Почта - это инструмент общения, предназначенный для управления корреспонденцией непосредственно на портале. Данное решение для управления сообщениями помогает работать более рационально и улучшить деловую коммуникацию. Оно позволяет:

• управлять одним или несколькими почтовыми аккаунтами,
• быстро общаться и эффективно управлять контактами,
• получать доступ к адресам ваших личных контактов, пользователей портала и контактов CRM,
• объединить все адреса электронной почты в едином пространстве,
• создавать корпоративные почтовые ящики,
• управлять сообщениями электронной почты на портале,
• читать все сообщения в одной программе и отвечать на них,
• создавать и редактировать шаблоны писем, чтобы упростить процесс работы с однотипными сообщениями,
• получать доступ к истории сообщений, контактам и файлам в любом браузере, в любое время, из любой точки мира,
• связывать отдельное письмо из цепочки или всю цепочку писем с существующими элементами CRM или создавать новые контакты CRM на основе цепочек писем,
• отправлять счета из модуля CRM,
• создавать подпись,
• использовать автоответчик,
• сохранять вложения из писем в любую папку модуля "Документы",
• создавать, настраивать и применять теги для быстрого и легкого управления сообщениями,
• получать оповещения о календарных событиях, принимать или отклонять приглашения,
• использовать оповещения на портале при получении новых сообщений.
• создавать пользовательские папки и применять фильтры, чтобы автоматически выполнять определенные действия с письмами.

Для получения доступа к Почте щелкните по значку , доступному наверху любой страницы портала.

Чтобы прямо с портала отправлять, получать и содержать в порядке сообщения электронной почты, прежде всего необходимо настроить учетную запись. Для этого:

1. щелкните по значку наверху любой страницы портала,
2. в открывшемся окне нажмите на кнопку Добавить новую учетную запись,
3. заполните следующие поля: Email и Пароль,
   
4. В случае необходимости откройте окно дополнительных параметров, используя опцию Дополнительно:
   

   Стандартные параметры для самых популярных почтовых сервисов определяются автоматически. Вы можете изменить некоторые из них при необходимости. Чтобы вернуться к настройкам по умолчанию, нажмите на ссылку Получить параметры по умолчанию.

   Полный список настроек для самых популярных почтовых сервисов можно найти здесь. Вы также можете обратиться к официальной документации вашего почтового сервиса. Если вы столкнетесь с какими-то проблемами при подключении определенного сервиса, также можно попробовать найти решение здесь.

   Доступны следующие параметры:

   • Email - ваш адрес электронной почты.
   • Имя учетной записи (необязательно) - ваше имя.
   • параметры получения почты
     • Сервер POP/IMAP - имя хоста POP- или IMAP-сервера, например, pop.domain.com или imap.domain.com.
     • Порт - номер порта, используемый POP- или IMAP-сервером (по умолчанию порт 993 используется для IMAP-сервера, порт 995 используется для POP-сервера, с SSL-шифрованием).
     • Логин - ваш адрес электронной почты.
     • Пароль - пароль, который вы используете для входа в почтовый ящик.
     • Тип аутентификации - Простой пароль, Зашифрованный пароль или Пароль NTLM.
     • Шифрование для POP- или IMAP-сервера - выберите опцию SSL или STARTTLS, в зависимости от шифрования, используемого для вашего POP- или IMAP-сервера.
   • параметры отправки почты
     • SMTP-сервер - имя хоста SMTP-сервера, например, smtp.domain.com.
     • Порт - номер порта, используемый SMTP-сервером (по умолчанию порт 465 используется для SSL, порт 587 используется для STARTTLS).
     • Логин - ваш адрес электронной почты.
     • Пароль - пароль, который вы используете для входа в почтовый ящик.
     • Тип аутентификации - Простой пароль или Зашифрованный пароль.
     • Шифрование для SMTP-сервера - выберите опцию SSL или STARTTLS, в зависимости от шифрования, используемого для вашего SMTP-сервера. Вам может потребоваться изменить порт соответствующим образом.
5. нажмите кнопку Добавить (или Сохранить), чтобы подключить аккаунт.

Начнется импорт писем. Это может занять некоторое время. Можно закрыть это окно и продолжить работу с порталом или даже закрыть браузер. Импорт продолжится в фоновом режиме. После того как импорт будет завершен, все сообщения из вашего почтового аккаунта будут загружены в папку Входящие, и вы сможете начать работу со своей корреспонденцией.

Если требуется добавить еще одну учетную запись, выполните следующие действия:

1. разверните раздел Настройки в меню слева,
2. выберите опцию Управление учетными записями,
3. нажмите кнопку Добавить новую учетную запись над списком существующих аккаунтов,
4. выполните процедуру добавления учетной записи, описанную выше,
5. нажмите кнопку Добавить, чтобы подключить новый аккаунт.

Сообщения из нового почтового аккаунта будут загружены в папку Входящие.

Для редактирования учетной записи (например, это может понадобиться, если вы сменили пароль) выполните следующие действия:

1. разверните раздел Настройки в меню слева,
2. выберите опцию Управление учетными записями,
3. выберите нужную учетную запись и щелкните по значку справа,
4. выберите опцию Редактировать, чтобы открыть окно Параметры учетной записи,
5. введите нужные параметры, чтобы внести изменения,
6. нажмите кнопку Сохранить.

Если вы решили удалить какую-то учетную запись из Почты:

1. разверните раздел Настройки в меню слева,
2. выберите опцию Управление учетными записями,
3. выберите нужную учетную запись и щелкните по значку справа,
4. выберите опцию Удалить,
5. нажмите кнопку Удалить, чтобы подтвердить удаление учетной записи.

Все сообщения из этого аккаунта будут удалены из папки Входящие.

Если вам больше не нужен какой-то аккаунт, но вы хотите сохранить все сообщения, которые уже пришли на этот адрес, просто отключите эту учетную запись. При выборе этой опции вы не будете получать новые сообщения с отключенного аккаунта, но ранее полученные письма будут отображаться в Почте онлайн-офиса, и вы в любое время сможете получить к ним доступ.

Добавление подписи

Почта онлайн-офиса позволяет добавлять к вашим письмам подпись.

Для этого:

1. в левом боковом меню перейдите в раздел Настройки и выберите опцию Управление учетными записями,
2. нажмите кнопку Настройка подписи, расположенную рядом с нужной учетной записью,

3. в открывшемся окне 'Настройка подписи' задайте вашу подпись,
   Выбор не ограничивается одним только именем. В качестве подписи можно использовать любой текст, изображение, ссылку или даже сгенерированный html-код.
4. нажмите кнопку Сохранить.

Ваша личная подпись будет автоматически добавляться к каждому письму, отправляемому из учетной записи с предварительно настроенной подписью.

Если вы хотите изменить или удалить подпись,

1. в левом боковом меню перейдите в раздел Настройки и выберите опцию Управление учетными записями,
2. нажмите кнопку Настройка подписи, расположенную рядом с нужной учетной записью,
3. в открывшемся окне 'Настройка подписи' измените подпись или удалите ее,
   Можно также временно отключить подпись, сняв флажок Использовать подпись.

Включение автоответчика

Для учетных записей, подключенных в модуле Почта, можно настроить отправку автоматических ответов во время вашего отсутствия.

Для этого:

1. в левом боковом меню перейдите в раздел Настройки и выберите опцию Управление учетными записями,
2. выберите в списке нужную учетную запись и щелкните по значку справа,
3. выберите опцию Автоответчик,
4. в открывшемся окне 'Автоответчик' отметьте галочкой опцию Включить автоответчик, чтобы включить эту возможность,
5. отметьте галочкой опцию Отправлять автоответ только людям из списка контактов, если вы хотите, чтобы автоматические ответы отправлялись только на адреса, сохраненные в адресной книге (включая Личные контакты, Контакты портала и Контакты CRM).
6. если нужно, определите срок, в течение которого автоответчик должен работать. В качестве начальной даты автоматически устанавливается текущая дата, но ее можно изменить. Отметьте галочкой опцию По и задайте конечную дату.
7. заполните Тему и Текст сообщения,
   Если вы настроили подпись, она тоже будет добавляться в автоматические ответы.
8. нажмите кнопку Сохранить.

После того как Автоответчик будет включен, при входе в Почту будет отображаться информационное сообщение. Используя ссылки в этом сообщении можно будет быстро отключить автоответчик или перейти на страницу Управление учетными записями для изменения настроек. На странице Управление учетными записями также можно отключить Автоответчик, нажав на ссылку Отключить.

Когда Автоответчик включен, на все входящие сообщения будет отправляться автоматический ответ, за исключением тех случаев, когда:

• сообщение пришло с вашего аккаунта или от почтовой группы,
• в течение одного дня уже был отправлен автоматический ответ на этот адрес,
• сообщение является рассылкой,
• отмечена опция Отправлять автоответ только людям из списка контактов, а адрес отправителя не сохранен в вашей адресной книге.

Теперь Почта онлайн-офиса не только собирает электронные письма из разных сервисов электронной почты, которыми вы пользуетесь, но и позволяет добавить почтовый сервер на своем домене. Итак, если у вас есть свой домен, вы легко можете создать корпоративные почтовые ящики и управлять ими прямо на портале.

Для подключения первого домена:

1. щелкните по значку наверху любой страницы портала (если не создано еще ни одного аккаунта) и нажмите ссылку Подключить домен или перейдите в раздел Настройки модуля Почта,
2. выберите опцию Почтовый сервер и нажмите на кнопку Добавить свой домен,
   
3. для подключения домена следуйте инструкциям мастера:
   • введите имя домена в поле Домен и нажмите кнопку Далее,
   • подтвердите владение доменом, добавив TXT-запись в панели управления вашего домена, используя информацию, приведенную в инструкциях мастера, и нажмите кнопку Далее,
     Если вы используете серверную версию, этот шаг выполнять не потребуется. В этом случае мастер содержит только 4 шага.
   • добавьте Запись MX в панели управления вашего домена, используя информацию, приведенную в инструкциях мастера, и нажмите кнопку Далее,
   • добавьте Запись SPF в панели управления вашего домена, используя информацию, приведенную в инструкциях мастера, и нажмите кнопку Далее,
   • добавьте Запись DKIM в панели управления вашего домена, используя информацию, приведенную в инструкциях мастера, и нажмите кнопку Готово.
4. в открывшемся окне нажмите кнопку OK.

Добавленный домен появится на странице со списком доменов. С помощью кнопки Добавить свой домен вы можете добавить любое нужное количество доменов.

С помощью меню домена, вы можете:

• Проверить Настройки DNS,
• Удалить домен, если он вам больше не нужен.

Если рядом с добавленным доменом вы видите сообщение красного цвета, это значит, что некоторые из DNS-записей заданы некорректно или что они еще не обновились (этот процесс может занять от нескольких минут до нескольких часов). Подождите некоторое время и, если это сообщение не исчезает, нажмите на ссылку Настройки DNS, чтобы узнать, какие DNS-записи требуется проверить. Нажмите на кнопку Проверить, чтобы обновить информацию о настройках DNS. После того как обновление будет завершено, можно добавить первый почтовый ящик.

Если у вас нет своего домена, вы можете использовать наш бесплатный домен по умолчанию. Его можно найти в разделе Настройки на странице Почтовый сервер.

Чтобы создать новый почтовый ящик:

1. выберите нужный домен (наш домен или ваш собственный),
2. нажмите на ссылку Добавить новый почтовый ящик,
3. в окне Создание нового почтового ящика введите Адрес почтового ящика в соответствующее поле и с помощью ссылки Добавить пользователя выберите пользователя, для которого надо создать почтовый ящик. Поле Имя отправителя будет автоматически заполнено данными из профиля пользователя, но это имя можно изменить в случае необходимости,
   Для одного пользователя можно создать только два почтовых ящика в каждом домене.
4. нажмите кнопку Сохранить.
   Для нашего домена по умолчанию почтовый ящик можно создать и другим способом. Перейдите на страницу Управление учетными записями, нажмите на кнопку Создать почтовый ящик и выполните приведенные выше инструкции.

С помощью меню почтового ящика, вы можете Изменить псевдонимы почтового ящика или Удалить почтовый ящик. Для получения дополнительной информации о псевдонимах и почтовых группах вы можете обратиться к этой статье.

После того как вы добавите учетную запись электронной почты в Почту онлайн-офиса или создадите почтовый ящик прямо на портале, можно отправлять и получать письма.

Для отправки письма:

1. нажмите кнопку Создать сообщение в левом верхнем углу, чтобы открыть страницу, где можно написать сообщение,

   Если у вас подключено несколько аккаунтов, необходимо выбрать тот из них, с которого требуется отправить сообщение. Для этого нажмите на черную стрелку рядом с полем От кого, чтобы открыть выпадающий список и выбрать нужную учетную запись.

   На странице Управление учетными записями в разделе Настройки можно задать учетную запись по умолчанию. Для этого поставьте галочку рядом с учетной записью, которую требуется использовать по умолчанию для отправки писем.
2. начните вводить адрес электронной почты или имя получателя в поле Кому: и выберите нужный адрес из списка. По мере ввода в нем отображаются адреса, сохраненные в адресной книге, которые соответствуют введенным символам (а именно, ваши личные контакты, контакты портала и модуля CRM, а также адреса электронной почты, на которые вы уже отправляли письма),

   Можно отправить сообщение нескольким людям. Выберите из списка несколько адресов поочередно или введите несколько новых адресов через запятую. Если адрес введен неправильно, блок адреса будет выделен красным цветом. Чтобы отредактировать адрес, дважды щелкните по нужному блоку. Чтобы удалить адрес из поля Кому:, нажмите значок .

   При вводе адресов можно также использовать стандартные сочетания клавиш: Ctrl+A чтобы выделить все блоки адресов или все содержимое внутри редактируемого блока, Ctrl+C чтобы скопировать выделенные данные, Ctrl+V чтобы вставить ранее скопированные данные, Ctrl+Z чтобы отменить последнее выполненное действие, Ctrl+Y чтобы повторить последнее отмененное действие.
   

   Чтобы отправить копию по нескольким адресам, используйте ссылку Добавить копию, которая находится справа от поля Кому:.

3. введите тему письма в поле Тема:,
4. напишите сообщение,

   Для форматирования сообщения, вставки ссылки или изображения используйте панель форматирования над полем текста письма. Вы можете изменить начертание шрифта, его размер, цвет текста, цвет фона, убрать форматирование, изменить выравнивание текста, уменьшить или увеличить отступы, вставить списки, изображения, ссылки, смайлики, цитаты, отобразить текст в виде HTML.

   Для проверки орфографии в редакторе текста письма используется механизм проверки орфографии, встроенный в браузер. Неправильно написанные слова будут подчёркиваться красной волнистой линией. Если вы хотите увидеть варианты написания таких слов, нажмите на слово правой кнопкой мыши, удерживая клавишу Ctrl на клавиатуре.

   В некоторых браузерах проверка орфографии отключена по умолчанию. Смотрите документацию к вашему браузеру, чтобы узнать, как её включить.

   В процессе написания сообщения письмо автоматически сохраняется в черновиках.

5. прикрепите файлы,

   Вы можете прикреплять к письму документы с локального диска или из модуля Документы с помощью соответствующих кнопок под полем текста письма. Имейте в виду, что размер отдельного файла не должен превышать 15 Мб, а общий размер всех файлов не должен превышать 25 Мб. Чтобы удалить вложение, нажмите значок . Также можно нажать значок Действия справа от вложения, чтобы Скачать, Просмотреть или Удалить файл. Если сообщение содержит несколько вложений, можно использовать опцию Удалить все, расположенную рядом со списком вложений, чтобы удалить все файлы сразу.

   Если размер файла превышает допустимый лимит, вам будет предложено отправить вложения в виде ссылок на нужные документы. В этом случае все файлы, которые вы хотите отправить, будут сохраняться в папке Мои документы.

   Если вы хотите отправить ссылки на какие-то файлы из модуля Документы вместо того, чтобы добавить эти файлы к сообщению в виде вложений, используйте опцию Прикрепить файлы из Документов. В новом открывшемся окне переходите между разделами и папками модуля Документы, отметьте галочками нужные документы в списке, убедитесь, что выбрана опция Прикреплять ссылки на файлы и нажмите кнопку Прикрепить файлы. Если к какому-то файлу из папки Доступно для меня или Общие документы у вас есть права Только чтение, вам будет предложено скопировать файл в папку Мои документы.

   

   Ссылки на выбранные файлы будут вставлены в текст письма. При нажатии на кнопку Отправить вам будет предложено задать права доступа для всех файлов, прикрепленных в виде ссылок. Когда получатель перейдет по ссылке из вашего письма, документ откроется в онлайн-просмотрщике или редакторе в зависимости от прав доступа, которые вы задали.

6. в случае необходимости запросите отчет о доставке, используя значок . На стороне получателя в письме будет отображен запрос на отправку подтверждения о прочтении, при условии, что клиент это поддерживает. Если сервер поддерживает отправку уведомлений о доставке, то должно также прийти письмо с подтверждением доставки.
7. присвойте тег,

   Теги используются для упрощения поиска и классификации сообщений. Чтобы присвоить сообщению тег, нажмите на кнопку Теги над полем текста письма и выберите нужный тег или создайте новый.

8. нажмите кнопку Отправить.

Чтобы отправить сообщение позже, нажмите на стрелку рядом с кнопкой Сохранить и выберите опцию Сохранить черновик. Сообщение будет сохранено в папке Черновики. Для получения доступа к черновику перейдите в соответствующую папку на левой боковой панели.

Чтобы создать шаблон на базе сообщения, нажмите на стрелку рядом с кнопкой Сохранить и выберите опцию Сохранить шаблон. Сообщение будет сохранено в папке Шаблоны на левой боковой панели. Для получения дополнительной информации о том, как создавать, редактировать и применять шаблоны писем, обратитесь к этой статье.

Управление сообщениями в папке "Входящие"

Для обновления папки Входящие нажмите на кнопку . Количество непрочитанных цепочек писем всегда отображается рядом с названием папки Входящие и поверх значка . Если щелкнуть по значку , вы увидите список новых цепочек писем/сообщений. Нажмите на ссылку Посмотреть всё, чтобы открыть их в папке Входящие. Количество писем в отдельной цепочке отображается рядом с именем отправителя, например: .

Поиск, сортировка и фильтрация сообщений

Для поиска нужных писем в соответствии с выбранными критериями используйте поле Фильтр над списком сообщений.

• Чтобы показывать цепочки писем в соответствии с выбранными критериями, нажмите кнопку и выберите одну из опций:

  Статус

  • Непрочитанные - чтобы отобразить цепочки писем с непрочитанными сообщениями;
  • Прочитанные - чтобы отобразить цепочки писем, которые уже прочитаны.

  За период

  • Прошедшая неделя - чтобы отобразить цепочки писем за прошедшую неделю;
  • Вчера - чтобы отобразить цепочки писем за вчерашний день;
  • Сегодня - чтобы отобразить цепочки писем за сегодняшний день;
  • Пользовательский период - чтобы отобразить цепочки писем за указанный период.

  Другое

  • Важные - чтобы отобразить цепочки писем, помеченные флагом;
  • С вложениями - чтобы отобразить только цепочки писем с вложениями. Такие цепочки писем отмечены в списке значком ;
  • От отправителя - чтобы отобразить цепочки писем от указанного отправителя;
  • На адрес - чтобы отобразить цепочки писем, пришедшие на указанный адрес электронной почты;
  • С тегом - чтобы отобразить только цепочки писем с указанным тегом;
  • C календарем - чтобы отобразить только цепочки писем с календарными событиями. Такие цепочки писем отмечены в списке значком .
• также можно полностью или частично ввести в поле Фильтр тему сообщения и нажать клавишу Enter.

Чтобы упорядочить полученные письма, установите галочку в левом верхнем углу над списком писем, чтобы выделить все отображенные сообщения, или нажмите расположенную рядом стрелку и выберите одну из опций, чтобы выделить нужную группу цепочек: Все, Непрочитанные, Прочитанные, Важные, С вложением, Никакие, или вручную выделите какие-то нужные цепочки из других групп. Затем выберите подходящую операцию, используя кнопки над списком сообщений:

• Удалить - чтобы переместить выбранные цепочки писем в папку Корзина,

  Можно удалить из папки Корзина все цепочки писем одним кликом. Надо только щелкнуть по значку , который появляется при наведении курсора на название папки Корзина.

• Спам - чтобы переместить выбранные цепочки писем в папку Спам,

  Помните, что восстановить цепочки писем, удаленные из папки Спам, нельзя.

• Переместить - чтобы переместить выбранные цепочки писем в указанную стандартную или пользовательскую папку,
• Теги - чтобы присвоить выбранным цепочкам писем существующие теги или создать с этой целью новые,
• Ещё - чтобы выбрать одно из следующих действий:
  • Пометить прочтённым - чтобы пометить выбранные непрочитанные цепочки писем как прочитанные
  • Пометить непрочтённым - чтобы пометить выбранные прочитанные цепочки писем как непрочитанные
  • Пометить как важное - чтобы пометить выбранные цепочки писем как важные с помощью значка .
  • Пометить как неважное - чтобы пометить выбранные важные цепочки писем как неважные. Значок флага будет выглядеть следующим образом: .

• добавляйте флаг - визуальный маркер важности цепочки писем,
• используйте опцию Сортировать по, чтобы отображать цепочки писем в папке Входящие, упорядочив их по Дате.

Просмотр и печать сообщений

Чтобы прочитать сообщение, щелкните по его теме.

Когда вы открываете цепочку писем, то по умолчанию отображается только последнее отправленное или полученное сообщение. Если вы хотите просмотреть все сообщения из цепочки писем, нажмите на ссылку Развернуть все. Чтобы скрыть их, нажмите на ссылку Свернуть все. Переходить от одной открытой цепочки писем к другой можно с помощью ссылок Предыдущее и Следующее. С помощью кнопок, расположенных над текстом письма, или выпадающего списка можно ответить на сообщение, переслать его, удалить, распечатать, экспортировать в CRM, пометить как непрочитанное, переместить в папку Спам, добавить тег, связать с элементами CRM, создать на его основе новый личный контакт или контакт CRM.

Отображение картинок

По умолчанию изображения, отправленные в сообщении, отключены из соображений безопасности. Для просмотра нужных вам изображений нажмите на ссылку Показать картинки. Если требуется изменить параметры отображения картинок, щелкните по надписи Всегда показывать картинки от "имя отправителя". После того, как вы примените эту опцию, все изображения в сообщениях, отправленных выбранным пользователем, будут отображаться по умолчанию.

Можно также перейти в раздел Настройки в левом боковом меню, открыть страницу Общие настройки и использовать опцию Всегда отображать изображения от всех, чтобы включить или отключить отображение картинок во всех сообщениях от всех отправителей.

Работа с вложениями

Полученные письма могут содержать прикрепленные файлы. Используя Почту онлайн-офиса, вы можете автоматически сохранять эти файлы в любую папку модуля Документы. Для этого необходимо задать папку для сохранения вложений,

1. в левом боковом меню перейдите в раздел Настройки и выберите опцию Управление учетными записями,
2. щелкните по значку справа от учетной записи, для которой вы хотите задать папку,
3. выберите опцию Папка для вложений, а затем укажите нужную папку,
4. нажмите кнопку OK.

После того как папка для вложений будет задана, в неё будут сохраняться все файлы, прикрепленные к письмам, полученным в дальнейшем.

Используя значок справа от вложения, вы также можете:

• Скачать файл на компьютер,
• Просмотреть файл в браузере,
• Открыть файл (текстовый документ, электронную таблицу или презентацию) в редакторе документов,
• Сохранить файл в модуль Документы, выбрав нужную папку.

Если сообщение содержит несколько вложений, можно использовать опцию Скачать все, расположенную рядом со списком вложений, чтобы скачать все файлы одним .zip-архивом.

Как незаменимое средство деловой коммуникации, Почта позволяет вести переписку с личными контактами, пользователями портала, а также с контактами CRM. Все контакты хранятся в адресной книге. Чтобы открыть ее, разверните раздел Контакты в меню слева и выберите список Личные контакты, Контакты портала или Контакты CRM.

В списке Личные контакты показаны люди, которым вы уже отправляли письма (их можно отфильтровать по параметру Наиболее частые контакты), и те, кого вы добавили в свои личные контакты.

• Можно создавать совершенно новые контакты с помощью кнопки Создать контакт, расположенной над списком, или сохранять существующие контакты, используя опцию Добавить в контакты из меню .
  Чтобы создать новый личный контакт, можно также открыть входящее сообщение, нажать на значок справа и выбрать опцию Создать личный контакт.

  Заполните форму Добавить в контакты, указав Имя человека, Email, Телефон (используйте значок для добавления дополнительных номеров телефона или адресов электронной почты) и Описание, и нажмите кнопку Сохранить. После того, как вы сохраните какие-то контакты, их можно будет отфильтровать по параметру Личные контакты.

  
• Чтобы отредактировать личный контакт, щелкните по значку , выберите опцию Редактировать контакт, измените нужную информацию и нажмите кнопку Сохранить.
• Чтобы удалить контакт из списка, щелкните по значку и используйте опцию Удалить для каждого отдельного контакта или поставьте галочки рядом с несколькими контактами и нажмите кнопку Удалить, расположенную над списком.

В списках Контакты портала и Контакты CRM можно щелкнуть по значку и выбрать опцию Посмотреть профиль контакта, чтобы открыть профиль контакта. Можно также использовать Фильтр, чтобы показать:

• контакты портала, входящие в определенную Группу,
• только все компании, или только всех персон CRM, или контакты CRM с возможными сделками,
• только контакты CRM определенного уровня теплоты,
• только контакты CRM с заданным тегом.

Для отправки письма какому-либо контакту:

1. выберите список Личные контакты, Контакты портала или Контакты CRM,
2. выберите из списка нужный контакт,
3. щелкните по значку справа от выбранного контакта и используйте опцию Написать сообщение.
   

   Можно также использовать кнопку Написать сообщение, расположенную над списком контактов, для отправки сообщения выбранному контакту или контактам. Для выбора контактов установите флажки рядом с именем контакта.

Почта онлайн-офиса позволяет связать цепочку писем или отдельное сообщение из цепочки с каким-либо элементом CRM, чтобы перенести в модуль CRM всю необходимую информацию о контактах, мероприятиях, возможных сделках, отправленную по электронной почте.

Между связыванием с элементом CRM цепочки писем и отдельного сообщения из цепочки есть разница. Если связывать цепочку писем, то в модуль CRM будут перенесены все прошлые, настоящие и будущие сообщения этой цепочки. Если связывать с элементом CRM отдельное сообщение из цепочки писем, то в модуле CRM будет отображаться только это сообщение.

Чтобы связать цепочку писем с элементом CRM:

1. выберите цепочку писем и откройте ее,
2. нажмите кнопку Ещё в верхней части страницы и выберите опцию Связать с CRM,
3. в открывшемся окне Связать цепочку писем с CRM выберите из выпадающего списка элемент, с которым требуется связать цепочку,

   В Почте онлайн-офиса доступны три варианта: Контакт, Мероприятие и Возможная сделка. По умолчанию выбрана опция Контакт.

4. введите имя элемента полностью или частично,
   Можно связать цепочку писем сразу с несколькими элементами CRM.

   Если вы добавили какой-то элемент по ошибке и хотите его удалить, нажмите на значок рядом с именем элемента.

5. нажмите кнопку Сохранить.

Чтобы связать отдельное письмо из цепочки с элементом CRM:

1. откройте нужную цепочку писем,
2. щелкните по нужному сообщению,
3. нажмите на значок справа и выберите опцию Экспортировать в CRM,
4. в открывшемся окне Экспортировать сообщение в CRM выберите из выпадающего списка элемент, с которым требуется связать сообщение,
5. введите имя элемента полностью или частично,

   Если вы добавили какой-то элемент по ошибке и хотите его удалить, нажмите на значок рядом с именем элемента.

6. нажмите кнопку Экспортировать.

Вот и все! Вы успешно перенесли нужные письма в модуль CRM и с этого момента можете просматривать корреспонденцию прямо на странице с описанием элемента.

На странице с описанием элемента в модуле CRM вы также можете:

• просматривать не только те сообщения из цепочки писем, которые уже были отправлены или получены вами, но и новые;
• открывать любое сообщение, щелкнув по его теме;
• открывать прикрепленные файлы, нажав на ссылку Показать файлы;
• удалять сообщения, нажимая на значок рядом с ними.

Чтобы отвязать цепочку писем от элемента CRM:

1. щелкните по значку , доступному наверху любой страницы портала,
2. выберите нужную цепочку писем и откройте ее,
3. нажмите кнопку Ещё в верхней части страницы и выберите опцию Связать с CRM,
4. в открывшемся окне Связать цепочку писем с CRM вы увидите все элементы CRM, связанные с этой цепочкой писем. Если требуется удалить все связанные элементы, нажмите кнопку Отвязать все и подтвердите свой выбор. Если надо удалить определенный элемент, нажмите на значок рядом с его именем, а затем - кнопку Сохранить.
   Имейте в виду, что если вы отвяжете цепочку писем от элемента CRM, новые сообщения больше не будут переноситься в модуль CRM, но все ранее перенесенные сообщения из этой цепочки останутся на странице с описанием элемента. Если требуется удалить цепочку писем со страницы с описанием элемента, удалите сообщения по одному, нажимая на значок рядом с соответствующим сообщением.

Чтобы отвязать отдельное письмо из цепочки от элемента CRM, перейдите на страницу с описанием элемента и нажмите на значок рядом с нужным сообщением.

Можно также создать новый контакт CRM на основе цепочки писем. Для этого:

1. откройте нужную цепочку писем,
2. щелкните по любому сообщению, полученному от отправителя, которого требуется добавить в контакты CRM,
3. нажмите на значок справа и выберите опцию Создать новую персону CRM или Создать новую компанию CRM,
4. в открывшемся окне Связать цепочку писем с CRM нажмите нужную кнопку:
   • Создать и связать - чтобы создать новый контакт и связать с ним текущую цепочку писем,
   • Только создать контакт - чтобы создать новый контакт, не привязывая текущую цепочку писем.
5. откроется форма создания нового контакта CRM. Поля Имя, Фамилия (или Название компании для компаний) и Email будут автоматически заполнены контактными данными из полученного сообщения. Добавьте какие-то другие данные, если это нужно, и нажмите кнопку Сохранить.

Используя Почту онлайн-офиса, вы можете отправлять счета из модуля CRM. Несомненно, эта возможность позволит вам существенно сэкономить время, поскольку вам не придется переключаться между модулями.

Для отправки счета:

1. перейдите в модуль CRM,
2. нажмите кнопку Создать и выберите опцию Счет. Вы также можете перейти в раздел Контакты, выбрать персону или компанию, которой вы собираетесь выставить счет, и нажать кнопку Выставить счет,
   
   Если счет, который требуется отправить, уже готов, переходите к шагу 5.
3. заполните все поля, отмеченные красной звездочкой,
4. нажмите кнопку Добавить этот счет,
5. на странице 'Счета' нажмите значок справа от нужного счета и выберите опцию Отправить по почте. Вы будете перенаправлены в Почту онлайн-офиса. Здесь вы увидите письмо с прикрепленным счетом,
6. заполните все необходимые поля в письме,
7. нажмите кнопку Отправить.
   
   Если вы хотите отправить его позже, нажмите кнопку Сохранить.

Вот и все! Теперь вы знаете, как легко отправлять счета своим клиентам с помощью Почты онлайн-офиса. Если вы хотите больше узнать о Счетах, обратитесь к разделу CRM.

Интеграция Почты и Календаря дает возможность обмена информацией о календарных событиях между встроенным Календарем на портале и сторонними календарными приложениями, используя модуль Почта в качестве канала связи.

Интеграция основана на общепринятом открытом формате iCalendar. iCalendar - это распространённый формат обмена информацией о календаре и расписании в сети Интернет. iCalendar поддерживается обширным списком открытого и проприетарного программного обеспечения, включая MS Exchange Server, MS Office Outlook 2000-2013, Google Calendar/GMail, Outlook.com, Yandex Mail/Calendar, Mail.ru, Yahoo, Apple Mail/Calendar, Lotus, Zimbra, Mozilla Thunderbird с расширением Lightning и т.д.

При скачивании Почтовым агрегатором писем из любых учетных записей, подключенных в модуле Почта, сервис выполняет поиск файлов в формате iCalendar. Если письмо содержит такой файл, вы можете выполнять следующие действия:

• просматривайте информацию о событии: его дату и время, место проведения, имя организатора. Карточка события в письме интерактивная, то есть меняется в зависимости от состояния исходного события. Если событие было изменено или удалено в стороннем календаре или во встроенном Календаре на портале, соответствующие изменения отобразятся в карточке события, а участникам события будет отправлено новое оповещение об обновлении или отмене этого события.
  • если вас пригласили принять участие в событии из стороннего календарного приложения или встроенного Календаря на портале, можно ответить на приглашение прямо из письма, нажав на кнопку Да, Возможно или Нет в разделе Ответить. Решение можно изменить позже. Когда участник примет, предварительно примет или отклонит приглашение, организатор события, в свою очередь, получит оповещение.
  • просматривайте Место проведения события на карте (если местоположение было указано организатором).
  • редактируйте событие во встроенном Календаре на портале, нажав на ссылку Перейти к событию. События из писем автоматически импортируются в Мой календарь на портале. При редактировании импортированного события изменения будут применены только к этому календарю, они не повлияют на исходное событие в стороннем календаре. В свою очередь, все последующие изменения, примененные к исходному событию в стороннем приложении, не будут влиять на импортированное событие.
  • просматривайте другие события, запланированные на дату этого события, нажав на ссылку Перейти в Календарь в разделе Повестка дня.
  
• вручную импортируйте события во встроенный Календарь на портале. Хотя события импортируются автоматически, вам может понадобиться повторно импортировать событие из письма, например, в том случае, если вы удалите его из календаря. Для этого нажмите значок справа от файла и выберите в меню опцию Сохранить в Календарь. Событие будет сохранено в Мой календарь.
• просматривайте файлы .ics. Для этого нажмите на ссылку "Подробности" в карточке события, или на имя файла в разделе Вложения, или нажмите значок справа от файла и выберите в меню опцию Просмотреть. Файл откроется в новом окне.
• скачивайте файлы .ics на компьютер или сохраняйте их в любую папку модуля Документы. Для этого нажмите значок справа от файла и выберите в меню опцию Скачать или Сохранить в Документы.

Систематизация писем поможет вам следить за своей корреспонденцией и упростит поиск сообщений. Чтобы систематизировать сообщения, можно добавить к ним теги. Для этого:

В папке Входящие:

1. выберите цепочки писем, поставив галочки рядом с их названиями,
2. нажмите кнопку Теги над списком полученных сообщений,
3. выберите тег из списка или создайте новый.

При прочтении сообщения:

1. откройте нужную цепочку писем,
2. нажмите кнопку Теги над полем текста письма,
3. если необходимо, отметьте опцию Помечать все письма отправителей, чтобы в дальнейшем выбранный тег автоматически добавлялся ко всем письмам, полученным от отправителя или отправителей данного письма,
4. выберите тег из списка или создайте новый.

При написании сообщения:

1. нажмите кнопку Создать сообщение,
2. нажмите кнопку Теги над полем От кого:,
3. выберите тег из списка или создайте новый.

Добавленные теги всегда отображаются рядом с темой цепочки писем в папке Входящие, а в окне открытого сообщения - в поле Теги под полем Дата.

Получить доступ к цепочкам писем, которые помечены тегами, можно с помощью ссылок в меню слева под папкой Спам. Если нажать на название нужного тега, откроется список цепочек писем, помеченных тегом с заданным названием.

Чтобы отредактировать тег:

1. разверните раздел Настройки в меню слева,
2. выберите опцию Управление тегами, чтобы открыть список тегов,
3. выберите из списка нужный тег и щелкните по значку справа,
4. выберите опцию Редактировать,
5. внесите все нужные изменения, например, измените цвет тега, его название, или укажите нужный адрес или адреса электронной почты в разделе Помечать все письма от, чтобы в дальнейшем этот тег автоматически добавлялся ко всем письмам, полученным с указанного адреса электронной почты. Для добавления нового адреса используйте значок , для удаления добавленного адреса - значок ,
6. нажмите кнопку Сохранить.

На странице Управление тегами также можно создавать новые теги, используя кнопку Создать новый тег.

Для удаления тега выберите соответствующую опцию из выпадающего списка Действия.

В модуле Почта доступны следующие стандартные папки: Входящие, Отправленные, Черновики, Корзина и Спам. Можно также создавать собственные папки и подпапки, чтобы упорядочивать сообщения.

Для создания новой пользовательской папки:

1. нажмите на ссылку Создать папку под списком стандартных папок в меню слева,

   можно также развернуть раздел Настройки в меню слева, перейти на страницу Управление папками и использовать кнопку Создать.

2. в открывшемся окне Создание папки введите название папки,
3. если необходимо, выберите родительскую папку. Можно выбрать только ранее созданные пользовательские папки, стандартные папки недоступны в этом списке,
4. нажмите кнопку Сохранить.

Когда папки будут созданы, можно перемещать сообщения в нужные папки вручную или задать правила для автоматического перемещения сообщений. Чтобы переместить сообщения вручную:

1. отметьте галочками нужные сообщения в списке или выделите несколько сообщений путем перетаскивания,
2. перетащите выделенные сообщения в нужную папку в меню слева или нажмите кнопку Переместить наверху и выберите папку из списка (текущая папка будет неактивна).

Чтобы узнать, как перемещать сообщения автоматически, обратитесь к разделу Настройка и применение фильтров.

Чтобы отредактировать созданную папку,

1. разверните раздел Настройки в меню слева и выберите опцию Управление папками,

   Также можно быстро перейти в раздел настроек Управление папками, нажав на значок Управление папками, который появляется при наведении курсора на ссылку Создать папку.

2. выделите в списке папку, которую надо отредактировать,
3. нажмите кнопку Редактировать наверху,
4. в окне Редактирование папки внесите все нужные изменения, например, измените название папки или выберите другую родительскую папку,
5. нажмите кнопку Сохранить.

На странице Управление папками можно легко изменить вложенность папок. Для этого выделите папку, которую требуется переместить, а затем перетащите ее в корневую папку или в другую пользовательскую папку в списке. Изменить вложенную структуру путем перетаскивания папок можно только на странице Управление папками, а не в меню слева.

Для удаления папки:

1. перейдите в раздел настроек Управление папками,
2. выделите нужную папку в списке и нажмите кнопку Удалить,
   При удалении папки все все сохраненные в ней письма будут перемещены в Корзину.
3. подтвердите удаление, нажав кнопку Удалить.

Вы можете задать правила, чтобы автоматически выполнять с письмами указанные действия, например, перемещать сообщения в нужную папку, добавлять теги, помечать сообщения как важные или прочитанные.

Для создания нового фильтра:

1. разверните раздел Настройки в меню слева, перейдите на страницу Управление фильтрами и используйте кнопку Создать.
2. задайте нужные условия, при которых фильтр должен применяться. Можно задать простое условие или сложное, включающее в себя несколько условий.
   • В разделе Если разверните первый выпадающий список и выберите один из элементов сообщения, который будет проверяться фильтром:
     • От кого - чтобы проверять отправителя,
     • Кому или Копия - чтобы проверять и получателей, и тех, кому была отправлена копия сообщения,
     • Кому - чтобы проверять только получателей сообщения,
     • Копия - чтобы проверять только тех, кому была отправлена копия сообщения,
     • Тема - чтобы проверять тему сообщения.
   • В следующем списке выберите тип соответствия:
     • соответствует - это означает, что элемент сообщения должен точно соответствовать заданному значению,
     • не соответствует - это означает, что элемент сообщения не должен соответствовать заданному значению,
     • содержит - это означает, что элемент сообщения должен содержать заданное значение в любом месте текста,
     • не содержит - это означает, что элемент сообщения не должен содержать заданное значение,
   • В поле ввода укажите нужное значение, например, адрес электронной почты отправителя, имя получателя или отправителя или определенное слово, которое может содержаться в теме письма.
   • Для создания ещё одного условия используйте опцию Добавить условие, расположенную ниже. Для удаления условия используйте значок рядом с ним.
   • Для сложного условия укажите, должно ли сообщение соответствовать всем условиям или соответствовать хотя бы одному условию.
3. выберите действия, которые должны выполняться, если сообщение соответствует всем условиям или одному из условий. Можно отметить одно или несколько действий:
   • Удалить навсегда - чтобы окончательно удалить отфильтрованные сообщения без возможности их восстановления,
   • Переместить в папку - чтобы переместить отфильтрованные сообщения в выбранную папку. Можно выбрать как стандартные, так и ранее созданные пользовательские папки,
   • Добавить тег - чтобы добавить к отфильтрованным сообщениям выбранный тег. Можно также создать новый тег в разделе Создать новый тег. Для этого введите название тега и нажмите кнопку OK,
   • Пометить как важное - чтобы пометить отфильтрованные сообщения как важные,
   • Пометить как прочитанное - чтобы пометить отфильтрованные сообщения как прочитанные.
4. укажите дополнительные параметры,
   • Выберите стандартную папку или папки, к которым должен применяться фильтр: Inbox, Sent, Spam.
   • Если у вас несколько учетных записей, определите, должен ли фильтр применяться ко всем почтовым ящикам или только к определенным.
   • Укажите, как должен применяться фильтр в зависимости от наличия вложений. Выберите нужный вариант: Применить, если в письме есть вложения или нет вложений.
   • Укажите, надо ли Игнорировать другие фильтры.
5. укажите название фильтра в соответствующем поле,
6. нажмите кнопку Проверить фильтр, чтобы убедиться, что все параметры заданы правильно, и отобразить сообщения, к которым может быть применен фильтр. Отфильтрованные сообщения будут отображены ниже.
7. если необходимо, нажмите кнопку Применить фильтр к существующим сообщениям. Фильтр будет сохранен и активирован, а также появится окно подтверждения с сообщением о том, что указанные действия будут применены ко всем отфильтрованным существующим сообщениям. Нажмите кнопку Применить фильтр, чтобы выполнить действия. Если вы задали действие Удалить навсегда, вы сможете выбрать вместо этого действие Переместить в Корзину.
8. если вы не применили фильтр, нажмите кнопку Создать фильтр, чтобы сохранить созданный фильтр.

Все созданные фильтры отображены на странице Управление фильтрами. На этой странице вы можете:

• менять порядок фильтров путем их перетаскивания,
• отключать/включать фильтры,
• применять определенный фильтр к существующим сообщениям,
• редактировать или удалять фильтры.

Используйте значок Действия справа от выбранного фильтра, чтобы Отключить фильтр или Включить отключенный фильтр, Применить фильтр к существующим сообщениям, Редактировать или Удалить его.

По умолчанию все пользователи портала могут получить доступ к модулю Почта. Внутри модуля существует 2 разных уровня доступа: пользователь и администратор модуля Почта.

Являясь пользователем, вы можете выполнять следующие операции:

• управлять своими учетными записями почты, получать и отправлять письма;
• управлять своими настройками Почты;
• управлять тегами и адресной книгой;

Являясь Администратором модуля Почта, вы можете выполнять следующие операции:

• управлять почтовым сервером: добавлять собственный домен, создавать почтовые ящики и почтовые группы;
• управлять общими настройками модуля Почта;

Но если вы являетесь владельцем портала или администратором с полным доступом, вы можете ограничить доступ к модулю Почта для некоторых пользователей или даже отключить этот модуль, если он вам не нужен. Для этого:

1. нажмите на ссылку Настройки на панели слева,
2. выберите подраздел Права доступа на портале,
3. перейдите к разделу Почта,
4. выберите переключатель Пользователей из списка,
5. выберите пользователей, которым надо предоставить доступ,

   Для этого используйте одну из доступных опций:

   • используйте ссылку Добавить пользователя, если надо предоставить доступ одному или более людям;
   • используйте ссылку Добавить группу, если надо предоставить доступ всем пользователям портала, или одной или более группам.

Чтобы отключить модуль Почта, перейдите в подраздел Модули и инструменты в Общих настройках портала, выбрав соответствующую опцию на левой боковой панели; снимите флажок с модуля Почта и нажмите кнопку Сохранить.