Sobald Ihr Portal erstellt ist, können Sie es nach Ihren Bedürfnissen einrichten und verwalten:

• aktualisieren Sie die allgemeinen Portaleinstellungen: ändern Sie die Portalsprache, bestimmen Sie die richtige Zeitzone, legen Sie eine alternative URL für das Portal fest, geben Sie die Mailserver für die Selbstregistrierung an, bestimmen Sie die Kennwortstärke für das Portal, wählen Sie eine Standardstartseite usw.;
• verwalten Sie die Portal-Module: wählen Sie die Module, die auf dem Portal angezeigt werden;
• bestimmen Sie die Zugriffsrechte für die Portaladiministratoren und andere Benutzer;
• richten Sie das Portal ein: bestimmen Sie den Titel, das Logo und die Teamvorlage für das Portal, wählen Sie das Farbdesign, damit das Portal Ihrem Brand entspricht;
• erstellen Sie ein Portal-Backup, deaktivieren Sie das Portal vorläufig oder löschen Sie es unwiderruflich;
• sehen Sie die Portal-Statistiken: das Erstellungsdatum, die Gesamtanzahl der Benutzer, den in bestimmten Modulen und von bestimmten Benutzern belegten Speicherplatz, das Besucherdiagramm.
• aktivieren Sie die Funktion Single Sign-on, um den Zugriff auf das Portal den Benutzern zu erleichtern;
• sehen Sie sich die letzte Anmelde-/Abmeldeaktivität der Benutzer an und erhalten Sie einen detaillierten Halbjahresbericht;
• sehen Sie die Logeinträge der letzten Aktionen, die von den Benutzern auf dem Portal (wie z.B. Schließen und Bearbeitung der Aufgaben, Änderung der Zugriffsrechte, Anlegen und Löschen der CRM-Elemente, Übertragen von Dokumenten, Einladung der Gäste usw.) durchgeführt werden, ein und laden Sie eine Datei mit den detaillierten Statistiken für das Halbjahr herunter.

Um auf die Einstellungen zuzugreifen, klicken Sie aufs Symbol im oberen Bereich der Seite oder nutzen Sie das Listenmenü in der oberen linken Ecke und wählen Sie die entsprechende Option.

Die Sektion Allgemein der Seite Einstellungen wird standardmäßig geöffnet. Hier können Sie die folgenden Einstellungen ändern:

Portalregion

Diese Sektion erlaubt Ihnen, den Serverstandort zu ändern, wo Ihr Portal gehostet wird. Je näher Ihrem geografischen Standort die Serverregion liegt, desto schneller wird die Portalgeschwindigkeit sein.

Momentan können Sie zwischen zwei Serverregionen wählen: Region EU (Irland) und Region US West (Oregon). Um von einer Region in eine andere zu migrieren, führen Sie diese Schritte aus:

• Wählen Sie die gewünschte Serverregion aus dem Listenmenü.
• Aktivieren Sie das Feld E-Mail auch migrieren, wenn Sie auch Ihre Post übertragen möchten.
  Die Migration der E-Mail könnte die Migrationszeit deutlich erhöhen. Außerdem werden nur die E-Mail-Nachrichten der letzten 30 Tage übertragen. Deswegen wird es empfohlen, Ihr Konto erneut anzuschließen, sobald der Vorgang abgeschlossen ist, anstatt alle Nachrichten zu übertragen.
• Benachrichtigen Sie die Benutzer über die Portalmigration, indem Sie das entsprechende Feld aktiviert lassen.
• Klicken Sie auf den Button Serverregion ändern, um den Migrationsvorgang zu starten.

Die Migration kann einige Zeit in Anspruch nehmen, abhängig vom Volumen Ihrer Portaldaten. Während dieses Vorgangs wird Ihr Portal nicht zugänglich sein. Sobald die Migration abgeschlossen ist, werden Sie eine E-Mail mit der neuen Portaladresse erhalten.

Nach der Migration werden die aktuellen Kennwörter zurückgesetzt und Benutzer müssen ihren Zugriff über die in ihren Profilen angegebenen E-Mails wiederherstellen, indem sie das Kennwort angeben, das für die Anmeldung verwendet wird.

Sprach- und Zeitzoneneinstellungen

Diese Einstellungen lassen Sie die Sprache des kompletten Portals für alle Benutzer ändern und die Zeitzone konfigurieren, so dass alle Ereignisse des Portals mit einem richtigen Datum und der Uhrzeit angezeigt werden.

Um die Sprach- und Zeitzoneneinstellungen zu konfigurieren, führen Sie diese Schritte aus:

• Öffnen Sie das Listenmenü Sprache und wählen Sie die entsprechende Sprache, in der alle Portalseiten und Benachrichtigungen angezeigt werden.

  Momentan ist das Online-Office in 20 Sprachen verfügbar: Englisch, Deutsch, Französisch, Spanisch, Russisch, Italienisch, Lettisch, Portugiesisch (brasilianische Variante), Türkisch, Griechisch, Polnisch, Tschechisch, vereinfachtes Chinesisch, Ukrainisch, Vietnamesisch, Finnisch, Portugiesisch, Aserbaidschanisch, Koreanisch und Japanisch. Wenn es Ihre Sprache in der Liste noch nicht gibt, können Sie zur Übersetzung beitragen. Dafür senden Sie eine Anfrage an documentation@onlyoffice.com.

• Bestimmen Sie die Zeitzone, die Ihrem Standort entspricht, im Listenmenü Zeitzone.
• Klicken Sie auf den Button Speichern im unteren Bereich der Sektion, um die Änderungen zu übernehmen.

DNS-Einstellungen

Diese Einstellungen erlauben Ihnen, eine alternative URL-Adresse für Ihr Portal festzulegen. Standardmäßig wird Ihr Portal unter name.onlyoffice.com registriert. Sie können Ihren eigenen Domain-Namen für das Portal angeben. Dafür aktivieren Sie das Feld Benutzerdefinierter Domain-Name und geben Sie Ihren eigenen Domain-Namen für Ihr Portal ins Feld unten ein.

Um Ihren eigenen Domain-Namen festzulegen, fügen Sie den Eintrag DNS CNAME hinzu, wie z.B.: team.ourcompany.com - intranet.onlyoffice.com (für die Region US West (Oregon)) oder intranet.teamlab.eu.com (für die Region EU (Ireland)).

Einstellungen sicherer Mail-Domains

Diese Sektion erlaubt Ihnen die Mail-Server anzugeben, die für die Selbstregistrierung der Benutzer in Online-Office verwendet werden dürfen. Standardmäßig ist diese Option deaktiviert. Um sie zu aktivieren, führen Sie diese Schritte aus:

• Aktivieren Sie das Feld Benutzerdefinierte Domains.
• Geben Sie sichere Mail-Server ins Feld ein, das unten erscheint.
• Aktivieren Sie das Feld Benutzer als Gäste hinzufügen, wenn Sie den hinzugefügten Benutzern nur Leseberechtigungen erteilen möchten.
• Klicken Sie auf den Button Speichern im unteren Bereich der Sektion, um die Änderungen zu übernehmen.

Um weitere Mail-Server hinzuzufügen, klicken Sie auf den Link Sichere Domain hinzufügen. Um einen aus Versehen hinzugefügten Server zu entfernen, klicken Sie auf das entsprechende Symbol rechts vom Feld.

Danach kann jeder Benutzer, der über ein Konto auf dem angegebenen Mail-Server verfügt, sich registrieren, wenn er auf den Link Beitreten auf der Loginseite klickt und seine E-Mail-Adresse eingibt. Dann wird eine Einladung mit dem Link zum Portal per E-Mail an die angegebene Adresse geschickt. Um sich ins Portal einzuloggen, muss der Benutzer dem Link aus der E-Mail folgen, ein Kennwort eingeben und es bestätigen.

Um diese Option auszuschalten, aktivieren Sie das Feld Deaktiviert.

Einstellungen der Kennwortstärke

Verwenden Sie diese Einstellungen, um die Kennwortkomplexität zu bestimmen (die Effizienz eines Kennworts beim Widersetzen den Brute-Force-Angriffen und sonstigen Versuchen, das Kennwort zu erraten). Dafür:

• Nutzen Sie den Schieberegler Minimale Kennwortlänge, um anzugeben, wie lang ein Kennwort sein muss, um als stark zu gelten.

  Standardmäßig muss das Kennwort zumindest aus 6 Zeichen bestehen.

• Aktivieren Sie die entsprechenden Felder unter dem Schieberegler, um die Zeichen zu bestimmen, die in einem Kennwort verwendet werden müssen: Großbuchstaben verwenden, Zahlen verwenden, Spezielle Zeichen verwenden.
• Klicken Sie auf den Button Speichern im unteren Bereich der Sektion, um die Änderungen zu übernehmen.

Einladungslink

Diese Sektion erlaubt Ihnen, die Leute zum Portal einzuladen. Dafür kopieren Sie den Link mithilfe der entsprechenden Option oder der Tastenkombination STRG + C, um ihn in die E-Mail einzufügen und an die Leute zu versenden, die Sie zum Portal einladen möchten. Mit einem Link können Sie so viele Benutzer einladen, wie Sie möchten.

Wenn Sie möchten, dass die eingeladenen Personen, nur die Leseberechtigungen erhalten, aktivieren Sie das Feld Benutzer als Gäste hinzufügen, bevor Sie den Link kopieren.

Nachdem diese Benutzer dem Link gefolgt sind und ihre E-Mail-Adresse, den Vor- und Nachnamen sowie das Kennwort angegeben haben, werden sie automatisch zum Portal hinzugefügt und mit Ihnen sofort zusammenarbeiten können.

Einstellungen der Adminnachrichten

Diese Sektion erlaubt Ihnen, das Kontaktformular auf der Loginseite anzuzeigen, damit die Portalbenutzer den Administrator direkt von der Loginseite kontaktieren können (wenn sie Probleme beim Einloggen ins Portal haben).

Um diese Option zu aktivieren, markieren Sie das entsprechende Feld und klicken Sie auf den Button Speichern im unteren Bereich der Sektion, um die Änderungen zu übernehmen.

Zwei-Faktor-Authentifizierung

Die Sektion ermöglicht es Ihnen die Zwei-Faktor-Authentifizierung zu aktivieren, die einen sicheren Zugriff aufs Portal gewährleistet. Der Benutzer kann auf die Portaldaten nach der Eingabe ihrer/seiner E-Mail-Adresse, des Kennwortes (oder per Konto im sozialen Netzwerk) und eines sechsstelligen Bestätigungscodes, der Sie via SMS erhalten, zugreifen. Die SMS-Nachrichten werden auf die primäre Mobiltelefonnummer, die bei der ersten Anmeldung am Portal per Zwei-Faktor-Authentifizierung angegeben wurde, gesendet und kann später auf der Profile-Seite geändert sein. Der Bestätigungscode kann erneut gesendet werden, klicken Sie dafür auf den Button Code erneut senden, aber nicht öfter als 5 mal pro 5 Minuten. Der gesendete Code ist 10 Minuten lang gültig.

Um diese Funktion zu aktivieren, aktivieren Sie das entsprechende Optionsfeld und klicken Sie auf den Button Speichern unten, damit die eingegebenen Parameter wirksam werden.

Die Anzahl der restlichen/bezahlten SMS ist in dieser Sektion auch angezeigt.

In dieser Sektion können Sie auch mehr SMS kaufen, dafür klicken Sie aufs Link SMS-Paket kaufen und wählen Sie das gewünschte Paket im geöffneten Fenster.

Standardstartseite

Diese Sektion erlaubt Ihnen, die Seite zu wählen, zu der Sie nach dem Einloggen ins Portal oder mit einem Klick aufs Online-Office-Logo, wenn Sie bereits eingeloggt sind, übergehen. Sie können eines der Portalmodule, die Feed-Seite wählen oder die Standardseite mit der Modulauswahl lassen.

Aktivieren Sie das entsprechende Feld und klicken Sie auf den Button Speichern im unteren Bereich der Sektion, um die Änderungen zu übernehmen.

Die Sektion Module und Tools bietet Ihnen den Zugriff auf die Liste der Portalmodule und Tools sowie die Möglichkeit diese zu verwalten. Dafür:

• Lassen Sie die notwendigen Module und Tools aktiviert und deaktivieren Sie diese, die Sie nicht brauchen.

  Es ist auch möglich, die Tools für Ihr soziales Netzwerk im Modul Community zu verwalten, indem Sie die unerwünschten Tools deaktivieren.

• Klicken Sie auf den Button Speichern im unteren Bereich der Sektion, um die Änderungen zu übernehmen.

Die deaktivierten Module und Tools werden für alle Portalbenutzer unsichtbar.

Die Sektion Individuelle Einrichtung erlaubt es Ihnen Ihr Portal einzurichten. Sie können das Logo Ihres Unternehmens, den Namen und Text nutzen, damit das Portal Ihrem Brand entspricht.

Begrüßungseinstellungen

Diese Sektion erlaubt es Ihnen, den Standardtitel und das Logo zu ändern, die auf der Loginseite des Portals angezeigt werden. Dafür:

• Geben Sie den gewünschten Namen ins Feld Titel ein (z.B. den Namen Ihres Unternehmens, sein Motto usw.).
• Ersetzen Sie das Portallogo mithilfe des Links Logo ändern.

  Klicken Sie, um das Fenster von Windows Explorer zu öffnen, suchen Sie nach der notwendigen Bilddatei und klicken sie auf den Button Öffnen. Das Bild wird geladen und im Feld Logo angezeigt.

  Sie können ein Bild mit der Größe nicht mehr als 250x100 Pixel wählen, sonst wird seine Größe geändert. Die Dateigröße darf 1 MB nicht überschreiten.
• Klicken Sie auf den Button Speichern im unteren Bereich der Sektion, um die Änderungen zu übernehmen.

Teamvorlage

Diese Sektion erlaubt Ihnen, die Organisation (oder Gruppe), ihre Mitglieder und Aktivitäten auf Ihrem Portal zu benennen. Dafür:

• Wählen Sie eine der verfügbaren Voreinstellungen im Listenmenü Vorlage.

ODER

• Wählen Sie die Option Einstellbar aus der Liste und geben Sie eigene Bezeichnungen in die Felder ein.
• Klicken Sie auf den Button Speichern im unteren Bereich der Sektion, um die Änderungen zu übernehmen.

Farbdesigns

Diese Sektion erlaubt, Standardfarbpaletten Ihrer Portalschnittstelle zu ändern, so dass das Portal Ihrem Brand entspricht. Dafür:

1. Wechseln Sie zwischen die verfügten Farbdesigns zur Vorschau: Reinorange, Dunkelgrün, Dunkelblau, Intensiv rosa, Hellblau,
2. Wählen Sie ein, das Ihnen am besten passt,
3. Klicken Sie auf den Button "Speichern", um das gewählte Farbdesign anzuwenden.

Um zum Standardfarbdesign zurückzukehren, klicken Sie auf den Radiobutton Original und speichern Ihre Änderungen.

So stellen Sie Ihre Portaldaten aus der zuvor erstellten Sicherungsdatei wieder her, die gehasht wurde (für ONLYOFFICE Workspace Cloud 11.5 oder höher),

1. Wählen Sie die Quelle aus, in der das Backup gespeichert ist.
   • Wählen Sie die Option ONLYOFFICE Dokumente und klicken Sie unten auf die Schaltfläche Wählen. Wählen Sie im Fenster Datei auswählen die erforderliche Sicherungsdatei aus, die im Ordner Allgemein gespeichert ist, und klicken Sie auf OK.
   • Wählen Sie die Option DropBox, Box.com, OneDrive, Google Drive (Dienste von Drittanbietern, die mit dem Modul Dokumente verbunden sind, auch die Dienste, die über das WebDAV-Protokoll verbunden sind) und klicken Sie unten auf die Schaltfläche Auswählen. Wählen Sie im Fenster Datei auswählen das erforderliche Backup aus, die im Ressourcenverzeichnis eines Drittanbieters gespeichert ist, und klicken Sie auf OK.
   • Wählen Sie die Option Drittanbieter aus, wählen Sie den erforderlichen Drittanbieter-Speicher aus, der zuvor im Abschnitt Integration verbunden war, und geben Sie die Daten ein, die für den Zugriff auf den ausgewählten Speicher erforderlich sind.
   • Wählen Sie die Option Computerdatei aus, klicken Sie unten auf die Schaltfläche Auswählen und suchen Sie nach der erforderlichen Sicherungsdatei, die auf Ihrer lokalen Festplatte gespeichert ist.
     Anstatt ein Backup aus einer bestimmten Quelle auszuwählen, können Sie einfach auf den Link Backup-Liste anzeigen unter dem Feld Auswählen klicken, um die erforderliche Sicherungsdatei aus dem Sicherungsverlauf auszuwählen (wenn eine Sicherungsdatei manuell aus dem Speicher gelöscht wurde, ist sie in der Liste nicht verfügbar. Klicken Sie neben der erforderlichen Sicherungsdatei auf den Link Wiederherstellen. Um eine Sicherungsdatei aus der Liste zu löschen, klicken Sie auf das Symbol .
2. Lassen Sie bei Bedarf das Kontrollkästchen Benutzer über Wiederherstellung des Portals benachrichtigen aktiviert, um Ihre Portalbenutzer zu benachrichtigen.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Wiederherstellen.

Für mehrere Informationen lesen Sie bitte die Anweisungen für die Cloud-Version und die Server-Version.

Wenn Sie aus irgendwelchem Grund das Portal vorläufig nicht nutzen möchten, deaktivieren Sie es. Dafür:

1. Öffnen Sie die Seite Backup/Deaktivierung.
2. Übergehen Sie zur Sektion Deaktivierung des Portals.
3. Klicken Sie auf den Button Deaktivieren.

Ein Link für die Bestätigung der Operation wird an die E-Mail-Adresse des Portalbesitzers versandt. Folgen Sie dem Link, um die Operation zu bestätigen.

Danach werden das Portal und alle dazugehörigen Informationen gesperrt, so dass niemand auf das Portal zugreifen kann.

Sie können Ihr Portal zu jeder Zeit wieder aktivieren. Um das Portal weiter zu nutzen, verwenden Sie den zweiten Link aus der E-Mail. Bitte bewahren Sie deswegen diese E-Mail an einem sicheren Ort auf.

Wenn Sie das Portal nicht mehr nutzen werden und es unwiderruflich löschen möchten, führen Sie diese Schritte aus:

1. Öffnen Sie die Seite Backup/Deaktivierung.
2. Übergehen Sie zur Sektion Löschen des Portals.
3. Klicken Sie auf den Button Löschen.

Ein Link für die Bestätigung der Operation wird an die E-Mail-Adresse des Portalbesitzers versandt. Folgen Sie dem Link, um die Operation zu bestätigen.

Alle Daten auf Ihrem Portal sowie die Registrierungsdaten werden gelöscht. Sie werden Ihr Portal nicht mehr wieder aktivieren oder die dazugehörigen Informationen wiederherstellen können.

Die Sektion Portalstatistiken wird genutzt, um alle Portaldaten für die Analyse und Verwaltung zu sehen und darüber die Übersicht zu behalten. Hier gibt es die folgenden Informationen:

• das Erstellungsdatum Ihres Portals,
• die Gesamtanzahl der Benutzer, die auf dem Portal registriert sind,
• belegter Speicherplatz,

  Sie können auch den Speicherplatz sehen, der für den gewählten Zahlungsplan erlaubt ist, sowie den Speicherplatz, der im bestimmten Portalmodul bzw. Tool belegt ist.

• die Gesamtanzahl der Besucher pro Tag.

  Standardmäßig werden im Besucherdiagramm die Daten für die letzte Woche angezeigt. Sie können die Periode ändern, wenn Sie eine der folgenden Optionen wählen: letzter Monat, letzte 3 Monate oder in der Periode.

Im Abschnitt Integration können Sie LDAP und SSO-Einstellungen aktivieren, Ihr Portal mit den Diensten von Drittanbietern integrieren und die SMTP-Einstellungen anpassen.

LDAP-Einstellungen

Wenn Sie ONLYOFFICE Workspace eingesetzt haben, können Sie die Konten für alle Mitarbeiter erstellen. Aber wenn die Anzahl der Mitarbeiter mehr als 50 Personen ist, wird dieser Prozess viel Zeit in Anspruch nehmen. Darum brauchen Sie sich nicht zu kümmern, weil Ihr Portal Ihnen die Option LDAP-Einstellungen bietet, die es Ihnen ermöglicht, die gewünschten Benutzer und Gruppen aus dem LDAP-Server (z.B., OpenLDAP Server oder Microsoft Active Directory) in ONLYOFFICE in wenigen Minuten zu importieren. Die neu angelegten Benutzer müssen sich nicht mehr mehrere Kennwörter und Logins merken, weil sie sich bei Ihrem Portal mithilfe Ihrer Anmeldeinformationen anmelden können, die auf dem LDAP-Server gespeichert sind.

Füllen Sie die erforderlichen Felder aus und klicken Sie auf Speichern.

Mehr Informationen zu den einzelnen Feldern und den entsprechenden Werten finden Sie in den folgenden Anweisungen für die SaaS-Version und die Server-Version.

Wenn Ihr SaaS-Serviceplan das stipuliert, können Sie im Abschnitt Single Sign-On die Authentifizierung von Drittanbietern mithilfe von SAML aktivieren/deaktivieren, um Benutzern eine schnellere, einfachere und sicherere Möglichkeit zu bieten, auf das Portal zuzugreifen.

Die Single Sign-On-Technologie ermöglicht Benutzern, sich nur einmal anzumelden und dann auf mehrere autorisierte (d.h. in einen Identitätsanbieter integrierte) Anwendungen/Dienste zuzugreifen, ohne bei jedem Zugriff auf eine andere Anwendung ihre Anmeldeinformationen eingeben zu müssen.

Weitere Informationen zum Konfigurieren von SSO finden Sie in den entsprechenden Artikeln zur SaaS-Version und zur Server-Version.

Die Sektion Anmeldehistorie wird genutzt, um die letzte Anmeldeaktivität des Benutzers zu überwachen, u.a. erfolgreiche Anmeldungen und fehlgeschlagene Versuche mit Angabe der Gründe.

Diese Seite zeigt nur die letzten 20 Aufzeichnungen. Jede Aufzeichnung zeigt, welche und von wem die Aktion durchgeführt wurde und wann diese Ereignis stattgefunden wurde.

Die Sektion Audit-Trail ermöglicht es Ihnen die Liste der letzten Änderungen (Anlage, Änderung, Löschung usw.) der Portalelemente (Aufgaben, Verkaufschancen, Dateien usw.) anzusehen.

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