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Wie erstellt man eine CSV-Datei?

Einleitung

Viele verwenden immer noch die Kalkulationstabellen für die Kundendatenbanken. Sie reichen eigentlich, wenn Sie fünf oder zehn Kunden haben, aber um Ihr Geschäft zu entwickeln, brauchen Sie ein effizientes Tool wie CRM, weil die Kundenpflege hier eine wichtige Rolle spielt.

Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung wird Ihnen helfen, eine bereits vorhandene Tabelle als CSV-Datei für die Importierung der Kontakte ins CRM-Modul zu speichern.

Schritt 1. Öffnen Sie das Modul "Dokumente"

Loggen Sie sich in Ihr ONLYOFFICE-Portal ein und klicken Sie auf den Link Dokumente.

Wie organisiert und verwaltet man die Firmendokumentation? Schritt 1 Wie organisiert und verwaltet man die Firmendokumentation? Schritt 1

Wenn Sie sich in Ihrem Portal bereits angemeldet sind und es einige Zeit lang benutzt haben, um aufs Modul Dokumente zuzugreifen, öffnen Sie das Listenmenü in der linken oberen Ecke jeder Portalseite und wählen Sie die entsprechende Option.

Schritt 2. Öffnen Sie Ihre Tabelle

Der Ordner Meine Dokumente wird geöffnet.

Finden Sie Ihre Tabelle und klicken Sie aufs Symbol Symbol Bearbeiten - Bleistift rechts oder nutzen Sie die Option Bearbeiten im Kontextmenü. Die Datei wird in einer neuen Registerkarte geöffnet.

Mithilfe der Filterleiste und durch die Sortierung der Dokumente können Sie die Suche erleichtern.

Um die Datei zu öffnen, die auf Ihrer Festplatte aufbewahrt wird, laden Sie diese zuerst ins Portalmodul Dokumente mit einem Klick auf den entsprechenden Link oben hoch.

Wie erstellt man eine CSV-Datei? Schritt 2 Wie erstellt man eine CSV-Datei? Schritt 2

Sie können auch eine neue Tabelle direkt auf dem Portal anlegen, wenn Sie auf den Button Erstellen in der oberen linken Ecke klicken und die Option Tabelle im Listenmenü wählen.

Schritt 3. Bearbeiten Sie Ihre Tabelle

Für einen ordnungsgemäßen Datenimport müssen Sie einigen allgemeinen Regeln folgen:

  • Die erste Zeile enthält eine Überschrift mit den Namen für die Spalten/Zellen;

    Um eine Überschrift hinzuzufügen, wählen Sie die erste Zeile mit der Maus. Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und folgen Sie Einfügen >> Ganze Zeile. Eine leere Zeile wird über der gewählten Zeile eingefügt. Geben Sie die notwendigen Namen für Spalten/Zellen.

  • Die erforderlichen Zellen sind: Vorname und Nachname für den Import der Personen, Name des Unternehmens für den Import der Unternehmen;

    Um eine neue Spalte (z.B. wenn der Vor- und Nachname in derselben Spalte angegeben sind, um sie zu trennen oder weitere Informationen anzugeben) in Ihre Tabelle hinzuzufügen, wählen Sie eine Spalte vor der Stelle, wo Sie eine neue Spalte hinzufügen möchten. Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und folgen Sie Einfügen >> Ganze Spalte. Die neue Spalte wird links von der gewählten Spalte eingefügt. Geben Sie die erforderlichen Werte ein.

  • Es gibt nur die Daten eines Kontakts pro Zeile.
Wie erstellt man eine CSV-Datei? Schritt 3 Wie erstellt man eine CSV-Datei? Schritt 3

Stellen Sie sicher, dass alle Informationen richtig sind, und klicken Sie auf den Button Speichern in der oberen rechten Ecke, um alle Änderungen in der Tabelle zu speichern.

Schritt 4. Speichern Sie Ihre Tabelle als CSV-Datei

CSV (engl. comma-separated values, dt. durch Komme getrennte Werte) stellt ein einfaches Dateiformat dar, das durch unterschiedliche Anwendungen, z.B. Texteditoren, unterstützt wird. Solche Dateien enthalten tabellarische Daten in der Klartextform.

Um Ihre Tabelle als .csv-Datei zu speichern, klicken Sie auf das Symbol Datei Symbol Datei im linken Seitenbereich, wählen Sie die Option Herunterladen als... und wählen Sie das CSV-Format.

Wie erstellt man eine CSV-Datei? Schritt 4 Wie erstellt man eine CSV-Datei? Schritt 4

Das Fenster CSV-Optionen wählen wird geöffnet. Wählen Sie Unicode (UTF-8) als Kodierungstyp und Komma als Trennzeichen, um die Werte in Ihrer Datei abzutrennen. Ansonsten kann die Datei ins CRM-System nicht geladen werden oder die Daten werden falsch angezeigt.

Klicken Sie auf den Button OK, um die Datei zu speichern.

Wie erstellt man eine CSV-Datei? Schritt 4 Wie erstellt man eine CSV-Datei? Schritt 4

Standardmäßig wird die erstellte CSV-Datei im Ordner Downloads auf Ihrer Festplatte gespeichert. Jetzt können Sie die Kontakte ins CRM-Modul importieren.

Genauso können Sie eine beliebige Tabelle ins CSV-Format konvertieren.

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