Um schnell ein benötigtes Dokument zu finden, verwenden Sie den Filter oben in der Dokumentenliste.
Klicken Sie auf die Schaltfläche und geben Sie die erforderlichen Filterparameter an:
- Um Elemente nach TYP zu filtern, wählen Sie eine der folgenden Optionen: Ordner, Dokumente, Präsentationen, Tabellen, Bilder, Medien, Archive oder Alle Dateien.
- Um Elemente nach VERFASSER zu filtern, klicken Sie auf die Option Benutzer oder Gruppe und wählen Sie den gewünschten Benutzer oder die gewünschte Gruppe aus.
- Um Unterordner von der Suche auszuschließen, klicken Sie im Abschnitt SUCHEN auf die Option Keine Unterordner.
Geben Sie einen Dokumenttitel ganz oder teilweise in das Filterfeld ein und drücken Sie die Eingabetaste, um die gefundenen Elemente anzuzeigen. Der Suchort wird über den Suchergebnissen angezeigt. Bei Bedarf können Sie Unterordner von der Suche ausschließen, indem Sie auf den Link Alle Unterordner klicken. Wenn Sie zu dem Ordner wechseln möchten, in dem sich die gefundene Datei befindet, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei und verwenden Sie die Option Ordner öffnen. Um zum übergeordneten Ordner zu gelangen, der eine Ebene höher liegt als der aktuelle Ordner, verwenden Sie das Pfeil .
Standardmäßig werden alle Dateien nach dem zuletzt geänderten Datum in absteigender Reihenfolge sortiert (spätere Daten zu früheren). Bei Bedarf können Sie die Artikel nach Erstellungsdatum, Titel, Typ, Größe oder Verfasser sortieren. Öffnen Sie der Drop-Down-Liste Sortieren nach rechts neben dem Feld Filter und wählen Sie die erforderliche Option aus. Um die Sortierreihenfolge von Absteigend in Aufsteigend zu ändern, klicken Sie auf das Symbol .
Verwenden Sie die Schaltflächen auf der rechten Seite, um zwischen den verfügbaren Anzeigemodi zu wechseln: Thumbnails aktivieren, Auf Normalansicht umschalten und Auf Kompaktansicht umschalten. Für verbundene Dienste von Drittanbietern werden keine Thumbnails generiert.
Sie können mit Ihren Dokumenten die folgenden Operationen durchführen:
- Als OFORM speichern: Diese Option ist nur für die Formularvorlagen
.docxf
verfügbar
- Formular ausfüllen: Diese Option ist nur für die ausfüllbaren
.oform
-Formulare verfügbar
- Freigeben: Mehrere Dokumente gleichzeitig für die Portalbenutzer freigeben
- Den schnellen externen Link zu einer Datei mit Standardberechtigungen für Personen außerhalb des Portals kopieren. Der Standardzugriffstyp wird unter Einstellungen / Allgemein / Standardzugriffsrechte in Freigabeeinstellungen / Standardzugriffsrechte für einen bestimmten Dateityp festgelegt.
- Den Link zu einer Datei oder einem Ordner in die Zwischenablage für Portalbenutzer kopieren
- Senden: Eine Datei per E-Mail senden
- Mit DocuSign unterschreiben: Eine Datei mit DocuSign signieren
- Versionshistorie anzeigen und eine von ihnen wiederherstellen
- Version abschließen: Die aktuelle Version einer Datei abschließen und eine Revision für eine neue Datei erstellen.
- Für weitere Autoren blockieren: Eine Datei zur weiteren Bearbeitung durch andere Benutzer mit entsprechenden Bearbeitungsrechten blockieren.
- Die Datei als Favorit kennzeichnen.
- Herunterladen: Eine Datei im Originalformat auf die Festplatte Ihres Computers herunterladen.
- Herunterladen als: Eine Datei im ausgewählten Format auf die Festplatte Ihres Computers herunterladen.
Werden mehrere Dateien zum Herunterladen ausgewählt, werden diese in ein
.zip- oder
.tar.gz-Archiv gepackt (je nach
Option, die Sie in den
Allgemeinen Einstellungen des Moduls 'Dokumente' angegeben haben) und auf Ihrer Festplatte gespeichert.
- Verschieben: Eine Datei in einen anderen Abschnitt oder Ordner innerhalb des Moduls Dokumente verschieben.
- Kopieren: Die erstellte Kopie einer Datei in den ausgewählten Abschnitt des Moduls Dokumente verschieben.
- Kopie erstellen: Eine Kopie einer Datei im aktuellen Ordner erstellen.
- Eine Datei umbenennen.
- Löschen einer Datei, indem sie in den Abschnitt Papierkorb des Moduls Dokumente verschoben wird.
Gruppenoperationen mit Dateien können über die Schaltflächen oben oder das Kontextmenü ausgeführt werden. Um mehrere Dateien gleichzeitig freizugeben, per E-Mail zu senden, als Favoriten zu markieren, herunterzuladen, zu verschieben, zu kopieren oder zu löschen,
- öffnen Sie den benötigten Abschnitt des Moduls Dokumente, indem Sie auf die entsprechende Option im linken Bereich klicken,
- aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Dateien, die Sie verwalten möchten,
- klicken Sie oben auf die gewünschte Schaltfläche, je nachdem, welche Operation Sie ausführen möchten, oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine der ausgewählten Dateien und verwenden Sie die Kontextmenüoptionen
Wenn die Dokumente, die Sie freigeben möchten, unterschiedliche Freigabeeinstellungen haben (z. B. können Benutzer nur das Dokument X anzeigen, haben aber die vollen Zugriffsrechte auf das Dokument Y), wird der Status Variiert vor dem Benutzernamen im Fenster "Freigabeeinstellungen" angezeigt. Sie können den Status aller ausgewählten Dokumente jederzeit für jeden einzelnen Benutzer ändern, indem Sie die erforderliche Option in der Drop-Down-Liste vor dem Benutzernamen auswählen.
Einige Operationen können mit einer einzelnen Datei nur über das Kontextmenü ausgeführt werden. Um eine Datei umzubenennen, mit DocuSign zu signieren, für weitere Autoren zu blockieren, abzuschließen, den Versionsverlauf einer Datei anzuzeigen oder den Link zu ihr zu kopieren (oder eine der oben genannten Operationen durchzuführen),
- öffnen Sie den benötigten Abschnitt des Moduls Dokumente, indem Sie auf die entsprechende Option im linken Bereich klicken,
- suchen Sie das benötigte Dokument und klicken Sie daneben auf das Symbol ,
- wählen Sie die entsprechende Option abhängig von der Operation, die Sie ausführen möchten. Um mehr über die verfügbaren Kontextmenüoptionen zu erfahren, lesen Sie bitte diesen Artikel.
Um zu erfahren, wie Sie frühere Revisionen/Versionen eines Dokuments verwalten, lesen Sie bitte
diesen Artikel.
Um ein im Modul Dokumente gespeichertes Dokument umzubenennen, können Sie auch das Kontrollkästchen links neben der gewünschten Datei in der Liste aktivieren und die Taste F2 drücken. Es ist auch möglich, ein Dokument direkt während der Bearbeitung über die Editoroberfläche umzubenennen. Dazu:
- Klicken Sie in der oberen Symbolleiste auf die Registerkarte Datei und wählen Sie die Option Umbenennen...,
- Geben Sie in einem neuen Fenster, das sich öffnet, den erforderlichen Dateinamen ein und klicken Sie auf OK.
Hinzufügen von Dokumenten zu Favoriten
Der Abschnitt Favoriten enthält alle als Favoriten gekennzeichneten Dateien und Ordner aus allen Abschnitten des Moduls Dokumente. Um ein Dokument/Ordner zu Favoriten hinzuzufügen:
- öffnen Sie den benötigten Abschnitt des Moduls Dokumente, indem Sie auf die entsprechende Option im linken Bereich klicken,
- suchen Sie das benötigte Dokument und klicken Sie daneben auf das Symbol ,
- wählen Sie die Option Als Favorit kennzeichnen aus.
ODER
- öffnen Sie das benötigte Dokument aus dem Modul Dokumente,
- klicken Sie auf die Schaltfläche Als Favorit kennzeichnen.
Die Datei wird im Abschnitt Favoriten verfügbar sein und mit dem Symbol in der Dateiliste markiert.
Im Abschnitt Favoriten können Sie im Kontextmenü über die Option Offene Position zu dem Ordner wechseln, der diese Datei enthält.
Um eine hinzugefügte Datei aus den Favoriten zu entfernen, verwenden Sie die Option Aus Favoriten entfernen im Kontextmenü oder klicken Sie auf das Symbol neben dem Dateinamen.
Um mehrere Dateien gleichzeitig aus den Favoriten zu entfernen, markieren Sie sie in der Dateiliste im Abschnitt Favoriten und klicken Sie oben auf die Schaltfläche Entfernen.
Sie können den Abschnitt Favoriten in den Allgemeinen Einstellungen des Moduls Dokumente ein- oder ausblenden.