Pour trouver rapidement un document nécessaire, utilisez le filtre en haut de la liste de documents.
Appuyez sur le bouton et définissez les paramètres du filtre:
- Pour filtrer des éléments par TYPE, choisissez l'une des options suivantes: Dossiers, Documents, Présentations, Feuilles de calcul, Images, Média, Archives ou Tous les fichiers.
- Pour filtrer des éléments par AUTEUR, appuyez sur Utilisateurs ou Groupes et choisissez l'utilisateur ou la groupe à rechercher.
- Pour exclure les sous-dossiers de la recherche, cliquez sur Pas de sous-dossiers dans la section RECHERCHE.
Saisissez le nom du fichier partiellement ou entièrement dans le champ de filtre et appuyez sur la touche Entrée pour afficher les résultats de recherche. L'emplacement s'affiche au-dessus des résultats de recherche. Le cas échéant, vous pouvez exclure les sous-dossiers de la recherche en cliquant tous les sous-dossiers. Si vous souhaitez ouvrir l'emplacement du fichier, cliquez avec le bouton droit sur le fichier et choisissez l'option Ouvrir un emplacement. Pour accéder au dossier parent situé un niveau au-dessus du dossier actuel, utilisez la flèche .
Par défaut, tous les fichiers sont triés par Modifié dans l'ordre décroissant (du plus ancien au plus récent). Le cas échéant, vous pouvez trier les fichiers par Date de création, Titre, Type, Taille ou Auteur en choisissant l'option appropriée à partir de la liste Trier par à droite du champ Filtre. Pour modifier l'ordre de tri de Croissant à Décroissant, appuyez sur l'icône .
Utilisez les boutons à droite pour choisir le mode d'affichage approprié: Affichage des miniatures, Vue commune ou Vue compacte. Les miniatures ne sont pas générées pour les services externes connectés.
Les opérations que vous pouvez effectuer avec vos documents:
- Enregistrer sous oform - cette option n'est disponible que pour des modèles de formulaires au format
.docxf
.
- Remplir le formulaire - cette option n'est disponible que pour des formulaire à remplir au format
.oform
.
- Partager plusieurs documents à la fois pour les utilisateurs du portail
- Copiez le Lien externe rapide vers le fichier pour des utilisateurs à l'extérieur du portail disposant des autorisations par défaut. L'autorisation d'accès définie par défaut se trouve dans Paramètres / Commun / Droits d'accès par défaut dans les paramètres de partage / Droits d'accès par défaut par type de fichier.
- Copiez le lien vers le fichier ou le dossier dans le presse-papiers pour les utilisateurs du portail
- Envoyer le fichier par email
- Signer un document avec DocuSign
- Afficher Historique des versions et restaurer la version appropriée
- Finaliser la version actuelle du fichier et créer la révision
- Verrouiller le fichier pour empêcher toute modification par d'autres utilisateurs avec des permissions d'accès pareilles
- Marquer le fichier en tant que favori
- Télécharger le fichier au format d'origine sur votre disque dur d'ordinateur
- Télécharger comme un fichier au format sélectionné sur votre disque dur d'ordinateur
Si vous, avez sélectionné plusieurs fichiers à télécharger, tous les éléments seront compressés dans une seule archive
.zip ou
.tar.gz (en fonction de votre
choix parmi les
Paramètres communs dans le module Documents) et seront sauvegardés sur votre ordinateur.
- Déplacer vers une autre section ou un autre dossier du module Documents
- Copier un fichier et déplacer une copie vers la section sélectionnée du module Documents
- Créer une copie du fichier dans le dossier actuel
- Renommer un fichier
- Supprimer un fichier en le déplaçant à la Corbeille du module Documents
Opérations sur un groupe de fichiers s'affichent en haut du menu contextuel. Pour partager, envoyer par email, marquer en tant que favoris, télécharger, déplacer, copier ou supprimer plusieurs fichiers à la fois,
- accédez à la section nécessaire du module Documents en cliquant sur l'option appropriée sur le panneau de gauche
- cochez les cases à côté des fichiers que vous souhaitez gérer
- cliquez sur le bouton en haut correspondant à l'opération que vous souhaitez effectuer ou cliquez avec le bouton droit sur l'un des fichiers sélectionnés et utilisez les options du menu contextuel
Si les documents à partager ont des différents paramètres de partage (par exemple, les utilisateurs peuvent seulement visualiser le document X mais possèdent l'accès complet au document Y) vous verrez le statut Varie devant le nom d'utilisateur dans la fenêtre Paramètres de partage. Vous pouvez toujours changer le statut de tous les documents sélectionnés pour chaque utilisateur en choisissant l'option nécessaire dans la liste déroulante devant le nom de l'utilisateur.
Certaines opérations sont disponibles sur un seul fichier à partir du menu contextuel. Pour renommer, se connecter avec DocuSign, verrouiller, finaliser, visualiser toutes les versions du fichier ou copier le lien d'un document (ou effectuer l'une des opérations mentionnées ci-dessus),
- accédez à la section nécessaire du module Documents en cliquant sur l'option appropriée sur le panneau de gauche
- recherchez le document approprié et cliquez sur l'icône qui se trouve à côté
- sélectionnée l'option appropriée en fonction de l'opération nécessaire. Pour en savoir plus sur les options du menu contextuel, veuillez consulter cet article.
Pour savoir comment gérer les révisions/versions d'un document, consultez
cet article.
Pour renommer un document du module Documents, vous pouvez cocher la case à gauche du fichier nécessaire dans la liste et appuyez sur la touche F2. Il est aussi possible de renommer le document en utilisant l'interface de l'éditeur pendant édition. Pour ce faire,
- cliquez sur l'onglet Fichier de la barre d'outils supérieure et sélectionnez l'option Enregistrer...,
- dans la fenêtre qui s'affiche, saisissez le Nom de fichier et cliquez sur OK.
Ajouter des documents aux Favoris
La section Favoris comprend tous les fichiers et les dossiers qui ont été marqués en tant que favoris provenant de toutes sections du module Documents. Pour ajouter un fichier/dossier aux Favoris:
- accédez à la section nécessaire du module Documents en cliquant sur l'option appropriée sur le panneau de gauche,
- recherchez le fichier/dossier approprié et cliquez sur l'icône qui se trouve à côté,
- sélectionnez l'option Marquer en tant que favori,
OU
- ouvrez le document nécessaire depuis le module Documents,
- Cliquez sur Marquer en tant que favori dans le coin supérieur droit.
Le fichier sera disponible dans la section Favoris et marqué avec l'icône dans la liste.
À partir de section Favoris vous pouvez utiliser l'option Ouvrir un emplacement sur le menu contextuel pour passer au dossier qui comprend ce fichier.
Pour supprimer un favori, utiliser l'option Retirer des favoris du menu contextuel ou cliquez sur l'icône à côté du nom de fichier.
Pour supprimer plusieurs favoris à la fois, cochez les cases appropriées dans la liste à partir de la section Favoris et cliquez sur le bouton Supprimer en haut.
Vous pouvez masquer ou afficher la section Favoris à partir de Paramètres communs du module Documents.