Как создать файл CSV?

Введение

Многие продолжают использовать электронные таблицы для ведения клиентской базы. Этого может быть достаточно, если у вас пять или десять клиентов, но для развития бизнеса важен эффективный инструмент отслеживания клиентов, такой как система CRM.

В этом пошаговом руководстве объясняется, как сохранить существующую электронную таблицу в формате CSV для импорта контактов в CRM.

Шаг 1. Войдите в модуль Документы

Войдите на портал и нажмите на ссылку Документы.

Если вы уже на портале и работаете с ним какое-то время, то для получения доступа к модулю Документы откройте выпадающий список в левом верхнем углу страницы и выберите соответствующую опцию.

Шаг 2. Откройте электронную таблицу

Откроется папка Мои документы.

Найдите электронную таблицу и нажмите на значок Значок редактирования - Карандаш справа от нужной таблицы или используйте опцию Редактировать из контекстного меню. Файл откроется в новой вкладке.

Использование фильтров и сортировка документов облегчат поиск нужной электронной таблицы.

Чтобы открыть файл, сохраненный на жестком диске, сначала загрузите его в модуль Документы, нажав на кнопку Загрузить Кнопка Загрузить в левом верхнем углу страницы и выбрав опцию Загрузить файлы.

Вы можете также создать новую электронную таблицу прямо на портале, нажав на кнопку Создать в левом верхнем углу и выбрав из выпадающего списка опцию Таблица.

Шаг 3. Отредактируйте электронную таблицу

Для корректного импорта данных необходимо соблюдать несколько общих правил:

первая строка должна быть строкой заголовка, содержащей названия столбцов/полей;
Для добавления заголовка выделите мышью первую строку таблицы. Щелкните по ней правой кнопкой мыши и выберите следующие опции: Добавить >> Строку. Над выделенной строкой будет вставлена пустая строка. Введите нужные названия колонок/полей.
обязательными полями являются: Имя и Фамилия для импорта персон, Название компании для импорта компаний;
Для добавления в таблицу нового столбца (например, чтобы разделить Имя и Фамилию если они указаны в одном и том же столбце, или чтобы добавить какие-то еще сведения), выделите столбец, перед которым требуется добавить новый. Щелкните по нему правой кнопкой мыши и выберите следующие опции: Добавить >> Столбец. Новый столбец будет вставлен слева от выбранного. Введите нужные значения.
одной строке соответствует запись одного контакта.

По умолчанию онлайн-редактор электронных таблиц автоматически сохраняет файл каждые 2 секунды, когда вы работаете над ним, чтобы не допустить потери данных в случае непредвиденного закрытия программы. При необходимости можно легко отключить функцию автоматического сохранения на странице 'Дополнительные параметры', но в таком случае не забудьте воспользоваться значком Значок Сохранить

, чтобы сохранить изменения.

Шаг 4. Сохраните таблицу как файл CSV

CSV (англ. Comma Separated Values - значения, разделенные запятыми) представляет собой простой формат файлов, который широко поддерживается различными приложениями, например, текстовыми редакторами. Такие файлы содержат табличные данные в текстовой форме.

Чтобы сохранить таблицу как файл .csv, перейдите на вкладку Файл верхней панели инструментов, выберите опцию Скачать как... на левой боковой панели и выберите формат CSV.

Откроется окно Выбрать параметры CSV. Выберите Unicode (UTF-8) как тип Кодировки и Запятую как Разделитель для разделения значений в файле. В противном случае файл вообще не удастся загрузить в CRM или данные будут отображаться некорректно.

Нажмите кнопку OK, чтобы начать сохранение файла.