine ou vers un autre dossier personnel dans la liste. Il est possible de modifier la la structure de dossiers imbriquée en faisant glisser les dossiers uniquement sur la page Gestion des dossiers et pas sur le panneau latéral gauche.

Pour supprimer un dossier,

  1. passez à la section Gestion des dossiers,
  2. sélectionnez le dossier nécessaire de la liste et cliquez sur Supprimer.
    Lors de la suppression du dossier, tous les messages seront déplacés ver la Corbeille.
  3. validez la suppression en cliquant sur le bouton Supprimer.

Configurer/appliquer des filtres

Vous pouvez créer des règles pour exécuter des opérations sur des messages, par exemple, déplacer vers les dossiers appropriés, ajouter des tags, marquer comme important ou lire.

Pour créer un nouvel filtre,

  1. cliquez sur Paramètres sur le panneau latéral gauche, passer à la page Gestion des filtres et utilisez le bouton Créer.
  2. définissez les conditions nécessaires selon lesquelles filtrer les messages. Vous pouvez définir une condition simple ou plus complexe comportant plusieurs conditions.
    • Dans la section Si, affichez la liste déroulante et sélectionnez les critères de filtre que vous souhaitez renvoyer à la vérification:
      • De - pour vérifier l'expéditeur,
      • À ou Cc - pour vérifier les destinataires et les destinataires en copie du mail,
      • À - pour vérifier uniquement les destinataires du mail,
      • Cc - pour vérifier uniquement les destinataires en copie du mail,
      • Sujet - pour vérifier le sujet du mail,
    • Dans la liste suivante, sélectionnez le type de coïncidence:
      • correspond à - pour une correspondance exacte entre le mail et la valeur spécifiée,
      • ne correspond pas - pour aucune correspondance entre le mail et la valeur spécifiée,
      • contient - le texte du mail doit contenir des valeurs spécifiées,
      • ne correspond pas - pour aucune correspondance entre le mail et la valeur spécifiée,
    • Dans le champ de saisie, saisissez la valeur appropriée, par exemple l'adresse email de l'expéditeur, le nom de l'expéditeur ou du destinataire ou un certain mot que le sujet peut comporter.
    • Utilisez l'option L'icône Plus Ajouter condition de dessus pour créer encore une condition. Pour supprimer une condition utilisez l'icône Supprimer située à côté.
    • Pour créer une condition plus complète, il faut indiquer si le message correspond à toutes les conditions ou correspond au moins à l'une des conditions.
  3. sélectionnez les actions à effectuer quand le message correspond à toutes conditions ou à l'une des conditions. Vous pouvez choisir une ou plusieurs options:
    • Supprimer définitivement - pour supprimer définitivement les messages filtrés sans possibilité de les restaurer.
    • Déplacer vers le dossier - pour déplacer les messages filtrés vers le dossier choisi. Vous pouvez choisir les dossiers par défaut et les dossiers personnels,
    • Ajouter un tag - pour ajouter le tag choisi aux messages filtrés. Vous pouvez également créer un nouvel tag dans la section Créer un nouveau tag. Pour ce faire, saisissez le nom du tag et cliquez sur OK.
    • Marquer important - pour marquer les messages filtrés comme importants,
    • Marquer comme lu - pour marquer les messages filtrés comme lus.
  4. paramétrez les options avancées,
    • Sélectionnez les dossiers par défaut auxquels vous souhaitez appliquer le filtre: Boîte de réception, Messages envoyés, Spam.
    • Si vous avez plusieurs comptes, indiquez si le filtre s'applique à toutes ou uniquement à certaines boîtes de messagerie.
    • Indiquez comment le filtre s'applique s'il y a des pièces jointes. Choisissez l'option appropriée: Appliquer si les pièces-jointes sont présentes dans la lettre ou ne sont pas présentes dans la lettre.
    • Indiquez si vous souhaitez Ignorer les autres filtres.
  5. saisissez le filtre dans le champ approprié,
  6. Cliquez sur Vérifier le filtre pour s'assurer que la configuration est réussite et afficher les messages auxquels vous pouvez appliquer le filtre. Les Messages filtrés s'affichent au-dessous.
  7. le cas échéant, cliquez sur Appliquer le filtre aux messages existants. Le filtre sera sauvegardé et activé. La fenêtre de confirmation s'affiche vous informant que toutes les actions sélectionnées seront affectées à tous les messages filtrés existants. Cliquez sur le bouton Appliquer filtre pour effectuer les actions. Si vous avez activé l'option Supprimer définitivement, vous aurez la possibilité de sélectionner l'option Déplacer vers la Corbeille.
  8. si vous n'avez pas appliqué le filtre, cliquez sur Créer filtre pour le sauvegarder.
Créer filtres Créer filtres

Tous les filtres que vous créez s'affichent sur la page Gestion des filtres. Cette page vous permet de:

  • modifier l'ordre des filtres en les faisant glisser,
  • désactiver/activer les filtres,
  • appliquer un certain filtre aux messages existants,
  • modifier ou supprimer les filtres.

Utilisez l'icône Actions Icône Actions à droite du filtre sélectionné pour Désactiver le filtre ou Activer le filtre que vous avez activé auparavant, Appliquer le filtre aux messages existants, Modifier ou Supprimer un filtre.

Gérer des filtres Gérer des filtres

Paramétrer le module Mail

Par défaut, tous les utilisateurs du portail peuvent accéder au module Mail. Il existe 2 niveaux d'accès différents à l'intérieur de ce module: utilisateur et administrateur Mail.

Utilisateur peut effectuer les opérations suivantes:

  • gérer ses comptes email, recevoir et envoyer des lettres;
  • configurer les paramètres propres de Mail;
  • gérer des tags et du carnet d'adresses;

Administrateur CRM peut effectuer les opérations suivantes:

  • gérer le serveur envoi: ajouter votre domaine, créer des adresses électroniques, des groupes de messagerie électronique);
  • configurer les paramètres généraux de Mail

En tant que propriétaire du portail / administrateur doté de droits d'accès complet vous pouvez limiter l'accès au module CRM pour certains utilisateurs ou même désactiver ce module, si vous n'en avez absolument pas besoin. Pour ce faire,

  1. cliquez sur Paramètres sur le panneau latéral gauche,
  2. sélectionnez la sous-section Droits d'accès sur le portail,
  3. passez à la section Mail,
  4. cochez le bouton radio Utilisateurs de la liste,
  5. sélectionnez les utilisateurs auxquels vous souhaitez donner accès,

    Pour ce faire, utilisez l'une des options disponibles;

    • utilisez Ajouter utilisateur si vous souhaitez donner accès à une ou plusieurs personnes;
    • utilisez Ajouter groupe si vous souhaitez donner accès à tous les utilisateurs du portail ou à un ou plusieurs groupes;
Paramétrer le module Mail Paramétrer le module Mail

Pour désactiver le module Mail, passez à la sous-section Modules et outils des paramètres du portail Commun en sélectionnant l'option correspondante du menu de gauche, décochez la case du module Mail dans la section Modules et cliquez sur le bouton Enregistrer.

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