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Dateien und Ordner freigeben

Verfügbare Zugriffstypen

Mit der Webversion können Sie eine Datei/einen Ordner für Ihre Portalbenutzer/-gruppen freigeben oder anderen Benutzern Zugriff auf eine Datei geben, indem Sie einen Link zu einem Dokument freigeben. Folgende Zugriffstypen können ausgewählt werden:

  • Voller Zugriff Symbol Voller Zugriff - ein Benutzer oder eine Gruppe kann den Inhalt des Dokuments/Ordners anzeigen und bearbeiten,
  • Review Symbol Review - ein Benutzer oder eine Gruppe kann Änderungen vorschlagen, ohne das Dokument tatsächlich zu bearbeiten (diese Option ist nur für die .docx-Dateien verfügbar),
  • Ausfüllen von Formularen Symbol Ausfüllen von Formularen - ein Benutzer oder eine Gruppe kann nur das Dokument anzeigen und die in das Dokument eingefügten Formulare ausfüllen (diese Option ist nur für die .docx-Dateien verfügbar),
  • Benutzerdefiniertes Filter Benutzerdefiniertes Filter - Der Benutzer oder die Gruppe kann die Tabelle nur mit angewendeten Filtern anzeigen. Alle anderen Bearbeitungsoptionen sind verfügbar (diese Option ist nur für die .xlsx-Dateien verfügbar),
  • Kommentare Symbol Kommentare - ein Benutzer oder eine Gruppe kann nur das Dokument anzeigen, Kommentare hinzufügen und verwalten,
  • Schreibgeschützt Symbol Schreibgeschützt - ein Benutzer oder eine Gruppe kann nur den Inhalt des Dokuments/Ordners anzeigen,
  • Zugriff verweigern Symbol Zugriff verweigern - Berechtigungen, die einem Benutzer oder einer Gruppe zuvor gegeben wurden, werden widerrufen.

Dateien und Ordner mit Portalbenutzern teilen

Um Ihre Dateien/Ordner mit anderen Benutzern auf Ihrem Portal zu teilen,

  1. öffnen Sie das Fenster Freigabeeinstellungen:
    • tippen Sie auf die Schaltfläche Datei freigeben Symbol Freigeben rechts neben dem erforderlichen Dokument/Ordner in der Dateiliste, oder
    • tippen Sie auf das Symbol Aktionen Symbol und wählen Sie im Menü die Option Zugriff -> Freigabeeinstellungen.

    Im Fenster Freigeben werden der Besitzer des Dokuments/Ordners und die Personen angezeigt, denen zuvor Zugriff auf diese Datei/diesen Ordner gewährt wurde,

  2. legen Sie einen Standardzugriffstyp für alle Benutzer/Gruppen fest, für die Sie das Dokument freigeben möchten. Die Option Schreibgeschützt ist standardmäßig ausgewählt. Klicken Sie auf das Symbol Schreibgeschützt Symbol und legen Sie einen Standardzugriffstyp für alle Benutzer/Gruppen fest, für die Sie das Dokument freigeben möchten. Die Option Schreibgeschützt ist standardmäßig ausgewählt. Klicken Sie auf das Symbol neben der Schaltfläche Benutzer hinzufügen oder Gruppen hinzufügen und wählen Sie die erforderliche Option: Voller Zugriff, Review, Ausfüllen von Formularen, Kommentare, Schreibgeschützt oder Zugriff verweigern. Die verfügbaren Optionen können je nach Dateityp unterschiedlich sein.
  3. tippen Sie auf die Schaltfläche Benutzer hinzufügen oder Gruppen hinzufügen, um die Benutzer-/Gruppenliste zu öffnen.
  4. überprüfen Sie die Benutzer (Gruppen), für die Sie das Dokument freigeben möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
  5. ändern Sie gegebenenfalls die Berechtigungen für jeden bestimmten Benutzer/jede Gruppe, indem Sie eine der verfügbaren Optionen aus der Dropdown-Liste neben dem Namen des Benutzers/der Gruppe auswählen.

    Um einen Benutzer/eine Gruppe aus der Liste zu entfernen, verwenden Sie das Symbol Benutzer entfernen Symbol.

    Freigabeeinstellungen Fenster

  6. lassen Sie das Kontrollkästchen Benachrichtigung senden aktiviert, um eine Standard-E-Mail-Nachricht an die Benutzer zu senden, mit denen Sie Ihr Dokument geteilt haben.
  7. tippen Sie auf den Link Nachricht hinzufügen, um der Standard-E-Mail-Benachrichtigung Ihren eigenen Text hinzuzufügen.
  8. tippen Sie auf die Schaltfläche Speichern unten im Fenster.

Dateien über den externen Link teilen

Um den Zugriff auf die Datei über den externen Link unter Angabe des erforderlichen Zugriffstyps zu geben,

  1. öffnen Sie das Fenster Freigabeeinstellungen:
    • tippen Sie auf die Schaltfläche Datei freigeben Symbol Freigeben rechts neben dem erforderlichen Dokument/Ordner in der Dateiliste, oder
    • tippen Sie auf das Symbol Aktionen Symbol und wählen Sie im Menü die Option Zugriff -> Freigabeeinstellungen.
  2. aktivieren Sie den Umschalter Externer Zugriff über Link oben im Fenster Freigabeeinstellungen.
  3. wählen Sie den gewünschten Zugriffstyp. Der Zugriffstyp Schreibgeschützt ist standardmäßig ausgewählt. Ändern Sie ihn, indem Sie den erforderlichen Zugriffstyp aus der Dropdown-Liste auswählen.

    Freigabeeinstellungen Fenster

  4. verwenden Sie die Option Verkürzen, um einen verkürzten Link zu erhalten.
  5. verwenden Sie die Option Kopieren, um den Link in die Zwischenablage zu kopieren. Sie können es über einen Messenger oder auf andere Weise senden.
  6. um das Fenster mit den Freigabeeinstellungen zu schließen, tippen Sie auf die Schaltfläche Schließen.
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