После того как ваш портал будет создан, понадобится настроить его и управлять им, чтобы он соответствовал вашим требованиям. Это можно сделать в разделе Настройки портала.

Чтобы получить доступ к Настройкам с любой страницы портала, щелкните по значку наверху страницы или используйте выпадающий список в левом верхнем углу и выберите соответствующую опцию.

В разделе Настроек портала можно выполнить следующие действия:

Общие настройки

• настройте портал в соответствии с вашими личными требованиями:
  • измените язык портала и задайте правильный часовой пояс;
  • укажите название портала, отображаемое на странице входа на портал;
  • задайте альтернативный URL-адрес для портала;
  • измените имя портала, используемое в URL-адресе портала;
  • настройте шаблон команды, используемый на портале;
  • выберите цветовую схему, соответствующую корпоративному стилю вашей компании;
• управляйте модулями портала:
  • выберите, какие из модулей и инструментов должны отображаться на портале, а какие требуется скрыть от пользователей;
  • добавьте свои собственные ссылки в меню навигации на портале;
  • выберите стартовую страницу по умолчанию;
  • измените настройки страницы платежей;
• используйте функцию ребрендинга, чтобы заменить элементы фирменного стиля, которые используются в интерфейсе онлайн-офиса, на ваши собственные;

Настройки безопасности

• обновите настройки доступа к порталу:
  • определите сложность пароля, который используется для входа на портал;
  • включите двухфакторную аутентификацию;
  • укажите почтовые серверы, которые могут использоваться для самостоятельной регистрации пользователей в онлайн-офисе;
  • измените настройки IP-безопасности;
  • задайте настройки входа;
  • измените настройки сообщений администратору;
  • задайте время существования сессии;
• настройте права доступа для администраторов портала и других пользователей:
  • смените владельца портала;
  • добавьте пользователей в список администраторов;
  • ограничьте доступ к определенным модулям портала для пользователей и групп;
• просматривайте последние операции входа в систему и выхода из системы, выполненные пользователями, и получайте подробный отчет за полгода;
• исследуйте записи журнала последних действий, выполненных пользователями на портале (таких как закрытие и редактирование задач, изменение прав доступа, создание и удаление элементов CRM, перенос документов, приглашение гостей и т.д.), а также загружайте файл с подробной статистикой за полгода;

Настройки управления данными

• измените регион сервера, на котором размещен ваш портал;
• создавайте и восстанавливайте резервные копии данных портала;
• временно отключите или даже навсегда удалите портал;

Настройки интеграции

• включите настройки LDAP;
• включите настройки SSO;
• подключите сторонние сервисы;
• настройте параметры SMTP, чтобы оповещения по электронной почте отправлялись с помощью вашего собственного SMTP-сервера;

Настройки статистики

• узнавайте основную статистику портала: дату создания, общее количество пользователей, дисковое пространство, используемое разными модулями и пользователями, посещаемость пользователей.

Раздел настроек Общие открывается по умолчанию. Он позволяет адаптировать внешний вид портала к вашим требованиям и выбрать модули, которые вы хотите использовать. Этот раздел содержит три подраздела: Кастомизация, Модули и инструменты и Ребрендинг.

Индивидуальная настройка портала

Подраздел Кастомизация в разделе Общих настроек позволяет изменить оформление портала. Вы можете использовать логотип, название и слоган своей компании, чтобы портал соответствовал корпоративному стилю.

Настройки языка и часового пояса

Этот раздел позволяет изменить язык всего портала для всех пользователей портала и настроить часовой пояс, чтобы все события на портале отображались с корректной датой и временем.

Чтобы изменить настройки Языка и часового пояса,

• разверните список Язык и выберите подходящий язык, на котором должны отображаться все страницы портала и оповещения,
  Эта настройка определяет язык портала по умолчанию для новых пользователей. В дальнейшем каждый пользователь может переопределить стандартный язык, выбрав на странице своего профиля тот, который предпочитает (у этой настройки будет более высокий приоритет, чем у языка, выбранного в Общих настройках).

  В настоящее время онлайн-офис доступен на 23 языках: английском, немецком, французском, испанском, русском, итальянском, латышском, португальском (бразильский вариант), турецком, греческом, польском, чешском, упрощенном китайском, украинском, вьетнамском, финском, португальском, азербайджанском, корейском, японском, словенском, нидерландском и словацком. Если вашего языка еще нет в списке доступных или перевод на ваш язык не завершен, вы можете принять участие в переводе, отправив запрос по адресу documentation@onlyoffice.com.

• из выпадающего списка Часовой пояс выберите часовой пояс, соответствующий вашему местоположению,
• нажмите кнопку Сохранить внизу раздела, чтобы заданные настройки вступили в силу.

Настройки страницы приветствия

Этот раздел позволяет изменить выбранное по умолчанию название, которое должно отображаться на странице Входа на портал. Для этого:

• введите в поле Заголовок название, которое вам нравится (например, название Вашей компании, слоган и т.д.),
• нажмите кнопку Сохранить внизу раздела, чтобы заданные настройки вступили в силу.

Настройки DNS

Этот раздел позволяет задать альтернативный URL-адрес для вашего портала. По умолчанию ваш портал зарегистрирован на name.onlyoffice.com. Чтобы изменить его на собственное доменное имя, выполните следующие действия:

1. Настройте ваше доменное имя, чтобы оно указывало на сервер онлайн-офиса, изменив соответствующие записи DNS с помощью вашего регистратора. Пожалуйста, обратитесь к своему регистратору, у которого вы приобрели доменное имя, за справкой о том, как это сделать. Добавьте DNS-запись типа CNAME, как например: team.ourcompany.com - intranet.onlyoffice.com (для региона Запад США (Орегон)), intranet.onlyoffice.eu (для региона Европа (Франкфурт)) или intranet.onlyoffice.sg (для АТР (Сингапур)).
2. После настройки записи DNS CNAME нажмите кнопку Отправить запрос в разделе Настройки DNS чтобы отправить запрос в нашу службу поддержки. Страница https://helpdesk.onlyoffice.com/ откроется в новой вкладке браузера. Введите детали запроса и нажмите кнопку Отправить.
   Помимо настройки пользовательского домена, наши сотрудники также могут сгенерировать для него ssl-сертификат с помощью letsencrypt.
3. После обработки вашего запроса ваш пользовательский домен будет отображаться в разделе Настройки DNS.

Изменение имени портала

Этот раздел позволяет изменить часть name в URL-адресе вашего портала name.onlyoffice.com таким образом, что портал будет доступен по адресу newname.onlyoffice.com. Введите нужное имя в поле Новое имя портала и нажмите кнопку Сохранить.

Шаблон команды

Этот раздел позволяет задать названия для организации (или группы), ее участников и их действий на портале. Для этого:

• выберите одну из доступных предустановок из выпадающего списка Шаблон,

ИЛИ

• выберите из списка опцию Пользовательский и сами введите наименования в поля ниже,
• нажмите кнопку Сохранить внизу раздела, чтобы заданные настройки вступили в силу.

Цветовые схемы

Этот раздел позволяет изменить выбранную по умолчанию цветовую гамму интерфейса портала, чтобы она соответствовала корпоративному стилю вашей компании. Для этого:

1. переключайтесь между доступными Цветовыми схемами, чтобы предварительно просмотреть их: Сочно-зеленая, Тёмно-зеленая, Тёмно-синяя, Интенсивно-розовая, Ярко-синяя,
2. выберите наиболее подходящую,
3. нажмите на кнопку "Сохранить", чтобы применить выбранную цветовую схему.

Для возврата к цветовой схеме по умолчанию выберите переключатель Чисто-оранжевая и сохраните изменения.

Подраздел Модули и инструменты в разделе Общих настроек предоставляет доступ к списку модулей и инструментов портала и возможность управлять ими. Для этого:

• оставьте отмеченными нужные модули и инструменты и снимите пометку с тех, которые не нужны вам для работы,

  Начиная с версии 12.0, модуль Сообщество отключен по умолчанию для новых инсталляций и облачных порталов. Его можно включить в этом разделе настроек. Также можно управлять инструментами социальной сети внутри модуля Сообщество, отметив нужные.

• нажмите кнопку Сохранить внизу раздела, чтобы заданные настройки вступили в силу.

Отключенные модули и инструменты будут скрыты от всех пользователей портала.

Пользовательская навигация

Этот раздел позволяет добавить собственные элементы в меню навигации на портале, чтобы повысить удобство использования портала. Например, вы можете добавить ссылки на другие сайты, сервисы и так далее.

Для добавления нового элемента меню:

1. Нажмите на ссылку Добавить элемент в разделе Пользовательская навигация. Откроется новое окно.
   
2. Введите название элемента меню в текстовом поле Надпись.
3. Укажите ссылку на нужный ресурс в поле URL-адрес.
   Пожалуйста, обратите внимание, что, если на вашем сайте используется протокол HTTPS, все ссылки также должны быть указаны с префиксом HTTPS, в противном случае в браузерах будет появляться предупреждение.
4. Опции Показывать в меню и Показывать на главной странице выбраны по умолчанию. В случае необходимости вы можете снять пометку с одной из них.
5. Замените стандартные значки на свои собственные. Мелкий значок, 16x16 будет использоваться в меню навигации, расположенном в шапке портала. Крупный значок, 100x100 будет отображаться на стартовой странице портала. Нажмите на соответствующую ссылку Изменить изображение, расположенную ниже, чтобы загрузить новое изображение.
6. Когда все будет готово, нажмите на кнопку Сохранить.

Созданный элемент навигации будет добавлен в меню навигации и/или на стартовую страницу портала, в зависимости от заданных настроек. Он также будет отображаться под заголовком Пользовательская навигация на странице настроек портала. Чтобы отредактировать элемент, нажмите на значок Настройки рядом с ним. В окне Настройки элемента измените нужные параметры и нажмите на кнопку Сохранить. Если вы хотите удалить добавленный элемент навигации, используйте кнопку Удалить элемент в окне Настройки элемента.

Стартовая страница по умолчанию

Этот раздел позволяет выбрать страницу, на которую вы попадаете сразу после входа на портал или после нажатия на логотип онлайн-офиса, когда вы уже вошли в систему. Можно выбрать один из следующих вариантов:

• один из модулей портала (Документы, Проекты, CRM, Сообщество, Люди),
• один из инструментов (Почта, Чат, Календарь),
• страница "Лента",
• страница по умолчанию Выбор модуля.

Выберите соответствующий переключатель и нажмите кнопку Сохранить внизу раздела, чтобы заданные настройки вступили в силу.

Настройки страницы платежей

Этот раздел позволяет определить, должна ли страница платежей быть доступной для всех пользователей портала или только для администраторов.

Установите галочку Страница платежей доступна только для администраторов, чтобы сделать эту страницу видимой только для администраторов портала, и нажмите кнопку Сохранить внизу раздела, чтобы заданные настройки вступили в силу.

Подраздел Ребрендинг в разделе Общих настроек позволяет заменить элементы фирменного стиля, которые используются в интерфейсе онлайн-офиса, на ваши собственные. Вы можете использовать название вашей компании в текстовых элементах (таких как подсказки, окна сообщений и т.д.), а также заменить используемые по умолчанию логотипы и иконку сайта на свой собственный логотип. Для этого:

• Введите Название компании в текстовом поле ввода, чтобы изменить в интерфейсе онлайн-офиса все надписи и сообщения, в которых использовано значение по умолчанию, заменив его на указанное вами значение. Нажмите кнопку Использовать как логотип под полем ввода, если вы хотите использовать название вашей компании в качестве текстового логотипа (вместо графического логотипа) - все представленные ниже логотипы изменятся соответствующим образом.
• Замените графические Логотипы, которые встречаются в онлайн-офисе:
  • Логотип для шапки портала (284x46) - этот логотип находится в левом верхнем углу любой страницы портала.
  • Логотип для страницы входа - светлая тема (432x70) - этот логотип находится на странице Входа на портал, используется, если включена светлая тема.
  • Логотип для страницы входа - темная тема (432x70) - этот логотип находится на странице Входа на портал, используется, если включена темная тема.
  • Иконка сайта (32x32) - этот логотип находится в адресной строке или вкладке браузера, когда портал открыт в нем, или на панели закладок, если вы добавили адрес портала в закладки.
  • Логотип для шапки редакторов (172x40) - этот логотип находится в левом верхнем углу запущенных онлайн-редакторов. Первый, второй и третий логотипы используются для редакторов документов, таблиц и презентаций соответственно, если включена светлая тема, четвертый логотип используется для всех редакторов, если включена темная тема.
  • Логотип для шапки редакторов - встроенный режим (172x40) - этот логотип находится в левом верхнем углу документов портала, встроенных в веб-страницы.

  Нажмите на ссылку Сменить логотип под логотипом, который надо заменить. В окне Проводника Windows выберите нужный графический файл и нажмите кнопку Открыть. Изображение будет загружено и отображено в поле соответствующего Логотипа.

  Рекомендуется использовать изображения в формате PNG с прозрачным фоном. Чтобы улучшить читаемость логотипов и сделать их контур четко различимым, их также необходимо адаптировать под темные или светлые фоны. Размеры указаны для дисплеев Retina. Для дисплеев со стандартным разрешением ширина и высота логотипа будут соответственно изменены при загрузке.
• нажмите кнопку Сохранить внизу раздела, чтобы заданные настройки вступили в силу.

Для возврата к настройкам по умолчанию нажмите кнопку Настройки по умолчанию.

Раздел Безопасность позволяет контролировать доступ к порталу и отслеживать активность всех пользователей. Он содержит четыре подраздела: Доступ к порталу, Права доступа, История входов в систему и Журнал аудита.

Контроль доступа к порталу

Подраздел Доступ к порталу в разделе настроек Безопасности позволяет обеспечить безопасные и удобные способы входа на портал для пользователей.

Настройки надежности пароля

Этот раздел позволяет определить сложность пароля (эффективность пароля при сопротивлении угадыванию и прямому подбору). Для этого:

• используйте ползунок Диапазон длины пароля, чтобы установить, насколько длинным должен быть пароль, чтобы считаться надежным,

  По умолчанию пароль должен содержать не менее 8, но не более 120 символов.

• отметьте подходящие опции ниже, чтобы определить, какой набор символов должен использоваться в пароле: заглавные буквы, цифры, специальные символы,
• нажмите кнопку Сохранить внизу раздела, чтобы заданные настройки вступили в силу.

Двухфакторная аутентификация

Этот раздел позволяет вам включить двухэтапную авторизацию с помощью SMS или приложений для аутентификации, что обеспечит большую безопасность данных на вашем портале.

Чтобы включить двухфакторную аутентификацию с помощью SMS,

1. убедитесь, что в разделе Интеграция подключен один из SMS-провайдеров,
2. в разделе Двухфакторная аутентификация выберите переключатель C помощью SMS,
3. для детальной настройки можно воспользоваться дополнительными настройками. Нажмите Показать дополнительные параметры и задайте нужные настройки:
   • в разделе Обязательная двухфакторная аутентификация вы можете добавить пользователей или группы, для которых будет выполняться двухфакторная аутентификация,
   • в разделе Доверенные сети вы можете добавить доверенные IP-адреса, для которых двухфакторная верификация не будет выполняться. Укажите отдельные IP-адреса в формате IPv4 (#.#.#.#, где # - это числовое значение от 0 до 255), или задайте диапазон IP-адресов, указав начальный и конечный IP-адреса диапазона в формате #.#.#.#-#.#.#.#, или используйте маску CIDR в формате #.#.#.#/#.
4. нажмите кнопку Сохранить внизу раздела, чтобы выбранные настройки вступили в силу.

После включения двухфакторной аутентификации с помощью SMS пользователь сможет получить доступ к данным портала только после ввода обычного адреса email и пароля (или входа через аккаунт социальной сети) и указания шестизначного кода подтверждения, полученного по SMS.

SMS-сообщения приходят на основной номер мобильного телефона пользователя, указанный при первом входе на портал с использованием двухфакторной аутентификации. В дальнейшем этот номер можно изменить на странице профиля пользователя. Код подтверждения можно получить повторно, нажав кнопку Отправить код еще раз, но не больше 5 раз за 5 минут. Отправленный код действителен в течение 10 минут.

Отправка SMS-сообщений осуществляется только при положительном балансе. Вы всегда можете проверить текущий баланс в учетной записи вашего SMS-провайдера. Не забывайте своевременно пополнять баланс.

Чтобы включить двухфакторную аутентификацию с помощью приложения для аутентификации,

1. в разделе Двухфакторная аутентификация выберите переключатель С помощью приложения для аутентификации,
2. для детальной настройки можно воспользоваться дополнительными настройками. Нажмите Показать дополнительные параметры и задайте нужные настройки:
   • в разделе Обязательная двухфакторная аутентификация вы можете добавить пользователей или группы, для которых будет выполняться двухфакторная аутентификация, даже если пользователь приходит с доверенного IP. Для остальных пользователей, не включенных в список Доверенные сети, двухфакторная проверка осуществляется в обычном режиме.
   • в разделе Доверенные сети вы можете добавить доверенные IP-адреса, для которых двухфакторная верификация не будет выполняться. Укажите отдельные IP-адреса в формате IPv4 (#.#.#.#, где # - это числовое значение от 0 до 255), или задайте диапазон IP-адресов, указав начальный и конечный IP-адреса диапазона в формате #.#.#.#-#.#.#.#, или используйте маску CIDR в формате #.#.#.#/#.
3. нажмите кнопку Сохранить внизу раздела, чтобы выбранные настройки вступили в силу.

После включения двухфакторной аутентификации с помощью приложения для аутентификации пользователь сможет получить доступ к данным портала только после ввода обычного адреса email и пароля (или входа через аккаунт социальной сети) и указания шестизначного кода подтверждения или резервного кода, сгенерированного приложением для аутентификации.

Для получения доступа к порталу в первый раз после включения двухфакторной аутентификации:

1. Введите обычные учетные данные для доступа к порталу. На странице подтверждения входа будут отображены QR-код и секретный ключ.
2. Установите приложение для аутентификации на своем мобильном устройстве. Вы можете использовать Google Authenticator для Android и iOS или Authenticator для Windows Phone.
3. Откройте приложение для аутентификации на мобильном устройстве и настройте его одним из следующих способов:
   • Отсканируйте QR-код, отображенный в браузере, или
   • Вручную введите секретный ключ, отображенный в браузере,
4. На странице подтверждения входа на портал введите шестизначный код, сгенерированный приложением,
5. Нажмите кнопку Подключить приложение.

Подробнее об использовании двухфакторной аутентификации на портале можно прочитать в следующей статье.

Настройки доверенных почтовых доменов

Этот раздел позволяет вам указать почтовые серверы, которые могут использоваться для самостоятельной регистрации пользователей в онлайн-офисе. По умолчанию эта возможность отключена. Для ее включения:

• выберите переключатель Пользовательские домены,
• введите доверенный почтовый сервер в появившемся ниже поле,
• установите флажок Добавить пользователей как гостей, если требуется предоставить добавленным пользователям права только на просмотр,
• нажмите кнопку Сохранить внизу раздела, чтобы заданные настройки вступили в силу.

Чтобы добавить больше почтовых серверов, нажмите на ссылку Добавить доверенный домен. Для удаления сервера, добавленного по ошибке, щелкните по соответствующему значку справа от поля.

После этого любой пользователь, имеющий учетную запись на указанном почтовом сервере, сможет зарегистрироваться самостоятельно, нажав на ссылку Нажмите сюда, чтобы присоединиться на странице Входа и введя адрес электронной почты. Пригласительное сообщение со ссылкой на портал будет выслано на указанный адрес электронной почты. Чтобы войти на портал, пользователь должен будет перейти по ссылке из сообщения, ввести пароль и подтвердить его.

Чтобы снова отключить эту возможность, выберите переключатель Отключено.

Настройки IP-безопасности

Этот раздел позволяет предотвратить доступ на портал нежелательных посетителей, разрешив доступ к нему только из доверенных сетей. Если пользователь пытается войти на портал с любого IP-адреса, кроме указанных, эта попытка входа будет заблокирована. Чтобы ограничить доступ к порталу по IP-адресам,

1. выберите переключатель Включить;
2. нажмите на ссылку Добавить разрешенный IP-адрес в нужном разделе:
   • Для всех пользователей - этот раздел позволяет вам задать правила, которые применяются ко всем пользователям, включая администраторов с полным доступом.
   • Для администраторов с полным доступом - этот раздел позволяет вам задать дополнительные правила, которые применяются только к администраторам с полным доступом.
3. в открывшемся поле ввода укажите отдельный IP-адрес в формате IPv4 (#.#.#.#, где # - это числовое значение от 0 до 255) или задайте диапазон IP-адресов, указав начальный и конечный IP-адреса диапазона в формате #.#.#.#-#.#.#.#, или используйте маску CIDR в формате #.#.#.#/#;
   Сведения об IP-адресах посетителей портала можно найти в подразделе История входов в систему раздела Безопасность, нажав на кнопку Скачать и открыть отчет.
4. таким же образом добавьте нужное количество доверенных IP-адресов;
5. нажмите кнопку Сохранить внизу раздела.

В случае необходимости можно удалить добавленные IP-адреса, нажав на соответствующий значок справа от IP-адреса. Чтобы снова отключить эту возможность, выберите переключатель Отключить и нажмите кнопку Сохранить.

Настройки входа

Этот раздел позволяет защитить портал от атак полным перебором.

1. в поле Количество попыток задайте лимит неудачных попыток входа пользователя;
2. в поле Время блокировки (сек) задайте период времени для блокирования новых попыток входа;
3. в поле Период проверки (сек) задайте период времени для подсчета неудачных попыток входа.

При достижении указанного лимита, попытки, исходящие с соответствующего IP-адреса, будут заблокированы (или, в SaaS-версии, будет запрошена капча) на выбранный период времени.

Настройки сообщений администратору

Этот раздел позволяет отобразить контактную форму на странице Входа, чтобы люди могли отправить сообщение администратору портала, если у них возникнут проблемы с доступом на портал.

Чтобы включить эту возможность, выберите соответствующий переключатель и нажмите кнопку Сохранить внизу раздела, чтобы выбранные настройки вступили в силу.

Время существования сессии

Этот раздел позволяет позволяет задать время (в минутах), прежде чем пользователям портала потребуется заново вводить учетные данные для получения доступа к порталу.

Чтобы задать время существования сессии, выберите переключатель Включить, в появившемся поле Время существования введите нужное значение времени в минутах и нажмите кнопку Сохранить внизу раздела, чтобы выбранные настройки вступили в силу. После сохранения настроек все пользователи будут разлогинены.

Подраздел Права доступа в разделе настроек Безопасности используется для смены владельца портала, предоставления пользователям привилегий администратора и ограничения доступа к определенным модулям портала для пользователей и групп.

Смена владельца портала

Если владелец портала хочет назначить другого участника портала на эту позицию, ему необходимо:

1. нажать на ссылку Выбрать владельца под своей фотографией в разделе Владелец портала,
2. выбрать другого человека из выпадающего списка,
3. нажать на кнопку Сменить владельца портала,
4. проверить почтовый ящик и перейти по ссылке для подтверждения, отправленной в сообщении по электронной почте.

Добавление администраторов

Владелец портала или администраторы с полным доступом могут предоставить привилегии администратора только пользователям (не гостям). Для этого надо выполнить следующие шаги:

1. нажать на ссылку Показать рядом с заголовком Администраторы
2. нажать на ссылку Выбрать пользователя под списком администраторов
3. выбрать человека или нескольких человек сразу из существующих пользователей/гостей или создать нового администратора прямо здесь, нажав на ссылку Создать новый профиль
4. нажмите кнопку Сохранить
5. выбранный человек по умолчанию получит максимальный доступ ко всем модулям портала; для ограничения этого доступа снимите флажки, соответствующие тем модулям, к которым вы не хотите предоставлять доступ администратору

Ограничение доступа к модулям портала

Владелец портала или администраторы с полным доступом могут ограничить доступ к определенным модулям портала для некоторых пользователей или групп.

Чтобы ограничить доступ к какому-либо модулю портала:

1. перейдите к нужному модулю под списком Администраторов,
2. выберите переключатель Пользователей из списка,
3. выберите пользователей, которым надо предоставить доступ,

   Для этого используйте одну из доступных опций:

   • используйте ссылку Добавить пользователя, если надо предоставить доступ одному или более людям;
   • используйте ссылку Добавить группу, если надо предоставить доступ всем пользователям портала, или одной или более группам.

Подраздел История входов в систему в разделе настроек Безопасности используется для отслеживания последних операций входа в систему, выполненных пользователями, включая успешные входы на портал и неудачные попытки входа с указанием причин.

На этой странице отображается только 20 последних записей. Каждая запись показывает, какое действие произведено, кто его выполнил, и когда произошло это событие. Вы также можете задать период, в течение которого хранятся данные. По умолчанию он составляет 180 дней.

Подраздел Журнал аудита в разделе настроек Безопасности позволяет просматривать список последних изменений (создание, модифицирование, удаление и т.д.), внесенных пользователями в элементы (задачи, возможные сделки, файлы и т.д.) на портале.

На этой странице отображается только 20 последних записей. Каждая запись показывает, какое действие произведено, кто его выполнил, и когда произошло это событие. Вы также можете задать период, в течение которого хранятся данные. По умолчанию он составляет 180 дней.

Раздел настроек Управление данными позволяет обеспечить безопасность данных и возможность их восстановления, а также управлять статусом портала. Этот раздел содержит три подраздела: Миграция, Резервное копирование и Деактивация/Удаление портала.

Изменение региона портала

Подраздел Миграция в разделе настроек Управление данными позволяет изменить местоположение сервера, на котором размещен ваш портал. Чем ближе к вам регион сервера территориально, тем выше будет скорость работы портала.

В настоящее время можно выбрать один из трех регионов: Европа (Франкфурт), Запад США (Орегон) и АТР (Сингапур). Для перехода из одного региона в другой:

• выберите из выпадающего списка нужный регион сервера,
• установите флажок Перенести также Почту, если требуется перенести и вашу почту,
  Перенос Почты может значительно увеличить время переноса портала. Кроме того, будет перенесена почта только за последние 30 дней. Поэтому вместо того, чтобы переносить сообщения, рекомендуется по завершении переноса портала настроить учетную запись еще раз.
• оповестите пользователей о переносе портала, оставив соответствующий флажок установленным,
• нажмите на кнопку Изменить регион сервера, чтобы начать перенос.

Перенос может занять некоторое время, в зависимости от объема данных на вашем портале. В ходе этого процесса портал будет недоступен. После того как перенос завершится, вы получите по электронной почте сообщение с новым адресом портала.

После миграции текущие пароли будут сброшены и пользователям портала нужно будет восстановить доступ. Пользователи получат оповещения на почту, которая указана в их профиле, и смогут использовать кнопку Задать пароль в этом сообщении, чтобы задать пароль, который будет использоваться для входа.

Подраздел Резервное копирование в разделе настроек Управление данными позволяет выполнить резервное копирование данных.

Резервное копирование данных

Чтобы вручную создать резервную копию данных портала, используйте раздел Резервное копирование данных:

1. выберите требуемое Хранилище для файлов резервных копий:
   • отметьте переключатель Временное хранилище, если по завершении резервного копирования вы хотите скачать резервную копию на локальный диск. Это можно будет сделать с помощью ссылки, появившейся ниже.
   • отметьте переключатель Документы и нажмите кнопку Выбрать рядом с полем, появившимся ниже. Откроется окно Выбрать папку. Укажите папку в разделе Общие документы, в которой надо сохранить резервную копию, и нажмите кнопку Ок.
   • отметьте переключатель Dropbox, Box, OneDrive, Google Drive и нажмите кнопку Выбрать рядом с полем, появившимся ниже. Откроется окно Выбрать папку. Укажите каталог стороннего ресурса, находящийся в разделе Общие документы, в который надо сохранить резервную копию, и нажмите кнопку Ок.
     Сторонний ресурс необходимо предварительно подключить к модулю Документы, а также открыть к нему доступ и поместить в раздел Общие документы. В противном случае опция Dropbox, Box, OneDrive, Google Drive будет неактивна.
   • отметьте переключатель Стороннее хранилище и выберите из списка один из доступных сервисов: Amazon AWS S3 (Amazon Simple Storage Service), Google Cloud Storage, Rackspace Cloud Storage или Selectel Облачное хранилище. В поля ниже введите данные, необходимые для доступа к выбранному стороннему хранилищу.
     Соответствующий сервис необходимо предварительно подключить в разделе Интеграция. В противном случае указанные ниже настройки будут неактивны.
     • Для сервиса Amazon AWS S3 доступны следующие поля:
       • Контейнер - уникальное имя контейнера Amazon, например, my-new-test-bucket-12345.
       • Регион - регион AWS, в котором хранится ваш контейнер Amazon, например, us-east-2.
       • Url-адрес сервиса - это необязательное свойство; измените его только в том случае, если вы хотите попробовать другую конечную точку сервиса. Оставьте это поле пустым, чтобы использовать значение по умолчанию.
       • Принудительно использовать стиль пути - если установлено значение true, запросы всегда будут использовать адресацию стиля пути. Оставьте это поле пустым, так как свойство Url-адрес сервиса не указывается.
       • Использовать Http - если для этого свойства установлено значение true, клиент пытается использовать протокол HTTP, если целевая конечная точка поддерживает это. По умолчанию задано значение false. Задайте значение true или оставьте это поле пустым, чтобы использовать значение по умолчанию.
       • Метод шифрования на стороне сервера - алгоритм шифрования на стороне сервера, используемый при хранении этого объекта в S3. Возможные значения:
         • Нет
         • Шифрование на стороне сервера - SSE-S3 (ваши ресурсы будут зашифрованы надежными ключами AES-256 GCM, по одному отдельному ключу для каждого объекта. Сами ключи зашифрованы циклически сменяющимся корневым ключом для дополнительной защиты) или SSE-KMS (ваши ресурсы будут зашифрованы с помощью гибкого механизма шифрования. Как и SSE-S3, он использует надежный метод шифрования AES-256, но предлагает более сложную и гибкую модель, предлагая отдельные разрешения для ключа KMS, функцию журнала аудита и возможность создавать уникальные пользовательские ключи). Для SSE-KMS, вы можете выбрать Управляемые ключи CMK - Стандартный ключ CMK, управляемый AWS или Ключ CMK, управляемый пользователем. Когда выбрана опция Ключ CMK, управляемый пользователем, необходимо указать Id ключа KMS.
         • Шифрование на стороне клиента - когда выбрана эта опция, необходимо указать Id ключа KMS.
     • Для сервиса Google Cloud Storage доступно следующее поле: Контейнер.
     • Для сервиса Rackspace Cloud Storage доступны следующие поля: Публичный контейнер, Приватный контейнер и Регион.
     • Для сервиса Selectel Облачное хранилище доступны следующие поля: Приватный контейнер и Публичный контейнер.
   При выборе опции Документы или Dropbox, Box, OneDrive, Google Drive размер файла резервной копии влияет на общее занятое дисковое пространство на портале.
2. установите флажок Включить Почту в резервную копию, если вы хотите также выполнить резервное копирование данных Почты. Это увеличит время выполнения резервного копирования и размер файла резервной копии, но, если эта опция отключена, данные модуля Почта будут потеряны после восстановления, и учетные записи придется подключать заново.
3. нажмите на кнопку Создать копию.

Когда резервное копирование завершится, вы найдете файл резервной копии в формате .tar.gz (имя-портала_дата_время.tar.gz) в указанной папке. Если вы выбрали Временное хранилище, ссылка для скачивания созданной резервной копии будет доступна в течение 24 часов.

Для автоматизации процесса резервного копирования используйте раздел Автоматическое резервное копирование:

1. отметьте переключатель Включить.
2. выберите требуемое Хранилище для файлов резервных копий (доступны те же опции, что указаны выше, кроме Временного хранилища, которое доступно только в разделе Резервное копирование данных).
3. установите флажок Включить Почту в резервную копию, если вы хотите также выполнять резервное копирование данных Почты.
4. укажите промежуток времени, через который необходимо создавать резервные копии: Каждый день с указанием нужного времени суток, Каждую неделю с указанием нужного дня недели и времени суток или Каждый месяц с указанием нужной даты и времени суток.
5. задайте Максимальное число хранимых резервных копий, выбрав нужное значение из выпадающего списка.
6. нажмите кнопку Сохранить.

Резервные копии будут создаваться автоматически с заданной периодичностью.

Восстановление данных

Для восстановления данных портала из предварительно созданного файла резервной копии с хешем (для облачной версии ONLYOFFICE Workspace Cloud 11.5 или более поздней версии),

1. Выберите Источник, в котором сохранена резервная копия.
   • выберите опцию Документы ONLYOFFICE и нажмите кнопку Выбрать ниже. В окне Выбрать файл выберите нужный файл резервной копии, сохраненный в разделе Общие, и нажмите кнопку OK.
   • выберите опцию DropBox, Box.com, OneDrive, Google Drive (сторонние сервисы, подключенные в модуле Документы, в том числе сервисы, подключенные по протоколу WebDAV) и нажмите кнопку Выбрать ниже. В окне Выбрать файл выберите нужный файл резервной копии, сохраненный в каталоге стороннего ресурса, и нажмите кнопку OK.
   • выберите опцию Стороннее хранилище, выберите нужное стороннее хранилище, предварительно подключенное в разделе Интеграция, и введите данные для доступа к выбранному хранилищу.
   • выберите опцию Локальный файл, нажмите кнопку Выбрать ниже и найдите нужный файл резервной копии, сохраненный на локальном диске.
     Вместо того чтобы выбирать файл резервной копии из определенного Источника, можно нажать на ссылку Показать список резервных копий под переключателями, чтобы выбрать нужный файл из истории резервного копирования (если файл резервной копии был вручную удален из хранилища, он не будет доступен в списке). Нажмите на ссылку Восстановить рядом с нужным файлом резервной копии. Чтобы удалить файл резервной копии из этого списка, нажмите на значок .
2. Оставьте установленным флажок Оповестить пользователей о восстановлении портала, чтобы оповестить пользователей портала;
3. Нажмите кнопку Восстановить.

После восстановления резервной копии в облачной версии текущие пароли будут сброшены и пользователям портала нужно будет восстановить доступ через почту, которая указана в их профиле, задав пароль который будет использоваться для входа.

Для получения дополнительной информации обратитесь к этой статье для облачной версии и для серверной версии.

Подраздел Деактивация/Удаление портала в разделе настроек Управление данными позволяет временно отключить или окончательно удалить портал.

Деактивация портала

Если по каким-то временным причинам вы решите не использовать портал, отключите его. Для этого:

1. нажмите на кнопку Деактивировать,
2. на адрес электронной почты владельца портала будет выслана ссылка для подтверждения операции. Перейдите по ссылке для подтверждения операции.

После этого ваш портал со всей сопутствующей информацией будет заблокирован, так что ни у кого не будет доступа к нему в течение определенного времени.

Повторно активировать портал можно будет в любой момент. Чтобы вернуться на портал и продолжить его использование, воспользуйтесь второй ссылкой, предоставленной в письме подтверждения. Поэтому, пожалуйста, храните это письмо в надежном месте.

Удаление портала

Если вы считаете, что не будете пользоваться порталом и хотели бы окончательно его удалить,

1. нажмите на кнопку Удалить, чтобы отправить запрос,
2. на адрес электронной почты владельца портала будет выслана ссылка для подтверждения операции. Перейдите по ссылке для подтверждения операции.

Все данные, сохраненные на портале, а также ваши регистрационные данные будут удалены. Повторно активировать портал или восстановить какие-то сопутствующие данные будет невозможно.

Раздел Интеграция служит для включения настроек LDAP и SSO, интеграции вашего портала со сторонними сервисами и настройки параметров SMTP.

Настройки LDAP

При использовании ONLYOFFICE Workspace первое, что надо сделать, - это создать учетные записи для всех сотрудников компании. Если она насчитывает более 50 человек, создание новых пользователей портала займет много времени. На вашем портале доступна опция Настройки LDAP, которая позволяет буквально за несколько минут импортировать в онлайн-офис нужных пользователей и группы с сервера LDAP (например, OpenLDAP Server или Microsoft Active Directory). В свою очередь, новым пользователям не придется запоминать новые логины и пароли, поскольку они смогут заходить на портал под своими учетными данными, сохраненными на сервере LDAP.

Заполните нужные поля и нажмите кнопку Сохранить.

Подробную информацию о каждом поле и соответствующих значениях можно найти в инструкциях для облачной версии и серверной версии.

Настройки единого входа

Раздел Единый вход позволяет включить/отключить возможность аутентификации с помощью доверенной третьей стороны на базе стандарта SAML, предоставляя пользователям более быстрый, простой и безопасный способ доступа на портал.

В общих чертах, технология единого входа позволяет пользователям осуществлять вход в систему только один раз, а затем получать доступ ко множеству приложений/сервисов без повторной аутентификации. Например, если на веб-портале существует несколько обширных независимых разделов (форум, чат, блог и т. д.) то, пройдя процедуру аутентификации в одном из сервисов, пользователь автоматически получает доступ ко всем остальным, что избавляет его от многократного ввода данных своей учётной записи.

Подробную информацию о настройке SSO можно найти в соответствующих статьях для облачной версии и серверной версии.

Интеграция со сторонними сервисами

Если вы используете SaaS-версию, параметры ключей авторизации для большинства сервисов, таких как Facebook, Twitter, Google, LinkedIn, Box, Dropbox, OneDrive, Bitly, Firebase и Yahoo, настраиваются автоматически, поэтому соответствующие переключатели неактивны. Вы можете сразу же подключить свой аккаунт Facebook/Google/LinkedIn/Twitter на странице вашего профиля или перейти к инструкциям, изложенным в этой статье, чтобы узнать, как подключать сторонние сервисы внутри модуля Документы.

На странице Сторонние сервисы в SaaS-версии вы можете подключить следующие сервисы:

• DocuSign - чтобы отправлять файлы из модуля Документы на получение электронной подписи сотрудникам портала.
• Twilio - чтобы иметь возможность звонить CRM-контактам прямо из браузера. Сервис Twilio также можно использовать для включения двухфакторной аутентификации.
• Amazon AWS S3, Google Cloud Storage, Rackspace Cloud Storage или Selectel Облачное хранилище - для резервного копирования и хранения данных портала.

Для получения дополнительной информации по интеграции со сторонними сервисами обратитесь к нашим инструкциям для SaaS-версии или серверной версии.

Настройка параметров SMTP

Подраздел Настройки SMTP позволяет настроить портал таким образом, чтобы оповещения по электронной почте отправлялись с помощью вашего собственного SMTP-сервера. Для этого:

• в поле Хост укажите доменное имя SMTP-сервера, который вы используете;
• в поле Порт укажите номер порта SMTP. Рекомендуется использовать порт 587 или 25.
• установите флажок Аутентификация, если для SMTP-сервера требуется аутентификация;
• в полях Логин и Пароль укажите логин и пароль для получения доступа к SMTP-серверу;
• установите флажок Аутентификация с помощью NTLM, чтобы иметь возможность логина через SaslMechanismNtlm;
• в поле Отображаемое имя отправителя имя отправителя, которое будет отображаться в поле От кого:;
• в поле Адрес email отправителя укажите адрес электронной почты отправителя;
• установите флажок Использовать SSL, чтобы использовать зашифрованное соединение;
• нажмите кнопку Сохранить.
  Чтобы проверить, правильные ли настройки указаны, нажмите на кнопку Тестовое письмо. Если настройки заданы правильно, вы получите Тестовое письмо для проверки настроек SMTP на адрес электронной почты, указанный в вашем профиле пользователя на портале.

Для получения дополнительной информации обратитесь к этой статье.

Раздел Статистика используется для представления и обобщения всех данных портала, чтобы можно было анализировать их и управлять ими.

Просмотр статистики портала

Здесь можно просмотреть следующие сведения:

• дата создания портала,
• количество активных пользователей, зарегистрированных на портале,
• дисковое пространство, разрешенное для выбранного тарифного плана (для SaaS-версии),
• базовая квота памяти для всех новых пользователей и список пользователей с объемом занятого пространства в каждом модуле (для SaaS-версии),
• общее используемое пространство,

  Можно также посмотреть дисковое пространство, используемое каждым модулем или инструментом онлайн-офиса.

• общее количество посещений за день,

  По умолчанию график Посещаемость показывает данные за последние 3 месяца. Можно изменить этот период, выбрав одну из доступных опций: за неделю, за месяц или за период, указав в соответствующих полях начальную и конечную дату.

Управление квотой памяти

Вы можете включить и установить базовую квоту памяти, которая будет применяться ко всем новым пользователям:

1. Выберите переключатель С квотой.
2. Задайте нужное значение в поле ввода и выберите единицу измерения из выпадающего списка (байт, Кб, Мб, Гб, Тб).
3. Нажмите кнопку Сохранить.

Для отключения квоты используется опция Без квоты. Кнопка Пересчитать позволяет пересчитать место, используемое пользователями.

Расположенный ниже список пользователей позволяет установить квоту для нескольких пользователей или для определенного пользователя в отдельности. Для простого поиска пользователей можно отфильтровать список по email (Активный, Ожидание), по типу (Администратор, Пользователь, Гость), или по группе. Также можно сортировать список по имени или фамилии или ввести нужное имя в поле поиска.

Чтобы задать квоту для нескольких пользователей:

1. Отметьте нужных пользователей в списке.
2. Нажмите расположенную выше кнопку Изменить квоту.
3. Задайте нужное значение в поле ввода и выберите единицу измерения из выпадающего списка (байт, Кб, Мб, Гб, Тб).
4. Нажмите кнопку с галочкой, чтобы сохранить настройки.

Чтобы задать квоту для определенного пользователя:

1. Нажмите надпись Без квоты справа от имени пользователя.
2. Выберите из выпадающего списка опцию Изменить квоту.
3. Задайте нужное значение в поле ввода и выберите единицу измерения из выпадающего списка (байт, Кб, Мб, Гб, Тб).
4. Нажмите кнопку с галочкой, чтобы сохранить настройки.