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  • Übersicht der Modulbereiche
  • Dateien und Ordner hinzufügen/erstellen
  • Dateien anzeigen/bearbeiten
  • Dateien und Ordner verwalten
  • Dokumente und Ordner freigeben
  • Moduleinstellungen ändern

Übersicht der Modulbereiche

Dokumente ist ein Modul zum Speichern, Anzeigen, Bearbeiten und Freigeben von Dokumenten, Tabellenkalkulationen, Präsentationen, ausfüllbaren Formularen, Bildern usw. Es enthält die folgenden Abschnitte:

  • Meine Dokumente Symbol Meine Dokumente ist ein privater Speicherplatz, jedes Portalmitglied (mit Ausnahme von Gästen) hat diesen Bereich, in dem er Dokumente nur für den persönlichen Gebrauch hochladen, importieren oder erstellen kann;
  • Für mich freigegeben Symbol Für mich freigegeben enthält Dokumente, die von anderen Mitgliedern für ein Portalmitglied freigegeben wurden;
  • Favoriten Symbol Favoriten enthält Dokumente und Ordner, die vom aktuellen Benutzer als Favoriten markiert wurden. Benutzer können diesen Abschnitt in den Allgemeinen Einstellungen des Moduls Dokumente ein- oder ausblenden. Dieser Abschnitt ist für Gäste nicht verfügbar;
  • Zuletzt verwendet Symbol Zuletzt verwendet enthält alle Dateien, die der aktuelle Benutzer zuletzt im Editor geöffnet hat (mit Ausnahme von verschlüsselten Dokumenten und Dateien aus Clouds von Drittanbietern). Benutzer können diesen Abschnitt in den Allgemeinen Einstellungen des Moduls Dokumente ein- oder ausblenden. Dieser Abschnitt ist für Gäste nicht verfügbar;
  • Privater Raum Symbol Privater Raum ist ein spezieller Bereich für das sichere Arbeiten mit Dokumenten. Dieser Abschnitt ist nur in der Serverversion verfügbar. Die Arbeit im privaten Raum ist nur über Desktop-Editoren verfügbar;
  • Gemeinsame Dokumente Symbol Gemeinsame Dokumente ist ein gemeinsamer Speicherplatz mit Dateien und Ordnern, der allen Portalmitgliedern zur Verfügung steht;
  • Dokumente der Projekte Symbol Dokumente der Projekte enthält Ordner, die bestehenden Projekten entsprechen und stellt einen Speicherort für alle Dokumente aus dem Modul 'Projekte' dar;
  • Papierkorb Symbol Papierkorb ist ein Abschnitt, in dem alle gelöschten Dateien gespeichert werden und später wiederhergestellt oder entfernt werden können.
Es ist auch möglich, auf Projektdokumente im Modul "Projekte" zuzugreifen, indem Sie auf den Link "Dokumente" im linken Bereich klicken.

Dateien und Ordner hinzufügen/erstellen

Um alle Ihre Dateien in das Modul Dokumente zu übertragen, können Sie vorhandene Dokumente von der Festplatte Ihres Computers hochladen oder Ihr Box.com-, Dropbox-, Google-, OneDrive-, SharePoint-, Yandex-Konto in das Online-Büro integrieren.

Dateien und Ordner hochladen

Um eine Datei hochzuladen,

  1. öffnen Sie den gewünschten Abschnitt oder Ordner, in den Sie Ihre Dateien hochladen möchten, indem Sie die entsprechenden Optionen im linken Bereich auswählen,
  2. klicken Sie auf die Schaltfläche Schaltfläche Hochladen in der linken oberen Ecke innerhalb des Moduls 'Dokumente',
  3. wählen Sie die Option Dateien hochladen aus dem Menü,
  4. wählen Sie im Dateimanagerfenster die Dateien aus, die Sie in das Online-Büro hochladen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen.

Oder ziehen Sie einfach per Drag-und-Drop eine Datei oder mehrere ausgewählte Dateien von Ihrem Computer in den Arbeitsbereich, um Dokumente noch einfacher in Ihr Portal hochzuladen.

Beim Verbinden mit dem Portal mit dem über die Desktop-Editoren-Oberfläche aktivierten privaten Raum ist die Möglichkeit, Dateien per Drag-und-Drop in den privaten Raum hochzuladen, nicht verfügbar.

Der Hochladevorgang wird gestartet. Wenn das Dateiformat vom Office Open XML-Format abweicht, wird die Datei in das Format .docx/.xlsx/pptx für eine schnellere Bearbeitung umgewandelt. Das Benachrichtigungsfenster wird angezeigt, in dem Sie auswählen können, ob Sie beide Dateien speichern möchten (eine Datei im Originalformat und eine Datei im Office Open XML-Format). Wenn Sie im Portal keine Dateien im Originalformat benötigen, können Sie das Kontrollkästchen Dateikopie auch im Originalformat speichern deaktivieren. Sie wird beim nächsten Hochladen berücksichtigt und eine konvertierte Datei wird als neue Revision der Originaldatei und nicht als neue separate Datei platziert. Es ist auch möglich, die Option Dateikopie auch im Originalformat speichern im Modul Dokumente in der Allgemeinen Einstellungen zu aktivieren oder zu deaktivieren.

Dateien hochladen Dateien hochladen

Wenn eine Originaldatei mit einem Passwort geschützt ist, wird das Passwort zum Konvertieren der Datei benötigt. Wenn Sie auf das Umwandeln und öffnen Symbol Umwandeln und öffnen Symbol rechts neben dem hochgeladenen Dokument in der Dateiliste klicken, öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie ein Passwort eingeben müssen.

Wenn die Datei mit dem gleichen Namen bereits im Ordner vorhanden ist, wird standardmäßig eine Kopie der Datei erstellt. Wenn Sie die Version der vorhandenen Datei aktualisieren möchten, klicken Sie auf den Link Allgemeine Einstellungen in der Liste Einstellungen auf der linken Seite und aktivieren Sie die Option Die Version dieser Datei mit demselben Namen erneuern. Ansonsten wird eine Kopie erstellt. Dieser Parameter wird auf alle danach hochgeladenen Dateien angewendet.
Dateien hochladen Dateien hochladen

Um einen Ordner hochzuladen, der verschachtelte Unterordner und Dokumente enthält:

  1. klicken Sie auf die Schaltfläche Schaltfläche Hochladen in der linken oberen Ecke,
  2. wählen Sie die Option Ordner hochladen aus dem Menü,
  3. wählen Sie im Dateimanagerfenster den Ordner aus, den Sie in das Online-Büro hochladen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen.

Dies kann auch durch Ziehen des benötigten Ordners aus dem Dateimanagerfenster in den Portalarbeitsbereich erfolgen.

Beim Verbinden mit dem Portal mit dem über die Desktop-Editoren-Oberfläche aktivierten privaten Raum ist die Möglichkeit, Ordner per Drag-und-Drop in den privaten Raum hochzuladen, nicht verfügbar.

Um Ihr Google Drive-, Box-, Dropbox-, OneDrive-, Nextcloud-, ownCloud-, SharePoint-, OneDrive for Business-, kDrive- oder Yandex Disk-Konto in das Modul Dokumente zu integrieren, verwenden Sie die entsprechenden Schaltflächen im linken Menü. Lesen Sie bitte dazu die Anweisungen in diesem Artikel.

Neue Dateien und Ordner erstellen

Sie können auch im Modul 'Dokumente' neue Dateien oder Ordner erstellen. Dazu:

  1. Öffnen Sie den benötigten Abschnitt oder Ordner, in dem Sie eine neue Datei erstellen möchten, indem Sie die entsprechenden Optionen im linken Bereich auswählen.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen in der linken oberen Ecke und wählen Sie eine der folgenden Optionen:
    • Dokument, um ein neues Textdokument zu erstellen
    • Tabelle, um eine neue Kalkulationstabelle zu erstellen
    • Präsentation, um eine neue Präsentation zu erstellen
    • Formularvorlage, um eine neue .docxf-Datei zu erstellen, die das Bearbeiten von Text und das Arbeiten mit Formularfeldern ermöglicht. Wählen Sie eine der Optionen:
      • Aus leerer Datei, um eine leere .docxf-Datei zu erstellen.
      • Aus Textdokument, um eine .docxf-Datei auf der Grundlage eines vorhandenen .docx-Dokuments zu erstellen. Wählen Sie die erforderliche Datei aus, die in Ihrem Portal gespeichert ist, und klicken Sie auf Erstellen.

      Weitere Informationen zum Erstellen einer Formularvorlage finden Sie in diesen Artikel.

    • Ordner, um einen neuen Ordner erstellen
  3. Geben Sie einen Namen für Ihre Datei oder Ihren Ordner in das entsprechende Feld ein und klicken Sie auf das Symbol Bestätigung Symbol
Neue Datei erstellen Neue Datei erstellen

Dateien anzeigen/bearbeiten

Mit multifunktionalen Online-Editoren können Sie Ihre Dokumente, Kalkulationstabellen und Präsentationen direkt im Portal anzeigen und bearbeiten. Sie können auch auf dem Portal gespeicherte Mediendateien in den gängigsten Formaten anzeigen, darunter avi, mpg, mpeg, mp3, mp4, webm usw., sowie die Bilder-Formate wie bmp, jpg, jpeg, png, gif, tif, tiff, webp.

Um ein Dokument zu bearbeiten, klicken Sie einfach auf seinen Titel oder das Symbol Bleistift Symbol rechts neben dem Dateititel. Die Datei wird in einem neuen Tab des Internetbrowsers geöffnet. Wird eine Datei gerade von einem anderen Benutzer bearbeitet, sehen Sie das Farbbleistiftsymbol. Platzieren Sie den Mauszeiger über diesem Symbol Colored Pencil Plus icon, um zu sehen, wer die Datei jetzt bearbeitet. Klicken Sie darauf, um dieses Dokument gleichzeitig mit anderen Portalbenutzern zu öffnen und zu bearbeiten.

Um eine Datei zu bearbeiten, können Sie auch auf das Symbol Actions Icon klicken und die Option Bearbeiten auswählen.
Kalkulationstabelle bearbeiten Kalkulationstabelle bearbeiten

Sobald Sie ein Dokument, eine Tabelle oder eine Präsentation bearbeiten und die vorgenommenen Änderungen speichern, stehen beide Revisionen Ihrer Datei zur Verfügung, sodass Sie bei Bedarf die vorherige Revision wiederherstellen können. Die verfügbaren Revisionen können in die Versionen gruppiert werden. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel.

Wenn Sie keine Rechte zum Bearbeiten des Dokuments haben, wird das Dokument nach dem Anklicken in dem entsprechenden Online-Office-Viewer geöffnet. Die Bilddateien werden im selben Fenster geöffnet, die Textdateien werden in einem neuen Tab Ihres Internetbrowsers angezeigt. Die Online-Office-Viewer bieten Standardwerkzeuge zum Vergrößern/Verkleinern Ihrer Dateien, Anpassen ihrer Größe, Navigieren zwischen Seiten, Herunterladen oder Drucken.

Um eine Datei anzuzeigen, können Sie auch auf das Symbol Actions Icon klicken und die Option Vorschau auswählen.
Textdatei anzeigen Textdatei anzeigen
Die Portalgäste können Online-Editoren nur zum Anzeigen von Dateien verwenden (wenn sie über die entsprechenden Zugriffsrechte verfügen). Um eine Datei zu bearbeiten, müssen sie diese Datei zuerst auf ihren Computer herunterladen. Wenn Änderungen vorgenommen werden, müssen die Gäste die Dateien mit Hilfe des Portalbenutzers wieder in das Portal hochladen.

Beim Betrachten von Mediendateien mit dem Online-Viewer können Sie über entsprechende Schaltflächen die Wiedergabe starten oder anhalten, die Lautstärke anpassen oder in den Vollbildmodus wechseln, zur vorherigen oder nächsten Mediendatei wechseln, die Datei herunterladen oder löschen.

Videodatei betrachten Videodatei betrachten

Beim Betrachten von Bilddateien mit dem Online-Viewer können Sie über die entsprechenden Schaltflächen das Bild vergrößern oder verkleinern, zum vorherigen oder nächsten Bild wechseln, die tatsächliche Größe des Bildes anzeigen (wenn das Bild vergrößert oder verkleinert wurde), Bild im oder gegen den Uhrzeigersinn drehen, zum vorherigen oder nächsten Bild gehen, die Datei herunterladen oder löschen.

Dateien und Ordner verwalten

Um schnell ein benötigtes Dokument zu finden, verwenden Sie den Filter oben in der Dokumentenliste.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Plus Icon und geben Sie die erforderlichen Filterparameter an:

  • Um Elemente nach TYP zu filtern, wählen Sie eine der folgenden Optionen: Ordner, Dokumente, Präsentationen, Tabellen, Bilder, Medien, Archive oder Alle Dateien.
  • Um Elemente nach VERFASSER zu filtern, klicken Sie auf die Option Benutzer oder Gruppe und wählen Sie den gewünschten Benutzer oder die gewünschte Gruppe aus.
  • Um Unterordner von der Suche auszuschließen, klicken Sie im Abschnitt SUCHEN auf die Option Keine Unterordner.

Geben Sie einen Dokumenttitel ganz oder teilweise in das Filterfeld ein und drücken Sie die Eingabetaste, um die gefundenen Elemente anzuzeigen. Der Suchort wird über den Suchergebnissen angezeigt. Bei Bedarf können Sie Unterordner von der Suche ausschließen, indem Sie auf den Link Alle Unterordner klicken. Wenn Sie zu dem Ordner wechseln möchten, in dem sich die gefundene Datei befindet, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei und verwenden Sie die Option Ordner öffnen. Um zum übergeordneten Ordner zu gelangen, der eine Ebene höher liegt als der aktuelle Ordner, verwenden Sie das Pfeil Go to parent folder Icon.

Standardmäßig werden alle Dateien nach dem zuletzt geänderten Datum in absteigender Reihenfolge sortiert (spätere Daten zu früheren). Bei Bedarf können Sie die Artikel nach Erstellungsdatum, Titel, Typ, Größe oder Verfasser sortieren. Öffnen Sie der Drop-Down-Liste Sortieren nach rechts neben dem Feld Filter und wählen Sie die erforderliche Option aus. Um die Sortierreihenfolge von Absteigend in Aufsteigend zu ändern, klicken Sie auf das Symbol Sorting Order Icon.

Verwenden Sie die Schaltflächen View Icons auf der rechten Seite, um zwischen den verfügbaren Anzeigemodi zu wechseln: Thumbnails aktivieren, Auf Normalansicht umschalten und Auf Kompaktansicht umschalten. Für verbundene Dienste von Drittanbietern werden keine Thumbnails generiert.

Sie können mit Ihren Dokumenten die folgenden Operationen durchführen:

  • Als OFORM speichern: Diese Option ist nur für die Formularvorlagen .docxf verfügbar
  • Formular ausfüllen: Diese Option ist nur für die ausfüllbaren .oform-Formulare verfügbar
  • Freigeben: Mehrere Dokumente gleichzeitig für die Portalbenutzer freigeben
  • Externen Link kopieren: Eine Datei mit Schreibgeschützt-Berechtigungen für Personen außerhalb des Portals senden
  • Den Link zu einem Dokument in die Zwischenablage für Portalbenutzer kopieren
  • Senden: Eine Datei per E-Mail senden
  • Mit DocuSign unterschreiben: Eine Datei mit DocuSign signieren
  • Versionshistorie anzeigen und eine von ihnen wiederherstellen
  • Version abschließen: Die aktuelle Version einer Datei abschließen und eine Revision für eine neue Datei erstellen.
  • Für weitere Autoren blockieren: Eine Datei zur weiteren Bearbeitung durch andere Benutzer mit entsprechenden Bearbeitungsrechten blockieren.
  • Die Datei als Favorit kennzeichnen.
  • Herunterladen: Eine Datei im Originalformat auf die Festplatte Ihres Computers herunterladen.
  • Herunterladen als: Eine Datei im ausgewählten Format auf die Festplatte Ihres Computers herunterladen.
    Werden mehrere Dateien zum Herunterladen ausgewählt, werden diese in ein .zip- oder .tar.gz-Archiv gepackt (je nach Option, die Sie in den Allgemeinen Einstellungen des Moduls 'Dokumente' angegeben haben) und auf Ihrer Festplatte gespeichert.
  • Verschieben: Eine Datei in einen anderen Abschnitt oder Ordner innerhalb des Moduls Dokumente verschieben.
  • Kopieren: Die erstellte Kopie einer Datei in den ausgewählten Abschnitt des Moduls Dokumente verschieben.
  • Kopie erstellen: Eine Kopie einer Datei im aktuellen Ordner erstellen.
  • Eine Datei umbenennen.
  • Löschen einer Datei, indem sie in den Abschnitt Papierkorb des Moduls Dokumente verschoben wird.

Gruppenoperationen mit Dateien können über die Schaltflächen oben oder das Kontextmenü ausgeführt werden. Um mehrere Dateien gleichzeitig freizugeben, per E-Mail zu senden, als Favoriten zu markieren, herunterzuladen, zu verschieben, zu kopieren oder zu löschen,

  1. öffnen Sie den benötigten Abschnitt des Moduls Dokumente, indem Sie auf die entsprechende Option im linken Bereich klicken,
  2. aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Dateien, die Sie verwalten möchten,
  3. klicken Sie oben auf die gewünschte Schaltfläche, je nachdem, welche Operation Sie ausführen möchten, oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine der ausgewählten Dateien und verwenden Sie die Kontextmenüoptionen
Wenn die Dokumente, die Sie freigeben möchten, unterschiedliche Freigabeeinstellungen haben (z. B. können Benutzer nur das Dokument X anzeigen, haben aber die vollen Zugriffsrechte auf das Dokument Y), wird der Status Variiert vor dem Benutzernamen im Fenster "Freigabeeinstellungen" angezeigt. Sie können den Status aller ausgewählten Dokumente jederzeit für jeden einzelnen Benutzer ändern, indem Sie die erforderliche Option in der Drop-Down-Liste vor dem Benutzernamen auswählen.
Dateien verwalten Dateien verwalten

Einige Operationen können mit einer einzelnen Datei nur über das Kontextmenü ausgeführt werden. Um eine Datei umzubenennen, mit DocuSign zu signieren, für weitere Autoren zu blockieren, abzuschließen, den Versionsverlauf einer Datei anzuzeigen oder den Link zu ihr zu kopieren (oder eine der oben genannten Operationen durchzuführen),

  1. öffnen Sie den benötigten Abschnitt des Moduls Dokumente, indem Sie auf die entsprechende Option im linken Bereich klicken,
  2. suchen Sie das benötigte Dokument und klicken Sie daneben auf das Symbol Aktionen Symbol,
  3. wählen Sie die entsprechende Option abhängig von der Operation, die Sie ausführen möchten. Um mehr über die verfügbaren Kontextmenüoptionen zu erfahren, lesen Sie bitte diesen Artikel.
Um zu erfahren, wie Sie frühere Revisionen/Versionen eines Dokuments verwalten, lesen Sie bitte diesen Artikel.
Dateien verwalten Dateien verwalten

Um ein im Modul Dokumente gespeichertes Dokument umzubenennen, können Sie auch das Kontrollkästchen links neben der gewünschten Datei in der Liste aktivieren und die Taste F2 drücken. Es ist auch möglich, ein Dokument direkt während der Bearbeitung über die Editoroberfläche umzubenennen. Dazu:

  1. Klicken Sie in der oberen Symbolleiste auf die Registerkarte Datei und wählen Sie die Option Umbenennen...,
  2. Geben Sie in einem neuen Fenster, das sich öffnet, den erforderlichen Dateinamen ein und klicken Sie auf OK.
Hinzufügen von Dokumenten zu Favoriten

Der Abschnitt Favoriten enthält alle als Favoriten gekennzeichneten Dateien und Ordner aus allen Abschnitten des Moduls Dokumente. Um ein Dokument/Ordner zu Favoriten hinzuzufügen:

  1. öffnen Sie den benötigten Abschnitt des Moduls Dokumente, indem Sie auf die entsprechende Option im linken Bereich klicken,
  2. suchen Sie das benötigte Dokument und klicken Sie daneben auf das Symbol Aktionen Symbol,
  3. wählen Sie die Option Als Favorit kennzeichnen aus.

ODER

  1. öffnen Sie das benötigte Dokument aus dem Modul Dokumente,
  2. klicken Sie auf die Schaltfläche Favoriten Symbol Als Favorit kennzeichnen.

Die Datei wird im Abschnitt Favoriten verfügbar sein und mit dem Symbol Favoriten Symbol in der Dateiliste markiert.

Favoriten Abschnitt Favoriten Abschnitt

Im Abschnitt Favoriten können Sie im Kontextmenü über die Option Offene Position zu dem Ordner wechseln, der diese Datei enthält.

Um eine hinzugefügte Datei aus den Favoriten zu entfernen, verwenden Sie die Option Aus Favoriten entfernen im Kontextmenü oder klicken Sie auf das Symbol Favorit Symbol neben dem Dateinamen.

Um mehrere Dateien gleichzeitig aus den Favoriten zu entfernen, markieren Sie sie in der Dateiliste im Abschnitt Favoriten und klicken Sie oben auf die Schaltfläche Entfernen.

Sie können den Abschnitt Favoriten in den Allgemeinen Einstellungen des Moduls Dokumente ein- oder ausblenden.

Dokumente und Ordner freigeben

Sie können Dateien und Ordner, die in den Abschnitten Meine Dokumente und Gemeinsame Dokumente gespeichert sind, sowohl für die Portalbenutzer als auch Gäste von Drittanbietern freigeben.

Um auf die Freigabeeinstellungen zuzugreifen, gehen Sie zum Modul Dokumente, wechseln Sie zum entsprechenden Abschnitt, markieren Sie die erforderliche Datei oder den Ordner in der Dateiliste und öffnen Sie das Fenster Freigabeeinstellungen in einem der folgenden Wege:

  • klicken Sie auf die Schaltfläche Freigabeeinstellungen in der oberen Symbolleiste;
  • klicken Sie auf die Schaltfläche Schaltfläche Freigeben Freigeben rechts neben dem Datei- oder Ordnernamen;
  • klicken Sie auf das Symbol Schaltfläche Aktionen Aktionen rechts und verwenden Sie die Option Freigabeeinstellungen.
    Freigabeeinstellungen Freigabeeinstellungen

Im Fenster Freigabeeinstellungen können Sie:

  • Die Dateien/Ordner für Ihre Workspace-Benutzer freigeben. Gewähren Sie nur einzelnen Benutzern, einer Gruppe von Benutzern oder Portaladministratoren Zugriff. Verwalten Sie die Benutzerliste, indem Sie die erforderlichen Benutzer hinzufügen und entfernen. Benachrichtigen Sie Benutzer über freigegebene Dateien/Ordner oder erhalten Sie den direkten Link, um ihn später freizugeben.
  • Die Dateien für Benutzer außerhalb Ihres Workspaces freigeben. Verkürzen Sie einen Link und teilen Sie ihn per E-Mail oder in sozialen Netzwerken, indem Sie auf das entsprechende Symbol klicken.
  • Einen Code zum Einbetten erhalten, um die erforderliche Datei in Ihre Webseite einzubetten. Verwenden Sie eine der Größenvoreinstellungen oder passen Sie die Größe manuell an.
  • Verschiedene Zugriffsberechtigungen gewähren und sie für jeden Benutzer ändern:
    • Voller Zugriff: Ein Benutzer hat uneingeschränkten Zugriff auf die freigegebene Datei oder den freigegebenen Ordner.
    • Review: Ein Benutzer kann die Datei bearbeiten, aber die Änderungen sollten vom Dateibesitzer akzeptiert oder abgelehnt werden.
    • Benutzerdefinierter Filter: Ein Benutzer kann .xlsx-Dateien gemäß seinem eigenen Filter anzeigen.
    • Ausfüllen von Formularen: Ein Benutzer kann nur Formulare ausfüllen.
    • Kommentare: Ein Benutzer kann den Inhalt der Datei kommentieren, ohne ihn zu bearbeiten.
    • Schreibgeschützt: Ein Benutzer kann die Datei nur anzeigen.
  • Zusätzliche Einschränkungen festlegen. Erlauben Sie Benutzern mit den Berechtigungen Schreibgeschützt und Kommentare nicht, Dokumente zu drucken, herunterzuladen und zu kopieren oder die Freigabeeinstellungen zu ändern (für Voller Zugriff).

Benutzereinstellungen

Festlegen eines Standardzugriffstyps

Die Berechtigung Schreibgeschützt ist standardmäßig für alle Dateien und Ordner aktiviert. Um sie zu ändern,

  1. Öffnen Sie das Modul Dokumente.
  2. Gehen Sie zu Einstellungen -> Allgemeine Einstellungen.
  3. Markieren Sie den erforderlichen Zugriffstyp im Abschnitt Standardmäßige Zugriffsrechte in Freigabeeinstellungen.
Dateien und Ordner freigeben Dateien und Ordner freigeben

Um mehr über andere allgemeine Einstellungen des Moduls Dokumente zu erfahren, lesen Sie bitte den Abschnitt Moduleinstellungen ändern in dieser Anleitung.

Moduleinstellungen ändern

Im Abschnitt Einstellungen in der linken Seitenleiste können Sie die Moduleinstellungen Dokumente ändern. Es enthält mehrere Unterabschnitte.

Allgemeine Einstellungen

Dieser Abschnitt steht allen Benutzern zur Verfügung. Gäste können auch mit eingeschränkter Funktionalität auf diesen Abschnitt zugreifen.

Moduleinstellungen ändern Moduleinstellungen ändern
Allgemeine Einstellungen

  • Dateikopie auch im Originalformat speichern (für Benutzer und Gäste verfügbar) - wird beim Hochladen von Dateien in anderen Formaten als .docx/.xlsx/.pptx verwendet. Wenn diese Option aktiviert ist, können Sie eine konvertierte Datei als neue separate Datei erstellen. Wenn diese Option deaktiviert ist, wird eine konvertierte Datei als neue Revision der Originaldatei erstellt.
  • Benachrichtigung anzeigen, wenn das Element in den Papierkorb verschoben wird (für Benutzer und Gäste verfügbar) - wird verwendet, um Benachrichtigungen beim Verschieben von Elementen in den Papierkorb auszublenden oder anzuzeigen.
  • Dateien im Format TAR.GZ herunterladen. Ansonsten werden die Dateien im Format ZIP heruntergeladen. (für Benutzer und Gäste verfügbar) - wird verwendet, um das erforderliche Format zum Herunterladen mehrerer Dateien auszuwählen. Wenn diese Option aktiviert ist, werden die Dateien im Format .tar.gz heruntergeladen. Wenn diese Option deaktiviert ist, werden die Dateien im Format .zip heruntergeladen.
  • Papierkorb automatisch leeren - Löschen von Dateien nach... – wird verwendet, um Dateien im Ordner Papierkorb dauerhaft zu löschen. Nach dem Einschalten des Umschalters können Sie den bevorzugten Zeitraum auswählen: 1 Woche, 2 Wochen, 1 Monat, 2 Monaten, 3 Monaten. Dieser Zeitraum wird für jeden Benutzer individuell festgelegt. Der ausgewählte Zeitraum wird unter dem Dateinamen im Ordner Papierkorb angezeigt.
Speicherung von Dateiversionen

  • Die Version dieser Datei mit demselben Namen erneuern (für Benutzer verfügbar) - wird verwendet, wenn eine Datei mit demselben Namen hochgeladen wird. Wenn diese Option aktiviert ist, kann die Version der vorhandenen Datei aktualisiert werden. Wenn diese Option deaktiviert ist, wird eine Kopie der Datei erstellt.
  • Zwischenversionen bei der Bearbeitung aufbewahren (für Benutzer verfügbar) - wird verwendet, um jedes Mal, wenn der Benutzer die Datei mit der Tastenkombination Strg+S oder mit dem Symbol Speichern speichert, eine neue Zwischenrevision zu erstellen.
Zusätzlicher Abschnitt

  • Favoriten anzeigen (für Benutzer verfügbar) - wird verwendet, um den Abschnitt Favoriten auszublenden oder anzuzeigen.
  • Neuste anzeigen (für Benutzer verfügbar) - wird verwendet, um den Abschnitt Zuletzt verwendet auszublenden oder anzuzeigen.
Standardmäßige Zugriffsrechte in Freigabeeinstellungen

  • Standardmäßige Zugriffsrechte in Freigabeeinstellungen – wird verwendet, um den ausgewählten Zugriffstyp als standarmäßig für alle zukünftig freigegebenen Dateien sowie für bestimmte Dateitypen, z. B. Tabellenkalkulationen, festzulegen. Der Benutzer kann einen der folgenden Zugriffstypen auswählen: Voller Zugriff, Review, Ausfüllen von Formularen, Kommentare, Schreibgeschützt. Um mehr über Zugriffstypen zu erfahren, lesen Sie bitte die folgende Artikel.
Administrative Einstellungen

Dieser Abschnitt steht dem Portalbesitzer, Administratoren mit vollem Zugriff oder den Administratoren des Moduls Dokumente zur Verfügung.

In diesem Abschnitt können Sie die Einstellungen für alle Portalbenutzer ändern:

Speicherung von Dateiversionen

  • Alle gespeicherten Zwischenversionen aufbewahren wird verwendet, um es den Portalbenutzern zu ermöglichen, alle Zwischenrevisionen speichern.
Fremde Konten

  • Einstellungen der fremden Services für Benutzer aktivieren wird verwendet, um den Portalbenutzern das Verbinden von Drittanbieter-Clouds zu ermöglichen.
Konten anschließen

Dieser Abschnitt ist für alle Benutzer (mit Ausnahme von Gästen) verfügbar, wenn die Einstellung Einstellungen der fremden Services für Benutzer aktivieren im Abschnitt Administrative Einstellungen aktiviert ist.

In diesem Abschnitt werden alle Clouds angezeigt, die mit dem Benutzerkonto verbunden sind, und ermöglicht das Verbinden mit anderen Clouds von Drittanbietern.

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