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Übersicht

Dokumente ist ein Modul zum Aufbewahren, Durchsehen, Bearbeiten und Freigeben der Dokumente, Bilder, Kalkulationstabellen, Präsentationen usw. Es besteht aus fünf Sektionen:

  • Symbol Meine Dokumente Meine Dokumente ist ein privater Speicher. Jedes Portalmitglied (außer den Gästen) hat diese Sektion, wohin es die Dateien hochladen, importieren oder Dokumente nur für den persönlichen Gebrauch erstellen kann;
  • Symbol Für mich freigegeben Für mich freigegeben enthält Dokumente, die für das Portalmitglied von den anderen Mitgliedern freigegeben wurden;
  • Symbol Gemeinsame Dokumente Gemeinsame Dokumente ist eine Sektion, die Dateien und Ordner enthält, die für alle Portalmitglieder zugänglich sind;
  • Symbol Dokumente der Projekte Dokumente der Projekte enthält Ordner, die den vorhandenen Projekten entsprechen, und stellt einen Speicher für alle Dokumente aus dem Modul 'Projekte' dar;
  • Symbol Papierkorb Papierkorb ist eine Sektion, wo alle gelöschten Dateien aufbewahrt werden, die später wiederhergestellt oder entfernt werden können.
Es ist auch möglich, auf die Dokumente der Projekte im Modul 'Projekte' mit einem Klick auf den Link 'Dokumente' auf dem linken Seitenbereich zuzugreifen.

Dokumente hinzufügen/erstellen

Um alle Ihre Dateien ins Modul 'Dokumente' zu übertragen, können Sie die vorhandenen Dokumente von der Festplatte Ihres Rechners hochladen, aus Ihrem Konto auf Google Drive oder Zoho, importieren oder Ihr Box-, Dropbox-, Google-, OneDrive-, SharePoint-Konto mit Online-Office integrieren.

Um eine Datei hochzuladen, führen Sie diese Schritte aus:

  1. Öffnen Sie die gewünschte Sektion bzw. Ordner, wohin Sie Ihre Dateien hochladen möchten, indem Sie die entsprechenden Optionen auf dem linken Seitenbereich wählen.
  2. Klicken Sie auf den Button Button Hochladen in der linken oberen Ecke im Modul 'Dokumente'.
  3. Wählen Sie die Dateien, die Sie aufs Portal hochladen möchten, im Fenster von Windows Explorer und klicken Sie auf den Button Öffnen.

oder ziehen Sie einfach die Datei von Ihrem Computer auf den Arbeitsbereich, um sie auf Ihr Portal noch einfacher hochzuladen.

Der Hochladeprozess wird begonnen, die hochgeladenen Dateien werden ins Office Open XML-Format umgewandelt. Standardmäßig werden die beiden Dateien (Datei im Originalformat + Datei im Office Open XML-Format) im gewählten Ordner untergebracht. Wenn Sie die Dateien im Originalformat auf dem Portal nicht brauchen, können Sie das Feld Dokumente auch im Originalformat hochladen' deaktivieren. Diese Änderung wird bei der nächsten Hochladeoperation berücksichtigt.

Falls die Datei mit demselben Namen bereits im Ordner existiert, wird eine Kopie der Datei standardmäßig erstellt. Wenn Sie die Version der vorhandenen Datei aktualisieren möchten, klichen Sie auf den Link Allgemeine Einstellungen aus der Liste Einstellungen auf dem linken Seitenbereich und aktivieren Sie die Option Die Version der vorhandenen Datei mit demselben Namen aktualisieren. Dieser Parameter wird auf alle Dateien, die danach hochgeladen werden, angewendet.
Dateien hochladen Dateien hochladen

Um die Dokumente aus Ihrem GoogleDrive- oder Zoho-Konto zu importieren, nutzen Sie den Button Button Zusätzliche Optionen in der linken oberen Ecke, nachdem Sie die Hinweise in der Sektion Tipps und Tricks gelesen haben.

Um Ihr Box-, Dropbox-, Google-, OneDrive-, SharePoint-Konto mit den Dokumenten zu integrieren, nutzen Sie denselben Button in der linken oberen Ecke, nachdem Sie die Anleitung in der Sektion Tipps und Tricks gelesen haben.

Sie können auch neue Dateien oder Ordner in den Dokumenten erstellen. Dafür führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Öffnen Sie die gewünschte Sektion bzw. Ordner, wo Sie eine neue Datei erstellen möchten, indem Sie die entsprechenden Optionen auf dem linken Seitenbereich wählen.
  2. Klicken Sie auf den Button Erstellen in der linken oberen Ecke und wählen Sie eine der folgenden Optionen:
    • Dokument, um ein neues Textdokument zu erstellen;
    • Tabelle, um eine neue Kalkulationstabelle zu erstellen;
    • Präsentation, um eine neue Präsentation zu erstellen;
    • Ordner, um einen neuen Ordner zu erstellen.
  3. Geben Sie einen Namen für Ihre Datei oder Ihren Ordner ins entsprechende Feld ein und klicken Sie auf das Symbol Bestätigungssymbol.
Neue Datei erstellen Neue Datei erstellen

Dokumente durchsehen/bearbeiten

Sie können Ihre Dokumente, Tabellen, Präsentationen direkt auf Ihrem Portal mithilfe der multifunktionalen Office-Editoren bearbeiten und durchsehen. Dafür klicken Sie auf den Titel oder aufs Symbol Symbol Bleistift rechts vom Dateititel und die Datei wird in einer neuen Registerkarte im Webbrowser geöffnet. Wenn eine Datei von einem anderen Benutzer im Moment bearbeitet wird, werden Sie das Symbol eines farbigen Bleistifts sehen. Richten Sie den Mauszeiger auf dieses Symbol Symbol Farbiger Bleistift, um zu erfahren, wer die Datei momentan bearbeitet. Das Symbol Symbol Farbiger Bleistift Plus neben dem Titel des Dokuments bedeutet, dass Sie dieses Dokument gemeinsam mit den anderen Portalbenutzern bearbeiten können. Klicken Sie darauf, um dieses Dokument zu öffnen und es gleichzeitig mit den anderen Portalbenutzern zu bearbeiten.

Um eine Datei zu bearbeiten, können Sie auch aufs Symbol symbol Aktionen daneben klicken und die Option Bearbeiten wählen.
Textdatei durchsehen Textdatei durchsehen

Sobald Sie ein Dokument, eine Tabelle oder Präsentation bearbeitet haben und die Änderungen speichern, werden die beiden Revisionen Ihrer Datei verfügbar sein, so dass Sie eine der vorherigen Revisionen nach Bedarf wiederherstellen können. Die verfügbaren Revisionen können in Versionen gruppiert werden. Um mehr zu erfahren, lesen Sie die Sektion Tipps und Tricks.

Falls Sie keine Rechte auf die Bearbeitung des Dokuments haben, klicken Sie auf seinen Titel und es wird im entsprechenden Office-Viewer geöffnet. Die Bilddateien werden in demselben Fenster dargestellt, die Textdateien werden in einer neuen Registerkarte Ihres Webbrowsers angezeigt. Die Office-Viewer bieten die Standardtools zum Vergrößern/Verkleinern Ihrer Dateien, Einstellen ihrer Größe, Navigieren zwischen den Seiten, Herunterladen und Drucken.

Um eine Datei durchzusehen, können Sie auch aufs Symbol Symbol Aktionen daneben klicken und die Option Vorschau wählen.
Tabelle bearbeiten Tabelle bearbeiten
Die Portalgäste können Online-Editoren nur zum Anzeigen von Dateien verwenden (wenn sie die richtigen Zugriffsrechte haben). Um eine Datei zu bearbeiten, müssen sie zuerst auf ihren Computer heruntergeladen werden. Wenn Änderungen vorgenommen werden, müssen die Gäste die Dateien mithilfe des Portalbenutzers wieder in das Portal hochladen.

Dokumente verwalten

Sie können die folgenden Operationen mit Ihren Dokumenten durchführen:

  • Herunterladen, um eine Datei im Originalformat auf die Festplatte Ihres Rechners herunterzuladen;
  • Herunterladen als, um eine Datei im gewählten Format auf die Festplatte Ihres Rechners herunterzuladen;
    Wenn mehrere Dateien zum Herunterladen ausgewählt werden, werden sie in ein .tar.gz-Archiv gepackt und auf Ihrer Festplatte gespeichert.
  • Verschieben, um eine Datei in eine andere Sektion oder Ordner im Modul 'Dokumente' zu verlegen;
  • Kopieren, um eine Datei zu kopieren und die erstellte Kopie in die gewählte Sektion im Modul 'Dokumente' zu verschieben;
  • Löschen, um eine Datei zu entfernen, indem sie in die Sektion 'Papierkorb' im Modul 'Dokumente' verschoben wird;
  • Umbenennen, um einen anderen Namen einer Datei zu geben;
  • Sperren eine Datei für die weitere Bearbeitung von anderen Benutzern mit den entsprechenden Bearbeitungsrechten;
  • Abschließen die aktuelle Version der Datei und eine Revision für die neue erstellen;
  • Versionshistorie anzeigen und eine davon wiederherzustellen;
  • Link zu einem Dokument in die Zwischenablage für Portalbenutzer kopieren.

Um eine Datei herunterzuladen, zu verschieben, zu kopieren oder zu löschen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Öffnen Sie die gewünschte Sektion im Modul 'Dokumente' mit einem Klick auf die entsprechende Option im linken Seitenbereich.
  2. Aktivieren Sie die Felder neben den Dateien, die Sie verwalten möchten.
  3. Klicken Sie auf den gewünschten Button oben abhängig von der Operation, die Sie durchführen möchten.
Dateien verwalten Dateien verwalten

Um alle Versionen einer Datei zu sehen, sie umzubenennen, zu sperren, abzuschließen, Versionshistorie anzuzeigen oder den Link dazu zu kopieren (oder eine der oben erwähnten Operationen durchzuführen), führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Öffnen Sie die gewünschte Sektion im Modul 'Dokumente' mit einem Klick auf die entsprechende Option im linken Seitenbereich.
  2. Finden Sie das gewünschte Dokument und klicken Sie aufs Symbol Symbol Aktionen daneben.
  3. Wählen Sie die entsprechende Option abhängig von der Operation, die Sie durchführen möchten.
Um zu erfahren, wie Sie die vorherigen Versionen/Revisionen eines Dokuments verwalten können, lesen Sie die Sektion Tipps und Tricks.
Dateien verwalten Dateien verwalten

Hinzufügen von Dokumenten zu Favoriten

Der Abschnitt Favoriten enthält alle Dateien, die als Favoriten aus allen Abschnitten und Ordnern des Moduls Dokumente markiert sind. So fügen Sie Favoriten ein Dokument hinzu:

  1. Öffnen Sie den gewünschten Abschnitt des Moduls Dokumente und klicken Sie auf die entsprechende Option im linken Bereich
  2. Suchen Sie das gewünschte Dokument und klicken Sie auf das Symbol Aktionen Symbol daneben
  3. Wählen Sie die Option Als Favorit kennzeichnen.

Die Datei ist im Abschnitt Favoriten verfügbar und mit dem Symbol Favorit Symbol in der Dateiliste gekennzeichnet.

Favoriten Abschnitt Favoriten Abschnitt

Im Abschnitt Favoriten können Sie mit der Option Offene Position im Kontextmenü zu dem Ordner wechseln, der diese Datei enthält.

Um eine hinzugefügte Datei aus Favoriten zu entfernen, verwenden Sie die Option Aus Favoriten entfernen im Kontextmenü oder klicken Sie auf das Symbol Favorit Symbol neben dem Dateinamen.

Um mehrere Dateien gleichzeitig aus Favoriten zu entfernen, überprüfen Sie sie in der Dateiliste im Abschnitt Favoriten und klicken Sie oben auf die Schaltfläche Entfernen.

Sie können den Abschnitt Favoriten in den allgemeinen Einstellungen des Moduls Dokumente ausblenden oder erneut anzeigen.

Dokumente freigeben

Sie können die Berechtigungen für die Dateien in der Sektion Meine Dokumente oder Dokumente der Projekte festlegen, so dass ein bestimmtes Portalmitglied oder eine Gruppe von ihnen Ihre Dateien lesen oder bearbeiten könnte.

Ein Moduladministrator oder Administrator mit Vollzugriff kann die Zugriffsrechte auch in der Sektion Gemeinsame Dokumente festlegen. Lesen Sie mehr über die Zugriffsrechte in der Sektion Einstieg: Personen.

Finden Sie eine Datei (oder einen Ordner), die Sie freigeben möchten, und klicken Sie auf den Button Freigeben rechts von ihrem Titel. Im geöffneten Fenster 'Freigabeeinstellungen' wählen Sie zwischen drei Zugriffstypen auf der linken Seite: Portalbenutzer, Personen außerhalb des Portals und Einbetten des Dokuments.

Der Zugriffstyp Portalbenutzer ermöglicht es Ihnen, Zugriff nur den Personen zu erteilen, die sich ins Portal einloggen können. Dafür führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Klicken Sie auf den Link Benutzer hinzufügen oder Gruppen hinzufügen.
  2. Wählen Sie eine Person (Gruppe) aus der Liste, für die Sie das Dokument freigeben möchten.
  3. Bestimmen Sie die Berechtigungen durch die Auswahl einer der verfügbaren Optionen im Listenmenü neben dem Namen der Person/Gruppe:
    • Schreibgeschützt - ein Benutzer oder eine Gruppe wird das Dokument nur durchsehen können;
      Die Gäste haben nur den Zugriffstyp Schreibgeschützt.
    • Vollzugriff - ein Benutzer oder eine Gruppe wird das Dokument durchsehen und bearbeiten können;
    • Zugriff verweigern - diese Option wird genutzt, um den vorher gewährten Zugriff für einen Benutzer oder eine Gruppe zu sperren.
    Sie können den Zugriff für alle Portalmitglieder außer einigen von Ihnen oder einer Gruppe erteilen, statt jedes Mitglied separat hinzuzufügen. Dafür klicken Sie auf den Link 'Gruppen hinzufügen', wählen Sie die Option 'Jeder' und legen Sie die Zugriffsebene 'Schreibgeschützt' oder 'Vollzugriff' fest. Dann fügen Sie eine bestimmte Gruppe oder einen Benutzer mit einem Klick auf den entsprechenden Link hinzu und wählen Sie die Option 'Zugriff verweigern'.
  4. Lassen Sie das Feld Benachrichtigung senden aktiviert, wenn Sie möchten, damit eine Standard-E-Mail-Nachricht an die Personen geschickt wird, für die Sie das Dokument freigegeben haben.
  5. Klicken Sie auf den Link Nachricht hinzufügen, um Ihren eigenen Text zur Standardbenachrichtigung hinzuzufügen.
  6. Klicken sie auf den Button Speichern im unteren Bereich des Fensters.
Dokument für Portalmitglieder freigeben Dokument für Portalmitglieder freigeben

Der Zugriffstyp Personen außerhalb des Portals ermöglicht es Ihnen, den Link zum Dokument zu kopieren und den Zugriff darauf jedem mit dem Link zu erlauben. Dafür führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Klicken Sie auf den Button Zugriff öffnen.
  2. Wählen Sie eine Zugriffsebene: Schreibgeschützt oder Vollzugriff.
  3. Klicken Sie auf die Option Link verkürzen nach Bedarf und kopieren Sie den Link.
  4. Wählen Sie die Art, wie Sie das Dokument freigeben möchten: per E-Mail oder über eines Ihrer Konten in sozialen Netzwerken.
  5. Schließen Sie das Fenster, klichen Sie dafür auf das Kreuz in der rechten oberen Ecke des Fensters.
Dokument für Leute außerhalb des Portals freigeben Dokument für Leute außerhalb des Portals freigeben

Der Zugriffstyp Einbetten des Dokuments ermöglicht es Ihnen, den erstellten Code in eine Webseite einzubetten, damit jeder Besucher dieser Seite das Dokument durchsehen könnte. Dafür führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Klicken Sie auf den Button Zugriff öffnen.
  2. Wählen Sie die Größe des Vorschaufensters für das Dokument aus den verfügbaren Werten oder bestimmen Sie eine benutzerdefinierte Breite und Höhe.
  3. Kopieren Sie den Code zum Einbetten und fügen Sie ihn in Ihre Webseite ein.
  4. Schließen Sie das Fenster, klichen Sie dafür auf das Kreuz in der rechten oberen Ecke des Fensters.

Für weitere Informationen lesen Sie diese Benutzeranleitung.

Wenn Sie das Dokument löschen oder auf die Option 'Zugriff verweigern' im Fenster 'Freigabeeinstellungen' umschalten, werden die Seitenbesucher das Dokument nicht durchsehen können.
Einbetten des Dokuments Einbetten des Dokuments

Moduleinstellungen ändern

Im Abschnitt Einstellungen in der linken Seitenleiste können Sie die Einstellungen des Moduls Dokumente ändern. Es enthält mehrere Unterabschnitte.

Allgemeine Einstellungen

Dieser Abschnitt steht allen Benutzern zur Verfügung. Gäste können auch mit eingeschränkter Funktionalität auf diesen Abschnitt zugreifen.

Moduleinstellungen ändern Moduleinstellungen ändern
  • Dateikopie auch im Originalformat speichern (für Benutzer und Gäste verfügbar) wird beim Hochladen von Dateien in anderen Formaten als .docx/.xlsx/.pptx verwendet. Wenn diese Option aktiviert ist, kann eine konvertierte Datei als neue separate Datei platziert werden. Wenn diese Option deaktiviert ist, wird eine konvertierte Datei als neue Revision der Originaldatei platziert.
  • Benachrichtigung anzeigen, wenn das Element in den Papierkorb verschoben wird (für Benutzer und Gäste verfügbar) wird verwendet, um Benachrichtigungen beim Verschieben von Elementen in den Papierkorb auszublenden oder anzuzeigen.
  • Die Version dieser Datei mit demselben Namen erneuern. Ansonsten wird eine Kopie erstellt (für Benutzer verfügbar) wird beim Hochladen einer Datei mit demselben Namen verwendet. Wenn diese Option aktiviert ist, kann die Version der vorhandenen Datei aktualisiert werden. Wenn diese Option deaktiviert ist, wird eine Kopie der Datei erstellt.
  • Zwischenversionen bei der Bearbeitung aufbewahren (für Benutzer verfügbar) wird verwendet, um jedes Mal eine neue Zwischenrevision zu erstellen, wenn der Benutzer die Datei mit der Tastenkombination Strg+S oder mit dem Symbol Speichern speichert.
  • Favoriten anzeigen (für Benutzer verfügbar) wird verwendet, um den Abschnitt Favoriten auszublenden oder anzuzeigen.
  • Neuste anzeigen (für Benutzer verfügbar) wird verwendet, um den Abschnitt Zuletzt verwendet auszublenden oder anzuzeigen.
Administrative Einstellungen

Dieser Abschnitt steht dem Portalbesitzer, Administratoren mit vollem Zugriff oder den Administratoren des Moduls Dokumente zur Verfügung.

In diesem Abschnitt können Sie die Einstellungen für alle Portalbenutzer ändern:

  • Alle gespeicherten Zwischenversionen aufbewahren wird verwendet, um es den Portalbenutzern zu ermöglichen, alle Zwischenrevisionen zu speichern..
  • Einstellungen der fremden Services für Benutzer aktivieren wird verwendet, um den Portalbenutzern die Verbindung von Drittanbieter-Clouds zu ermöglichen.
Konten anschließen

Dieser Abschnitt ist für alle Benutzer (mit Ausnahme von Gästen) verfügbar, wenn die Einstellung Einstellungen der fremden Services für Benutzer aktivieren im Abschnitt Administrative Einstellungen aktiviert ist.

In diesem Abschnitt werden alle Clouds angezeigt, die mit dem Konto des Benutzers verbunden sind, und ermöglicht die Verbindung mit anderen Clouds von Drittanbietern.

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