Partager des documents

Tout d'abord, il faut trouver le document à partager.

Pour trouver un document nécessaire utilisez notre filtre en haut de la liste des documents. Par défaut, tous les fichiers sont triés par Modifié dans l'ordre décroissant (du plus ancien au plus récent). Le cas échéant, vous pouvez trier les éléments par Nom, Créé, Taille ou Type en cliquant sur l'en-tête de la colonne appropriée au dessus de la liste des fichiers. Pour ajouter ou masquer des critères de tri des fichiers, cliquez sur l'icône Trier par à droite du champ Filtre et sélectionnez l'option appropriée de la liste déroulante suivante: Créé, Modifié, Taille ou Type. Pour modifier l'ordre de tri de Décroissant à Croissant et vice versa, cliquez sur le critère de tri approprié.

Vous pouvez également créer un nouveau fichier .docx, .xlsx pptx ou .docxf en cliquant sur et en sélectionnant l'option correspondante dans la liste déroulante: Nouveau document, Nouvelle feuille de calcul, Nouvelle présentation, Modèle de formulaire. Si vous stockez le fichier sur votre ordinateur, utilisez les options Télécharger les fichiers et Télécharger le dossier.

Cochez le document nécessaire dans la liste des fichiers et accédez à la fenêtre Paramètres de partage de l'une des façons suivantes:

• cliquez sur le bouton Partager à droite du nom de fichier,
• cliquez sur l'icône à droite et utilisez l'option Paramètres de partage.

Il est possible d'accéder aux paramètres de partage pendant la modification d'un document directement à partir de l'interface d'éditeur de l'une des façons suivantes:

• cliquez sur l'icône Gérer les droits d'accès au document dans la partie droite de l'en-tête d'éditeur,
• Passez à l'onglet Collaboration et cliquez sur le bouton Partage dans la barre d'outils supérieure.
• passez à l'onglet Fichier, appuyez sur Droits d'accès... dans la barre latérale gauche et cliquez sur Changer les droits d'accès.

Dans la fenêtre Paramètres de partage, activez l'accès externe au document:

1. Définir des autorisations d'accès

   Il faut d'abord activer l'option en cliquant sur le curseur afin qu'il devienne bleu. .

   C'est uniquement un niveau d'autorisation qui peut être attribué aux utilisateurs externes. C'est à dire que c'est uniquement un niveau d'autorisation qu'on peut sélectionner pour un document.

   Par défaut, un document est partagé en Lecture seule. Cliquez sur l'icône et sélectionnez l'option appropriée:

   
   • Accès complet - sert à permettre aux utilisateurs dotés d'un accès au fichier de modifier le document.
   • Révision - sert à permettre aux utilisateurs dotés d'un accès au fichier de proposer des modifications sans modifier le document d'origine.
   • Filtre personnalisé - sert à permettre aux utilisateurs dotés d'un accès au fichier d'appliquer des filtres uniquement pour l'utilisateur actuel. Toutes les autres options de modification seront disponibles.
   • Commentaire - sert à permettre aux utilisateurs dotés d'un accès au fichier d'ajouter et de gérer des commentaires.
   • Lecture seule - sert à permettre aux utilisateurs dotés d'un accès au fichier d'afficher le document en lecture seule.
   • Refuser l'accès - sert à retirer la permission d'accès accordée.
   L'option Révision est disponible uniquement pour les fichiers .docx et .docxf. L'option Filtre personnalisé n'est disponible que pour des fichiers .xlsx.

   Pour en savoir plus sur les permissions d'accès, veuillez consulter Étape 4.

2. Partager un document par lien

   Dans la fenêtre Paramètres de partage, sélectionnez parmi les options de partage disponibles:

   • Lien externe - sert à ajouter le lien dans le presse-papiers et l'envoyez dans un massage ou d'une autre façon.
   • Partager via e-mail - sert à envoyer le lien par email. Le logiciel par défaut de messagerie électronique s'ouvrira sur l'ordinateur. Vous pouvez définir les adresses email des utilisateurs pour leur envoyer le lien, modifiez le texte de message et cliquez sur le bouton Envoyer.

     Dans le champ À: saisissez l'adresse email de la personne avec laquelle vous souhaitez partager le lien. Commencez à saisir l'adresse email ou le nom du destinataire et choisissez de la liste. Vous pouvez ajouter autant de destinataires que vous le souhaitez. Sélectionnez plusieurs adresses une par une ou entrez plusieurs nouvelles adresses.

   • Partager sur réseaux sociaux - sert à partager le lien via le compte social respectif. Une nouvelle fenêtre s'ouvrira dans lequel vous pouvez sélectionner l'option de partage: sur votre page de profil, par un message privé etc.
   • Intégration - sert à intégrer le code et le coller sur votre site Web. Vous pouvez sélectionner la taille disponible de la fenêtre visionneuse du document ou définir la largeur et la hauteur personnalisée.
     

     Pour en savoir plus, veuillez consulter ce manuel de l'utilisateur..

3. Sauvegarder les paramètres

   Appuyez sur Enregistrer en bas de la fenêtre Paramètres de partage.

Les utilisateurs ont accès aux opérations en fonction des permissions accordées.

Accès complet

Un utilisateur doté d'accès complet peut afficher et modifier le document ou ajouter/configurer de nouveaux champs et modifier le modèle de formulaire dans le format .docxf. Toutes les options d'édition sont disponibles y compris les fonctionnalités de révision, le remplissage des formulaires dans le format .oform et commentaires.

Révision

Un utilisateur avec l'autorisation de Révision peut afficher et modifier le document sans modifier le texte d'origine. L'option Suivi des modifications est active par défaut pour le réviseur et on ne peut pas la désactiver. Toutes les modifications apportées par cet utilisateur s'affichent dans une fenêtre contextuelle. utilisateur ne peut pas accepter ou rejeter ses modifications, c'est uniquement possible de les supprimer en appuyant sur l'icône dans une fenêtre contextuelle.

Toutes les options d'édition y compris le remplissage des formulaires et commentaires sont disponibles mais toutes les modifications du réviseur doivent être acceptées ou rejetées par le propriétaire du fichier ou par la personne avec accès complet à celui-ci:

Filtre personnalisé

Un utilisateur avec l'autorisation Filtre personnalisé peut afficher et modifier le classeur. Toutefois, l'invité ne peut pas ajouter de nouveaux filtres ou supprimer des filtres existants. De plus, les filtres appliqués par cet utilisateur ne seront affichés que pour cet utilisateur-ci. Pour tous les autres utilisateurs, les résultats du filtre affichés resteront inchangés.

La moitié gauche de la capture d'écran comporte l'affichage tableau de l'auteur tandis que la moitié droite comporte l'affichage tableau de l'invité avec le niveau d'autorisation Filtre personnalisé. Vous pouvez remarquer que la moitié droite inclut un filtre appliqué à la colonne B qui sert à afficher des valeurs égales à DEMOCRAT. Tandis que, le même filtre affiche toutes les valeurs de la colonne B pour l'auteur.

Commentaires

Un utilisateur avec l'autorisation Commentaires peut consulter le document, ajouter des commentaires aussi bien que gérer les commentaires (modifier et supprimer les commentaires, ajouter des réponses ou fermer la discussion). Le reste des options d'édition sauf le travail avec des commentaires ne sont pas disponibles.

Dans le mode Commentaire c'est l'onglet Collaboration qui est disponible. Cet onglet comprend toutes les options pour ajouter/supprimer les commentaires, utiliser le Chat et afficher l'historique de versions.

Utilisateur peut aussi imprimer ou télécharger le fichier, afficher les informations sur le fichier et l'historique des versions sous l'onglet Fichier, utiliser le Chat sur la barre latérale gauche et certains modules complémentaires: Parole, Thésaurus (pour rechercher des synonymes mais pas de possibilité de les insérer dans le document), Traducteur.

Lecture seule

Un utilisateur avec l'autorisation en Lecture seule peut uniquement afficher le document et les commentaires disponibles. Dans ce cas les options d'édition ne sont pas disponibles et on ne peut pas modifier le fichier.

Utilisateur peut aussi imprimer ou télécharger le fichier, afficher les informations sur le fichier et l'historique des versions sous l'onglet Fichier, utiliser le Chat sur la barre latérale gauche et certains modules complémentaires: Parole, Thésaurus (pour rechercher des synonymes mais pas de possibilité de les insérer dans le document), Traducteur.

L'utilisateur avec un accès au formulaire remplissable .oform en lecture seule peut afficher le formulaire, imprimer le fichier, télécharger le fichier au format .pdf ou .docx, ouvrir l'emplacement du fichier et changer le thème d'interface.