Gérer des fichiers

Opérations sur un fichier

Pour trouver rapidement un fichier, utilisez le champ Filtre en haut de la liste des documents. Appuyez sur la barre, saisissez le nom du fichier et appuyez sur la touche Rechercher du clavier.

Appuyez sur le bouton et définissez les paramètres du filtre :

• Pour filtrer des éléments par TYPE, choisissez l'une des options suivantes : Dossiers, Documents, Présentations, Feuilles de calcul, Images, Média, Archives ou Tous les fichiers.
• Pour filtrer des éléments par AUTEUR, appuyez sur Utilisateurs ou Groupes et choisissez l'utilisateur ou la groupe à rechercher.
• Pour exclure les sous-dossiers de la recherche, appuyez sur Pas de sous-dossiers dans la section RECHERCHE.

Pour trier les éléments de la liste,

1. appuyez sur la liste déroulante Trier par à droite du champ Filtre.
2. sélectionnez le critère de tri approprié : Modifié, Date de création, Titre, Type, Taille ou Auteur,
3. pour modifier l'ordre de tri de Croissant à Décroissant, appuyez sur l'icône .

appuyez sur l'icône à droite du document nécessaire dans la liste des fichiers pour accéder au menu de fichier.

Remarque : les options disponibles varient en fonction de section du module Documents, de type du fichier et de votre droits d'accès.

Appuyez sur un élément de menu pour choisir l'opération appropriée :

• Enregistrer sous oform - cette option n'est disponible que pour des modèles de formulaires au format .docxf .
• Remplir le formulaire - cette option n'est disponible que pour des formulaire à remplir au format .oform .
• Modifier - permet d'ouvrir le fichier en mode d'édition.
• Aperçu - permet d'ouvrir le fichier en mode d'affichage.
• Partager permet de partager le fichier avec d'autres utilisateurs ou groupes de votre portail et personnaliser les droits d'accès : Accès complet, Remplissage de formulaire (l'option Remplissage de formulaire n'est disponible que pour des fichier au format .oform), Commentaire, Révision (cette option n'est disponible que pour des fichiers au format .docx et .docxf), Lecture seule, Accès interdit.
• Copier le lien externe vers le fichier en Lecture seule pour des utilisateurs à l'extérieur du portail.
• Lien pour les utilisateurs du portail permet de copier le lien vers un document dans le presse-papiers pour les utilisateurs du portail.
• Envoyer le fichier par email.
• Signer un document avec DocuSign
• Historique des versions permet d'afficher la version et l'historique des révisions.
• Verrouiller un fichier pour empêcher toute modification par d'autres utilisateurs avec des permissions d'accès appropriées.
• Marquer le fichier en tant que favori pour un accès rapide.
• Télécharger permet d'enregistrer un fichier au format actuel sur l'appareil. Ce fichier se trouve dans le dossier de téléchargements par défaut.
• Télécharger comme permet d'enregistrer un fichier au format défini sur l'appareil.
• Déplacer vers ou copier permet de déplacer ou de copier le fichier et de déplacer la copie vers la section/le dossier défini du module Documents. Choisissez le sous-menu nécessaire et sélectionnez le dossier approprié.
• Renommer permet de modifier le nom du fichier.
• Supprimer permet de déplacer le fichier dans la Corbeille. On peut récupérer ou supprimer définitivement le fichier effacé plus tard.

Opérations sur un dossier

Pour ouvrir un dossier, appuyez sur ce dossier dans la liste de fichiers. Pour accéder au dossier parent situé un niveau au-dessus du dossier actuel, utilisez la flèche .

Appuyez sur l'icône à droite du dossier nécessaire dans la liste des fichiers pour accéder au menu de dossier. Choisissez l'opération à effectuer en appuyant sur l'un des éléments du menu :

• Ouvrir permet d'ouvrir le dossier sélectionné.
• Partager permet de partager le dossier avec d'autres utilisateurs ou groupes de votre portail et personnaliser les droits d'accès : Accès complet, Lecture seule ou Accès interdit.
• Lien pour les utilisateurs du portail permet de copier le lien vers un document dans le presse-papiers pour les utilisateurs du portail.
• Télécharger permet de télécharger le dossier choisi et tout son contenu.
• Déplacer vers ou copier permet de déplacer ou de copier le dossier et de déplacer la copie vers la section/le dossier défini du module Documents. Choisissez le sous-menu nécessaire et sélectionnez le dossier approprié.
• Renommer permet de modifier le nom du dossier.
• Supprimer permet d'effacer le dossier et tout son contenu et de le déplacer dans la Corbeille.

Renommer les éléments

Pour renommer le fichier ou le dossier sélectionné, appuyez sur l'icône , sélectionnez Renommer dans le menu, saisissez le nouvel nom dans le champ de saisie et appuyez sur l'icône à droite.

Opérations sur plusieurs fichiers/dossiers

Vous pouvez déplacer, copier ou supprimer plusieurs éléments sélectionnés à la fois aussi bien que les partager.

Appuyez sur les icônes à gauche de l'élément nécessaire, un à la foi, pour faire votre sélection. Ensuite, appuyez sur le bouton approprié au-dessus de la liste de fichiers : Paramètres de partage, Télécharger, Télécharge comme, Déplacer, Copier, Supprimer.