Tâches

La section Tâches affiche toutes les tâches disponibles pour l'utilisateur actuel. En fonction de ses droits d'accès un utilisateur peut afficher ou gérer les tâches, créer de nouvelles tâches ou modifier celles qui existent.

La liste des tâches présente les informations suivantes sur les tâches :

• titre de la tâche,
• haute priorité de la tâche affiché à gauche du titre de la tâche,
• statut de la tâche désigné par l'icône appropriée à gauche : les statuts par défaut sont : ouverte ou fermée ,
• personne qui a créé la tâche,
• date limite de la tâche,
• nombre de sous-tâches affiché à droite.

Trier et filtrer les tâches sur la liste

Afin de trouver facilement la tâche nécessaire dans la liste, de différents paramètres de tri et de filtrage peuvent être appliqués.

Trier les tâches

1. Cliquez sur l'icône en haut à droite,
2. sélectionnez le paramètre de tri nécessaire : Date limite, Priorité, Date de création, Date de début, Titre ou Ordre,
3. saisissez le paramètre nécessaire afin de trier les éléments dans l'ordre croissant ou décroissant. Si vous saisissez le même paramètre, l'ordre de tri sera inversé.

Filtrer les tâches

1. Cliquez sur l'icône en haut à droite,
2. sélectionnez le filtre nécessaire dans la liste Filtre : Responsable, Auteur, Projet, Jalon, Statut, Date limite et choisissez les paramètres requis pour le filtre sélectionné :
   • afin de filtrer les tâches par Responsable, choisissez entre les options suivantes : Moi, Autre utilisateur (choisissez une option), Groupes (choisissez les groupes qui vous nécessitent), Aucun responsable.
   • afin de filtrer les tâches par Auteur choisissez entre les options suivantes : Moi, Autre utilisateur (choisissez une option).
   • afin de filtrer les tâches par Projet, choisissez entre les options suivantes : Mes projets, Autres projets, Avec tag, Sans tags.
   • afin de filtrer les tâches par Jalon, choisissez entre les options suivantes : Jalons avec mes tâches, Aucun jalon, Autres jalons.
   • afin de filtrer les tâches par Statut, choisissez entre les options suivantes : Ouverte ou Fermée.
   • afin de filtrer les tâches par Date limite, sélectionnez l'un des préréglages disponibles : En retard, Aujourd'hui, Prochaines ou choisissez l'option Période personnalisée, saisissez les dates de Début et de Fin dans le calendrier, ensuite cliquez sur ENREGISTRER.
3. le cas échéant, appliquez d'autres filtres disponibles,
4. cliquez sur le bouton AFFICHER LES TACHES.

Gérer les tâches dans la liste

Afin de changer le statut d'une tâche, appuyez sur l'icône de l'élément et choisissez l'option appropriée :

Pour les tâches ouvertes l'option Fermée est disponible ; elle permet de fermer la tâche sélectionnée.

Pour les tâches fermées l'option Ouverte est disponible ; elle permet de réouvrir la tâche sélectionnée.

Ouvrez la tâches requise et cliquez sur le bouton en haut à droite.

- permet de choisir l'une des actions suivantes :

• Copier le lien sur la tâche sélectionnée,
• Modifier la tâche,
• Suivre /Ne plus suivre la tâche,
• Copier la tâche,
• Supprimer la tâche.

Afficher les tâches

Pour afficher une tâche vous pouvez taper le nom de la tâche sur la liste des tâches.

L'écran de vue d'ensemble des tâches s'ouvre. La section Vue d'ensemble est activée par défaut.

Afin de naviguer entre les sections d'une tâche, cliquez sur les boutons sur le panneau supérieur :

Vue d'ensemble - afin d'afficher les informations sur la tâche : titre, statut, projet, jalon, date de début, date limite, priorité, assignée à, créée par, date de création,

Sous-tâches - afin d'afficher la liste des sous-tâches ajoutées à cette tâche. Si vous y êtes autorisé, vous pouvez gérer les sous-tâches existantes ou ajouter de nouvelles sous-tâches à la tâche à l'aide du bouton rond en bas à droite.

Documents - afin d'afficher les documents joints à cette tâche,

Commentaires - afin d'afficher les commentaires à cette tâche,

Créer une nouvelle tâche

Si vous êtes autorisé à créer une tâche, l'icône est disponible en bas à droite de la liste des tâches. Afin de créer une nouvelle tâche :

1. cliquez sur l'icône - s'ouvre alors un nouveau formulaire de création d'une tâche

   

2. Spécifiez le Titre de la tâche (ce champ est obligatoire),
3. sélectionnez le Projet auquel vous souhaitez ajouter une tâche (cette option est obligatoire) : cliquez sur Choisir le projet, ensuite choisissez l'un des projets disponibles,
4. sélectionnez un Jalon que vous souhaitez ajouter à la tâche : cliquez sur Aucun, ensuite choisissez l'un des jalons disponibles au sein du projet précédemment sélectionné.
5. Choisissez la personne que vous souhaitez nommer responsable pour cette tâche en utilisant l'option Ajouter le responsable : cliquez sur Ajouter le responsable, ensuite choisissez l'un des utilisateurs disponibles sur l'écran Sélectionner les utilisateurs responsables en tapant son nom. Une fois que tout est fait, cliquez sur l'icône en haut à droite,
6. Activez le sélectionneur Informer les utilisateurs responsables lorsque vous souhaitez leur envoyer les notifications concernant les nouvelles tâches. Le sélectionneur est désactivé par défaut.
7. Ajouter une description de la tâche, si nécessaire,
8. définissez la Date de début : cliquez sur l'option Définir la date de début et sélectionnez la date requise en utilisant le calendrier,
9. définissez la Date limite : cliquez sur l'option Définir la date limite et sélectionnez la date requise en utilisant le calendrier,
10. cliquez sur le sélectionneur Haute priorité, si nécessaire. Utilisez cette option lorsque vous attachez plus d'importance à la tâche nouvellement créée qu'à toutes les autres,
11. une fois que tout est fait, cliquez sur l'icône en haut à droite de l'écran Nouvelle tâche.

Modifier les tâches

Pour ajuster certains paramètres de tâche tapez le nom de la tâche dans la liste des tâches afin de l'afficher, ensuite cliquez sur l'icône en haut à droite et choisissez l'élément de menu Modifier la tâche.

Sur l'écran Modifier la tâche, modifiez les paramètres nécessaires spécifiés lors de la création de la tâche. Vous pouvez également changer le Statut de la tâche en utilisant l'une des options suivantes : Ouverte ou Fermée. Une fois que tout est fait, cliquez sur l'icône en haut à droite,

Lorsque vous voulez supprimer la tâche, passez à l'écran de vue d'ensemble des tâches, cliquez sur le bouton en haut à droite et choisissez l'option Supprimer la tâche.

Créer une nouvelle sous-tâche

Afin de commencer à créer une nouvelle sous-tâche, ouvrez l'écran Vue d'ensemble des sous-tâches, passez à la section Sous-tâches en utilisant le panneau en haut, ensuite cliquez sur l'icône  en bas à droite de la liste des sous-tâches.

Sur l'écran Ajouter une sous-tâche créez une sous-tâche :

• spécifiez le Titre de votre sous-tâche dans le champ Décrire la sous-tâche...,
• sélectionnez la personne que vous souhaitez nommer responsable pour cette sous-tâche : cliquez sur Ajouter le responsable, choisissez l'un des utilisateurs disponibles sur l'écran Sélectionner les utilisateurs responsables et cliquez sur l'icône en haut à droite.
• cliquez sur l'icône en haut à droite de l'écran Ajouter une sous-tâche.

Afin de fermer une sous-tâche, cliquez sur le carré à gauche de la sous-tâche.