Partager les fichiers et les dossiers

Permissions d'accès disponibles

Avec la version mobile web vous pouvez partager un fichier/dossier avec d'autres utilisateurs ou groupes de votre portail ou donner accès à quiconque en partageant un lien vers le fichier. Les permissions d'accès disponibles :

• Accès complet - l'utilisateur ou le groupe peuvent afficher et modifier le document/le dossier,
• Révision - l'utilisateur ou le groupe peuvent proposer des modifications sans modifier le texte d'origine (cette option n'est disponible que pour les fichiers .docx et .docxf),
• Remplir un formulaire - l'utilisateur ou le groupe peuvent uniquement afficher le formulaire et remplir des champs du formulaires insérés (cette option n'est disponible que pour les fichiers .oform),

  L'option Remplir un formulaire n'est pas disponible lors du partage du fichier .oform via un lien externe.

• Filtre personnalisé - l'utilisateur ou le groupe peuvent uniquement afficher le classeur avec des filtres t appliqués. Le reste des fonctionnalités d'édition seront disponibles (cette option n'est disponible que pour les fichiers.xlsx),
• Commentaires - l'utilisateur ou le groupe peut afficher le document, ajouter et gérer des commentaires,
• Lecture seule - l'utilisateur ou le groupe peut uniquement afficher le document/le dossier,
• Accès interdit - la permission d'accéder au fichier/dossier est retiré.

Partager des fichiers et des dossiers avec les utilisateurs du portail

Pour partager un fichier/dossier avec d'autres utilisateurs de votre portail :

1. accédez à la fenêtre Paramètres de partage :
   • appuyez sur l'icône Partager à droite du document/dossier nécessaire dans la liste des fichiers, ou
   • appuyez sur l'icône et sélectionnez Accès -> Paramètres de partage du menu.

   La fenêtre Paramètres de partage indique les personnes autorisées à accéder à ce fichier/dossier.

2. appuyez sur le bouton Ajouter utilisateurs pour accéder à la liste des utilisateurs/groupes.
3. cochez les cases des personnes (groupes) avec lesquels vous partagez le document et appuyez sur le bouton Enregistrer.
4. définissez les droits d'accès pour tous les personnes/groupes avec lesquels vous partagez le document. Par défaut, un document est partagé en Lecture seule. Appuyez sur l'icône à côté du nom d'utilisateur et choisissez l'option appropriée : Accès complet, Révision, Remplissage de formulaire, Commentaire, Lecture seule ou Accès interdit. Les options disponibles varient en fonction de type du fichier.

   Pour supprimer un utilisateur/groupe de la liste, utilisez l'icône à côté de son nom dans la liste et choisissez l'option Supprimer dans la barre d'outils supérieure.

   

5. vous pouvez cliquer sur Paramètres avancés et choisir l'une des deux options afin de partager les fichiers :
   • Impossible d'imprimer, de télécharger et de copier le fichier (pour Lecture seule & Commentaire) – définit les restrictions correspondantes pour tous les utilisateurs ayant les droits d'accès ‘Lecture seule’ et ‘Commentaire’.
   • Impossible de modifier les paramètres de partage (pour Accès complet) - définit les restrictions correspondantes pour tous les utilisateurs ayant les droits d'accès ‘Accès complet’.
6. appuyez sur le bouton Enregistrer en bas de la fenêtre.

   En appuyant sur la flèche à côté du bouton Enregistrer vous pouvez choisir :

   • Ajouter message - saisissez votre message de notification dans le champ qui apparaît et appuyez sur le bouton Enregistrer et envoyer.
   • Enregistrer sans notification – les paramètres sont enregistrés mais les utilisateurs concernés ne sont pas notifiés ;
   • Enregistrer et copier le lien direct – les paramètres sont enregistrés et le lien direct vers le fichier ou le dossier est copié dans votre presse-papiers.

Partager des fichiers par un lien externe

Pour donner la permission d'accès au fichier par un lien externe avec la permission d'accès appropriée,

1. accédez à la fenêtre Paramètres de partage :
   • appuyez sur l'icône Partager à droite du document/dossier nécessaire dans la liste des fichiers, ou
   • appuyez sur l'icône et sélectionnez Accès -> Paramètres de partage du menu.
2. choisissez l'option Ajouter un lien dans la fenêtre 'Paramètres de partage'. L'élément de menu Lien externe apparaît dans la liste ci-dessous,
3. sélectionnez le type d'accès nécessaire. Le type d'accès Lecture seule est sélectionné par défaut. Cliquez sur l'icône et sélectionnez le type d'accès nécessaire dans la liste déroulante,
4. cliquez sur Lien externe et choisissez l'une des options suivantes :

   

   • Copier le lien externe – le lien sera copié dans votre presse-papiers.
   • Partager – choisissez l'une des trois options de partage du lien dans la fenêtre qui s'ouvre : via e-mail ou réseaux sociaux, ou en copiant le lien.
   • Raccourcir le lien – obtenez la version raccourcie du lien.
5. Pour fermer la fenêtre de paramètres de partage, appuyez sur le bouton Fermer.