Verwalten von Versionen und Revisionen

Konventionelle Zeichen

Wenn Sie ein Dokument zum ersten Mal bearbeiten und speichern, erhält die Datei die Versionsnummer ver.1. Wenn Sie auf die Versionsnummer klicken, sehen Sie die Liste der Dateiversionen und Revisionen:

Flaggen unterschiedlicher Farbe haben folgende Bedeutung:

• Revision - geringfügige Änderungen in einer Datei. Jedes Mal, wenn Sie die Datei ändern und speichern, wird eine neue Revision erstellt. Revisionen können auch in Versionen umgewandelt werden. Klicken Sie dazu darauf. Das Symbol wechselt von weiß zu orange und wird automatisch nummeriert. Die gleiche Aktion kann in umgekehrter Reihenfolge ausgeführt werden.
• Version - größere Änderungen, die alle Dateirevisionen für einen bestimmten Zeitraum umfassen. Jede Bearbeitungssitzung wird als neue Dateiversion betrachtet, d. h. es wird automatisch eine neue Dateiversion erstellt und in der Versionshistorie angezeigt, wenn die Bearbeitungssitzung beendet wird. Eine Bearbeitungssitzung endet, wenn ein Benutzer die Datei schließt (oder alle Benutzer, die die Datei bearbeiten, gleichzeitig die Datei schließen) und die Verzögerungszeit abgelaufen ist (die Verzögerungszeit beträgt etwa 10 Sekunden). Jede neue Zwischenrevision ersetzt die vorherige in der Versionshistorie.
• Endgültige Version - die neueste Version des Dokuments.

Versionen verwalten

Auch das Versionshistorienfenster bietet verschiedene Funktionen für komfortables Arbeiten an Dokumenten:

• Basisinformation - alle Informationen zu einer bestimmten Version anzeigen: Datum und Uhrzeit, Name des Benutzers, der die Änderungen vorgenommen hat, und die Dateigröße.
• Herunterladen - jede Version und Revision heruntergeladen. Klicken Sie dazu neben der entsprechenden Version auf die Schaltfläche Herunterladen.
• Kommentare hinzufügen - hinterlassen Sie für jede Version und Revision einen Kommentar, beispielsweise mit einer kurzen Zusammenfassung der vorgenommenen Änderungen. Um einen Kommentar hinzuzufügen, klicken Sie auf den unterstrichenen Text unter den grundlegenden Informationen und fügen Sie eine Beschreibung in das Textfeld ein. Abhängig von den durchgeführten Aktionen wird automatisch ein kurzer Kommentar zum Dokument erstellt (z. B. Erstellt, Bearbeitet, Wiederhergestellt aus der Revision von, Die Datei wird entsperrt usw.).
• Vorschau - Vorschau aller Versionen und Revisionen. Klicken Sie dazu auf das Symbol . Eine neue Registerkarte des Dokumenteneditors im Modus Vorschau wird geöffnet.
• Wiederherstellen - stellen Sie alle Versionen und Revisionen wieder her. Durch Klicken auf die Schaltfläche Wiederherstellen wird eine neue, vollständig identische Revision erstellt. Diese Option kann nützlich sein, wenn bereits zu viele Änderungen auf das Dokument angewendet wurden, um sie manuell zu bearbeiten.

Sie können Versionen auch direkt von den Editoren aus verwalten. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Verlaufsversion von Dokumenten und Kalkulationstabellen-Anleitungen für Editoren.