Documents c'est un module pour stocker, visualiser, éditer et partager des documents, des feuilles de calcul, des présentations, des formulaires à remplir, des images etc. Ce module comprend les sections suivantes:

• Mes documents c'est un espace de stockage privé, chaque membre du portail (à l'exception des invités) a cette section pour charger, importer ou créer des documents pour un usage personnel;
• Partagés avec moi contient des documents qui ont été partagés avec un membre de portail par d'autres membres;
• Favoris comprend des documents et des dossiers marqués comme favori par l'utilisateur actuel. Utilisateurs peuvent masquer ou afficher cette section à partir de Paramètres communs du module Documents. Cette section n'est pas disponible pour les invités;
• Récents comprend tous les fichiers ouverts récemment dans l'éditeur par l'utilisateur actuel (sauf les fichiers chiffrés et les fichiers ouverts à partir à partir des services externes de stockage). Utilisateurs peuvent masquer ou afficher cette section à partir de Paramètres communs du module Documents. Cette section n'est pas disponible pour les invités;
• Salle privé est un espace privé de travail sécurisé. Cette section n'est disponible que dans la version serveur. Le travail dans la salle privée n'est disponible que via Desktop Editors;
• Commun est un espace de stockage commun comportant des fichiers et des dossiers disponibles pour tous les membres du portail;
• Documents du projet comprend des dossiers correspondant aux projets existants et représente un espace de stockage pour tous les documents du module Projets;
• Corbeille comporte les fichiers supprimés lesquels vous pouvez récupérer ou supprimer définitivement plus tard.

Pour transférer tous vos fichiers vers le module Documents, vous pouvez charger des documents existants à partir de votre ordinateur ou intégrer votre compte Google Drive, Box, Dropbox, OneDrive, Nextcloud, ownCloud, SharePoint, OneDrive pour entreprises, kDrive ou Yandex Disk dans le bureau en ligne.

Charger les fichiers et les dossiers

Pour charger un fichier,

1. ouvrez la section nécessaire ou le dossier où vous souhaitez charger vos fichiers en sélectionnant les options correspondantes sur le panneau latéral gauche,
2. cliquez sur le bouton dans le coin supérieur gauche du module Documents,
3. sélectionnez l'option Télécharger les fichiers dans le menu,
4. choisissez les fichiers à charger sur le bureau en ligne dans la fenêtre du gestionnaire de fichiers et cliquez sur le bouton Ouvrir.

Ou tout simplement faites glisser et déposez un fichier ou plusieurs fichiers de votre ordinateur dans la zone de travail pour les charger sur le portail de manière plus simple.

Le processus de chargement va commencer. Si le fichier est téléchargé sous un format différent de Office Open XML , celui-ci sera converti dans le format .docx/.xlsx/.pptx pur un édition plus rapide. Une fenêtre de notification va apparaître où vous pouvez sélectionner si c'est les deux fichiers que vous souhaitez à sauvegarder (le fichier au format d'origine et le fichier au format Office Open XML ). Si vous n'avez pas besoin des fichiers au format d'origine sur le portail, vous pouvez décocher la case Enregistrer aussi la copie du fichier au format d'origine. Cela sera pris en compte lors des prochaines opérations de chargement et le fichier converti sera sauvegarder en tant qu'une nouvelle révision du fichier d'origine plus qu'un nouveau fichier. Il est également possible d'activer ou de désactiver l'option Enregistrer aussi la copie du fichier au format d'origine à partir de Paramètres communs du module Documents.

Si le fichier d'origine est protégé par un mot de passe, ce mot de passe est requis pour convertir le fichier. Vous pouvez cliquer sur Entrer le mot de passe dans la fenêtre de notification et saisissez le mot de passe dans le champ au-dessous. Il est également possible de cliquer sur l'icône Convertir et ouvrir à droite du document téléchargé à partir de la liste de fichiers, une nouvelle fenêtre s'ouvrira où vous devez saisir le mot de passe.

Pour télécharger un dossier comportant des sous-dossiers et des documents imbriqués:

1. cliquez sur le bouton dans le coin supérieur gauche,
2. sélectionnez l'option Télécharger les dossiers dans le menu,
3. choisissez le dossier à charger sur le bureau en ligne dans la fenêtre du gestionnaire de fichiers et cliquez sur le bouton Ouvrir.

Vous pouvez également glisser-déposer le dossier nécessaire depuis la fenêtre du gestionnaire de fichiers vers la zone de travail du portail.

Pour connecter votre compte Google Drive, Box, Dropbox, OneDrive, Nextcloud, ownCloud, SharePoint, OneDrive for Business, kDrive, or Yandex Disk à module Documents, utilisez les boutons appropriés sur le menu de gauche après la lecture de cet article.

Créer de nouveaux fichiers et dossiers

Vous pouvez également créer de nouveaux fichiers et dossiers à partir du module Document. Pour ce faire,

1. ouvrez la section nécessaire ou le dossier où vous souhaitez créer un nouveau fichier en sélectionnant les options correspondantes sur le panneau latéral gauche
2. appuyez sur bouton Créer dans le coin supérieur gauche et sélectionnez l'une des options suivantes:
   • Document pour créer un nouveau document texte
   • Classeur pour créer un nouveau classeur
   • Présentation pour créer une nouvelle présentation
   • Modèle de formulaire pour créer un nouveau fichier .docxf permettant de modifier du texte et de travailler avec les champs du formulaire. Choisissez l'une des options disponibles:
     • À partir de zéro pour créer un fichier vide .docxf.
     • À partir d'un fichier texte pour créer un fichier .docxf sur la base d'un document existant .docx. Sélectionnez le fichier nécessaire sur votre portail et cliquez sur Créer.

     Pour en savoir plus sur la création d'un Modèle de formulaire, veuillez consulter cet article.

   • Dossier pour créer un nouveau dossier
3. entrez un titre pour votre fichier ou votre dossier dans le champ approprié et cliquez sur l'icône

Vous pouvez visualiser et modifier vos documents, classeurs et présentations directement sur le portail en utilisant les éditeurs du bureau en ligne multifonctionnels. Vous pouvez aussi afficher les fichiers multimédias et les images stockés sur votre portail aux formats les plus populaires y compris avi, mpg, mpeg, mp3, mp4, webm etc., aussi que bmp, jpg, jpeg, png, gif, tif, tiff, webp images.

Pour modifier un document, cliquez sur le titre de celui-ci ou sur l'icône à droite du titre de ce document et il s'ouvrira dans un nouvel onglet du navigateur. Si ce document est en cours d'édition par un autre utilisateur, une icône représentant un crayon de couleur va s'afficher. placez le curseur de votre souris sur cette icône pour afficher les personnes qui travaillent sur le fichier actuellement. Cliquez sur celui-ci et modifiez ce document avec d'autres utilisateurs du portail simultanément.

Pour modifier un fichier, vous pouvez également cliquer sur l'icône à côté de celui-ci et sélectionnez l'option Modifier.

Une fois un document, un classeur ou une présentation modifié et les modifications enregistrées, les deux révisions de votre fichier seront disponibles, de sorte que vous puissiez restaurer la révision précédente, si nécessaire. Les révisions peuvent être groupées dans les versions. Pour en savoir plus, veuillez consulter cet article.

Si vous n'avez pas de droits de modifier le document, en cliquant sur son titre vous allez ouvrir Aperçu dans le bureau en ligne. Les images seront ouverts dans la même fenêtre, les fichiers de texte seront affichés dans un nouvel onglet de votre navigateur Internet. Pour visualiser un fichier, vous pouvez aussi cliquer sur l'icône Aperçu du bureau en ligne offre des outils standard pour zoomer / dézoomer vos fichiers, modifier leur taille, naviguer entre les pages, les télécharger ou imprimer.

Pour afficher un fichier, vous pouvez également cliquer sur l'icône à côté de celui-ci et sélectionnez l'option Aperçu.

Lorsque vous affichez l'aperçu des fichiers multimédias, vous pouvez utiliser les boutons appropriés pour démarrer ou pauser la lecture, régler le niveau du volume, passer au mode d'affichage Plein écran, passer au fichier précédent ou suivant, télécharger ou supprimer le fichier.

Lorsque vous affichez l'aperçu des images, vous pouvez utiliser les boutons appropriés pour zoomer/dézoomer l'image, passer à l'image précédente ou suivante, afficher la taille actuelle de l'image (si celle-ci est zoomée ou dézoomée), faire pivoter l'image dans le sens horaire ou antihoraire, télécharger ou supprimer le fichier.

Pour trouver rapidement un document nécessaire, utilisez le filtre en haut de la liste de documents.

Appuyez sur le bouton et définissez les paramètres du filtre:

• Pour filtrer des éléments par TYPE, choisissez l'une des options suivantes: Dossiers, Documents, Présentations, Feuilles de calcul, Images, Média, Archives ou Tous les fichiers.
• Pour filtrer des éléments par AUTEUR, appuyez sur Utilisateurs ou Groupes et choisissez l'utilisateur ou la groupe à rechercher.
• Pour exclure les sous-dossiers de la recherche, cliquez sur Pas de sous-dossiers dans la section RECHERCHE.

Saisissez le nom du fichier partiellement ou entièrement dans le champ de filtre et appuyez sur la touche Entrée pour afficher les résultats de recherche. L'emplacement s'affiche au-dessus des résultats de recherche. Le cas échéant, vous pouvez exclure les sous-dossiers de la recherche en cliquant tous les sous-dossiers. Si vous souhaitez ouvrir l'emplacement du fichier, cliquez avec le bouton droit sur le fichier et choisissez l'option Ouvrir un emplacement. Pour accéder au dossier parent situé un niveau au-dessus du dossier actuel, utilisez la flèche .

Par défaut, tous les fichiers sont triés par Modifié dans l'ordre décroissant (du plus ancien au plus récent). Le cas échéant, vous pouvez trier les fichiers par Date de création, Titre, Type, Taille ou Auteur en choisissant l'option appropriée à partir de la liste Trier par à droite du champ Filtre. Pour modifier l'ordre de tri de Croissant à Décroissant, appuyez sur l'icône .

Utilisez les boutons à droite pour choisir le mode d'affichage approprié: Affichage des miniatures, Vue commune ou Vue compacte. Les miniatures ne sont pas générées pour les services externes connectés.

Les opérations que vous pouvez effectuer avec vos documents:

• Enregistrer sous oform - cette option n'est disponible que pour des modèles de formulaires au format .docxf .
• Remplir le formulaire - cette option n'est disponible que pour des formulaire à remplir au format .oform .
• Partager plusieurs documents à la fois pour les utilisateurs du portail
• Copiez le Lien externe rapide vers le fichier pour des utilisateurs à l'extérieur du portail disposant des autorisations par défaut. L'autorisation d'accès définie par défaut se trouve dans Paramètres / Commun / Droits d'accès par défaut dans les paramètres de partage / Droits d'accès par défaut par type de fichier.
• Copiez le lien vers le fichier ou le dossier dans le presse-papiers pour les utilisateurs du portail
• Envoyer le fichier par email
• Signer un document avec DocuSign
• Afficher Historique des versions et restaurer la version appropriée
• Finaliser la version actuelle du fichier et créer la révision
• Verrouiller le fichier pour empêcher toute modification par d'autres utilisateurs avec des permissions d'accès pareilles
• Marquer le fichier en tant que favori
• Télécharger le fichier au format d'origine sur votre disque dur d'ordinateur
• Télécharger comme un fichier au format sélectionné sur votre disque dur d'ordinateur
  Si vous, avez sélectionné plusieurs fichiers à télécharger, tous les éléments seront compressés dans une seule archive .zip ou .tar.gz (en fonction de votre choix parmi les Paramètres communs dans le module Documents) et seront sauvegardés sur votre ordinateur.
• Déplacer vers une autre section ou un autre dossier du module Documents
• Copier un fichier et déplacer une copie vers la section sélectionnée du module Documents
• Créer une copie du fichier dans le dossier actuel
• Renommer un fichier
• Supprimer un fichier en le déplaçant à la Corbeille du module Documents

Opérations sur un groupe de fichiers s'affichent en haut du menu contextuel. Pour partager, envoyer par email, marquer en tant que favoris, télécharger, déplacer, copier ou supprimer plusieurs fichiers à la fois,

1. accédez à la section nécessaire du module Documents en cliquant sur l'option appropriée sur le panneau de gauche
2. cochez les cases à côté des fichiers que vous souhaitez gérer
3. cliquez sur le bouton en haut correspondant à l'opération que vous souhaitez effectuer ou cliquez avec le bouton droit sur l'un des fichiers sélectionnés et utilisez les options du menu contextuel

Certaines opérations sont disponibles sur un seul fichier à partir du menu contextuel. Pour renommer, se connecter avec DocuSign, verrouiller, finaliser, visualiser toutes les versions du fichier ou copier le lien d'un document (ou effectuer l'une des opérations mentionnées ci-dessus),

1. accédez à la section nécessaire du module Documents en cliquant sur l'option appropriée sur le panneau de gauche
2. recherchez le document approprié et cliquez sur l'icône qui se trouve à côté
3. sélectionnée l'option appropriée en fonction de l'opération nécessaire. Pour en savoir plus sur les options du menu contextuel, veuillez consulter cet article.

Pour renommer un document du module Documents, vous pouvez cocher la case à gauche du fichier nécessaire dans la liste et appuyez sur la touche F2. Il est aussi possible de renommer le document en utilisant l'interface de l'éditeur pendant édition. Pour ce faire,

1. cliquez sur l'onglet Fichier de la barre d'outils supérieure et sélectionnez l'option Enregistrer...,
2. dans la fenêtre qui s'affiche, saisissez le Nom de fichier et cliquez sur OK.

Ajouter des documents aux Favoris

La section Favoris comprend tous les fichiers et les dossiers qui ont été marqués en tant que favoris provenant de toutes sections du module Documents. Pour ajouter un fichier/dossier aux Favoris:

1. accédez à la section nécessaire du module Documents en cliquant sur l'option appropriée sur le panneau de gauche,
2. recherchez le fichier/dossier approprié et cliquez sur l'icône qui se trouve à côté,
3. sélectionnez l'option Marquer en tant que favori,

OU

1. ouvrez le document nécessaire depuis le module Documents,
2. Cliquez sur Marquer en tant que favori dans le coin supérieur droit.

Le fichier sera disponible dans la section Favoris et marqué avec l'icône dans la liste.

À partir de section Favoris vous pouvez utiliser l'option Ouvrir un emplacement sur le menu contextuel pour passer au dossier qui comprend ce fichier.

Pour supprimer un favori, utiliser l'option Retirer des favoris du menu contextuel ou cliquez sur l'icône à côté du nom de fichier.

Pour supprimer plusieurs favoris à la fois, cochez les cases appropriées dans la liste à partir de la section Favoris et cliquez sur le bouton Supprimer en haut.

Vous pouvez masquer ou afficher la section Favoris à partir de Paramètres communs du module Documents.

Vous pouvez partager les fichiers et les dossiers depuis les sections Mes documents et Commun avec des utilisateurs du portail et des invités.

Pour accéder aux paramètres de partage, passez au module Documents, sélectionnez la section appropriée, cochez le fichier ou le dossier nécessaire dans la liste et ouvrez la fenêtre Paramètres de partage comme suit:

• cliquez sur le bouton Paramètres de partage en haut,
• cliquez sur Partager à droite du nom de fichier ou du dossier,
• cliquez sur l'icône Actions à droite et utilisez l'option Paramètres de partage.
  

Dans la fenêtre Paramètres de partage vous pouvez:

• Partager des fichiers avec les utilisateurs de votre espace de travail. Accorder l'accès aux utilisateurs séparés, à un groupe d'utilisateurs ou uniquement aux administrateurs du portail. Gérer la liste des utilisateurs, ajouter ou supprimer des utilisateurs nécessaires. Notifier des utilisateurs sur les fichiers/dossiers partagés ou obtenir un lien directe à partager plus tard.
• Partager des fichiers/dossiers avec des utilisateurs en dehors de votre espace de travail. Raccourcir un lien et le partager via email ou réseaux sociaux en utilisant l'icône appropriée.
• Obtenir le code à incorporer le fichier nécessaire à une page web. Utiliser les tailles prédéfinies ou définir la taille manuellement.
• Accorder des permissions d'accès et les modifier pour chaque utilisateur:
  • Accès complet - l'utilisateur a l'accès illimité au fichier ou dossier partagé.
  • Révision - l'utilisateur est autorisé à modifier le fichier mais le propriétaire du fichier doit accepter ou rejeter toutes les modifications apportées.
  • Filtre personnalisé - l'utilisateur est autorisé à afficher des fichiers .xlsx selon ses filtres propres.
  • Remplissage de formulaire - l'utilisateur est autorisé uniquement à remplir des formulaires.
  • Commentaire - l'utilisateur peut commenter le contenu du fichier mais il n'est pas autorisé à le modifier.
  • Lecture seule - l'utilisateur est autorisé uniquement à afficher le fichier.
• Définir des restrictions supplémentaires. Il ne faut pas permettre aux utilisateurs en lecture seule ou aux utilisateurs autorisés à commenter d'imprimer, télécharger et copier les documents pu modifier les paramètres de partage (en Accès complet).

La section Paramètres sur la barre latérale gauche permet de paramétrer le module Documents. Celle-ci comprend plusieurs sous-sections.

Paramètres communs

Cette section est disponible pour tout utilisateur. Les fonctionnalités de cette section pour les invités sont limitées.

Paramètres communs

• Enregistrer aussi la copie du fichier au format d'origine (est disponible pour les utilisateurs et les invités) est utilisé pour le téléchargement de fichiers dans dans un format différent de .docx/.xlsx/.pptx. Lorsque cette option est activée, vous pouvez convertir le fichier et le sauvegarder en tant qu'un fichier séparé. Une fois l'option désactivée, le fichier converti sera sauvegarder en tant qu'une nouvelle révision du fichier d'origine.
• Afficher une notification lors du déplacement de l'élément vers la corbeille (disponible pour des utilisateurs aussi que pour des invités) est utilisé pour masquer ou afficher les notifications lorsqu'un fichier est déplacé vers la Corbeille.
• Télécharger des fichiers au format .tar.gz. Sinon, les fichiers seront téléchargés au format .zip. (disponible pour les utilisateurs et les invités) - sert à sélectionner le format nécessaire pour télécharger plusieurs fichiers. Une fois cette option activé, les fichiers seront téléchargés dans le format .tar.gz. Sinon, les fichiers seront téléchargés dans le format .zip.
• Nettoyage automatique de la corbeille - Supprimez les fichiers plus anciens que... - sert à supprimer définitivement les fichiers de la Corbeille. Lors de l'activation de cette option, il est possible de définir la période préférée: 1 semaine, 2 semaines, 1 mois, 2 mois, 3 mois. Chaque utilisateur définit cette période selon ses besoins. La période définie s'affichera au-dessous le nom du fichier dans la Corbeille.

stockage des versions de fichier

• Remplacer le fichier existant avec le même nom (disponible pour des utilisateurs aussi que pour des invités) est utilisé lors du téléchargement d'un fichier avec le même nom. Lorsque cette option est activée, la version du fichier existant sera mise à jour. Une fois l'option désactivée, une copie du fichier sera créé.
• Sauvegarder les versions intermédiaires lors de l'édition (disponible pour des utilisateurs) est utilisé pour créer une nouvelle révision intermédiaire à chaque sauvegarde du fichier en utilisant la combinaison de touches Ctrl+S ou l'icône Enregistrer.

Sections supplémentaires

• Afficher les favoris (disponible pour des utilisateurs) est utilisé pour masquer ou afficher la section Favoris.
• Afficher les fichiers récents (disponible pour des utilisateurs) est utilisé pour masquer ou afficher la section Récents.

Droits d'accès par défaut dans les paramètres de partage

• Droits d'accès par défaut dans les paramètres de partage sert à sélectionner les droits d'accès par défautpour tous les fichiers à partager ultérieurement aussi que pour des types de fichiers spécifiques, par ex. des feuilles de calcul. L'utilisateur peut choisir le droit d'accès approprié: Accès complet, Révision, Remplissage de formulaire, Commentaire, Lecture seule. Pour en savoir plus sur des droits d'accès, veuillez consulter cet article.

Paramètres administrateur

Cette section est disponible pour le propriétaire du portail, les administrateurs avec l'accès complet ou les administrateurs du module Documents.

À partir de cette section on peut configurer les paramètres pour tous les utilisateurs du portail:

Stockage des versions de fichier

• Garder toutes les versions intermédiaires sauvegardées permet aux utilisateurs du portail de sauvegarder toutes les révisions intermédiaires.

Comptes de tiers

• Activer les paramètres de tiers pour les utilisateurs permet aux utilisateurs du portail de connecter des services externes de stockage.

Paramètres de partage

• Activer l'accès par les liens externes permet de partager les fichiers/dossiers avec des utilisateurs du portail et des utilisateurs externes par le lien de partage public. Cette option est activée par défaut.
• Afficher les boutons de réseaux sociaux pour le partage externe permet de partager les fichiers/dossiers sur les réseaux sociaux à l'aide des boutons appropriés, i.e. Facebook ou Twitter. Une fois désactivé, les utilisateurs pourront partager les liens vers fichiers/dossiers uniquement par email.
  Cette option se rendra disponible uniquement après l'activation de l'option Activer l'accès par les liens externes.

Lier les comptes

Cette section est disponible pour tous les utilisateurs (à l'exception des invités) lorsque l'option Activer les paramètres de tiers pour les utilisateurs est activée à partir de la section Paramètres administrateur.

Cette section représente tous les services en nuage connectés et permet de se connecter à d'autres services externes de stockage.