Sie können Ihrem persönlichen Kalender auf verschiedene Weise Ereignisse hinzufügen: Verwenden Sie den Schnellmodus, mit dem Sie grundlegende Informationen zu einem Ereignis hinzufügen können, oder wechseln Sie in den fortgeschrittenen Modus, um alle festzulegen Veranstaltungsdetails wie Wiederholungszeitraum, Erinnerungszeit, Gästeliste usw.
- Um mit der Erstellung eines Ereignisses im fortgeschrittenen Modus zu beginnen, klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen in der oberen linken Ecke und wählen Sie die Option Ereignis aus.
- Geben Sie den Titel des Ereignisses ein.
- Legen Sie die Ereigniszeit fest:
- Legen Sie einen Wiederholungszeitraum fest, wenn Sie Ihr Ereignis regelmäßig wiederholen möchten.
Öffnen Sie die Drop-Down-Liste Wiederholen und wählen Sie eine der verfügbaren Optionen aus: jeden Tag, jede Woche, jeden Monat, jedes Jahr. Um einen benutzerdefinierten Wiederholungszeitraum festzulegen, wählen Sie die entsprechende Option aus der Drop-Down-Liste Wiederholen und passen Sie die verfügbaren Einstellungen an.
Um mehr Information zu erfahren, lesen Sie bitte diesen Artikel.
- Legen Sie Ihre Erinnerung für das Ereignis fest.
Standardmäßig werden Sie 15 Minuten vor dem Auftreten Ihres Ereignisses in Mein Kalender darüber informiert. Wenn Sie die Erinnerungszeit ändern möchten, öffnen Sie die Drop-Down-Liste Benachrichtigen und wählen Sie eine der verfügbaren Optionen aus: 5 Minuten vorher, 15 Minuten vorher, halbe Stunde vorher, eine Stunde vorher, 2 Stunden vorher, einen Tag vorher. Um die Erinnerung auszuschalten, wählen Sie die Option nie aus der Drop-Down-Liste.
Beachten Sie, dass die Benachrichtigung gemäß der Zeitzone gesendet wird, die für den Kalender festgelegt ist, zu dem Sie das Ereignis hinzufügen.
- Wenn Sie mehrere Kalender haben, wählen Sie den Kalender, dem Sie Ihr Ereignis hinzufügen möchten, aus der Drop-Down-Liste aus.
- Geben Sie den Ort des Ereignisses an.
- Wenn Sie mehrere E-Mail-Konten haben, die im Modul E-Mail verbunden haben, können Sie die E-Mail-Adresse des Veranstalters ändern, indem Sie die erforderliche E-Mail-Adresse aus der Liste auswählen.
Sie erhalten Benachrichtigungen über die Anwesenheit der Gäste an die ausgewählte E-Mail-Adresse.
- Fügen Sie die Beschreibung für Ihr Ereignis hinzu.
- Laden Sie die Gäste zu Ihrem Ereignis ein.
Beginnen Sie mit der Eingabe des Gastnamens oder der E-Mail-Adresse und wählen Sie den erforderlichen Kontakt aus der Liste aus (Ihre persönlichen, CRM- und Portal-Kontakte, die mit den eingegebenen Zeichen übereinstimmen, werden dort während der Eingabe angezeigt). Wenn Sie eine neue E-Mail-Adresse eingeben, die nicht in Ihren E-Mail-Kontakten gespeichert ist, drücken Sie die Eingabetaste oder klicken Sie rechts auf die Schaltfläche Ok, um einen Gast hinzuzufügen.
Dann können Sie die Notwendigkeit der Anwesenheit jedes Gastes angeben. Die Option Erforderlich ist standardmäßig ausgewählt, Sie können sie jedoch in die Option Optional ändern.
Um einen Gast zu entfernen, verwenden Sie das Symbol .
Gäste können das Ereignis nur ansehen. Wenn Sie möchten, dass ein anderer Portalbenutzer das Ereignis bearbeitet und andere Gäste einlädt, verwenden Sie den Link Benutzer hinzufügen unten auf der Seite und gewähren Sie dem Benutzer vollem Zugriff auf Ereignis.
- Geben Sie Ihr Ereignis ggf. den anderen Portalnutzer frei.
Klicken Sie auf den Link Benutzer hinzufügen, markieren Sie die Personen, denen Sie Ihr Ereignis freigeben möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. Verwenden Sie das Filterfeld oben, um die Suche zu erleichtern. Aktivieren Sie die erforderliche Gruppe oder die Option Alle wählen, um die Benutzer aus der ausgewählten Gruppe bzw. alle Benutzer hinzuzufügen.
Legen Sie dann den Zugriffstyp für jeden Benutzer fest. Die Option Schreibgeschützt ist standardmäßig ausgewählt, aber Sie können vollem Zugriff gewähren, sodass der Benutzer das Ereignis nicht nur anzeigen, sondern auch bearbeiten kann.
Um einen Benutzer zu entfernen, verwenden Sie das Symbol .
- Fügen Sie die Anhänge hinzu.
Sie können Dokumente von Ihrem lokalen Laufwerk oder dem Modul Dokumente an das Ereignis anhängen. Denken Sie daran, dass die Dateigröße 15 MB nicht überschreiten darf. Um einen Anhang zu entfernen, klicken Sie auf das Symbol . Wenn Ihr Ereignis mehrere Anhänge enthält, können Sie die Option Alle löschen verwenden, um alle Dateien auf einmal zu entfernen.
Wenn Sie Links zu einigen Dateien aus dem Modul Dokumente anhängen möchten, anstatt Dateien hochzuladen, verwenden Sie die Option Dateien aus Dokumenten anhängen. Wechseln Sie in einem neuen Fenster, das sich öffnet, zwischen den Abschnitten und Ordnern des Moduls Dokumente, markieren Sie die erforderlichen Dokumente in der Liste und klicken Sie auf die Schaltfläche Dateien anhängen. Wenn Sie die Zugriffsrechte Schreibgeschützt für eine Datei aus dem Ordner Für mich freigegeben oder Gemeinsame Dokumente haben, werden Sie aufgefordert, die Datei in den Ordner Meine Dokumente zu kopieren.
Alle Dokumente stehen den Gästen des Ereignisses mit dem Zugriffsrecht „Schreibgeschützt“ zur Verfügung.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
Wenn Sie Gäste hinzugefügt haben, erscheint das Fenster Einladungen senden. Entscheiden Sie, ob Sie Einladungen an Gäste versenden möchten oder nicht und klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche.
Das hinzugefügte Ereignis wird mit der Farbe des ausgewählten Kalenders hervorgehoben.
Die eingeladenen Gäste erhalten E-Mail-Benachrichtigungen, wenn Sie sich entschieden haben, ihnen Einladungen zu senden. Die Gäste können die Einladung annehmen/ablehnen, indem sie die Option Ja, Vielleicht oder Nein direkt in der E-Mail-Nachricht sowie in der auswählen Ereignisvorschaufenster im Kalender verwenden. Die Entscheidung kann später geändert werden.
Um das Ereignisvorschaufenster zu öffnen, klicken Sie mit der linken Maustaste auf das Ereignis im Kalender. In diesem Fenster sehen Sie auch die Gesamtzahl der eingeladenen Gäste und die Anzahl der Gäste, die die Einladung angenommen/abgelehnt haben.
Wenn ein Teilnehmer die Einladung annimmt, vorläufig annimmt oder ablehnt, erhält der Veranstalter des Ereignisses ebenfalls eine E-Mail-Benachrichtigung.
Um ein Ereignis zu löschen, klicken Sie mit der linken Maustaste darauf und verwenden Sie die Schaltfläche Löschen unten im Fenster. Wenn Sie einige Gäste zu der Veranstaltung eingeladen haben, wird das Fenster Versand kündigen angezeigt. Entscheiden Sie, ob Sie Benachrichtigungen über die Absage der Veranstaltung an Gäste senden möchten oder nicht und klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche.