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  • Neue Portalmitglieder hinzufügen
  • Zugriffsrechte verwalten
  • Daten beim Löschen von Profilen neu zuweisen
  • Einstellungen des Moduls Personen ändern

Übersicht

Personen ist ein Modul, wo alle Portalmitglieder sowie Gruppen, zu denen sie gehören, angezeigt werden.

Es können zwei Typen der Mitglieder auf Ihrem Portal geben:

  • Benutzer - sie sind Portalmitglieder, die am Portalleben aktiv teilnehmen und ihren eigenen Inhalt erstellen können.
  • Gäste - sie sind externe Benutzer nur mit Leseberechtigung.

Jedes Mitglied hat einen der folgenden Status:

  • Aktiv - solche Mitglieder werden in der Hauptliste dargestellt, haben Ihre Registrierungs-E-Mail-Adresse bereits bestätigt, empfangen die E-Mail-Benachrichtigungen und können mit den anderen Portalmitgliedern zusammenarbeiten.

    Unter den aktiven Portalmitgliedern könnte es eine Gruppe der Mitglieder mit dem Status ausstehend geben. Solche Mitglieder wurden zum Portal hinzugefügt oder haben Ihre Registrierungs-E-Mail-Adresse auf ihrer Profilseite geändert, aber diese noch nicht bestätigt; sie können sich ins Portal einloggen und mit den anderen Portalmitgliedern zusammenarbeiten, aber sie werden keine E-Mail-Benachrichtigungen erhalten.

  • Deaktiviert - solche Portalmitglieder wurden in die Liste mit deaktivierten Mitgliedern übertragen, auf die man durch die Auswahl der entsprechenden Filteroption zugreifen kann; sie können sich ins Portal nicht mehr einloggen.
Die Administratoren mit Vollzugriff können den Typ und Status der Portalmitglieder ändern, indem sie diese in der Liste wählen und auf den Button 'Typ ändern' oder 'Status ändern' auf ihrer Profilseite klicken. Bitte beachten Sie, dass es unmöglich ist, den Typ für die Administratoren zu ändern.

Benutzerprofil bearbeiten

Jedes aktive Portalmitglied kann sein eigenes Profil bearbeiten. Dafür führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Klicken Sie auf den Link mit Ihrem Namen in der rechten oberen Ecke.
  2. Wählen Sie die Option Profil.
  3. Klicken Sie auf den Button Bild bearbeiten im unteren Bereich des aktuellen Profilfotos, um ein anderes Bild zu wählen, das als Avatarfoto genutzt wird.
  4. Klicken Sie aufs Symbol Symbol Aktionen über Ihr Foto und wählen sie eine der folgenden Optionen abhängig von Ihrem Zweck:
    • Bearbeiten - um personenbezogene Informationen, die auf der Profilseite angezeigt sind, zu ändern: Vor- oder Nachnamen, Registrierungsdatum, Position, Standort, Geschlecht, Geburtsdatum, Kontaktdetails, Avatarfoto.
    • Kennwort ändern - um Ihr Kennwort, das Sie zum Einloggen ins Portal nutzen, zu ändern (Sie können es auch mit einem Klick auf das Symbol Symbol Bearbeiten neben dem aktuellen Kennwort auf Ihrer Profilseite tun).
    • E-Mail-Adresse ändern - um Ihre Registrierungs-E-Mail-Adresse zu ändern (Sie können es auch mit einem Klick aufs Symbol Symbol Bearbeiten neben der aktuellen Adresse auf Ihrer Profilseite tun).
    • Avatar bearbeiten - um einen Bildbereich zu wählen, der als Ihr Avatarfoto angezeigt wird.
    • Mein Profil löschen - um die Anleitung dazu per E-Mail zu erhalten.
Profil bearbeiten Profil bearbeiten

Falls die Zwei-Faktor-Authentifizierung in den Portaleinstellungen aktiviert ist, können Sie Ihre Haupttelefonnummer ändern. Nachdem Sie aufs Symbol Symbol Telefonnummer ändern klicken, wird das Informationsfenster angezeigt. Klicken Sie auf OK. Sie werden zu einer Seite weitergeleitet, wo Sie eine neue Telefonnummer eingeben können. Klicken Sie auf den Button Nummer eingeben, um sie zu speichern. Eine SMS mit dem Bestätigungscode wird an Ihr neues Mobiltelefon geschickt.

Die Administratoren mit Vollzugriff können nicht nur ihre eigenen Profile, sondern auch die Profile anderer Portalmitglieder bearbeiten. Dafür müssen sie die folgenden Schritte ausführen:
  1. die gewünschte Person in der Liste mit den Portalmitgliedern finden und ihre Profilseite öffnen,
  2. aufs Symbol Symbol Aktionen neben dem Namen des Portalmitglieds klicken und eine der verfügbaren Optionen wählen (sie fallen mit den oben aufgelisteten Optionen zusammen, der einzige Unterschied besteht in der Option Deaktivieren, die zum Übertragen des Portalmitglieds in die Liste mit deaktivierten Mitgliedern, die sich ins Portal nicht mehr einloggen können, dient).

Als Portalmitglied können Sie auch die Portalsprache in Ihrem Konto ändern. Dafür öffnen sie Ihre Profilseite und wählen Sie eine der verfügbaren Optionen im Listenmenü Sprache. Standardmäßig wird das Portal in der Sprache angezeigt, die in den allgemeinen Portaleinstellungen von einem Administrator mit Vollzugriff gewählt wurde.

Sie können die Liste mit den bereits verfügbaren Sprachen sowie mit denjenigen, die auf Ihrem Portal in der nächsten Zukunft verfügbar sein werden, in der Sektion Tipps und Tricks des Hilfe-Centers finden. Wenn Sie einen Beitrag zur Online-Office-Übersetzung leisten möchten, lesen Sie unsere Benutzeranleitung, um zu erfahren, wie Sie es machen können.
Sprache ändern Sprache ändern

Um Ihnen das Einloggen ins Portal zu erleichtern, können Sie eines Ihrer Konten in sozialen Netzwerken wie Google, Facebook, Twitter oder LinkedIn anschließen. Um es anzuschließen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Öffnen Sie Ihre Profilseite mit einem Klick auf den Link mit Ihrem Namen in der rechten oberen Ecke und durch die Auswahl der Option Profil.
  2. Klicken Sie auf den Link Anschließen unter dem Symbol des gewünschten sozialen Netzwerks.
  3. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und das Kennwort in die entsprechenden Felder im geöffneten Fenster ein.
  4. Mit einem Klick auf den entsprechenden Button erlauben Sie Online-Office auf Ihre Kontodaten zuzugreifen.

Es ist auch möglich Ihre Anmeldungen in allen Portalmodulen auf Ihrer Profilseite zu verwalten. Um die ganze Liste mit dem Portalinhalt, auf den Sie angemeldet sind, zu sehen, klicken Sie auf den Link Einblenden neben der Überschrift Anmeldungen. Hier können Sie sich vom Inhalt abmelden, für den Sie sich nicht mehr interessieren, und das Kanal ändern, durch das Sie über die Änderungen informiert werden, wenn Sie einen der verfügbaren Benachrichtigungstypen wählen: per Chat, E-Mail oder beides. Weitere Informationen finden Sie in der Sektion Tipps und Tricks.

Anmeldungen verwalten Anmeldungen verwalten

Neue Portalmitglieder hinzufügen

Als Administrator mit Vollzugriff können Sie neue Mitglieder dem Portal hinzufügen.

Wenn Sie Ihr Portal vor kurzem erstellt und noch keine Benutzer hinzugefügt haben, ist die Schaltfläche Benutzer zum Portal einladen Symbol Benutzer zu dem Portal einladen im linken Seitenbereich in jedem Portalmodul verfügbar. Es ermöglicht Ihnen, schnell und einfach neue Mitglieder zu Ihrem Portal einzuladen, damit sie dem Portal beitreten können:

  1. klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzer zum Portal einladen Symbol Benutzer zu dem Portal einladen,

    Der Einladungslink wird sofort in die Zwischenablage kopiert und das Fenster Einladungslink wird geöffnet, in dem Sie zusätzliche Linkeinstellungen anpassen können:

    • aktivieren Sie das Kontrollkästchen Benutzer als Gäste hinzufügen, um Personen einzuladen, die nur Leseberechtigungen für Ihr Portal haben (wenn Sie möchten, dass diese Personen Portalinhalte erstellen können, lassen Sie dieses Kontrollkästchen deaktiviert). Nachdem Sie diesen Parameter geändert haben, vergessen Sie nicht, den erneuerten Link mit der Option Link kopieren zu kopieren,
    • Sie können auch die Option verkürzten Link bekommen verwenden, der sich besser zum Hinzufügen zu Ihrer Nachricht eignet
  2. fügen Sie den kopierten Link in Ihre Einladungsnachricht ein und senden Sie ihn oder teilen Sie den Link über soziale Netzwerke mit den entsprechenden Symbolen im Fenster Einladungslink.

Der Link ist nur 7 Tage gültig.

Später können Sie im Modul Personen auf die Schaltfläche Zusätzliche Optionen Schaltfläche in der linken oberen Ecke klicken und die Option Einladungslink auswählen, um den Einladungslink zu kopieren und das entsprechende Fenster zu öffnen.
Einladungslink senden Einladungslink senden
Benutzer manuell hinzufügen

Sie können Portalmitglieder auch nacheinander manuell hinzufügen:

  1. klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen in der linken oberen Ecke des Moduls Personen,
  2. wählen Sie in der Drop-Down-Liste die Option Benutzer oder Gast aus,
  3. füllen Sie die mit einem Stern gekennzeichneten Felder aus - Vor- und Nachname sowie E-Mail-Adresse.

    Beim Erstellen eines Benutzers können Sie eine vorhandene E-Mail-Adresse angeben oder eine neue E-Mail auf der zuvor im Modul E-Mail verbundenen Domain erstellen. Für einen Gast können Sie nur eine vorhandene E-Mail-Adresse angeben. Um ein neues Postfach für einen Benutzer zu erstellen, klicken Sie auf den Link E-Mail in der Domain erstellen. Geben Sie im Eingabefeld einen Benutzernamen für das neue Postfach ein. Wenn Sie mehrere Domains im Modul E-Mail verbunden haben, wählen Sie die erforderliche Domain aus der Drop-Down-Liste aus.

    Beim Anlegen eines Benutzers/Gastes ist es auch möglich, ein temporäres Kennwort zu erstellen, damit der Benutzer/Gast zum ersten Mal auf das Portal zugreifen kann (er/sie kann dieses Kennwort später auf seiner/ihrer Profilseite ändern). Um ein Kennwort zu erstellen, klicken Sie auf den Link Kennwort festlegen. Sobald Sie auf diesen Link klicken, wird das Feld obligatorisch. Sie können ein Kennwort manuell eingeben oder automatisch generieren. Das Kennwort wird während der Eingabe validiert, seine Übereinstimmung mit den Anforderungen an die Kennwortstärke wird durch Farbe angezeigt. Um automatisch ein neues Kennwort zu generieren, klicken Sie auf das Symbol Kennwort generieren. Die Anforderungen für die Kennwortgenerierung und -validierung werden durch die Einstellungen der Kennwortstärke bestimmt, die in den Sicherheitseinstellungen des Portals angegeben sind.

    Das Kennwort muss mindestens 8, jedoch nicht länger als 30 Zeichen lang sein.

    Die angegebene E-Mail und das Kennwort können in die Zwischenablage kopiert werden, indem Sie auf den Link E-Mail und Passwort kopieren klicken.

    Sie können auch eine Gruppe (oder sogar mehrere Gruppen) auswählen, zu denen der Benutzer/Gast gehören soll, seinen/ihren Titel und Standort eingeben, ein Avatar-Foto hochladen usw. Das Registrierungsdatum ist standardmäßig auf das aktuelle Datum eingestellt, aber Sie können es ändern, indem Sie in dieses Feld klicken.
  4. klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
Benutzer hinzufügen Benutzer hinzufügen

Danach wird die Profilseite des neu hinzugefügten Mitglieds geöffnet und eine E-Mail-Benachrichtigung mit einem Link zum Zugang zum Portal wird an ihn/sie gesendet. Das neue Portalmitglied erhält den Status ausstehend, bis er/sie seine/ihre Registrierungs-E-Mail-Adresse bestätigt. In der Mitgliederliste des Portals wird er/sie mit dem Symbol Anstehend Symbol auf seinem Avatar-Foto gekennzeichnet. Nach der E-Mail-Bestätigung erhalten die Gäste das Symbol Gast Symbol auf ihrem Avatar-Foto und die Administratoren erhalten das Symbol Administrator Symbol. Der Portalbesitzer ist mit dem Symbol Besitzer Symbol gekennzeichnet.

Der in der Benachrichtigung gesendete Link ist nur 7 Tage gültig. Wenn der Benutzer die Registrierung nicht rechtzeitig abschließen kann, indem er/sie dem Link folgt, können Sie diese Benachrichtigung erneut senden, indem Sie auf seiner Profilseite auf den Link Einladung erneut senden klicken. Wenn mehrere Benutzer das für die E-Mail-Bestätigung angegebene Zeitlimit überschritten haben, klicken Sie oben links auf die Schaltfläche Zusätzliche Optionen Schaltfläche und wählen Sie die Option Einladungen erneut senden oder wählen Sie die gewünschten Mitglieder in der Liste aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Link zum Aktivieren erneut senden oben.

Benutzer importieren

Um Ihre Zeit zu sparen, können Sie auch alle Benutzer auf einmal aus den folgenden Quellen hinzufügen:

Sie können auch alle Gäste auf einmal hinzufügen. Für weitere Informationen dazu öffnen Sie diese Benutzeranleitung.
Gruppen erstellen

Beim Hinzufügen der Portalmitglieder müssen Sie bestimmt auch neue Gruppen erstellen. Dafür führen Sie diese Schritte aus:

  1. Klicken Sie auf den Button Erstellen... in der linken oberen Ecke im Modul Personen.
  2. Wählen Sie die Option Gruppe im Listenmenü.
  3. Geben Sie den Titel der Gruppe ins mit dem Sternchen markierte Feld ein.
  4. Wählen Sie den Leiter der Gruppe, klicken Sie dafür auf den Link Benutzer wählen und wählen Sie die vorhandenen Benutzer/Gäste oder erstellen Sie ein neues Profil.
  5. Fügen Sie die Mitglieder der Gruppe hinzu, klicken Sie dafür auf den Link Mitglieder hinzufügen und wählen Sie die vorhandenen Benutzer/Gäste oder erstellen Sie neue Profile nacheinander.
  6. Klicken Sie auf den Button Hinzufügen.
Gruppen hinzufügen Gruppen hinzufügen

Zugriffsrechte verwalten

Es gibt drei Hauptzugriffsebenen in Online-Office: Gast mit Leseberechtigung, Benutzer mit den Grundprivilegien und Administrator mit den erweiterten Privilegien.

Unter den Administratoren gibt es:

  • Moduladministratoren, die ein bestimmtes Modul oder mehrere Module verwalten.
  • Administratoren mit Vollzugriff, die alle Portalmodule verwalten.
  • Portalbesitzer, der das ganze Portal unter Kontrolle hält.

Eigentlich ist der Portalbesitzer die Person, die das Portal erstellt hat. Wenn er ein anderes Portalmitglied in diese Stelle einsetzen möchte, muss er diese Schritte ausführen:

  1. Schalten Sie auf die Portaleinstellungen durch die Auswahl der Option Einstellungen im oberen Menü um.
  2. Erweitern Sie die Sektion Sicherheit im linken Seitenbereich und wählen Sie die Sektion Zugriffsrechte.
  3. Wählen Sie eine Person im Listenmenü unter Ihrem Foto.
  4. Klicken Sie auf den Button Portalbesitzer ändern.
  5. Prüfen Sie Ihr E-Mail-Postfach auf neue Nachrichten und folgen Sie dem Bestätigungslink aus der empfangenen E-Mail-Nachricht.
Portalbesitzer ändern Portalbesitzer ändern

Der Portalbesitzer hat dieselben Berechtigungen wie ein Administrator mit Vollzugriff und kann die folgenden Operationen durchführen:

Administrator mit Vollzugriff Portalbesitzer
Portalmitglieder hinzufügen
Mitgliederprofile bearbeiten
Moduladministratoren ernennen
allgemeine und Einrichtungseinstellungen ändern
(sehen Sie Portalkonfigurierung)
Portalstatistik durchsehen (sehen Sie Portalkonfigurierung)
+
Portalbesitzer ändern
Backup von Portaldaten erstellen
(sehen Sie Tipps und Tricks)
Portal deaktivieren/löschen
(sehen Sie Portalkonfigurierung)
Region des Servers ändern (sehen Sie Portalkonfigurierung)

Nachdem ein Portalmitglied zum Portal hinzugefügt wurde, erhält es die Benutzer- bzw. Gastzugriffsrechte. Die Administratoren mit Vollzugriff können die Administratorprivilegien nur den Benutzern erteilen. Dafür muss einer von ihnen die folgenden Schritte ausführen:

  1. Schalten Sie auf die Portaleinstellungen durch die Auswahl der Option Einstellungen im oberen Menü um.
  2. Wählen Sie die Option Zugriffsrechte im linken Seitenbereich.
  3. Klicken Sie auf den Link Einblenden neben der Überschrift Administratoren.
  4. Klicken Sie auf den Link Benutzer wählen unter der Liste mit den Administratoren.
  5. Wählen Sie eine oder mehrere Personen aus der Liste mit bestehenden Benutzern/Gästen oder erstellen Sie einen neuen Administrator, klicken Sie dafür auf den Link Neues Profil erstellen.
  6. Klicken Sie auf den Button Speichern.
  7. Die gewählte(n) Person(en) wird den maximalen Zugriff auf alle Portalmodule standardmäßig erhalten; um ihren Zugriff einzuschränken, deaktivieren Sie erst das Kontrollkästchen Voller Zugriff und dann die Felder, die den Modulen entsprechen, auf die Sie keinen Administratorzugriff erteilen möchten.
Administratoren hinzufügen Administratoren hinzufügen
Berechtigungen für die Module Dokumente, CRM, Community, Personen und E-Mail

Diese Struktur der Zugriffsrechte - Gast/Benutzer/Administrator - ist für die folgenden Portalmodule gültig:

  • Dokumente
  • CRM
  • Community
  • Personen
Die Gäste haben überhaupt keinen Zugriff auf die Module 'CRM' und 'Personen'. Sie können nur ihr eigenes Profil durchsehen und bearbeiten.

Die Hauptberechtigungen sind in der Tabelle unten aufgelistet:

Dokumente CRM Community Personen
Gäste für alle Portalmitglieder zugängliche Dateien durchsehen, Dateien aus dem Ordner 'Gemeinsame Dokumente' und für sie freigegebene Dokumente herunterladen Kommentare zu vorhandenen Beiträgen hinzufügen, Dateien zu Kommentaren beifügen eigenes Profil bearbeiten
Benutzer Dateien und Ordner in der Sektion 'Meine Dokumente' erstellen/bearbeiten/verwalten/freigeben, Dateien in 'Gemeinsamen Dokumenten' durchsehen neuen Inhalt hinzufügen und eigenen bearbeiten neuen Modulinhalt erstellen und eigenen bearbeiten eigenes Profil bearbeiten, Profile anderer Portalmitglieder durchsehen (sehen Sie NB)
Moduladministrator +
Dateien und Ordner in der Sektion 'Gemeinsame Dokumente' erstellen/bearbeiten/verwalten/freigeben
+
Moduleinstellungen konfigurieren, Daten importieren/exportieren, E-Mail-Nachrichten an CRM-Kontakte massenweise senden, den ganzen Modulinhalt durchsehen/bearbeiten
+
den ganzen Modulinhalt moderieren
Die erweiterten Berechtigungen im Modul 'Personen' sind nur für die Administratoren mit Vollzugriff und den Portalbenutzer verfügbar und schließen das Folgende ein: Benutzer hinzufügen/einladen, Gruppen erstellen und Profile anderer Benutzer bearbeiten.

Die Struktur der Zugriffsrechte im Modul Projekte ist komplizierter und beinhaltet fünf Ebenen:

  • Gast - ein externer Benutzer mit Leseberechtigung.
  • Benutzer - ein Portalmitglied, das an keinem einzigen (oder bestimmten) Projekt teilnimmt.
  • Projektteammitglied
  • Projektleiter
  • Moduladministrator

Die Hauptberechtigungen sind in der Tabelle unten aufgelistet.

Gast/Benutzer Teammitglied Projektleiter Moduladministrator
für alle Portalmitglieder zugängliche Projekte oder private (wo er ein Projektteammitglied ist) durchsehen, Kommentare hinterlassen und sich für Aufgaben und Diskussionen in den Projekten, auf die er zugreifen kann, anmelden +
eigene Aufgaben erstellen/zuweisen/verwalten, Diskussionen eröffnen, eigene Dateien hinzufügen/löschen
+
Projektteam verwalten, Inhalt des ganzen Projekts erstellen/bearbeiten, Status des Projekts ändern, Zugriffsrechte für Teammitglieder festlegen (nur für private Projekte)
+
Projekt erstellen/bearbeiten/löschen, Projektleiter ernennen, Projektvorlagen erstellen/bearbeiten

Die Portaltools - E-Mail, Chat, Kalender, Feed - sind für alle Portalmitglieder verfügbar. Die Gäste können jedes Tool außer der E-Mail verwenden.

Daten beim Löschen von Profilen neu zuweisen

Was passiert mit den Daten ohne Neuzuweisung

Wenn Sie beim Löschen deaktivierter Benutzer keine Daten neu zuweisen, werden auch die zugehörigen Inhalte, die von einem Benutzer im Portal erstellt wurden, wie folgt gelöscht:

  • Im Modul Dokumente werden persönliche Dokumente/Ordner gelöscht, vom Benutzer erstellte allgemeine Dokumente werden neu zugewiesen:
    • Persönliche Dokumente und Ordner, die für andere Benutzer (einschließlich Administratoren) nicht zugänglich sind, werden gelöscht.
    • Persönliche Dokumente und Ordner, die mit anderen Benutzern geteilt wurden, werden gelöscht.
    • Dokumente/Ordner, die vom Benutzer im Abschnitt Gemeinsame Dokumente erstellt wurden, werden nicht gelöscht, aber ihre Besitzrechte werden dem Administrator zugewiesen, der die Löschung des Benutzers veranlasst.
  • Im Modul E-Mail werden E-Mails und Postfächer gelöscht.
  • Im Modul Chat werden vom Benutzer gesendete Nachrichten und Dateien gelöscht.
  • Im Modul CRM wird der gelöschte Benutzer auch aus der Liste der für einen Kontakt zuständigen Manager gelöscht. Die vom gelöschten Benutzer erstellten Berichte werden gelöscht (wie auch die persönlichen Dokumenten). Andere CRM-Entitäten, die sich auf den gelöschten Benutzer beziehen, sind nicht betroffen.
  • Im Modul Projekte sind alle Entitäten, die sich auf den gelöschten Benutzer beziehen, nicht betroffen (z.B. bleibt der Name des gelöschten Benutzers unter anderen Benutzern, die für eine offene Aufgabe verantwortlich sind).

Um das Löschen von Daten zu vermeiden, können Sie einem aktiven Benutzer Dokumente, Projekte und CRM-Entitäten neu zuweisen.

Derzeit ist die Option zur Neuzuweisung von Daten nur für Benutzer mit dem Status Deaktiviert verfügbar. Es ist nicht möglich, die Daten eines aktiven Benutzers neu zuzuweisen.
Was passiert mit den Daten nach der Neuzuweisung

Nachdem Sie Daten neu zugewiesen und einen Benutzer gelöscht haben, werden die folgenden Inhalte übertragen/gespeichert:

  • Modul Dokumente
    • Persönliche Dokumente, die anderen Portalbenutzern zur Verfügung stehen, werden in den Abschnitt Meine Dokumente des ausgewählten aktiven Benutzers übertragen, wo ein neuer Ordner mit dem Namen "Dokumente des Benutzers Merelin Linsdom" erstellt wird. Alle anderen Portalbenutzern gewährten Zugriffsrechte bleiben unverändert;
    • Die Inhaberschaft für die vom deaktivierten Benutzer erstellten Dokumente im Abschnitt Gemeinsame Dokumente wird dem ausgewählten Benutzer neu zugewiesen;
    • Dokumente aus dem Abschnitt Dokumente der Projekte, die vom deaktivierten Benutzer erstellt wurden, bleiben erhalten, der Inhaber wird nicht geändert.
  • Modul Projekte
    • Aktive/angehaltene Projekte, offene Meilensteine und Aufgaben werden dem ausgewählten aktiven Benutzer neu zugewiesen.
  • Modul CRM
    • Kontakte, offene Aufgaben und nicht geschlossene Verkaufschancen werden dem ausgewählten aktiven Benutzer neu zugewiesen. Der angegebene Benutzer wird auch als Teilnehmer zu offenen Veranstaltungen des deaktivierten Benutzers hinzugefügt.

Nachdem Sie Daten neu zugewiesen und einen Benutzer gelöscht haben, werden die folgenden Inhalte gelöscht:

  • Persönliche Dokumente, die im Modul Dokumente nicht mit anderen Benutzern geteilt wurden;
  • E-Mails und Postfächer im Modul E-Mail;
  • Nachrichtenhistorie und gesendete Dateien im Modul Chat;
  • Abgeschlossene Projekte, Meilensteine, Aufgaben im Modul Projekte;
  • Geschlossene Aufgaben und Möglichkeiten im Modul CRM.
Löschen eines einzelnen Benutzers

Um einen einzelnen Benutzer zu löschen,

  1. Öffnen Sie die Liste der deaktivierten Benutzer, indem Sie den entsprechenden Status im Filter oben auswählen.
  2. Klicken Sie neben dem deaktivierten Benutzer auf die Schaltfläche Aktionen Symbol Aktionen.
  3. Wählen Sie im Menü die Option Profil löschen aus.
  4. Ein Bestätigungsfenster öffnet sich, in dem Sie aufgefordert werden, die Daten des Benutzers neu zuzuweisen:
    Profil löschen Profil löschen
  5. Klicken Sie im Bestätigungsfenster auf die Schaltfläche Daten neu zuweisen.
  6. Eine neue Seite wird geöffnet, auf der Sie einen Portalbenutzer auswählen können, dem Sie Daten neu zuweisen möchten. Wählen Sie den erforderlichen aktiven Benutzer aus der Liste aus.
  7. Das Kontrollkästchen Profil löschen, wenn die Neuzuordnung abgeschlossen ist ist standardmäßig aktiviert, sodass das Profil nach der Neuzuweisung automatisch gelöscht werden kann.
  8. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu zuweisen.
    Daten neu zuweisen Daten neu zuweisen

    Jetzt können Sie diese Seite schließen. Sobald der Neuzuweisungsprozess abgeschlossen ist, werden Sie per E-Mail benachrichtigt. Wenn Sie das Kontrollkästchen Profil löschen, wenn die Neuzuordnung abgeschlossen ist deaktiviert haben, können Sie zur Liste der deaktivierten Benutzer zurückkehren und den Benutzer manuell löschen, ohne seine Daten zu verlieren.

Mehrere Benutzer löschen

Die Neuzuweisung von Daten ist eine individuelle Aktion, d.h. wenn Sie mehrere Benutzer gleichzeitig löschen möchten, müssen Sie die Daten zuvor für jeden einzeln Benutzer neu zuweisen.

Um die Daten eines deaktivierten Benutzers neu zuzuweisen,

  1. Klicken Sie neben dem deaktivierten Benutzer auf die Schaltfläche Aktionen Symbol Aktionen.
  2. Wählen Sie im Menü die Option Daten erneut zuweisen aus.
  3. Eine neue Seite wird geöffnet, auf der Sie einen Portalbenutzer auswählen können, dem Sie Daten neu zuweisen möchten. Wählen Sie den erforderlichen aktiven Benutzer aus der Liste aus.
  4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Profil löschen, wenn die Neuzuordnung abgeschlossen ist, um das Profil nach der Neuzuweisung der Daten automatisch zu löschen.
  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu zuweisen.

Nachdem Sie alle erforderlichen Daten neu zugewiesen haben (wenn Sie das Kontrollkästchen Profil löschen, wenn die Neuzuordnung abgeschlossen ist nicht aktiviert haben), können Sie zur Liste der deaktivierten Benutzer zurückkehren, die Benutzer markieren, die Sie löschen möchten, und auf die Schaltfläche Löschen über der Benutzerliste klicken, um mehrere Benutzer gleichzeitig zu entfernen, ohne deren Daten zu verlieren.

Einstellungen des Moduls Personen ändern

Als Portalbesitzer oder Administrator mit Vollzugriff können Sie den Zugriff auf den Modul Personen für einige Benutzer begrenzen oder diesen Modul deaktivieren, falls Sie es nicht brauchen. Dafür mussen Sie die folgenden Schritte ausführen:

  1. Klicken Sie auf den Link Einstellungen in der linken Seitenwand,
  2. Wählen Sie die Sektion Zugriffsrechte auf dem Portal,
  3. Gehen Sie zur Sektion Personen,
  4. Aktivieren Sie das Optionsfeld Benutzer aus der Liste,
  5. Wählen Sie die Benutzer, denen Sie den Zugriff gewähren möchten,

    Dafür nutzen Sie eine der verfügbaren Option;

    • nutzen Sie den Link Benutzer hinzufügen, wenn Sie den Zugriff einem oder mehreren Benutzern gewähren möchten;
    • nutzen Sie den Link Gruppe hinzufügen, wenn Sie den Zugriff allen Portalbenutzern oder einer/mehreren Gruppen gewähren möchten.
Deaktivieren des Moduls Personen

Um das Modul Personen zu deaktivieren, wechseln Sie einfach zum Abschnitt Module und Tools, wählen Sie die entsprechende Option im linken Bereich aus, deaktivieren Sie das Modul Personen und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

Wenn das Modul Personen deaktiviert ist, kann jedes Portalmitglied nur auf sein/ihr eigenes Profil zugreifen.
Change People Module Settings Change People Module Settings
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