Wie verfolgt man potentielle Verkäufe?

Loggen Sie sich in Ihr ONLYOFFICE-Portal ein und klicken Sie auf den Link CRM.

Wenn Sie bereits in Ihr Portal eingeloggt sind und es eine Zeit lang benutzt haben, um aufs Modul CRM von jeder Portalseite zuzugreifen, öffnen Sie das Listenmenü in der linken oberen Ecke und wählen Sie die entsprechende Option.

Klicken Sie auf den Button Erstellen... in der oberen linken Ecke und wählen Sie die Option Verkaufschance im Listenmenü.

Sie werden das Formular Neue Verkaufschance erstellen sehen. Füllen Sie die nötigen Felder aus:

• geben Sie einen Titel für Ihre Verkaufschance ein;
• finden Sie den Kontakt der Verkaufschance - eine Person oder ein Unternehmen - in Ihrer Kundendatenbank;
• fügen Sie eine kurze Beschreibung hinzu;
• bestimmen Sie Geschätzte Fälligkeit der Verkaufschance mithilfe des Kalenders;
• geben Sie die Währung für das Budget der Verkaufschance, die Summe und den Typ an;
• wählen Sie eine zuständige Person für Ihre Verkaufschance aus dem Listenmenü;
• bestimmen Sie die Phase der Verkaufschance mithilfe des Listenmenüs. Die Erfolgswahrscheinlichkeit in Prozent wird dementsprechend angezeigt.

Wenn Sie den Zugriff auf die erstellte Verkaufschance beschränken möchten, aktivieren Sie das Feld Zugriff auf die Verkaufschance beschränken und fügen Sie die Benutzer hinzu, denen Sie den Zugriff gewähren möchten.

Schließlich klicken Sie auf den Button Speichern unten.

Die erstellte Verkaufschance wird in die Liste mit allen Verkaufschancen eingetragen.

Bei der Erstellung einer Verkaufschance können Sie eine der verfügbaren Phasen aus der Liste wählen. Die Phasen werden bei der Verfolgung der Vertriebspipeline behilflich sein. Standardmäßig ist die Phase Erstkontakt gewählt.

Um zu einer weiteren Phase überzugehen, wählen Sie die gewünschte Verkaufschance aus der Liste und klicken Sie auf ihren Titel.

Öffnen Sie die Liste Verkaufschance in der Phase und wählen Sie die gewünschte Phase, die Erfolgswahrscheinlichkeit wird dementsprechend geändert.

Bevor Sie die Verkaufschance beenden, müssen Sie einige Aufgaben bzw. Aktionen durchführen. Die Erstellung der Aufgaben ist eine effiziente Methode, alles rechtzeitig zu erledigen. Sie können diese als Erinnerungen für sich selbst verwenden oder mit dem Ziel, die Arbeit Ihres Teams an der Verkaufschance zu organisieren.

Um eine neue Aufgabe hinzuzufügen, schalten Sie auf die Registerkarte Aufgaben auf der Seite mit der gewählten Verkaufschance um. Klicken Sie auf den Link Neue Aufgabe erstellen, wenn es noch keine Aufgaben gibt, oder auf den Button Erstellen... in der oberen linken Ecke und wählen Sie die Option Aufgabe im Listenmenü. Füllen Sie das Formular aus: geben Sie einen Titel für die Aufgabe ein, wählen Sie eine der Aufgabenkategorien, bestimmen Sie das Fälligkeitsdatum und die Uhrzeit, wählen Sie eine zuständige Person aus der Liste Zuständige Person wählen, fügen Sie eine kurze Beschreibung hinzu.

Sobald alle notwendigen Daten angegeben sind, klicken Sie auf den Button Speichern unten.

Die erstellte Aufgabe wird in die Liste mit den Aufgaben der gewählten Verkaufschance hinzugefügt. Sobald die Aufgabe abgeschlossen ist, schließen Sie diese direkt in der Liste, indem Sie das Listenmenü neben dem Aufgabentitel öffnen und die Option Abgeschlossen wählen.

Bei der Arbeit an einer Verkaufschance können Sie immer die Teilnehmer hinzufügen oder entfernen.

Um weitere Teilnehmer hinzuzufügen, schalten Sie auf die Registerkarte Teilnehmer auf der Seite der gewählten Verkaufschance um, wählen Sie einen Kontakt - eine Person oder ein Unternehmen - mithilfe des Suchfelds. Der gewählte Kontakt wird in die Liste Teilnehmer eingetragen.

Um einen Teilnehmer aus der Liste zu entfernen, nutzen Sie das Symbol rechts vom Teilnehmer, den Sie löschen möchten.

Um die ganze Dokumentation, die zu Ihrer Verkaufschance gehört, an einem Ort aufzubewahren, nutzen Sie die Registerkarte Dokumente auf der Seite der gewählten Verkaufschance. Hier können Sie:

• ein neues Dokument, eine Tabelle, Präsentation oder Zeichnung mit einem Klick auf den Link Neue Datei und durch die Auswahl eines Dateityps aus der Liste erstellen;
• ein vorhandenes Dokument mit einem Klick aufs Symbol , das rechts vom gewünschten Dokument erscheint, bearbeiten, wenn Sie auf seinen Streifen den Mauszeiger richten;
• einige Dokumente von Ihrer Festplatte mit einem Klick auf den Link Datei hochladen hochladen;
• ein vorhandenes Dokument auf Ihre Festplatte herunterladen, indem Sie das Symbol nutzen, das rechts vom gewünschten Dokument erscheint, wenn Sie auf seinen Streifen den Mauszeiger richten.

Alle abgeschlossenen Aufgaben/Aktionen/Aktivitäten, die zur gewählten Verkaufschance gehören, werden auf der Registerkarte Profil angezeigt und können da verfolgt werden.

Hier können Sie nicht nur die Informationen über beendete Aufgaben, hochgeladene Dokumente usw., sondern auch einige auf die Verkaufschance bezogene Ereignisse sehen: Notizen, E-Mails, Telefonate, Termine. Wählen Sie einfach einen Ereignistyp aus der Liste, bestimmen Sie ein Datum, fügen Sie eine Beschreibung hinzu und klicken Sie auf den Button Dieses Ereignis hinzufügen.

Um andere Benutzer über Ihr erstelltes Ereignis zu informieren, klicken Sie auf den Link Benutzer hinzufügen und wählen Sie die gewünschten Benutzer aus der Liste, bevor Sie das Ereignis hinzufügen.

Alle gewählten Benutzer werden eine Benachrichtigung über das hinzugefügte Ereignis erhalten.

Um eine Verkaufschance zu löschen, wählen Sie diese mit der Maus in der Liste mit den Verkaufschancen, klicken Sie aufs Symbol rechts und wählen Sie die Option Verkaufschance löschen.

Ihre Verkaufschance mit allen dazugehörigen Daten wird aus Ihrem System entfernt.