Die E-Mail ist ein Kommunikationstool für die Verwaltung der Korrespondenz direkt auf dem Portal. Diese Lösung für die Nachrichtenverwaltung hilft Ihnen effizienter zu arbeiten, die geschäftliche Kommunikation zu verbessern und bietet Ihnen die folgenden Möglichkeiten:

• ein oder mehrere E-Mail-Konten verwalten,
• schnell kommunizieren und die Kontakte effizient verwalten,
• Zugang auf die Adressen der Portal- und CRM-Kontakte haben,
• E-Mail-Adressen an einem Ort organisieren,
• Unternehmenspostfächer erstellen,
• E-Mail-Nachrichten auf dem Portal verwalten,
• Ihre Nachrichten an einem Ort lesen und auf alle davon antworten,
• E-Mail-Vorlagen erstellen und bearbeiten, um die Arbeit mit ähnlichen Nachrichten zu vereinfachen,
• auf die Nachrichtenchronik, Kontakte und Dateien mithilfe jedes Webbrowsers zu jeder Zeit von überall aus zugreifen,
• eine Nachrichtenkette oder eine Nachricht mit dem CRM-Element verknüpfen,
• Rechnungen aus dem CRM-Modul senden,
• Signatur erstellen,
• die Funktion für automatische E-Mail-Antworten verwenden,
• Anhänge in beliebigen Ordnern im Modul Dokumente speichern,
• Schlagwörter für eine schnelle und einfache Verwaltung der Nachrichten erstellen, einrichten, nutzen,
• Benachrichtigungen zu Kalenderereignissen erhalten, Einladungen annehmen oder ablehnen,
• Benachrichtigungen auf dem Portal verwenden, wenn Sie neue Nachrichten erhalten,
• benutzerdefinierte Ordner erstellen und Filter anwenden, um automatisch bestimmte Aktionen für Nachrichten durchzuführen.

Um auf das Tool E-Mail zuzugreifen, klicken Sie aufs Symbol in der oberen rechten Ecke jeder Portalseite.

Um Ihre Nachrichten direkt von Ihrem Portal aus zu senden, erhalten und verwalten, müssen Sie zuerst ein Konto einrichten. Dafür führen Sie diese Schritte aus:

1. Klicken Sie aufs Symbol in der oberen rechten Ecke.
2. Klicken Sie auf den Button Neues Konto hinzufügen im geöffneten Fenster.
3. Füllen Sie die Felder aus: E-Mail-Adresse und Kennwort.
   
4. Nach Bedarf nutzen Sie die Option Erweitert, um auf die erweiterten Einstellungen zuzugreifen:
   

   Standardparameter für die gängigsten E-Mail-Dienste werden automatisch erkannt. Sie können einige davon bei Bedarf ändern. Um zu den Standardeinstellungen zurückzukehren, klicken Sie auf den Link Standardeinstellungen erhalten.

   Die vollständige Liste der Einstellungen für die beliebtesten E-Mail-Dienste finden Sie hier. Sie können sich auch auf die offizielle Dokumentation Ihres Postdienstes beziehen. Wenn beim Verbinden mit einem bestimmten Dienst Probleme auftreten, können Sie hier auch versuchen, eine Lösung zu finden.

   Die folgenden Parameter stehen zur Verfügung:

   • E-Mail Adresse - Ihre E-Mail-Adresse.
   • Konto (optional) - der Name.
   • Posteingang-Felder
     • POP- oder IMAP-Server - Ihren POP- oder IMAP-Server-Hostnamen, z. B. pop.domain.com oder imap.domain.com.
     • Port - die vom POP- oder IMAP-Server verwendete Portnummer (standardmäßig wird Port 993 für IMAP-Server verwendet, Port 995 wird für POP-Server mit SSL-Verschlüsselung verwendet).
     • Login - Ihre E-Mail-Adresse.
     • Kennwort - das Passwort, mit dem Sie auf das E-Mail-Postfach zugreifen.
     • Authentifizierungstyp - Einfaches Kennwort, Verschlüsseltes Kennwort oder NTLM-Passwort.
     • Verschlüsselung für POP- oder IMAP-Server - wählen Sie die Option SSL oder STARTTLS, abhängig von der Verschlüsselung, die für Ihren POP- oder IMAP-Server verwendet wird.
   • Postausgang-Felder
     • SMTP-Server - Ihren SMTP-Server-Hostnamen, z. B. smtp.domain.com.
     • Port - die vom SMTP-Server verwendete Portnummer (standardmäßig wird Port 465 für SSL verwendet, Port 587 wird für STARTTLS verwendet).
     • Login - Ihre E-Mail-Adresse.
     • Kennwort - das Passwort, mit dem Sie auf das E-Mail-Postfach zugreifen.
     • Authentifizierungstyp - Einfaches Kennwort oder Verschlüsseltes Kennwort.
     • Verschlüsselung für SMTP-Server - wählen Sie je nach der für Ihren SMTP-Server verwendeten Verschlüsselung die Option SSL oder STARTTLS. Möglicherweise müssen Sie den Port entsprechend ändern.
5. Klicken Sie auf den Button Konto hinzufügen (oder Speichern), um ein Konto anzuschließen.

Der Vorgang des Nachrichtenimports wird beginnen. Er kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Sie können das Fenster schließen und weiter auf dem Portal arbeiten oder sogar den Webbrowser schließen. Der Importvorgang wird im Hintergrund verlaufen. Sobald er zu Ende ist, werden alle Nachrichten aus Ihrem E-Mail-Konto in den Ordner Posteingang geladen und Sie können mit der Arbeit an der Korrespondenz beginnen.

Falls Sie noch ein Konto hinzufügen möchten, führen Sie diese Schritte aus:

1. Öffnen Sie die Sektion Einstellungen im linken Bereich.
2. Wählen Sie die Option Kontenverwaltung.
3. Klicken Sie auf den Button Neues Konto hinzufügen über der Liste der vorhandenen Konten.
4. Folgen Sie den Hinweisen für die Erstellung eines Kontos, die oben angegeben sind.
5. Klicken Sie auf den Button Speichern, um ein neues Konto anzuschließen.

Die Nachrichten eines neuen E-Mail-Kontos werden in den Ordner Posteingang geladen.

Um ein Konto zu bearbeiten (wenn Sie z.B. das Kennwort geändert haben), führen Sie diese Schritte aus:

1. Öffnen Sie die Sektion Einstellungen im linken Bereich.
2. Wählen Sie die Option Kontenverwaltung.
3. Wählen Sie das notwendige Konto aus der Liste und klicken Sie aufs Symbol rechts.
4. Wählen Sie die Option Bearbeiten, um das Fenster Kontoeinstellungen zu öffnen.
5. Ändern Sie die gewünschten Parameter.
6. Klicken Sie auf den Button Speichern.

Wenn Sie ein Konto aus der E-Mail löschen möchten:

1. Öffnen Sie die Sektion Einstellungen im linken Bereich.
2. Wählen Sie die Option Kontenverwaltung.
3. Wählen Sie das notwendige Konto aus der Liste und klicken Sie aufs Symbol rechts.
4. Wählen Sie die Option Löschen.
5. Klicken Sie auf den Button Löschen, um die Entfernung des Kontos zu bestätigen.

Alle Nachrichten dieses Kontos werden aus dem Ordner Posteingang entfernt.

Wenn Sie kein Konto mehr brauchen, aber alle an das Konto bereits versandten Nachrichten speichern möchten, deaktivieren Sie einfach Ihr Konto. Wenn Sie diese Option wählen, werden Sie keine neuen Nachrichten vom deaktivierten Konto erhalten, aber die vorher empfangenen Nachrichten werden in der E-Mail angezeigt, damit Sie darauf zu jeder Zeit zugreifen könnten.

Signatur hinzufügen

Im Modul E-Mail können Sie die Signatur für Ihre E-Mail-Nachrichten erstellen.

Dazu:

1. Öffnen Sie den Abschnitt Einstellungen links im Menü und wählen Sie die Option Kontenverwaltung aus.
2. Klicken Sie die Schaltfläche Signatur ändern neben dem gewünschten Konto an.
   
3. Im geöffneten Fenster Signatur ändern legen Sie die Signatur fest.
   Sie können nicht nur den Namen verwenden, sondern auch Bilder, Text, Links und HTML-Code.
4. Klicken Sie die Schaltfläche Speichern an.
   

Ihre persönliche Signatur wird automatisch jedes Mal hinzugefügt, wenn Sie eine E-Mail vom Konto mit vorkonfigurierter Signatur senden.

Um die Signatur zu bearbeiten oder löschen,

1. öffnen Sie den Abschnitt Einstellungen links im Menü und wählen Sie die Option Kontenverwaltung aus,
2. klicken Sie die Schaltfläche Signatur ändern neben dem gewünschten Konto an,
3. im geöffneten Fenster „Signatur ändern“ bearbeiten oder löschen Sie die Signatur.
   Sie können die Signatur auch zeitweilig durch das Kästchen Unterschrift nutzen deaktivieren.

Aktivierung der automatischen E-Mail-Antwort

Sie können Ihre mit dem Modul ‘E-Mail‘ verbundenen Konten so einrichten, dass automatische Antworten gesendet werden, wenn Sie nicht da sind.

Dazu:

1. Öffnen Sie den Abschnitt Einstellungen links im Menü und wählen Sie die Option Kontenverwaltung aus.
2. Wählen Sie das gewünschte Konto aus der Liste aus und klicken Sie die Schaltfläche  rechts an.
3. Wählen Sie die Option Automatische E-Mail-Antwort aus.
4. Im geöffneten Fenster „Automatische E-Mail-Antwort“ markieren Sie das Kästchen Aktivieren Sie automatische Antwort.
5. Wenn Sie automatische Antworte nur für die Personen in Ihrem Adressbuch aktivieren wollen, markieren Sie das Kästchen Senden Sie automatische Antworte nur an Personen aus Ihrem Adressbuch (auch die Personal-, Portal- und CRM-Kontakten).
6. Legen Sie gegebenenfalls den Zeitraum fest, in dem die Option funktionieren soll. Das Startdatum wird automatisch auf ein aktuelles Datum festgelegt, Sie können es jedoch ändern. Aktivieren Sie das Kästchen Zu und legen Sie das Enddatum fest.
7. Füllen Sie die Felder Betreff und Body aus.
   Die konfigurierte Signatur wird automatisch hinzugefügt.
8. Klicken Sie die Schaltfläche Speichern an.

Sobald die Funktion Automatische E-Mail-Antwort aktiviert ist, wird beim Zugriff auf E-Mail eine Informationsmeldung angezeigt. Über die Links in dieser Nachricht können Sie die Funktion schnell deaktivieren oder auf der Seite Kontenverwaltung die Einstellungen ändern. Auf der Seite Kontenverwaltung können Sie die Funktion Automatische E-Mail-Antwort deaktivieren, dazu klicken Sie auf den entsprechenden Link.

Wenn die Funktion Automatische E-Mail-Antwort aktiviert ist, wird eine automatische Antwort auf alle eingehenden Nachrichten gesendet, außer wenn:

• Eine Nachricht wurde von Ihrem Konto oder einer E-Mail-Gruppe empfangen.
• Innerhalb eines Tages wurde bereits eine automatische Antwort an diese Adresse gesendet.
• Eine Nachricht ist ein Newsletter.
• Die Option Senden Sie automatische Antworte nur an Personen aus Ihrem Adressbuch ist aktiviert und die E-Mail-Adresse des Absenders wird nicht in Ihrem Adressbuch gespeichert.

Jetzt aggregiert E-Mail nicht nur die E-Mails von verschiedenen E-Mail-Diensten, die Sie verwenden, sondern bietet Ihnen auch die Möglichkeit, Ihrer Domain einen E-Mail-Server hinzuzufügen. Wenn Sie also eine eigene Domain haben, können Sie ganz einfach Firmenpostfächer direkt in Ihrem Portal erstellen und verwalten.

Um Ihre erste Domain zu konfigurieren,

1. Klicken Sie oben auf einer Portalseite auf das Symbol (falls Sie noch kein Konto erstellt haben) und klicken Sie auf den Link Richten Sie die Domäne ein oder gehen Sie zum Abschnitt Einstellungen des Moduls E-Mail.
2. Wählen Sie die Option und klicken Sie auf die Schaltfläche Ihre eigene Domain hinzufügen.
   
3. Folgen Sie die Anweisungen des Assistenten, um die Domäne einzurichten:
   • Geben Sie Ihren Domainnamen in das entsprechende Feld ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.
   • Beweisen Sie den Domain-Besitz, indem Sie der Systemsteuerung Ihrer Domain einen TXT-Datensatz hinzufügen. Verwenden Sie dazu die Informationen in der Anleitung des Assistenten und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.
     Wenn Sie die Server-Version verwenden, ist es nicht erforderlich, diesen Schritt auszuführen. In diesem Fall enthält der Assistent nur 4 Schritte.
   • Fügen Sie den MX-Eintrag mithilfe der Informationen in der Assistentenanweisung zur Systemsteuerung Ihrer Domain hinzu und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.
   • Fügen Sie den SPF-Eintrag mithilfe der Informationen in der Assistentenanweisung zur Systemsteuerung Ihrer Domain hinzu und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.
   • Fügen Sie den DKIM-Eintrag mithilfe der Informationen in der Assistentenanweisung zur Systemsteuerung Ihrer Domain hinzu und klicken Sie auf die Schaltfläche Fertig.
4. Klicken Sie im angezeigten Fenster auf die Schaltfläche OK.

Die hinzugefügte Domain wird auf der Domain-Listenseite angezeigt. Mit der Schaltfläche Ihre eigene Domain hinzufügen können Sie mehrere Domains hinzufügen.

Über das Domain-Menü können Sie:

• DNS-Einstellungen überprüfen,
• Domain löschen, wenn Sie sie nicht mehr benötigen.

Wenn Sie die rote Benachrichtigung neben der hinzugefügten Domain sehen, bedeutet dies, dass einige der DNS-Einträge falsch sind oder noch nicht aktualisiert wurden (dieser Vorgang kann einige Minuten bis mehrere Stunden dauern). Warten Sie einige Zeit. Wenn die Benachrichtigung weiterhin angezeigt wird, klicken Sie auf den Link DNS-Einstellungen, um zu erfahren, welchen DNS-Eintrag Sie überprüfen müssen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Überprüfen, um die Informationen zu den DNS-Einstellungen zu aktualisieren. Nach Abschluss der Aktualisierung können Sie das erste Postfach hinzufügen.

Falls Sie keine eigene Domain haben, können Sie unsere kostenlose Standard-Domain verwenden. Sie finden es auf der E-Mail-Server-Seite im Abschnitt Einstellungen.

Um ein neues Postfach zu erstellen,

1. Wählen Sie die gewünschte Domain (es kann entweder unsere oder Ihre Domain sein).
2. Klicken Sie auf den Link Neues Postfach hinzufügen.
3. Geben Sie im Fenster Neues Postfach erstellen die Postfachadresse in das entsprechende Feld ein und wählen Sie den Benutzer aus, für den Sie ein Postfach erstellen möchten, indem Sie den Link Postfachbenutzer verwenden. Das Feld Name des Absenders wird automatisch mit den Informationen aus dem Benutzerprofil ausgefüllt. Sie können den Namen jedoch bei Bedarf ändern.
   Sie können für jede Domain nur zwei Postfächer für einen Benutzer erstellen.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
   Es gibt eine andere Möglichkeit, ein Postfach für unsere Standarddomain zu erstellen. Gehen Sie zur Seite Kontenverwaltung, klicken Sie auf die Schaltfläche Postfach erstellen und befolgen Sie die oben beschriebenen Anweisungen.

Über das Postfach-Menü können Sie Postfachaliase bearbeiten oder ein Postfach löschen. Wenn Sie mehr über Aliase und E-Mailgruppen erfahren möchten, lesen Sie diesen Artikel.

Nachdem Sie ein E-Mail-Konto zur E-Mail hinzugefügt haben, können Sie es für den Versand und Empfang der Nachrichten nutzen.

Um eine E-Mail zu senden, führen Sie diese Schritte aus:

1. Klicken Sie auf den Button Neue E-Mail verfassen in der oberen linken Ecke, um die Seite zu öffnen, wo Sie eine Nachricht verfassen können.

   Wenn Sie mehrere Konten haben, müssen Sie ein Konto wählen, von dem Sie eine Nachricht senden möchten. Dafür klicken Sie auf den schwarzen Pfeil neben dem Feld Von, um das Listenmenü zu öffnen, und wählen Sie das gewünschte Konto.

   Sie können das Standardkonto auf der Seite Kontoverwaltung im Abschnitt Einstellungen festlegen. Aktivieren Sie dazu das Konto, das Sie als Standard für das Versenden der E-Mails festlegen möchten.
2. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers ins Feld An ein.

   Sie können eine Nachricht an mehrere Personen durch die Angabe mehrerer Adressen senden. Um eine Kopie der Nachricht an mehrere Adressen zu schicken, nutzen Sie den Link Kopie hinzufügen rechts vom Feld An.

   Bei der Eingabe von E-Mail-Adressen können Sie auch gängige Tastenkombinationen verwenden: Strg+A, um alle Adressblöcke oder alle Inhalte innerhalb des bearbeiteten Blocks auszuwählen, Strg+C, um die ausgewählte Daten zu kopieren, Strg+V, um die zuvor kopierten Daten einzufügen, Strg+Z, um die zuletzt durchgeführte Aktion rückgängig zu machen, Strg+Y, um die letzte rückgängig gemachte Aktion zu wiederholen.
   

   Um eine Kopie an mehrere Adressen zu senden, verwenden Sie den Link Kopie hinzufügen rechts neben dem Feld An:.

3. Geben Sie einen Betreff für Ihre Nachricht ins Feld Betreff ein.
4. Verfassen Sie den Text Ihrer Nachricht.

   Um Ihre Nachricht zu formatieren, einen Link oder ein Bild einzufügen, nutzen Sie die Formatierungsleiste.

   Um einen anderen Portalbenutzer in der E-Mail zu erwähnen, geben Sie das „@“-Zeichen ein. Eine Liste der Portalbenutzer aus dem Modul „Personen“ wird geöffnet. Wählen Sie die gewünschte Person aus und klicken Sie darauf. Die entsprechende (im Profil angegebene) E-Mail-Adresse des Benutzers wird automatisch als Link in das Anschreiben eingefügt. Die entsprechende E-Mail-Adresse wird auch zum Feld An: hinzugefügt.

   

   Der E-Mail-Nachrichteneditor verwendet die native Rechtschreibprüfung des Browsers, um die Rechtschreibung zu überprüfen, wenn Sie den Nachrichtentext eingeben. Das falsch geschriebene Wort wird mit der roten Wellenlinie unterstrichen. Wenn Sie die Wortvariantenvorschläge mit der richtigen Schreibweise sehen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Wort, während Sie die Strg-Taste auf der Tastatur gedrückt halten.

   Einige Browser haben die Rechtschreibprüfung standardmäßig deaktiviert. Bitte lesen Sie die Dokumentation Ihres Browsers, um herauszufinden, wie Sie es aktivieren können.

   Die Nachricht wird während der Eingabe automatisch als Entwurf gespeichert.

5. Hängen Sie die Dateien an.

   Beim Versenden der E-Mails können Sie die Dokumente von Ihrer Festplatte oder aus dem Modul Dokumente mithilfe der Buttons under dem Text der Nachricht anhängen.

   Wenn die Dateigröße das zulässige Limit überschreitet, wird Ihnen vorgeschlagen, die Anlage(n) als Link(s) zu den erforderlichen Dokumenten zu senden. In diesem Fall werden alle Dateien, die Sie senden möchten, im Ordner Meine Dokumente gespeichert.

   Wenn Sie Links zu einigen Dateien aus dem Modul Dokumente senden möchten, anstatt diese Dateien Ihrer Nachricht als Anhänge hinzuzufügen, verwenden Sie die Option Dateien aus dem Modul 'Dokumente' anhängen. Wechseln Sie in einem neuen Fenster, das sich öffnet, zwischen den Abschnitten und Ordnern des Moduls Dokumente, markieren Sie die erforderlichen Dokumente in der Liste, vergewissern Sie sich, dass die Option Links zu Dateien einfügen ausgewählt ist und klicken Sie auf die Schaltfläche Dateien anhängen. Wenn Sie die Zugriffsrechte Schreibgeschützt für eine Datei aus dem Ordner Für mich freigegeben oder Gemeinsame Dokumente haben, werden Sie aufgefordert, die Datei in den Ordner Meine Dokumente zu kopieren.

   

   Die Links zu den ausgewählten Dateien werden in Ihren Nachrichtentext eingefügt. Wenn Sie auf die Schaltfläche Senden klicken, werden Sie aufgefordert, Zugriffsrechte für alle als Links angehängten Dateien einzurichten. Wenn ein Empfänger dem Link aus Ihrer Nachricht folgt, wird das Dokument je nach den von Ihnen festgelegten Zugriffsrechten im Online-Viewer oder -Editor geöffnet.

6. Bei Bedarf können Sie den Zustellbericht mit dem Symbol anfordern. Auf der Empfängerseite wird eine Lesebestätigungsanforderung in der Nachricht angezeigt, wenn die Client-Anwendung diese Funktionalität unterstützt. Wenn der Server das Senden von Zustellbestätigungen unterstützt, sollten Sie auch eine Nachricht mit einer Zustellbenachrichtigung erhalten.

   Wenn Sie möchten, dass Ihre E-Mail hervorgehoben ist, können Sie sie als wichtig markieren. Klicken Sie dazu auf das Symbol . Dem Empfänger wird dieses Flag in der empfangenen E-Mail angezeigt.

   Wenn Sie benachrichtigt werden möchten, dass eine E-Mail nicht nur empfangen, sondern auch gelesen wurde, können Sie eine Leseanforderung hinzufügen, indem Sie auf das Symbol klicken. Auf dem gesendeten Brief befindet sich das Symbol . Nachdem der Empfänger den Brief geöffnet hat, erscheint ein Fenster, in dem er aufgefordert wird, eine Benachrichtigung zu senden, dass der Brief gelesen wurde. Der Absender erhält eine entsprechende Lesebestätigung.

7. Fügen Sie ein Schlagwort hinzu.

   Die Schlagwörter werden für die Erleichterung der Suche und Organisation der Nachrichten verwendet. Um ein Schlagwort der Nachricht hinzuzufügen, klicken Sie auf den Button Schlagwort hinzufügen oben oder unter dem Text der Nachricht und wählen Sie das gewünschte Schlagwort oder erstellen Sie ein neues Schlagwort.

8. Klicken Sie auf den Button Senden.
   

   Um Ihre Nachricht später zu senden, klicken Sie auf den Button Speichern. Ihre Nachricht wird im Ordner Entwürfe gespeichert. Um darauf zuzugreifen, klicken Sie auf den entsprechenden Ordner im linken Bereich.

   Um eine Vorlage auf Grundlage Ihrer Nachricht zu erstellen, klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Speichern und wählen Sie die Option Als Vorlage speichern. Ihre Nachricht wird im Ordner Vorlagen im Menü auf der linken Seite gespeichert. Weitere Informationen zum Erstellen, Bearbeiten und Anwenden von E-Mail-Vorlagen finden Sie in dieser Artikel.

Verwalten von Nachrichten im Posteingangsordner

Um den Ordner Posteingang zu aktualisieren, klicken Sie auf den Button . Alle Nachrichtenketten, die Sie noch nicht gelesen haben, werden neben der Überschrift Posteingang oder oberhalb des Symbols erscheinen. Beim Anklicken des Symbols wird eine Liste der neuen Nachrichtenketten/Nachrichten angezeigt, klicken Sie auf den Link Alles sehen, um sie im Posteingang zu öffnen. Die Anzahl der Nachrichten in einer Kette wird neben dem Namen des Absenders angezeigt, z.B.: .

Nachrichten suchen, sortieren und filtern

Verwenden Sie das Feld Filter oberhalb der Nachrichtenliste, um die erforderlichen E-Mails anhand der ausgewählten Kriterien schnell zu finden.

• Um die Sprachdialoge gemäß den ausgewählten Kriterien anzuzeigen, klicken Sie auf die Schaltfläche und wählen Sie eine der Optionen aus:

  Status

  • Ungelesen, um alle Nachrichtenketten zu sehen, die nocht nicht gelesen wurden;
  • Gelesen, um alle Nachrichtenketten zu sehen, die bereits gelesen wurden.

  Für die Periode

  • Heute, um die heutigen Nachrichtenketten zu sehen;
  • Gestern, um die gestrigen Nachrichtenketten zu sehen;
  • Letzte Woche, um die Nachrichtenketten für die letzte Woche zu sehen;
  • Benutzerdefinierter Zeitraum, um die Nachrichtenketten innerhalb eines festgelegten Zeitraums zu sehen.

  Sonstiges

  • Wichtig, um alle Nachrichtenketten mit einer Flagge zu sehen;
  • Mit Anlagen, um nur die Nachrichtenketten zu sehen, die einen Anhang haben. Diese Nachrichtenketten sind in der Liste mit dem Symbol gekennzeichnet;
  • Von E-Mail-Adresse, um alle Nachrichtenketten zu sehen, die von einem bestimmten Absender geschickt wurden;
  • An E-Mail-Adresse, um alle Nachrichtenketten zu sehen, die an eine bestimmte E-Mail-Adresse geschickt wurden;
  • Mit Schlagwort, um nur die Nachrichtenketten zu sehen, die ein bestimmtes Schlagwort haben.
  • Mit Kalender, um nur die Nachrichtenketten mit Kalenderereignissen anzuzeigen. Diese Nachrichtenketten sind in der Liste mit dem Symbol gekennzeichnet.
• Sie können den Betreff der Nachricht auch ganz oder teilweise in das Feld Filter eingeben und die Eingabetaste drücken.

Aktivieren Sie zum Organisieren der empfangenen E-Mails das Kontrollkästchen in der oberen linken Ecke über der Nachrichtenliste, um alle angezeigten Nachrichten auszuwählen, oder klicken Sie auf den Pfeil neben diesem Kontrollkästchen und wählen Sie eine der Optionen, um die gewünschte Gruppe von Konversationen zu markieren: Alle, Ungelesen, Gelesen, Wichtig, Mit Anlagen, Keine, oder markieren Sie manuell einige notwendige Nachrichtenketten aus verschiedenen Gruppen. Wählen Sie dann mit den Schaltflächen über der Nachrichtenliste eine geeignete Operation aus:

• Löschen - um die gewählte Nachrichtenkette bzw. -ketten in den Ordner Papierkorb zu verschieben,

  Sie können alle Nachrichtenketten aus dem Ordner Papierkorb mit einem Buttonklick löschen. Dafür klicken Sie einfach auf das Symbol , das erscheint, wenn Sie den Mauszeiger auf die Überschrift Papierkorb richten.

• Spam - um die gewählte Nachrichtenkette bzw. -ketten in den Ordner Spam zu verschieben,

  Beachten Sie, dass es unmöglich ist, die aus dem Ordner Spam entfernten Nachrichtenketten wiederherzustellen.

• Verschieben in - um die gewählte Nachrichtenkette bzw. -ketten in den angegebenen Standard- oder benutzerdefinierten Ordner zu verschieben.
• Schlagw. - um die ausgewählte Nachrichtenkette ein ausgewähltes oder erstelltes Schlagwort zuzuweisen.
• Mehr - um eine der folgenden Aktionen auszuwählen:
  • Als gelesen markieren - um die ausgewählte ungelesene Nachrichtenkette bzw. -ketten als gelesen zu markieren.
  • Als ungelesen markieren - um die ausgewählte gelesene Nachrichtenkette bzw. -ketten als ungelesen zu markieren.
  • Als wichtig markieren - um die ausgewählte Nachrichtenkette bzw. -ketten mit dem Symbol als wichtig zu markieren.
  • Als nicht wichtig markieren - um die ausgewählte wichtige Nachrichtenkette bzw. -ketten als nicht wichtig zu markieren. Das Flaggensymbol sieht folgendermaßen aus: .

• fügen Sie eine Flagge hinzu, um eine Nachrichtenkette mit einem Zeichen zu markieren,
• nutzen Sie die Option Sortieren, um die Nachrichtenketten im Ordner Posteingang nach Datum zu sortieren.
  

Nachrichten lesen und drucken

Um eine E-Mail zu lesen, klicken Sie auf ihren Betreff.

Wenn die Nachrichtenkette offen ist, wird nur die letzte versandte und empfangene Nachtricht standardmäßig angezeigt. Wenn Sie alle Nachrichten in dieser Kette sehen möchten, klicken Sie auf den Link Alle ausklappen. Wenn Sie diese ausblenden möchten, klicken Sie auf den Link Alle einklappen. Sie können von einer Nachrichtenkette zur anderen mithilfe der Links Zurück und Weiter übergehen. Sie können auf die Nachricht antworten, sie weiterleiten, sie im neuen Tab öffnen, sie löschen, als ungelesen markieren, in CRM exportieren, in den Ordner Spam verschieben, ein Schlagwort hinzufügen oder sie mit CRM-Kontakten verknüpfen, indem Sie die Buttons oben dem Text der Nachricht oder das Listenmenü nutzen.

Nachrichten anzeigen

Standardmäßig werden die in einer Nachricht versandten Bilder aus Sicherheitsgründen deaktiviert. Um die Bilder zu sehen, müssen Sie den Link Bilder anzeigen anklicken. Wenn Sie die Ansichtsoptionen ändern möchten, klicken Sie auf die Überschrift Immer einblenden Bilder von "Name des Absenders". Nachdem Sie diese Option übernommen haben, werden alle Bilder in den Nachrichten, die vom gewählten Benutzer eingehen, angezeigt.

Sie können auch zum Abschnitt Einstellungen im Menü auf der linken Seite gehen, die Seite Allgemeine Einstellungen öffnen und die Option Immer Bilder von anderen anzeigen verwenden, um die Anzeige von Bildern in allen Nachrichten von allen Absendern zu aktivieren oder zu deaktivieren.

Arbeiten mit Anhängen

Die empfangene E-Mail kann Dateianhänge enthalten. Mithilfe der E-Mail können Sie diese Dateien im beliebigen Ordner im Modul Dokumente automatisch speichern. Dafür müssen Sie einen Ordner für Anlagen erstellen.

1. Öffnen Sie die Sektion Einstellungen im linken Bereich und wählen Sie die Option Kontenverwaltung.
2. Klicken Sie aufs Symbol rechts vom Konto, für das Sie den Ordner erstellen möchten.
3. Wählen Sie die Option Ordner für Anlagen und dann den gewünschten Ordner.
4. Klicken Sie auf den Button OK.
   

Sobald der Ordner für Anlagen festgelegt ist, werden alle Dateien, die an die zukünftigen E-Mail-Nachrichten angehängt sind, in diesem Ordner gespeichert.

Mithilfe des Symbols rechts von der Anlage können Sie auch:

• eine Datei auf Ihren Computer herunterladen,
• eine Datei in Ihrem Browser anzeigen,
• eine Datei (Textdatei, Kalkulationstabelle oder Präsentation)im Dokumenteneditor öffnen,
• eine Datei im Ordner Meine Dokumente speichern.
  

E-Mail ist ein unverzichtbares Werkzeug der Geschäftskommunikation und ermöglicht Ihnen, die Korrespondenz mit Ihren persönlichen Kontakten, Portalbenutzern sowie mit CRM-Kontakten fortzusetzen. Alle Kontakte werden im Adressbuch gespeichert. Um darauf zuzugreifen, erweitern Sie den Abschnitt Kontakte im Menü auf der linken Seite und wählen Sie die Liste Persönliche Kontakte, Portal-Kontakte oder CRM-Kontakte.

In der Liste Persönliche Kontakte werden die Personen angezeigt, an die Sie bereits E-Mails gesendet haben (sie können nach dem Parameter Häufig kontaktiert gefiltert werden), sowie diejenigen, die als Ihre persönlichen Kontakte hinzugefügt wurden.

• Sie können neue Kontakte über die Schaltfläche Kontakt erstellen oben in der Liste erstellen oder vorhandene Kontakte mit der Option Zu Kontakten hinzufügen aus dem Menü speichern.
  Um einen neuen persönlichen Kontakt hinzuzufügen, können Sie auch eine eingehende Nachricht öffnen, auf das Symbol rechts klicken und die Option Persönlichen Kontakt erstellen auswählen.

  Füllen Sie das Formular Zu Kontakten hinzufügen aus und geben Sie den Namen, die E-Mail-Adresse, das Telefon (verwenden Sie das Symbol , um zusätzliche Telefonnummern oder E-Mail-Adressen hinzuzufügen) und die Beschreibung an. Klicken Sie dann auf Speichern. Nachdem Sie einige Kontakte gespeichert haben, können Sie sie nach dem Parameter Persönliche Kontakte filtern.

  
• Um einen persönlichen Kontakt zu bearbeiten, klicken Sie auf das Symbol , wählen Sie die Option Kontakt bearbeiten, ändern Sie die erforderlichen Daten und klicken Sie auf Speichern.
• Um Kontakte aus der Liste zu entfernen, klicken Sie auf das Symbol und verwenden Sie die Option Löschen für jeden einzelnen Kontakt oder markieren Sie mehrere Kontakte und klicken Sie oben in der Liste auf die Schaltfläche Löschen.

In den Listen Portal-Kontakte und CRM-Kontakte können Sie auf das Symbol klicken und die Option Profil des Kontakts sehen auswählen, um ein Kontaktprofil zu öffnen. Sie können den Filter auch verwenden, um Folgendes anzuzeigen:

• Portal-Kontakte, die zu einer bestimmten Gruppe gehören,
• Alle CRM-Unternehmen oder nur alle Personen oder die CRM-Kontakte mit Chancen,
• CRM-Kontakte nur eines bestimmten Temperaturniveaus,
• CRM-Kontakte nur mit einem bestimmten Tag.

Um eine E-Mail-Nachricht an einen Kontakt zu senden,

1. Wählen Sie die Liste Persönliche Kontakte, Portal-Kontakte oder CRM-Kontakte aus.
2. Wählen Sie den gewünschten Kontakt aus der Liste aus.
3. Klicken Sie auf das Symbol rechts neben dem ausgewählten Kontakt und verwenden Sie die Option Nachricht verfassen.
   

   Oder verwenden Sie die Schaltfläche Neue E-Mail verfassen über die Kontaktliste, um eine Nachricht an die ausgewählten Kontakte zu senden, und aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Kontaktnamen.

Die E-Mail gibt Ihnen die Möglichkeit, eine Nachrichtenkette oder eine Nachricht mit dem CRM-Element zu verknüpfen, um die nötige Information über die Kontakte, Veranstaltungen, Verkaufschancen, die schon per E-Mail gesendet wurde, auf Ihren CRM-Modul zu übertragen.

Es gibt einen Unterschied zwischen Verknüpfung der Nachrichtenkette und der einzelnen Nachricht mit dem CRM-Element. Wenn Sie die Nachrichtenkette verknüpfen, werden alle in der Nachrictenkette schon vorhandenen und auch zukünftigen Nachrichte auf Ihren CRM-Modul übertragen. Wenn Sie die einzelne Nachricht zum CRM-Element verknüpfen, wird nur diese Nachricht im CRM-Modul angezeigt.

Um die Nachrichtenkette mit dem CRM-Element zu verknüpfen:

1. wählen Sie eine Nachrichtenkette und öffnen Sie sie,
2. klicken Sie auf den Button Mehr im oberen Seitenbereich und wählen Sie die Option Mit CRM verknüpfen,
3. im geöffneten Fenster Nachrichtenkette mit CRM verknüpfen wählen Sie das Element, mit dem Sie die Nachrichtenkette verknüpfen möchten, aus der Listenmenü,

   Es gibt 3 verfügbaren Optionen in der E-Mail: Kontakt, Veranstaltung und Verkaufschance. Die Standardoption ist Kontakt.

4. geben Sie den Namen des Elementes vollständig oder teilweise ein,
   Sie können Ihre Nachrichtenkette mit einigen CRM-Elementen auf einmal verknüpfen.

   Wenn Sie ein Element aus Versehen hinzugefügt haben und es löschen möchten, klicken Sie aufs Symbol neben seinem Namen.

5. klicken Sie auf den Button Speichern.

Um die einzelne Nachricht mit dem CRM-Element zu verknüpfen:

1. öffnen Sie die notwendige Nachrichtenkette,
2. klicken Sie auf die gewünschte Nachricht,
3. klicken Sie aufs Symbol rechts und wählen Sie die Option Nach CRM exportieren,
4. im geöffneten Fenster Nach CRM exportieren wählen Sie das Element, mit dem Sie Ihre Nachricht verknüpfen möchten, aus der Listenmenü,
5. geben Sie den Namen des Elementes vollständig oder teilweise ein,

   Wenn Sie ein Element aus Versehen hinzugefügt haben und es löschen möchten, klicken Sie aufs Symbol neben seinem Namen.

6. klicken Sie auf den Button Exportieren.

Das wär`s! Sie haben die nötigen E-Mails auf den CRM-Modul übertragen und seit diesem Moment können Sie Ihren Briefwechsel gerade auf der Beschreibungsseite des Elements durchsehen.

Auf der Beschreibungsseite des Elements im CRM-Modul können Sie auch:

• nicht nur versandte oder empfangene Nachrichte aus der Nachrichtenkette sondern auch die neuen ansehen;
• jede Nachricht öffnen, dabei auf ihr Thema klicken;
• angehängte Dateien öffnen, dabei auf den Link Dateien zeigen klicken;
• die Nachricht löschen, dabei aufs Symbol daneben klicken.

Um die Nachrichtenkette vom CRM-Element zu trennen:

1. klicken Sie aufs Symbol oben auf jeder Portalseite,
2. wählen Sie die gewünschte Nachrichtenkette und öffnen Sie sie,
3. klicken Sie auf den Button Mehr im oberen Seitenbereich und wählen Sie die Option Mit CRM verknüpfen,
4. im geöffneten Fenster Nachrichtenkette mit CRM verknüpfen werden Sie alle CRM-Elemente, die mit der Nachrichtenkette verknüpft sind, sehen. Wenn Sie alle verknüpften Elemente löschen möchten, klicken Sie auf den Button Alle trennen und bestätigen Sie die Auswahl. Wenn Sie bestimmtes Element löschen möchten, klicken Sie aufs Symbol neben seinem Namen und dann auf den Button Speichern.
   Beachten Sie, dass wenn Sie die Nachrichtenkette vom CRM-Element trennen, werden neue Nachrichte auf den CRM-Modul nicht übertragen, aber alle vorher übertragenen Nachrichten aus der Nachrichtenkette werden auf der Beschreibungsseite des Elements bleiben. Wenn Sie die Nachrichtenkette von der Beschreibungsseite des Elements löschen möchten, löschen Sie die Nachrichten nacheinander, klicken Sie dabei aufs Symbol neben der entsprechenden Nachricht.

Um die einzelne Nachricht vom CRM-Element zu trennen, gehen Sie zur Beschreibungsseite des Elements und klicken Sie aufs Symbol neben der gewünschten Nachricht.

Sie können auch einen neuen CRM-Kontakt auf der Grundlage einer Nachrichtenkette erstellen. Dazu:

1. Öffnen Sie die gewünschte Nachrichtenkette.
2. Klicken Sie auf eine vom Absender empfangene Nachricht, die Sie zu den CRM-Kontakten hinzufügen möchten.
3. Klicken Sie auf das Symbol rechts und wählen Sie die Option Neue CRM-Person erstellen oder Neues CRM-Unternehmen erstellen aus.
4. Klicken Sie im geöffneten Fenster Gespräch mit CRM verknüpfen auf die erforderliche Schaltfläche:
   • Erstellen und verbinden, um einen neuen Kontakt zu erstellen und das aktuelle Gespräch damit zu verknüpfen.
   • Einfach Kontakt erstellen, um einen neuen Kontakt zu erstellen, ohne das aktuelle Gespräch damit zu verknüpfen.
5. Ein neues CRM-Kontakterstellungsformular wird geöffnet. Die Felder Vorname, Nachname (oder Name des Unternehmens für Firmen) und E-Mail werden automatisch mit der Kontaktinformationen aus der empfangenen Nachricht ausgefüllt. Fügen Sie bei Bedarf weitere Daten hinzu und klicken Sie auf Speichern.

Sie können Rechnungen vom Modul CRM mithilfe der E-Mail senden. Sicher sparen Sie Zeit mit dieser Funktion, weil Sie es nicht mehr brauchen, zwischen den Modulen zu wechseln.

Dafür führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Öffnen Sie den Modul CRM.
2. Klicken Sie auf den Button Erstellen und wählen Sie die Option Rechnung. Oder können Sie die Sektion Contacts öffnen, die gewünschte Person oder Unternehmen wählen und auf den Button Eine Rechnung ausstellen klicken.
   
   Falls die Rechnung, die Sie senden möchten, schon ausgestellt ist, fahren Sie mit Schritt 5 fort.
3. Füllen Sie alle Felder, die mit dem roten Zeichen markiert sind, aus.
4. Klicken Sie auf den Button Diese Rechnung hinzufügen.
5. Auf den Seite 'Rechnungen' klicken Sie auf das Symbol rechts von der gewünschten Rechnung und wählen Sie die Option Per E-Mail senden. Sie werden zur E-Mail weitergeleitet. Dort werden Sie den Brief mit der angehähgten Rechnung sehen.
   
6. Füllen Sie alle nötigen Felder im Brief aus.
7. Klicken Sie auf den Button Senden.
   Falls Sie möchten es später senden, klicken Sie auf den Button Speichern.

Jetzt wissen Sie, wie einfach Sie die Rechnungen per E-Mail senden können. Mehr Informationen über Rechnungen finden Sie in der Sektion CRM.

Die Integration von E-Mail und Kalender bietet Ihnen die Möglichkeit, die Kalenderereignisinformationen zwischen dem internen Portal-Kalender und einigen Kalenderanwendungen von Drittanbietern über das Modul E-Mail als Kommunikationskanal auszutauschen.

Die Integration basiert sich auf dem offenen iCalendar-Format. iCalendar ist ein beliebtes Format zum Austauschen von Kalender- und Planungsinformationen über das Internet. iCalendar wird von einer Vielzahl offener und proprietärer Software unterstützt, z.B. MS Exchange Server, MS Office Outlook 2000-2013, Google Calendar/GMail, Outlook.com, Yandex Mail/Calendar, Mail.ru, Yahoo, Apple Mail/Calendar, Lotus, Zimbra, Mozilla Thunderbird mit der Erweiterung Lightning usw.

Wenn der Mail Aggregator E-Mail-Nachrichten von E-Mail-Konten herunterlädt, die mit dem Modul E-Mail verbunden sind, sucht der Dienst nach Dateien im iCalendar-Format. Wenn eine E-Mail eine solche Datei enthält, können Sie:

• die Informationen zum Ereignis anzeigen: Datum und Uhrzeit, Ort, Name des Veranstalters. Die Kalenderereigniskarte ist interaktiv, d.h. sie ändert sich abhängig vom Status des Quellereignisses. Wenn das Ereignis im Kalender eines Drittanbieters oder im internen Portal-Kalender geändert oder gelöscht wurde, werden auf der Ereigniskarte entsprechende Änderungen angezeigt und eine neue Benachrichtigung über die Aktualisierung oder Stornierung des Ereignisses an die Veranstaltungsteilnehmer gesendet.
  • direkt über die E-Mail-Nachricht auf die Einladung antworten, indem Sie im Abschnitt Antwort auf die Schaltfläche Ja, Vielleicht oder Nein klicken, wenn Sie über die Kalenderanwendung eines Drittanbieters oder den internen Portal-Kalender zu einem Ereignis eingeladen wurden. Sie können Ihre Entscheidung später ändern. Wenn ein Teilnehmer die Einladung annimmt, vorläufig annimmt oder ablehnt, erhält der Veranstalter auch eine E-Mail-Benachrichtigung.
  • den Veranstaltungsort auf der Karte ansehen (wenn der Veranstaltungsort vom Veranstalter angegeben wurde).
  • das Ereignis im internen Portal-Kalender über den Link Zu Ereignis übergehen bearbeiten. Die Ereignisse aus den E-Mail-Nachrichten werden automatisch in Mein Kalender im Portal importiert. Wenn Sie ein importiertes Ereignis bearbeiten, werden die Änderungen nur auf diesen Kalender angewendet. Sie wirken sich nicht auf das Quellereignis im Kalender eines Drittanbieters aus. Weitere Änderungen am Quellereignis in der Drittanbieteranwendung wirken sich wiederum nicht auf das importierte Ereignis aus.
  • andere Ereignisse ansehen, die für das Ereignisdatum geplant sind. Dazu klicken Sie im Abschnitt Agenda auf Zum Kalender.
  
• Ereignisse manuell in den internen Portal-Kalender importieren. Die Ereignisse werden automatisch importiert, aber manchmal müssen Sie das Ereignis möglicherweise wieder aus der E-Mail-Nachricht importieren, falls Sie es aus Ihrem Kalender löschen. Klicken Sie dazu auf das Symbol rechts neben der Datei und wählen Sie im Menü die Option In Kalender speichern. Das Ereignis wird in Mein Kalender gespeichert.
• die .ics-Dateien ansehen. Klicken Sie dazu auf der Ereigniskarte auf den Link Mehr Details oder auf den Dateinamen im Abschnitt Anlagen oder klicken Sie auf das Symbol rechts neben der Datei und wählen Sie im Menü die Option Ansicht. Die Datei wird in einem neuen Fenster geöffnet.
• die .ics-Dateien auf Ihren Computer herunterladen oder sie in einem beliebigen Ordner im Modul Dokumente speichern. Klicken Sie dazu auf das Symbol rechts neben der Datei und wählen Sie im Menü die Option Herunterladen oder Dokumente speichern.

Die Organisation Ihrer E-Mails hilft Ihnen den Nachrichtenaustausch zu verfolgen und die Suche nach den bestimmten Nachrichten zu erleichtern. Um Ihre E-Mails zu organisieren, können Sie dazu die Schlagwörter hinzufügen. Dafür:

Im Ordner Posteingang:

1. Wählen Sie die Nachrichtenkette(n) durch die Aktivierung des entsprechenden Feldes.
2. Klicken Sie auf den Button Schlagwort hinzufügen über der Liste mit den empfangenen Nachrichten in der Kette.
3. Wählen Sie ein Schlagwort aus der Liste oder erstellen Sie ein neues Schlagwort.

Beim Lesen einer Nachricht:

1. Öffnen Sie die notwendige Nachrichtenkette.
2. Klicken Sie auf den Button Schlagwort hinzufügen über dem Text der Nachricht.
3. Aktivieren Sie ggf. die Option Alle Nachrichten der (des) Sender(s) markieren, um das ausgewählte Schlagwort automatisch allen Nachrichten hinzuzufügen, die später von den Absendern der aktuellen Nachricht empfangen werden.
4. Wählen Sie ein Schlagwort aus der Liste oder erstellen Sie ein neues Schlagwort.

Beim Verfassen einer Nachricht:

1. Klicken Sie auf den Button Neue E-Mail erstellen.
2. Klicken Sie auf den Button Schlagwort hinzufügen über dem Feld Von.
3. Wählen Sie ein Schlagwort aus der Liste oder erstellen Sie ein neues Schlagwort.

Das hinzugefügte Schlagwort ist immer neben dem Betreff der Nachrichtenkette im Ordner Posteingang zu sehen und im geöffnenen Fenster der Nachrichtenkette im Feld Schlagwörter unter dem Feld Datum.

Sie können auf die Nachrichtenketten mit Schlagwörtern mithilfe der Links im linken Bereich unter dem Ordner Spam zugreifen. Mit einem Klick auf den Namen des entsprechenden Schlagworts können Sie die Liste mit den Nachrichtenketten und die entsprechenden Schlagwörter sehen.

Um ein Schlagwort zu bearbeiten:

1. Öffnen Sie die Sektion Einstellungen im linken Bereich.
2. Wählen Sie die Option Verwaltung der Schlagwörter, um die Liste mit den Schlagwörtern zu öffnen.
3. Wählen Sie das gewünschte Schlagwort aus der Liste und klicken Sie aufs Symbol rechts.
4. Wählen Sie die Option Bearbeiten.
5. Nehmen Sie alle erforderlichen Änderungen vor: Ändern Sie beispielsweise die Schlagwort-Farbe oder den Namen; geben Sie die erforderliche(n) E-Mail-Adresse(n) im Abschnitt Alle Nachrichten markieren von an, um dieses Schlagwort automatisch allen später empfangenen Nachrichten von der angegebenen E-Mail-Adresse hinzuzufügen. Verwenden Sie zum Hinzufügen einer weiteren E-Mail-Adresse das Symbol . Verwenden Sie zum Entfernen der hinzugefügten E-Mail-Adresse das Symbol .
6. Klicken Sie auf den Button Speichern.

Auf der Seite Verwaltung der Schlagwörter können Sie auch neue Schlagwörter erstellen, indem Sie die Schaltfläche Neues Schlagwort erstellen verwenden.

Um ein Schlagwort zu löschen, wählen Sie die entsprechende Option im Listenmenü Aktionen.

Im Modul E-Mail stehen die folgenden Standardordner zur Verfügung: Posteingang, Gesendete Nachrichten, Entwürfe, Papierkorb und Spam. Es ist auch möglich, eigene Ordner und Unterordner zu erstellen, um Ihre Nachrichten zu organisieren.

Um einen neuen benutzerdefinierten Ordner zu erstellen,

1. Klicken Sie im Menü auf der linken Seite unter der Liste Standardordner auf den Link Ordner erstellen.

   Sie können auch im Menü auf der linken Seite auf den Abschnitt Einstellungen klicken, zur Seite Ordnerverwaltung wechseln und die Schaltfläche Ordner erstellen verwenden.

2. Geben Sie im daraufhin geöffneten Fenster Ordner erstellen den Ordnernamen ein.
3. Wählen Sie gegebenenfalls einen übergeordneten Ordner aus. Sie können nur zuvor erstellte benutzerdefinierte Ordner auswählen. Die Standardordner sind in der Liste nicht verfügbar.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

Wenn Ordner erstellt werden, können Sie Nachrichten manuell in die erforderlichen Ordner verschieben oder Regeln zum automatischen Verschieben von Nachrichten einrichten. Um Nachrichten manuell zu verschieben,

1. Markieren Sie die erforderlichen Nachrichten in der Liste oder wählen Sie mehrere E-Mails aus, indem Sie die Maus ziehen.
2. Ziehen Sie die ausgewählten Nachrichten per Drag & Drop in den gewünschten Ordner im Menü auf der linken Seite oder klicken Sie oben auf die Schaltfläche Verschieben in und wählen Sie den Ordner in der Liste aus (der aktuelle Ordner wird in der Liste deaktiviert).

Informationen zum automatischen Verschieben von Nachrichten finden Sie im Abschnitt Filter erstellen/anwenden.

Um einen erstellten Ordner zu bearbeiten,

1. Klicken Sie im Menü auf der linken Seite auf den Abschnitt Einstellungen und wählen Sie die Option Ordnerverwaltung.

   Sie können auch schnell auf die Einstellungen für die Ordnerverwaltung zugreifen, indem Sie auf das Symbol Ordner verwalten klicken, das angezeigt wird, wenn Sie den Mauszeiger über den Link Ordner erstellen bewegen.

2. Wählen Sie den Ordner aus, den Sie in der Liste bearbeiten möchten.
3. Klicken Sie oben auf die Schaltfläche Bearbeiten.
4. Nehmen Sie im Fenster Ordner bearbeiten alle erforderlichen Änderungen vor: Ändern Sie den Ordnernamen oder wählen Sie einen anderen übergeordneten Ordner aus.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

Auf der Seite Ordnerverwaltung können Sie die verschachtelte Ordnerstruktur einfach bearbeiten. Wählen Sie dazu den Ordner aus, den Sie verschieben möchten, und ziehen Sie ihn per Drag & Drop in den Stammordner oder in einen anderen benutzerdefinierten Ordner in der Liste. Sie können die verschachtelte Struktur bearbeiten, indem Sie Ordner nur auf der Seite Ordnerverwaltung und nicht im Menü auf der linken Seite ziehen.

Um einen Ordner zu löschen,

1. Wechseln Sie zum Abschnitt Ordnerverwaltung.
2. Wählen Sie den gewünschten Ordner in der Liste aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen.
   Wenn Sie den Ordner löschen, werden alle darin gespeicherten Nachrichten in den Papierkorb verschoben.
3. Bestätigen Sie den Löschvorgang, indem Sie auf die Schaltfläche Löschen klicken.

Sie können Regeln einrichten, um bestimmte Aktionen für die Nachrichten automatisch auszuführen, z.B. um sie in die erforderlichen Ordner zu verschieben, Tags hinzuzufügen, Nachrichten als wichtig zu markieren oder lesen.

Um einen neuen Filter zu erstellen,

1. Klicken Sie im Menü auf der linken Seite auf den Abschnitt Einstellungen, wechseln Sie zur Seite Filterverwaltung und verwenden Sie die Schaltfläche Filter erstellen.
2. Stellen Sie die erforderlichen Bedingungen ein, unter denen der Filter angewendet werden soll. Sie können eine einfache oder eine komplexe Bedingung festlegen, die mehrere Bedingungen enthält.
   • Öffnen Sie im Abschnitt Wenn die erste Dropdown-Liste und wählen Sie eines der Nachrichtenelemente aus, die vom Filter überprüft werden sollen:
     • Vom, um den Absender zu überprüfen,
     • To oder Cc, um sowohl die Empfänger als auch die Personen zu überprüfen, an die eine Kopie der Nachricht gesendet wurde,
     • An, um nur die Nachrichtenempfänger zu überprüfen,
     • Cc, um nur die Personen zu überprüfen, an die eine Kopie der Nachricht gesendet wurde,
     • Betreff, um den Betreff der Nachricht zu überprüfen.
   • Wählen Sie in der nächsten Liste den Übereinstimmungstyp aus:
     • stimmt überein - dies bedeutet, dass das Nachrichtenelement genau mit dem angegebenen Wert übereinstimmen sollte,
     • nicht entspricht - dies bedeutet, dass das Nachrichtenelement nicht mit dem angegebenen Wert übereinstimmen sollte,
     • enthält - dies bedeutet, dass das Element den angegebenen Wert an einer Stelle im Text enthalten soll,
     • nicht enthält - dies bedeutet, dass das Element nicht den angegebenen Wert enthalten sollte,
   • Geben Sie im Eingabefeld den erforderlichen Wert an, z.B. die E-Mail-Adresse eines Absenders, den Namen eines Absenders oder Empfängers oder ein bestimmtes Wort, das der Betreff enthalten kann.
   • Verwenden Sie die Option Bedingung hinzufügen, um eine weitere Bedingung zu erstellen. Um eine Bedingung zu entfernen, verwenden Sie das Symbol daneben.
   • Geben Sie für eine komplexe Bedingung an, ob eine Nachricht mit den Bedingungen übereinstimmen oder mindestens einer der Bedingungen entsprechen muss.
3. Wählen Sie Aktionen aus, die ausgeführt werden sollen, wenn eine Nachricht allen Bedingungen oder einer der Bedingungen entspricht. Sie können eine oder mehrere Optionen aktivieren:
   • Endgültig löschen - die gefilterten Nachrichten dauerhaft zu löschen, ohne die Möglichkeit, sie wiederherzustellen.
   • In Ordner verschieben, um die gefilterten Nachrichten in den ausgewählten Ordner zu verschieben. Sie können sowohl die Standardordner als auch die zuvor erstellten benutzerdefinierten Ordner auswählen.
   • Schlagwort hinzufügen, um das ausgewählte Schlagwort zu den gefilterten Nachrichten hinzuzufügen. Sie können auch ein neues Schlagwort im Abschnitt Neues Schlagwort erstellen erstellen. Geben Sie dazu den Schlagwort-Namen ein und klicken Sie auf OK.
   • Als wichig markieren, um die gefilterten Nachrichten als wichtig zu markieren.
   • Als gelesen markieren, um die gefilterten Nachrichten als gelesen zu markieren.
4. Geben Sie die erweiterten Optionen an,
   • Wählen Sie die Standardordner aus, auf die der Filter angewendet werden soll: Posteingang, Gesendete Nachrichten, Spam.
   • Wenn Sie mehrere Konten haben, entscheiden Sie, ob der Filter auf alle Mailboxen oder nur auf bestimmte Postfächer angewendet werden soll.
   • Geben Sie an, wie der Filter abhängig von den Anhängen angewendet werden soll. Wählen Sie die gewünschte Option: Anwenden, wenn die Anhänge im Brief vorhanden oder nicht vorhanden sind.
   • Geben Sie an, ob Sie andere Filter ignorieren möchten.
5. Geben Sie den Filternamen in das entsprechende Feld ein.
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Filter überprüfen, um sicherzustellen, dass alle Parameter korrekt eingestellt sind, und die Nachrichten anzuzeigen, auf die der Filter angewendet werden kann. Die gefilterten Nachrichten werden unten angezeigt.
7. Klicken Sie bei Bedarf auf die Schaltfläche Filter auf vorhandene Nachrichten anwenden. Der Filter wird gespeichert und aktiviert. Das Bestätigungsfenster informiert Sie auch darüber, dass die angegebenen Aktionen auf alle gefilterten vorhandenen Nachrichten angewendet werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche Filter anwenden, um die Aktionen auszuführen. Wenn Sie die Aktion Endgültig löschen angegeben haben, können Sie stattdessen die Aktion In Papierkorb verschieben auswählen.
8. Wenn Sie den Filter nicht angewendet haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Filter erstellen, um den erstellten Filter zu speichern.

Alle erstellten Filter werden auf der Seite Filterverwaltung angezeigt. Auf dieser Seite können Sie:

• die Filterreihenfolge durch Ziehen von Filtern ändern,
• Filter deaktivieren/aktivieren,
• einen bestimmten Filter auf vorhandene Nachrichten anwenden,
• Filter bearbeiten oder löschen.

Verwenden Sie das Symbol Aktionen rechts neben dem ausgewählten Filter, um den Filter zu deaktivieren oder den deaktivierten Filter zu aktivieren, den Filter auf vorhandene Nachrichten anzuwenden, ihn zu bearbeiten oder löschen.

Standardmäßig können alle Portalbenutzer auf das Modul E-Mail zugreifen. Es gibt zwei verschiedene Zugriffsebenen: Benutzer und E-Mail-Administrator.

Als Benutzer können Sie die folgenden Aktionen ausführen:

• eigene E-Mail-Konten verwalten, Briefe empfangen und senden;
• eigene E-Mail-Einstellungen verwalten;
• die Schlagwörter und das Adressbuch verwalten;

Als E-Mail-Administrator können Sie die folgenden Aktionen ausführen:

• E-Mail-Server verwalten: eigene Domain hinzufügen, Postfächer und Mailgruppen erstellen;
• die allgemeinen E-Mail-Einstellungen verwalten.

Als Portalbesitzer/Vollzugriffsadministrator können Sie jedoch den Zugriff auf die E-Mail für einige Benutzer einschränken oder dieses Modul sogar deaktivieren, wenn Sie es überhaupt nicht benötigen. Dazu

1. klicken Sie auf den Link Einstellungen auf der linken Seite,
2. wählen Sie den Abschnitt Zugriffsrechte aus,
3. wechseln Sie zum Abschnitt E-Mail,
4. aktivieren Sie das Optionsfeld Benutzer aus Liste,
5. wählen Sie die Benutzer aus, denen Sie Zugriff gewähren möchten.

   Verwenden Sie dazu eine der verfügbaren Optionen:

   • verwenden Sie den Link Benutzer hinzufügen, wenn Sie einer oder mehreren Personen Zugriff gewähren möchten;
   • verwenden Sie den Link Gruppe hinzufügen, wenn Sie allen Portalbenutzern oder einer oder mehreren Gruppen Zugriff gewähren möchten.

Um das Modul E-Mail zu deaktivieren, wechseln Sie einfach zum Unterabschnitt Module und Tools der allgemeinen Portaleinstellungen und wählen Sie die entsprechende Option auf der linken Seite aus. Deaktivieren Sie das Modul E-Mail im Abschnitt Module und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.