Sobald Ihr Portal erstellt wurde, müssen Sie es so anpassen und verwalten, dass es Ihren Anforderungen entspricht. Dies kann im Abschnitt Einstellungen des Portals erfolgen.

Um von einer beliebigen Portalseite aus auf die Einstellungen zuzugreifen, klicken Sie auf das Symbol oben auf der Seite oder verwenden Sie die Drop-Down-Liste in der oberen linken Ecke und wählen Sie die entsprechende Option aus.

Über den Abschnitt Einstellungen des Portals können Sie die folgenden Vorgänge ausführen:

Allgemeine Einstellungen

• Portal anpassen:
  • Ändern Sie die Portalsprache und stellen Sie die richtige Zeitzone ein;
  • Richten Sie den Portaltitel ein, der auf der Anmeldeseite des Portals angezeigt wird;
  • Legen Sie eine alternative URL für das Portal fest;
  • Ändern Sie den Portalnamen, der in Ihrer Portal-URL-Adresse verwendet wird;
  • Richten Sie die Teamvorlage ein, die für das Portal verwendet wird;
  • Wählen Sie ein Farbthema aus, das zu Ihrer Unternehmensmarke passt;
• Portalmodule verwalten:
  • Wählen Sie aus, welche Module und Tools im Portal angezeigt und welche vor den Portalbenutzern ausgeblendet werden sollen;
  • Fügen Sie Ihre eigenen Links in das Portal-Navigationsmenü ein;
  • Wählen Sie eine Standardstartseite;
  • Passen Sie die Einstellungen der Preisseite an;
• Verwenden Sie die White Label Funktion, um die in der Online-Office-Benutzeroberfläche verwendeten Branding-Elemente durch Ihre eigenen zu ersetzen;

Sicherheitseinstellungen

• Die Einstellungen für den Portalzugriff aktualisieren:
  • Bestimmen Sie die Kennwortstärke, die für den Zugriff auf das Portal verwendet wird;
  • Aktivieren Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung;
  • Geben Sie Mailserver an, die für die Benutzerselbstregistrierung zugelassen sind;
  • Passen Sie die IP-Sicherheitseinstellungen an;
  • Richten Sie die Anmeldeeinstellungen ein;
  • Ändern Sie die Einstellungen der Administratornachricht;
  • Legen Sie die Session-Lebensdauer fest;
• Einrichten der Zugriffsrechte für Portaladministratoren und andere Benutzer:
  • Ändern Sie den Portalbesitzer;
  • Fügen Sie die Benutzer zur Administratorliste hinzu;
  • Schränken Sie den Zugriff auf bestimmte Portalmodule für Benutzer und Gruppen ein;
• Sehen Sie sich die letzten Anmelde-/Abmeldeaktivitäten an und erhalten Sie einen detaillierten Bericht für ein halbes Jahr;
• Durchsuchen Sie die Protokolleinträge der letzten Aktionen , die Benutzer im Portal ausgeführt haben (z.B. Aufgaben schließen und bearbeiten, Zugriffsrechte ändern, CRM-Entitäten erstellen und löschen, Dokumente übertragen, Gäste einladen usw.) sowie eine detaillierte Statistikdatei herunterladen, die Daten für ein halbes Jahr bereitstellt;

Datenmanagement-Einstellungen

• Ändern Sie die Region des Servers, auf dem Ihr Portal gehostet wird;
• Erstellen und stellen Sie das Backup der Portaldaten wiederher;
• Deaktivieren oder löschen Sie das Portal;

Integration-Einstellungen

• Aktivieren Sie die LDAP-Einstellungen;
• Aktivieren Sie die SSO-Einstellungen;
• Verbinden Sie einige Dienste von Drittanbietern;
• Passen Sie SMTP-Einstellungen so an, dass die E-Mail-Benachrichtigungen über Ihren eigenen SMTP-Server gesendet werden;

Statistikeinstellungen

• Zeigen Sie Hauptportal Statistik an: Erstellungsdatum, Gesamtnutzerzahl, von verschiedenen Modulen und Nutzern belegter Speicherplatz, Nutzeranwesenheit.

Der Abschnitt Allgemein der Seite Einstellungen wird standardmäßig geöffnet. Er ermöglicht Ihnen, das Erscheinungsbild des Portals an Ihre Bedürfnisse anzupassen und die Module auszuwählen, die Sie verwenden möchten. Er umfasst drei Unterabschnitte: Individuelle Einrichtung, Module und Tools and White Label.

Portal individuell einrichten

Im Unterabschnitt Individuelle Einrichtung der Allgemeineinstellungen können Sie das Erscheinungsbild Ihres Portals ändern. Sie können Ihr eigenes Firmenlogo, Namen und Text verwenden, um zu Ihrer Unternehmensmarke zu passen.

Sprach- und Zeitzoneneinstellungen

In diesem Abschnitt können Sie die Sprache des gesamten Portals für alle Portalbenutzer ändern und die Zeitzone so konfigurieren, dass alle Ereignisse des Portals mit dem richtigen Datum und der richtigen Uhrzeit angezeigt werden.

Um die Sprach- und Zeitzoneneinstellungen zu konfigurieren,

• Öffnen Sie die Drop-Down-Liste Sprache und wählen Sie eine geeignete Sprache aus, um alle Portalseiten und Benachrichtigungen anzuzeigen,
  Diese Einstellung legt die Standardportalsprache für neue Benutzer fest. Jeder Benutzer kann die Standardsprache später überschreiben, indem er auf seiner Profilseite eine bevorzugte Sprache auswählt (diese Einstellung hat eine höhere Priorität als die in den Allgemeinen Einstellungen ausgewählte Sprache).

  Derzeit ist das Online-Office in 23 Sprachen verfügbar: Englisch, Deutsch, Französisch, Spanisch, Russisch, Italienisch, Lettisch, Portugiesisch (Brasilien), Türkisch, Griechisch, Polnisch, Tschechisch, Vereinfachtes Chinesisch, Ukrainisch, Vietnamesisch, Finnisch, Portugiesisch, Aserbaidschanisch , Koreanisch, Japanisch, Slowenisch, Niederländisch und Slowakisch. Wenn Ihre Sprache noch nicht in der Liste der verfügbaren Sprachen enthalten ist oder die Übersetzung in Ihre Sprache nicht vollständig ist, können Sie an der Übersetzung mitwirken, indem Sie Ihre Anfrage an documentation@onlyoffice.com senden.

• Legen Sie die Ihrem Standort entsprechende Zeitzone aus der Drop-Down-Liste Zeitzone fest,
• Klicken Sie unten im Abschnitt auf die Schaltfläche Speichern, damit die von Ihnen eingestellten Parameter aktualisiert werden.

Begrüßungseinstellungen

In diesem Abschnitt können Sie den Standardtitel ändern, der auf der Seite Anmelden Ihres Portals angezeigt werden soll. Dazu,

• Geben Sie im Feld Titel den gewünschten Namen ein (z. B. Ihren Firmentitel, sein Motto usw.),
• Klicken Sie unten im Abschnitt auf die Schaltfläche Speichern, damit die von Ihnen eingestellten Parameter aktualisiert werden.

DNS-Einstellungen

In diesem Abschnitt können Sie eine alternative URL für Ihr Portal festlegen. Standardmäßig ist Ihr Portal unter name.onlyoffice.com registriert. Um diesen Namen in Ihren eigenen Domainnamen zu ändern:

1. Konfigurieren Sie Ihren Domainnamen so, dass er auf den Online-Office-Server verweist, indem Sie die entsprechenden DNS-Einträge bei Ihrem Registrar einrichten. Bitte wenden Sie sich an Ihren Registrar, von dem Sie den Domainnamen gekauft haben, um Hilfe zu erhalten. Fügen Sie einen DNS-CNAME-Eintrag hinzu, wie zum Beispiel: team.ourcompany.com - intranet.onlyoffice.com (für die Region US West (Oregon)), intranet.onlyoffice.eu (für die Region EU (Frankfurt)) oder intranet.onlyoffice.sg (für die Region Asien-Pazifik (Singapur)).
2. Nachdem Sie Ihren DNS-CNAME-Eintrag eingerichtet haben, klicken Sie im Abschnitt DNS-Einstellungen auf die Schaltfläche Anfrage senden, um Ihre Anfrage an unser Support-Team zu senden. Die Seite https://helpdesk.onlyoffice.com/ wird in einem neuen Browser-Tab geöffnet. Geben Sie die Details Ihrer Anfrage ein und klicken Sie auf Senden.
   Neben der Einrichtung Ihrer benutzerdefinierten Domain können unsere Spezialisten auch ein SSL-Zertifikat mit letsencrypt generieren.
3. Nach Bearbeitung der Anfrage wird Ihr benutzerdefinierter Domainname im Abschnitt DNS-Einstellungen angezeigt.

Portalumbenennung

In diesem Abschnitt können Sie den Namen in Ihrer Portal-URL-Adresse name.onlyoffice.com ändern, sodass Ihr Portal unter newname.onlyoffice.com verfügbar ist. Geben Sie im Feld Neuer Portalname einen gewünschten Namen ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

Teamvorlage

In diesem Abschnitt können Sie die Organisation (oder Gruppe), ihre Mitglieder und deren Aktivitäten in Ihrem Portal benennen. Dazu,

• Wählen Sie eine der verfügbaren Voreinstellungen aus der Drop-Down-Liste Vorlage aus,

ODER

• Wählen Sie die Option Einstellbar aus der Liste aus und geben Sie die Namen selbst in die Felder darunter ein,
• Klicken Sie unten im Abschnitt auf die Schaltfläche Speichern, damit die von Ihnen eingestellten Parameter aktualisiert werden.

Farbdesigns

In diesem Abschnitt können Sie die Standardfarbpalette Ihrer Portaloberfläche ändern, damit sie zu Ihrer Unternehmensmarke passt. Dazu,

1. Wechseln Sie zwischen den verfügbaren Farbthemen, um eine Vorschau anzuzeigen: Saftig grün, Dunkelgrün, Dunkelblau, Intensiv rosa, Hellblau,
2. Wählen Sie diejenige aus, die am besten zu Ihnen passt,
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um das ausgewählte Farbdesign anzuwenden.

Um zum Standardfarbdesign zurückzukehren, klicken Sie auf das Optionsfeld Reinorange und speichern Sie Ihre Änderungen.

Der Abschnitt Module und Tools bietet Ihnen den Zugriff auf die Liste der Portalmodule und Tools sowie die Möglichkeit diese zu verwalten. Dafür:

• Lassen Sie die notwendigen Module und Tools aktiviert und deaktivieren Sie diese, die Sie nicht brauchen.

  Ab v12.0 ist das Community-Modul standardmäßig für neu erstellte Installationen und Cloud-Portale deaktiviert. Es kann in diesem Abschnitt der Einstellungen aktiviert werden. Es ist auch möglich, die Tools für Ihr soziales Netzwerk innerhalb des Community-Moduls zu verwalten, indem Sie diejenigen markieren, die Sie benötigen.

• Klicken Sie auf den Button Speichern im unteren Bereich der Sektion, um die Änderungen zu übernehmen.

Die deaktivierten Module und Tools werden für alle Portalbenutzer unsichtbar.

Benutzerdefinierte Navigation

In diesem Abschnitt können Sie dem Portalnavigationsmenü Ihre eigenen Elemente hinzufügen, um die Benutzerfreundlichkeit des Portals zu erhöhen. Z.B. Sie können Links zu einigen anderen Webseiten, Diensten usw. hinzufügen.

Um einen neuen Menüpunkt hinzuzufügen:

1. Klicken Sie im Abschnitt Benutzerdefinierte Navigation auf den Link Element hinzufügen. Ein neues Fenster öffnet sich.
   
2. Geben Sie den Titel des Menüelements in das Texteingabefeld Bezeichnung ein.
3. Geben Sie den Link zur erforderlichen Ressource im Feld URL an.
   Bitte beachten Sie, dass, wenn Ihre Seite HTTPS verwendet, alle Links auch in HTTPS sein müssen, sonst wird die Warnung in den Browsern angezeigt.
4. Die Optionen Im Menü anzeigen und Auf der Startseite anzeigen sind standardmäßig ausgewählt. Sie können bei Bedarf einen von ihnen deaktivieren.
5. Ersetzen Sie die Standardsymbole durch Ihre eigenen. Kleines Symbol, 16x16 wird im Navigationsmenü in der Kopfzeile des Portals verwendet. Großes Symbol, 100x100 wird auf der Portal-Startseite angezeigt. Klicken Sie unten auf den entsprechenden Link Bild ändern, um ein neues Bild hochzuladen.
6. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

Der neu erstellte Navigationspunkt wird abhängig von den vorgenommenen Einstellungen dem Navigationsmenü und/oder der Portal-Startseite hinzugefügt. Es wird auch unter dem Titel Benutzerdefinierte Navigation auf der Seite mit den Portaleinstellungen angezeigt. Um das Element zu bearbeiten, klicken Sie auf das Einstellungen Symbol daneben. Ändern Sie im Fenster Elementeinstellungen die erforderlichen Parameter und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. Wenn Sie das hinzugefügte Navigationselement entfernen möchten, verwenden Sie die Schaltfläche Element entfernen im Fenster Elementeinstellungen.

Standardstartseite

In diesem Abschnitt können Sie die Seite auswählen, zu der Sie direkt nach der Anmeldung im Portal gelangen oder auf das Logo des Online-Offices klicken, wenn Sie sich bereits angemeldet haben. Sie können eine der folgenden Optionen auswählen:

• eines der Portalmodule (Dokumente, Projekte, CRM, Community, Personen),
• eines der Tools (E-Mail, Chat, Kalender),
• die Feed-Seite,
• die Standardseite Modulauswahl.

Aktivieren Sie einfach das entsprechende Optionsfeld und klicken Sie unten im Abschnitt auf die Schaltfläche Speichern, damit die von Ihnen eingestellten Parameter aktualisiert werden.

Einstellungen der Preisgestaltung-Seite

In diesem Abschnitt können Sie festlegen, ob die Preisseite für alle Portalbenutzer oder nur für Administratoren zugänglich sein soll.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Preisgestaltungsseite ist nur für Administratoren verfügbar, um diese Seite nur für Portaladministratoren sichtbar zu machen, und klicken Sie unten im Abschnitt auf die Schaltfläche Speichern, um die von Ihnen eingestellten Parameter zu übernehmen.

Im Unterabschnitt White Label der Allgemeinen-Einstellungen können Sie Branding-Elemente, die in der Online-Office-Oberfläche verwendet werden, durch Ihre eigenen ersetzen. Sie können Ihren Firmennamen in den Textelementen (wie Tooltips, Messageboxen usw.) verwenden sowie das Standardfavicon und Logos durch Ihr eigenes Logo ersetzen. Dazu,

• Geben Sie Ihren Firmennamen in das Texteingabefeld ein, um alle Titel und Nachrichten in der Online-Office-Oberfläche, in der der Standardwert verwendet wird, durch den von Ihnen angegebenen zu ersetzen. Klicken Sie unterhalb des Eingabefeldes auf die Schaltfläche Verwenden als Logo, wenn Sie Ihren Firmennamen als Textlogo (anstelle eines Bildlogos) verwenden möchten - alle untenstehenden Logos ändern sich entsprechend.
• Ersetzen Sie alle Bild-Logos, die im Online-Office erscheinen:
  • Logo für Kopfzeile des Portals (284x46): Dieses Logo erscheint in der oberen linken Ecke jeder Portalseite.
  • Logo für die Anmeldeseite - helles Thema (432x70): Dieses Logo erscheint auf der Anmeldeseite des Portals und wird verwendet, wenn das helle Thema aktiviert ist.
  • Logo für die Anmeldeseite - dunkles Thema (432x70): Dieses Logo erscheint auf der Anmeldeseite des Portals und wird verwendet, wenn das dunkle Thema aktiviert ist.
  • Favicon (32x32): Dieses Logo wird in der Adressleiste oder Registerkarte eines Webbrowsers angezeigt, wenn das Portal darin geöffnet wird, oder im Lesezeichenbereich, wenn Sie die Portaladresse zu den Lesezeichen hinzugefügt haben.
  • Logo für Kopfzeile der Editoren (172x40): Dieses Logo erscheint in der oberen linken Ecke der geöffneten Online-Editoren. Das erste, zweite und dritte Logo werden entsprechend für Dokumenten-, Präsentationseditor und Tabellenkalkulation verwendet, wenn das helle Thema aktiviert ist. Das vierte Logo wird für alle Editoren verwendet, wenn das dunkle Thema aktiviert ist.
  • Logo für die Kopfzeile von Editoren - Eingebetteter Modus (172x40): Dieses Logo erscheint in der oberen linken Ecke Ihrer in Webseiten eingebetteten Portaldokumente.

  Klicken Sie unter dem Logo, das Sie ersetzen möchten, auf den Link Logo ändern. Suchen Sie im Windows Explorer-Fenster nach der erforderlichen Bilddatei und klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen. Das Bild wird geladen und im entsprechenden Logo-Feld angezeigt.

  Wir empfehlen, Bilder im PNG-Format mit transparentem Hintergrund zu verwenden. Um die Lesbarkeit Ihrer Logos zu verbessern und ihre Konturen deutlich unterscheidbar zu machen, müssen Sie sie auch für die Verwendung auf dunklen oder hellen Hintergründen optimieren. Die Bildgrößen werden für die Retina-Displays angezeigt. Bei Displays mit Standardauflösungen wird die Logobreite und -höhe beim Hochladen entsprechend angepasst.
• Klicken Sie unten auf die Schaltfläche Speichern, damit die von Ihnen festgelegten Parameter aktualisiert werden.

Um zu den Standardeinstellungen zurückzukehren, klicken Sie auf die Schaltfläche Auf Standard setzen.

Im Abschnitt Sicherheit können Sie den Zugriff auf Ihr Portal verwalten und alle Benutzeraktivitäten überwachen. Es umfasst vier Unterabschnitte: Zugang zum Portal, Zugriffsrechte, Anmeldehistorie und Audit-Trail.

Zugang zum Portal verwalten

Im Unterabschnitt Zugang zum Portal der Sicherheitseinstellungen können Sie Benutzern sichere und bequeme Zugriffsmöglichkeiten auf das Portal bieten.

Einstellungen der Kennwortstärke

Verwenden Sie diese Einstellungen, um die Kennwortkomplexität zu bestimmen (die Effizienz eines Kennworts beim Widersetzen den Brute-Force-Angriffen und sonstigen Versuchen, das Kennwort zu erraten). Dafür:

• Verwenden Sie die Leiste Bereich der Passwortlänge, um festzulegen, wie lang das Kennwort sein soll, um als sicher zu gelten.

  Standardmäßig muss das Kennwort mindestens 8, aber nicht mehr als 120 Zeichen lang sein.

• Aktivieren Sie die entsprechenden Felder unter dem Schieberegler, um die Zeichen zu bestimmen, die in einem Kennwort verwendet werden müssen: Großbuchstaben verwenden, Zahlen verwenden, Spezielle Zeichen verwenden.
• Klicken Sie auf den Button Speichern im unteren Bereich der Sektion, um die Änderungen zu übernehmen.

Zwei-Faktor-Authentifizierung

In diesem Abschnitt können Sie die zweistufige Überprüfung mit SMS oder Authentifizierungs-Apps aktivieren, die einen sichereren Portalzugriff gewährleistet.

Um die Zwei-Faktor-Authentifizierung mit SMS zu aktivieren,

1. Stellen Sie sicher, dass einer der SMS-Anbieter im Abschnitt Integration verbunden ist,
2. Aktivieren Sie das Optionsfeld Per SMS im Abschnitt Zwei-Faktor-Authentifizierung,
3. Zum Festlegen detaillierter Einstellungen können Sie erweiterte Einstellungen verwenden. Klicken Sie auf Erweiterte Einstellungen anzeigen und legen Sie die erforderlichen Optionen fest:
   • Fügen Sie im Abschnitt Obligatorische Zwei-Faktor-Authentifizierung Benutzer oder Gruppen hinzu, für die die Zwei-Faktor-Verifizierung durchgeführt wird.
   • Im Abschnitt Vertrauenswürdige Netzwerke können Sie vertrauenswürdige IP-Adressen hinzufügen, für die keine Zwei-Faktor-Verifizierung durchgeführt wird. Geben Sie separate IP-Adressen im IPv4-Format an (#.#.#.#, wobei # ein numerischer Wert von 0 bis 255 ist), oder legen Sie einen IP-Adressbereich fest, indem Sie die Anfangs- und End-IP-Adressen des Bereichs im Format #.#.#.#-#.#.#.# eingeben, oder verwenden Sie CIDR-Maskierung im Format #.#.#.#/# Format.
4. Klicken Sie unten im Abschnitt auf die Schaltfläche Speichern, damit die von Ihnen eingestellten Parameter aktualisiert werden.

Wenn die Zwei-Faktor-Authentifizierung mit SMS aktiviert ist, kann ein Benutzer auf die Portaldaten zugreifen, nachdem er seine normale E-Mail-Adresse und sein Passwort eingegeben oder sich über ein soziales Konto angemeldet und einen sechsstelligen Verifizierungscode eingegeben hat, den er per SMS erhalten hat.

Die SMS-Nachrichten werden an das primäre Mobiltelefon des Benutzers gesendet, das beim ersten Portal-Login über die Zwei-Faktor-Authentifizierung angegeben wird und später auf der Benutzerprofil-Seite. Ein Bestätigungscode kann erneut gesendet werden, indem Sie auf die Schaltfläche Code erneut senden klicken, jedoch nicht öfter als 5 Mal pro 5 Minuten. Der gesendete Code ist 10 Minuten gültig.

SMS-Nachrichten können nur gesendet werden, wenn Sie ein positives Guthaben haben. Sie können Ihr aktuelles Guthaben jederzeit in Ihrem SMS-Provider-Konto überprüfen. Vergessen Sie nicht, Ihr Guthaben rechtzeitig aufzufüllen.

Um die Zwei-Faktor-Authentifizierung mit einer Authentifizierungs-App zu aktivieren,

1. Aktivieren Sie das Optionsfeld Über die Authentifizierungs-App im Abschnitt Zwei-Faktor-Authentifizierung,
2. Zum Festlegen detaillierter Einstellungen können Sie erweiterte Einstellungen verwenden. Klicken Sie auf Erweiterte Einstellungen anzeigen und legen Sie die erforderlichen Optionen fest:
   • Fügen Sie im Abschnitt Obligatorische Zwei-Faktor-Authentifizierung Benutzer oder Gruppen hinzu, für die die Zwei-Faktor-Verifizierung durchgeführt wird,
   • Im Abschnitt Vertrauenswürdige Netzwerke können Sie vertrauenswürdige IP-Adressen hinzufügen, für die keine Zwei-Faktor-Verifizierung durchgeführt wird. Geben Sie separate IP-Adressen im IPv4-Format an (#.#.#.#, wobei # ein numerischer Wert von 0 bis 255 ist), oder legen Sie einen IP-Adressbereich fest, indem Sie die Anfangs- und End-IP-Adressen des Bereichs im Format #.#.#.#-#.#.#.# eingeben, oder verwenden Sie CIDR-Maskierung im Format #.#.#.#/# Format,
3. Klicken Sie unten im Abschnitt auf die Schaltfläche Speichern, damit die von Ihnen eingestellten Parameter aktualisiert werden.

Wenn die Zwei-Faktor-Authentifizierung mit einer Authentifizierungs-App aktiviert ist, kann ein Benutzer auf die Portaldaten zugreifen, nachdem er seine normale E-Mail-Adresse und sein Kennwort eingegeben hat oder sich über ein soziales Konto angemeldet und einen sechsstelligen Verifizierungscode oder einen generierten Backup-Code durch die Authentifizierungs-App eingegeben hat.

Um nach der Aktivierung der Zwei-Faktor-Authentifizierung zum ersten Mal auf das Portal zuzugreifen:

1. Geben Sie Ihre regulären Zugangsdaten ein, um auf das Portal zuzugreifen. Der QR-Code und Ihr geheimer Schlüssel werden auf Ihrer Portal-Login-Bestätigungsseite angezeigt.
2. Installieren Sie eine Authentifizierungs-App auf Ihrem Mobilgerät. Sie können Google Authenticator für Android und iOS oder Authenticator für Windows Phone verwenden.
3. Öffnen Sie die Authentifizierungs-App auf Ihrem Mobilgerät und konfigurieren Sie sie auf eine der folgenden Arten:
   • Scannen Sie den im Browser angezeigten QR-Code oder
   • Geben Sie Ihren im Browser angezeigten geheimen Schlüssel manuell ein.
4. Geben Sie auf der Anmeldebestätigungsseite Ihres Portals einen 6-stelligen Code ein, der von Ihrer Anwendung generiert wurde.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche App verbinden.

Um mehr über die Verwendung der Zwei-Faktor-Authentifizierung in Ihrem Portal zu erfahren, lesen Sie die folgenden Artikel.

Einstellungen sicherer Mail-Domains

Diese Sektion erlaubt Ihnen die Mail-Server anzugeben, die für die Selbstregistrierung der Benutzer in Online-Office verwendet werden dürfen. Standardmäßig ist diese Option deaktiviert. Um sie zu aktivieren, führen Sie diese Schritte aus:

• Aktivieren Sie das Feld Benutzerdefinierte Domains.
• Geben Sie sichere Mail-Server ins Feld ein, das unten erscheint.
• Aktivieren Sie das Feld Benutzer als Gäste hinzufügen, wenn Sie den hinzugefügten Benutzern nur Leseberechtigungen erteilen möchten.
• Klicken Sie auf den Button Speichern im unteren Bereich der Sektion, um die Änderungen zu übernehmen.

Um weitere Mail-Server hinzuzufügen, klicken Sie auf den Link Sichere Domain hinzufügen. Um einen aus Versehen hinzugefügten Server zu entfernen, klicken Sie auf das entsprechende Symbol rechts vom Feld.

Danach kann jeder Benutzer, der über ein Konto auf dem angegebenen Mail-Server verfügt, sich registrieren, wenn er auf den Link Beitreten auf der Loginseite klickt und seine E-Mail-Adresse eingibt. Dann wird eine Einladung mit dem Link zum Portal per E-Mail an die angegebene Adresse geschickt. Um sich ins Portal einzuloggen, muss der Benutzer dem Link aus der E-Mail folgen, ein Kennwort eingeben und es bestätigen.

Um diese Option auszuschalten, aktivieren Sie das Feld Deaktiviert.

IP-Sicherheitseinstellungen

In diesem Abschnitt können Sie verhindern, dass unerwünschte Besucher auf Ihr Portal zugreifen, indem Sie nur den Zugriff auf das Portal von vertrauenswürdigen Netzwerken zulassen. Wenn ein Benutzer versucht, sich von einer anderen als der von Ihnen angegebenen IP-Adresse bei Ihrem Portal anzumelden, wird dieser Anmeldeversuch blockiert. Um den Zugriff auf Ihr Portal basierend auf den IP-Adressen einzuschränken,

1. Aktivieren Sie das Optionsfeld Aktivieren;
2. Klicken Sie im erforderlichen Abschnitt auf den Link Zugelassene IP-Adresse hinzufügen:
   • Für alle Benutzer - in diesem Abschnitt können Sie Regeln festlegen, die auf alle Benutzer angewendet werden, einschließlich Vollzugriffsadministratoren.
   • Nur für Administratoren mit vollem Zugriff - In diesem Abschnitt können Sie zusätzliche Regeln festlegen, die nur für Vollzugriffsadministratoren gelten.
3. Geben Sie im angezeigten Eingabefeld eine einzelne IP-Adresse im IPv4-Format an (#.#.#.#, wobei # ein numerischer Wert von 0 bis 255 ist), oder legen Sie einen IP-Adressbereich fest, indem Sie die Anfangs- und End-IP-Adressen des Bereichs im Format #.#.#.#-#.#.#.# eingeben, oder verwenden Sie CIDR-Maskierung im Format #.#.#.#/#;
   Informationen zu den IP-Adressen Ihrer Portalbesucher finden Sie im Unterabschnitt Anmeldehistorie der Sicherheitseinstellungen, indem Sie auf die Schaltfläche Bericht herunterladen und öffnen klicken.
4. Fügen Sie auf die gleiche Weise so viele vertrauenswürdige IP-Adressen hinzu, wie Sie benötigen;
5. Klicken Sie unten im Abschnitt auf die Schaltfläche Speichern.

Bei Bedarf können Sie die hinzugefügten IP-Adressen löschen, indem Sie auf das entsprechende Symbol rechts neben der IP-Adresse klicken. Um diese Option wieder zu deaktivieren, aktivieren Sie einfach das Optionsfeld Deaktivieren und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

Anmeldeeinstellungen

In diesem Abschnitt können Sie das Portal vor Brute-Force-Angriffen schützen.

1. Legen Sie im Feld Anzahl der Versuche das Limit für erfolglose Anmeldeversuche des Benutzers fest;
2. Stellen Sie im Feld Blockierungszeit (Sek.) das Zeitintervall für die Blockierung neuer Anmeldeversuche ein;
3. Legen Sie im Feld Prüfdauer (Sek.) das Zeitintervall für die Zählung erfolgloser Anmeldeversuche fest.

Wenn das festgelegte Limit erfolgloser Anmeldeversuche erreicht ist, werden Versuche, die von der zugehörigen IP-Adresse kommen, für den gewählten Zeitraum gesperrt (oder, wenn Captcha konfiguriert ist, wird Captcha angefordert).

Einstellungen der Adminnachrichten

Diese Sektion erlaubt Ihnen, das Kontaktformular auf der Loginseite anzuzeigen, damit die Portalbenutzer den Administrator direkt von der Loginseite kontaktieren können (wenn sie Probleme beim Einloggen ins Portal haben).

Um diese Option zu aktivieren, markieren Sie das entsprechende Feld und klicken Sie auf den Button Speichern im unteren Bereich der Sektion, um die Änderungen zu übernehmen.

Gültigkeitsdauer der Sitzung

In diesem Abschnitt können Sie die Zeit (in Minuten) festlegen, bis die Portalbenutzer die Portalanmeldeinformationen erneut eingeben müssen, um auf das Portal zuzugreifen.

Um die Sitzungsdauer festzulegen, aktivieren Sie das Optionsfeld Aktivieren, geben Sie den erforderlichen Zeitwert in Minuten in das angezeigte Feld Lebensdauer ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern unten im Abschnitt, damit die von Ihnen eingestellten Parameter aktualisiert werden. Nach dem Speichern werden alle Benutzer vom Portal abgemeldet.

Der Unterabschnitt Zugriffsrechte der Sicherheitseinstellungen wird verwendet, um den Portalbesitzer zu ändern, Benutzern Administratorrechte zu erteilen und den Zugriff auf bestimmte Portalmodule für Benutzer und Gruppen einzuschränken.

Portalbesitzer ändern

Wenn der Portalbesitzer ein anderes Portalmitglied für diese Position ernennen möchte, muss er/sie:

1. klicken Sie im Abschnitt Portalbesitzer unter dem Foto des Benutzers auf den Link Portalbesitzer ändern,
2. wählen Sie eine Person aus der Drop-Down-Liste aus,
3. klicken Sie auf die Schaltfläche Portalbesitzer ändern,
4. fragen Sie den Posteingang ab und folgen Sie dem Bestätigungslink, der in der E-Mail-Nachricht gesendet wurde.

Administratoren hinzufügen

Der Portalbesitzer oder Administratoren mit vollem Zugriff können nur Benutzern (nicht Gästen) Administratorrechte erteilen. Dazu:

1. klicken Sie neben dem Abschnitt Administratoren auf den Link Einblenden,
2. klicken Sie unter der Liste der Administratoren auf den Link Benutzer wählen,
3. wählen Sie eine oder mehrere Personen gleichzeitig aus den vorhandenen Benutzern/Gästen aus oder erstellen Sie gleich hier einen neuen Administrator, indem Sie auf den Link Neues Profil erstellen klicken,
4. klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern,
5. die ausgewählten Personen erhalten standardmäßig den maximalen Zugriff auf alle Portalmodule; Um sie einzuschränken, deaktivieren Sie zuerst das Kästchen Voller Zugriff und dann die Kästchen für die Module, für die Sie keinen Administratorzugriff erteilen möchten.

Zugriff auf Portalmodule einschränken

Der Portalbesitzer oder Vollzugriffsadministratoren können den Zugriff auf bestimmte Portalmodule für einige Benutzer oder Gruppen einschränken.

Um den Zugriff auf ein Portalmodul einzuschränken,

1. finden Sie den erforderlichen Modulabschnitt in der Liste Administratoren,
2. aktivieren Sie das Kästchen Benutzer aus der Liste,
3. wählen Sie die Benutzer aus, denen Sie Zugriffsrechte erteilen möchten,

   Dazu:

   • verwenden Sie den Link Benutzer hinzufügen, wenn Sie einer oder mehreren Personen Zugriff gewähren möchten,
   • verwenden Sie den Link Gruppe hinzufügen, wenn Sie allen Portalbenutzern oder einer oder mehreren Gruppen Zugriff gewähren möchten.

Die Sektion Anmeldehistorie wird genutzt, um die letzte Anmeldeaktivität des Benutzers zu überwachen, u.a. erfolgreiche Anmeldungen und fehlgeschlagene Versuche mit Angabe der Gründe.

Diese Seite zeigt nur die letzten 20 Aufzeichnungen. Jede Aufzeichnung zeigt, welche und von wem die Aktion durchgeführt wurde und wann diese Ereignis stattgefunden wurde.

Um die detaillierten Statistiken für das letzte Halbjahr anzusehen, klicken Sie auf den Button Berich herunterladen und öffnen. Der Bericht wird in Form einer XLSX-Kalkulationstabelle (LoginHistory_ReportStartDate-EndDate.xlsx) geöffnet.

Der Bericht über Anmeldehistorie enthält folgende Details: die IP-Adresse des Benutzers, Browser und Plattform, die bei der Entstehung des Ereignisses genutzt wird, Datum und Zeit des Ereignisses, Name des Benutzers, der den Anmelde-/Abmeldeversuch unternommen hat, die Seite des Portals, wo die Aktion durchgeführt wurde, spezifische Aktion (z.B., Anmeldung fehlgeschlagen. Verbundenes Konto des sozialen Netzwerks ist nicht gefunden.).

Die Aufzeichnungen werden chronologisch absteigend sortiert, aber Sie können die Daten nach jedem Parameter sortieren und filtern oder die Suchfunktion nutzen, um schnell bestimmte Aufzeichnung zu finden.

Die Sektion Audit-Trail ermöglicht es Ihnen die Liste der letzten Änderungen (Anlage, Änderung, Löschung usw.) der Portalelemente (Aufgaben, Verkaufschancen, Dateien usw.) anzusehen.

Diese Seite zeigt nur die letzten 20 Aufzeichnungen. Jede Aufzeichnung zeigt, welche und von wem die Aktion durchgeführt wurde und wann diese Ereignis stattgefunden wurde.

Um die detaillierten Statistiken für das letzte Halbjahr anzusehen, klicken Sie auf den Button Berich herunterladen und öffnen. Der Bericht wird in Form einer XLSX-Kalkulationstabelle (AuditTrail_ReportStartDate-EndDate.xlsx) geöffnet.

Der Audit-Trail-Bericht enthält folgende Details: die IP-Adresse des Benutzers, Browser und Plattform, die bei der Entstehung des Ereignisses genutzt wird, Datum und Zeit des Ereignisses, Name des Benutzers, der die Operation durchgeführt hat, die Seite des Portals, wo die Aktion durchgeführt wurde, allgeneiner Typ der Aktion (z.B., herunterladen, beifügen, Aktualisierung des Zugriffs), spezifische Aktion (z.B., Projekte [Produktentwicklung und Förderung]. Aufgaben [Gutscheinen verteilen]. Status aktualisiert: Abgeschlossen ), Produkt und Modul, auf den das geänderte Element verwiesen wird.

Die Aufzeichnungen werden chronologisch absteigend sortiert, aber Sie können die Daten nach jedem Parameter sortieren und filtern oder die Suchfunktion nutzen, um schnell bestimmte Aufzeichnung zu finden.

Im Abschnitt Datenmanagement können Sie den Datenschutz und die Wiederherstellbarkeit sicherstellen sowie Ihren Portalstatus verwalten. Es umfasst drei Unterabschnitte: Migration, Backup und Deaktivierung/Löschung des Portals.

Portalregion ändern

Im Unterabschnitt Migration im Abschnitt Datenmanagement können Sie die Serverregion ändern, auf dem Ihr Portal gehostet wird. Je näher die Serverregion an Ihrem geografischen Standort liegt, desto höher ist die Portalgeschwindigkeit.

Derzeit können Sie zwischen drei Serverregionen wählen: Region EU (Irland), Region US West (Oregon) und Asien-Pazifik (Singapur). Um von einer Region in eine andere Region zu migrieren,

• wählen Sie die gewünschte Serverregion aus der Drop-Down-Liste aus,
• aktivieren Sie das Kästchen ONLYOFFICE™-E-Mail auch migrieren, wenn Sie auch Ihre E-Mails übertragen möchten,
  Die E-Mail-Migration kann die Migrationszeit erheblich verlängern. Außerdem wird nur die Post der letzten 30 Tage übertragen. Es wird daher empfohlen, Ihr Konto nach Abschluss des Vorgangs erneut einzurichten, anstatt die E-Mails zu übertragen.
• aktivieren Sie das Kästchen Benutzer über die Portalmigration benachrichtigen, wenn erforderlich,
• klicken Sie auf die Schaltfläche Serverregion ändern, um die Migration zu starten.

Der Migrationsprozess kann je nach Datenmenge Ihres Portals einige Zeit dauern. Während dieses Prozesses ist das Portal nicht verfügbar. Nach Abschluss der Migration erhalten Sie die E-Mail mit der neuen Portaladresse.

Nach der Migration werden die aktuellen Kennwörter zurückgesetzt und die Benutzer müssen ihren Zugriff wiederherstellen. Benutzer erhalten Benachrichtigungen an die in ihren Profilen angegebenen E-Mails und können über die Schaltfläche Kennwort festlegen in dieser Nachricht das Kennwort angeben, das für die Anmeldung verwendet wird.

Im Unterabschnitt Backup im Abschnitt Datenmanagement können Sie Ihre Portaldaten sichern.

Daten-Backup

Um Ihre Portaldatensicherung manuell zu erstellen, verwenden Sie den Abschnitt Daten-Backup:

1. Wählen Sie den gewünschten Speicher für Ihre Sicherungsdateien aus:
   • wählen Sie das Optionsfeld Temporär aus, wenn Sie die Sicherung nach Abschluss des Sicherungsvorgangs auf Ihr lokales Laufwerk herunterladen möchten. Sie können dies über den unten angezeigten Link machen.
   • wählen Sie das Optionsfeld ONLYOFFICE-Dokumente aus und klicken Sie neben dem unten angezeigten Feld auf die Schaltfläche Wählen. Das Fenster Ordner wählen wird geöffnet. Legen Sie im Abschnitt Gemeinsame Dokumente einen Ordner fest, in dem Sie Ihre Sicherung speichern möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche OK.
   • wählen Sie das Optionsfeld Dropbox, Box, OneDrive, Google Drive... aus und klicken Sie neben dem unten angezeigten Feld auf die Schaltfläche Wählen. Das Fenster Ordner wählen wird geöffnet. Legen Sie im Abschnitt Gemeinsame Dokumente ein Quellenverzeichnis eines Drittanbieters fest, in dem Sie Ihre Sicherung speichern möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche OK.
     Der Drittanbieterdienst muss zuvor mit dem Modul Dokumente verbunden sowie freigegeben und in den Abschnitt Gemeinsame Dokumente eingefügt werden. Andernfalls werden die Optionen Dropbox, Box, OneDrive, Google Drive... deaktiviert.
   • wählen Sie das Optionsfeld Drittanbieter und einen der verfügbaren Dienste aus der Liste aus: Amazon AWS S3 (Amazon Simple Storage Service), Google Cloud Storage, Rackspace Cloud Storage oder Selectel Cloud Storage. Geben Sie in den Feldern unten die notwendigen Daten ein, um auf den ausgewählten Drittanbieterspeicher zuzugreifen.
     Der entsprechende Dienst muss zuvor im Abschnitt Integration verbunden sein. Andernfalls werden die folgenden Einstellungen deaktiviert.
     • Für den Amazon AWS S3-Dienst sind die folgenden Felder verfügbar:
       • Bucket - eindeutiger Amazon-Bucket-Name, z.B. my-new-test-bucket-12345.
       • Region - eine AWS-Region, in der sich Ihr Amazon-Bucket befindet, z.B. us-east-2.
       • URL des Dienstes - dieses Feld ist optional; Ändern Sie es nur, wenn Sie einen anderen Dienstendpunkt testen möchten. Lassen Sie dieses Feld leer, um den Standardwert zu verwenden.
       • Erzwinge Pfad-Stil - wenn der Wert true ist, verwenden Anfragen immer die Adressierung im Pfadstil. Lassen Sie dieses Feld leer, da die URL des Dienstes nicht angegeben ist.
       • HTTP nutzen - wenn dieser Wert auf true gesetzt ist, versucht der Client, das HTTP-Protokoll zu verwenden, wenn der Zielendpunkt dies unterstützt. Standardmäßig ist dieser Wert auf false festgelegt. Setzen Sie ihn auf true oder lassen Sie dieses Feld leer, um den Standardwert zu verwenden.
       • Methode der Server-seitigen Verschlüsselung ist der serverseitige Verschlüsselungsalgorithmus, der beim Speichern dieses Objekts in S3 verwendet wird. Die möglichen Werte sind:
         • Nein
         • Serverseitige Verschlüsselung - SSE-S3 (Ihre Assets werden mit starken AES-256 GCM-Schlüsseln verschlüsselt, ein separater Schlüssel für jedes Objekt. Die Schlüssel selbst werden für zusätzlichen Schutz mit einem rotierenden Stammschlüssel verschlüsselt) oder SSE-KMS (Ihre Assets werden mit einem vielseitigen Verschlüsselungsmechanismus verschlüsselt. Wie SSE-S3, basiert er auf einer starken AES-256-Verschlüsselungsmethode, bietet jedoch ein komplexeres und flexibleres Modell und bietet separate Berechtigungen für einen KMS-Schlüssel, eine Audit-Trail-Funktion und die Möglichkeit, eindeutige benutzerdefinierte Schlüssel zu erstellen). Für SSE-KMS können Sie Verwaltetes CMK – standardmäßig von AWS verwalteter CMK oder vom Kunden verwalteter CMK - auswählen. Wenn die Option „Vom Kunden verwalteter CMK“ ausgewählt ist, müssen Sie die KMS-Schlüssel-ID angeben.
         • Clientseitige Verschlüsselung - wenn diese Option ausgewählt ist, müssen Sie die KMS-Schlüssel-ID angeben.
     • Für den Google Cloud Storage-Dienst ist das folgende Feld verfügbar: Bucket.
     • Für den Rackspace Cloud Storage-Dienst sind die folgenden Felder verfügbar: Der öffentliche Container, Der private Container und Bereich.
     • Für den Selectel Cloud Storage-Dienst sind die folgenden Felder verfügbar:  Der öffentliche Container und Der private Container.
   Wenn Sie die Option Dokumente oder Dropbox, Box, OneDrive, Google Drive... wählen, wirkt sich die Größe der Sicherungsdatei auf den Gesamtspeicherplatz Ihres Portals aus.
2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Mail in die Sicherungskopie einschließen, wenn Sie auch die E-Mail-Daten sichern möchten. Dies erhöht die Dauer des Sicherungsprozesses und die Größe der Sicherungsdatei. Wenn diese Option jedoch deaktiviert ist, gehen die E-Mail-Daten nach der Wiederherstellung verloren und Sie müssen die Konten erneut verbinden.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Kopie erstellen.

Sobald der Sicherungsprozess abgeschlossen ist, finden Sie die Sicherungsdatei .tar.gz (portal-name_date_time.tar.gz) im angegebenen Ordner. Wenn Sie den temporären Speicher ausgewählt haben, ist der Link zum Herunterladen der erstellten Sicherung 24 Stunden lang verfügbar.

Um den Sicherungsvorgang zu automatisieren, verwenden Sie den Abschnitt Automatische Sicherung:

1. aktivieren Sie das Kästchen Aktivieren.
2. wählen Sie den gewünschten Speicher für Ihre Sicherungsdateien aus (die verfügbaren Optionen sind die gleichen wie oben beschrieben, mit Ausnahme des temporären Speichers, der nur im Abschnitt Daten-Backup verfügbar ist).
3. aktivieren Sie das Kästchen Mail in die Sicherungskopie einschließen, wenn Sie auch die E-Mail-Daten sichern möchten.
4. geben Sie das Zeitintervall an, in dem Backups erstellt werden sollen: Jeden Tag mit Angabe der erforderlichen Tageszeit, Jede Woche mit Angabe des erforderlichen Wochentags und der erforderlichen Uhrzeit oder Jeden Monat mit Angabe des erforderlichen Tages des Monats und der Tageszeit.
5. legen Sie die maximale Anzahl der gespeicherten Sicherungskopien fest, indem Sie den erforderlichen Wert aus der entsprechenden Drop-Down-Liste auswählen.
6. klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

Backups werden automatisch mit dem angegebenen Zeitintervall erstellt.

Daten wiederherstellen

So stellen Sie Ihre Portaldaten aus der zuvor erstellten Sicherungsdatei wieder her, die gehasht wurde (für ONLYOFFICE Workspace Cloud 11.5 oder höher),

1. Wählen Sie die Quelle aus, in der das Backup gespeichert ist.
   • Wählen Sie die Option ONLYOFFICE Dokumente und klicken Sie unten auf die Schaltfläche Wählen. Wählen Sie im Fenster Datei auswählen die erforderliche Sicherungsdatei aus, die im Ordner Gemeinsame Dokumente gespeichert ist, und klicken Sie auf OK.
   • Wählen Sie die Option DropBox, Box.com, OneDrive, Google Drive (Dienste von Drittanbietern, die mit dem Modul Dokumente verbunden sind, auch die Dienste, die über das WebDAV-Protokoll verbunden sind) und klicken Sie unten auf die Schaltfläche Auswählen. Wählen Sie im Fenster Datei auswählen das erforderliche Backup aus, die im Ressourcenverzeichnis eines Drittanbieters gespeichert ist, und klicken Sie auf OK.
   • Wählen Sie die Option Drittanbieter aus, wählen Sie den erforderlichen Drittanbieter-Speicher aus, der zuvor im Abschnitt Integration verbunden war, und geben Sie die Daten ein, die für den Zugriff auf den ausgewählten Speicher erforderlich sind.
   • Wählen Sie die Option Computerdatei aus, klicken Sie unten auf die Schaltfläche Auswählen und suchen Sie nach der erforderlichen Sicherungsdatei, die auf Ihrer lokalen Festplatte gespeichert ist.
     Anstatt ein Backup aus einer bestimmten Quelle auszuwählen, können Sie einfach auf den Link Backup-Liste anzeigen unter dem Feld Auswählen klicken, um die erforderliche Sicherungsdatei aus dem Sicherungsverlauf auszuwählen (wenn eine Sicherungsdatei manuell aus dem Speicher gelöscht wurde, ist sie in der Liste nicht verfügbar. Klicken Sie neben der erforderlichen Sicherungsdatei auf den Link Wiederherstellen. Um eine Sicherungsdatei aus der Liste zu löschen, klicken Sie auf das Symbol .
2. Lassen Sie bei Bedarf das Kontrollkästchen Benutzer über Wiederherstellung des Portals benachrichtigen aktiviert, um Ihre Portalbenutzer zu benachrichtigen.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Wiederherstellen.

Nach der Wiederherstellung des Backups in der Cloud-Version werden die aktuellen Kennwörter zurückgesetzt und die Benutzer müssen ihren Zugang über die in ihren Profilen angegebenen E-Mails wiederherstellen, indem sie das Kennwort angeben, das für die Anmeldung verwendet wird.

Weitere Tipps finden Sie in den Artikeln für die Cloud-Version und die Server-Version.

Der Unterabschnitt Portal deaktivieren/löschen der Datenmanagement-Einstellungen ermöglicht es Ihnen, Ihr Portal vorübergehend zu deaktivieren oder dauerhaft zu löschen.

Portal deaktivieren

Wenn Sie sich entscheiden, das Portal vorübergehend nicht zu nutzen, deaktivieren Sie es. Dazu:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Deaktivieren.
2. Ein Link zur Bestätigung des Vorgangs wird an die E-Mail-Adresse des Portalbesitzers gesendet. Folgen Sie dem Link, um den Vorgang zu bestätigen.

Danach werden das Portal und alle dazugehörigen Informationen gesperrt, so dass niemand auf das Portal zugreifen kann.

Sie können Ihr Portal zu jeder Zeit wieder aktivieren. Um das Portal weiter zu nutzen, verwenden Sie den zweiten Link aus der E-Mail. Bitte bewahren Sie deswegen diese E-Mail an einem sicheren Ort auf.

Portal löschen

Wenn Sie glauben, dass Sie das Portal nicht nutzen werden und Ihr Portal dauerhaft löschen möchten:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen, um Ihre Anfrage zu senden.
2. Ein Link zur Bestätigung des Vorgangs wird an die E-Mail-Adresse des Portalbesitzers gesendet. Folgen Sie dem Link, um den Vorgang zu bestätigen.

Alle auf Ihrem Portal gespeicherten Daten sowie Ihre Registrierungsdaten werden gelöscht. Sie können Ihr Portal nicht neu aktivieren oder damit verbundene Informationen wiederherstellen.

Im Abschnitt Integration können Sie LDAP und SSO-Einstellungen aktivieren, Ihr Portal mit den Diensten von Drittanbietern integrieren und die SMTP-Einstellungen anpassen.

LDAP-Einstellungen

Wenn Sie ONLYOFFICE Workspace eingesetzt haben, können Sie die Konten für alle Mitarbeiter erstellen. Aber wenn die Anzahl der Mitarbeiter mehr als 50 Personen ist, wird dieser Prozess viel Zeit in Anspruch nehmen. Darum brauchen Sie sich nicht zu kümmern, weil Ihr Portal Ihnen die Option LDAP-Einstellungen bietet, die es Ihnen ermöglicht, die gewünschten Benutzer und Gruppen aus dem LDAP-Server (z.B., OpenLDAP Server oder Microsoft Active Directory) in ONLYOFFICE in wenigen Minuten zu importieren. Die neu angelegten Benutzer müssen sich nicht mehr mehrere Kennwörter und Logins merken, weil sie sich bei Ihrem Portal mithilfe Ihrer Anmeldeinformationen anmelden können, die auf dem LDAP-Server gespeichert sind.

Füllen Sie die erforderlichen Felder aus und klicken Sie auf Speichern.

Mehr Informationen zu den einzelnen Feldern und den entsprechenden Werten finden Sie in den folgenden Anweisungen für die SaaS-Version und die Server-Version.

Single Sign-On Einstellungen

Wenn Ihr SaaS-Serviceplan das stipuliert, können Sie im Abschnitt Single Sign-On die Authentifizierung von Drittanbietern mithilfe von SAML aktivieren/deaktivieren, um Benutzern eine schnellere, einfachere und sicherere Möglichkeit zu bieten, auf das Portal zuzugreifen.

Die Single Sign-On-Technologie ermöglicht Benutzern, sich nur einmal anzumelden und dann auf mehrere autorisierte (d.h. in einen Identitätsanbieter integrierte) Anwendungen/Dienste zuzugreifen, ohne bei jedem Zugriff auf eine andere Anwendung ihre Anmeldeinformationen eingeben zu müssen.

Weitere Informationen zum Konfigurieren von SSO finden Sie in den entsprechenden Artikeln zur SaaS-Version und zur Server-Version.

Integration von Drittanbieterdienstenn

Wenn Sie die SaaS-Version verwenden, sind die Autorisierungsschlüsselparameter für die meisten Dienste wie Facebook, Twitter, Google, LinkedIn, Box, Dropbox, OneDrive, Bitly, Firebase und Yahoo werden automatisch eingerichtet, sodass die entsprechenden Umschalter deaktiviert sind. Sie können Ihr Facebook/Google/LinkedIn/Twitter-Konto sofort auf Ihrer Profilseite verbinden oder lesen Sie diesen Artikel zum Verbinden von Drittanbieterdiensten innerhalb des Moduls Dokumente.

In der SaaS-Version können Sie die folgenden Dienste auf der Seite Drittanbieterdienste verbinden:

• DocuSign, um Dateien aus dem Modul Dokumente zur elektronischen Signatur an Ihre Portalmitarbeiter zu senden.
• Twilio, um Ihre CRM-Kontakte von einem Webbrowser aus anrufen zu können. Sie können auch Twilio verwenden, um die Zwei-Faktor-Authentifizierung zu aktivieren.
• Amazon AWS S3, Google Cloud Storage, Rackspace Cloud Storage oder Selectel Cloud Storage, um Daten von Ihrem Portal zu sichern und zu speichern.

Weitere Informationen zur Integration von Drittanbieterdiensten finden Sie in unserer Anleitung für die SaaS-Version oder Serverversion.

SMTP-Einstellungen anpassen

Im Unterabschnitt SMTP-Einstellungen können Sie Ihr Portal so konfigurieren, dass die E-Mail-Benachrichtigungen über Ihren eigenen SMTP-Server gesendet werden. Dazu:

• geben Sie im Feld Host den Domainnamen des von Ihnen verwendeten SMTP-Servers an;
• geben Sie im Feld Port die SMTP-Portnummer ein. Es wird empfohlen, Port 587 oder 25 zu verwenden;
• aktivieren Sie das Kästchen Authentifizierung, wenn der SMTP-Server eine Authentifizierung erfordert;
• geben Sie in den Feldern Host-Login und Host-Kennwort das Login und das Kennwort an, das Sie für den Zugriff auf den SMTP-Server verwenden;
• aktivieren Sie das Kontrollkästchen Authentifizierung über NTLM, um sich mit SaslMechanismNtlm anmelden zu können;
• geben Sie im Feld Angezeigter Name des Absenders den Namen des Absenders an, der im Feld Von: angezeigt wird;
• geben Sie im Feld E-Mail-Adresse des Absenders die E-Mail-Adresse des Absenders an;
• markieren Sie das Kästchen SSL aktivieren, um verschlüsselte Verbindungen zu aktivieren;
• klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
  Um zu überprüfen, ob die angegebenen Einstellungen korrekt sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Test-E-Mail senden. Wenn die Einstellungen korrekt angegeben sind, erhalten Sie die SMTP-Testnachricht an die E-Mail-Adresse, die in Ihrem Nutzerprofil im Portal angegeben ist.

Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel.

Im Abschnitt Statistiken werden alle Ihre Portaldaten dargestellt und zusammengefasst, um sie zu analysieren und zu verwalten.

Portalstatistiken anzeigen

Hier können Sie folgende Informationen einsehen:

• das Erstellungsdatum Ihres Portals,
• die Gesamtanzahl der Benutzer, die auf dem Portal registriert sind,
• der zulässige Speicherplatz für den ausgewählten Preisplan (für die SaaS-Lösung),
• das Basisspeicherkontingent für alle neuen Benutzer und die Liste der Benutzer mit der Menge des verwendeten Speicherplatzes in jedem Modul (für die SaaS-Lösung),
• belegter Speicherplatz,

  Sie können auch den Speicherplatz sehen, der für den gewählten Zahlungsplan erlaubt ist, sowie den Speicherplatz, der im bestimmten Portalmodul bzw. Tool belegt ist.

• die Gesamtanzahl der Besucher pro Tag.

  Standardmäßig werden im Besucherdiagramm die Daten für die letzte Woche angezeigt. Sie können die Periode ändern, wenn Sie eine der folgenden Optionen wählen: letzter Monat, letzte 3 Monate oder in der Periode.

Speicherkontingent verwalten

Sie können das Basisspeicherkontingent aktivieren und es so festlegen, damit es wird auf alle neuen Benutzer angewendet:

1. Wählen Sie das Kästchen Mit Speicherkontingent aus.
2. Stellen Sie den erforderlichen Wert in das Eingabefeld ein und wählen Sie die Maßeinheit aus der Drop-Down-Liste (Bytes, Kb, Mb, Gb, Tb).
3. Klicken Sie auf Speichern.

Um das Kontingent zu deaktivieren, verwenden Sie die Option Ohne Speicherkontingent. Die Schaltfläche Neu berechnen wird verwendet, um den von Benutzern verwendeten Speicherplatz neu zu berechnen.

Die folgende Benutzerliste ermöglicht es Ihnen, das Kontingent für mehrere Benutzer oder für einen bestimmten Benutzer separat festzulegen. Um Benutzer einfach zu finden, können Sie die Liste nach E-Mail (Aktiv, Im Gange), nach Typ (Administrator, Benutzer, Gast) oder nach Gruppe filtern. Es ist auch möglich, die Liste nach Vor- oder Nachnamen zu sortieren oder den erforderlichen Namen in das Suchfeld einzugeben.

Um das Kontingent für mehrere Benutzer festzulegen:

1. Markieren Sie die erforderlichen Benutzer in der Liste.
2. Klicken Sie oben auf die Schaltfläche Kontingent ändern.
3. Stellen Sie den erforderlichen Wert in das Eingabefeld ein und wählen Sie die Maßeinheit aus der Drop-Down-Liste (Bytes, Kb, Mb, Gb, Tb).
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Häkchen, um die Einstellungen zu speichern.

Um das Kontingent für einen bestimmten Benutzer festzulegen:

1. Klicken Sie rechts neben dem Benutzernamen auf die Beschriftung Ohne Speicherkontingent.
2. Wählen Sie in der Dropdown-Liste die Option Kontingent ändern aus.
3. Stellen Sie den erforderlichen Wert in das Eingabefeld ein und wählen Sie die Maßeinheit aus der Drop-Down-Liste (Bytes, Kb, Mb, Gb, Tb).
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Häkchen, um die Einstellungen zu speichern.