Personen ist ein Modul, wo alle Portalmitglieder sowie Gruppen, zu denen sie gehören, angezeigt werden.

Es können zwei Typen der Mitglieder auf Ihrem Portal geben:

• Benutzer - sie sind Portalmitglieder, die am Portalleben aktiv teilnehmen und ihren eigenen Inhalt erstellen können.
• Gäste - sie sind externe Benutzer nur mit Leseberechtigung.

Jedes Mitglied hat einen der folgenden Status:

• Aktiv - solche Mitglieder werden in der Hauptliste dargestellt, haben Ihre Registrierungs-E-Mail-Adresse bereits bestätigt, empfangen die E-Mail-Benachrichtigungen und können mit den anderen Portalmitgliedern zusammenarbeiten.
• Ausstehend - solche Personen wurden dem Portal hinzugefügt oder haben ihre Registrierungs-E-Mail-Adresse auf ihrer Profilseite geändert, dies aber noch nicht bestätigt. Sie können sich beim Portal anmelden und mit anderen Mitgliedern zusammenarbeiten, erhalten jedoch keine E-Mail-Benachrichtigungen.
  Wenn Sie die Cloud-Version verwenden, werden Benutzer mit dem Status Ausstehend in die Gesamtzahl der aktiven Benutzer auf der Seite Preise Ihres Portals aufgenommen.
• Deaktiviert - solche Portalmitglieder wurden in die Liste mit deaktivierten Mitgliedern übertragen, auf die man durch die Auswahl der entsprechenden Filteroption zugreifen kann; sie können sich ins Portal nicht mehr einloggen.

Jedes aktive Portalmitglied kann sein eigenes Profil bearbeiten. Dafür führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Klicken Sie auf den Link mit Ihrem Namen in der rechten oberen Ecke.
2. Wählen Sie die Option Profil.
3. Klicken Sie auf den Button Bild bearbeiten im unteren Bereich des aktuellen Profilfotos, um ein anderes Bild zu wählen, das als Avatarfoto genutzt wird.
4. Klicken Sie aufs Symbol über Ihr Foto und wählen sie eine der folgenden Optionen abhängig von Ihrem Zweck:
   • Bearbeiten - um personenbezogene Informationen, die auf der Profilseite angezeigt sind, zu ändern: Vor- oder Nachnamen, Registrierungsdatum, Position, Standort, Geschlecht, Geburtsdatum, Kontaktdetails, Avatarfoto.
   • Kennwort ändern - um Ihr Kennwort, das Sie zum Einloggen ins Portal nutzen, zu ändern (Sie können es auch mit einem Klick auf das Symbol neben dem aktuellen Kennwort auf Ihrer Profilseite tun).
     Standardmäßig muss das Kennwort mindestens 8, aber nicht mehr als 120 Zeichen lang sein.
   • E-Mail-Adresse ändern - um Ihre Registrierungs-E-Mail-Adresse zu ändern (Sie können es auch mit einem Klick aufs Symbol neben der aktuellen Adresse auf Ihrer Profilseite tun).
   • Avatar bearbeiten - um einen Bildbereich zu wählen, der als Ihr Avatarfoto angezeigt wird.
   • Mein Profil löschen - um die Anleitung dazu per E-Mail zu erhalten.

Falls die Zwei-Faktor-Authentifizierung in den Portaleinstellungen aktiviert ist, können Sie Ihre Haupttelefonnummer ändern. Nachdem Sie aufs Symbol klicken, wird das Informationsfenster angezeigt. Klicken Sie auf OK. Sie werden zu einer Seite weitergeleitet, wo Sie eine neue Telefonnummer eingeben können. Klicken Sie auf den Button Nummer eingeben, um sie zu speichern. Eine SMS mit dem Bestätigungscode wird an Ihr neues Mobiltelefon geschickt.

Als Portalmitglied können Sie auch die Portalsprache in Ihrem Konto ändern. Dafür öffnen Sie Ihre Profilseite und wählen Sie eine der verfügbaren Optionen im Listenmenü Sprache. Standardmäßig wird das Portal in der Sprache angezeigt, die in den allgemeinen Portaleinstellungen von einem Administrator mit Vollzugriff gewählt wurde.

Um Ihnen das Einloggen ins Portal zu erleichtern, können Sie eines Ihrer Konten in sozialen Netzwerken wie Google, Facebook, Twitter oder LinkedIn anschließen. Um es anzuschließen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Öffnen Sie Ihre Profilseite mit einem Klick auf den Link mit Ihrem Namen in der rechten oberen Ecke und durch die Auswahl der Option Profil.
2. Klicken Sie auf den Link Anschließen unter dem Symbol des gewünschten sozialen Netzwerks.
3. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und das Kennwort in die entsprechenden Felder im geöffneten Fenster ein.
4. Mit einem Klick auf den entsprechenden Button erlauben Sie Online-Office auf Ihre Kontodaten zuzugreifen.

Im Abschnitt Thema der Benutzeroberfläche können Sie das bevorzugte Thema der Benutzeroberfläche auswählen: Hell, Dunkel oder Wie im System (um automatisch zwischen hellen und dunklen Themen entsprechend Ihren Systemeinstellungen zu wechseln).

Es ist auch möglich, Ihre Anmeldungen in allen Portalmodulen auf Ihrer Profilseite zu verwalten. Um die ganze Liste mit dem Portalinhalt, auf den Sie angemeldet sind, zu sehen, klicken Sie auf den Link Einblenden neben der Überschrift Anmeldungen. Hier können Sie sich vom Inhalt abmelden, für den Sie sich nicht mehr interessieren, und den Kanal ändern, durch den Sie über die Änderungen informiert werden, wenn Sie einen der verfügbaren Benachrichtigungstypen wählen: per Chat, E-Mail oder beides. Weitere Informationen finden Sie in der Sektion Tipps und Tricks.

Sie können auch Tooltips deaktivieren oder aktivieren, die auf dem Bildschirm erscheinen, damit Sie sich bei der ersten Anmeldung mit den Grundfunktionen jedes Moduls vertraut machen, oder um Sie über neu hinzugefügte Funktionen zu informieren. Klicken Sie auf den Link Einblenden neben der Beschriftung QuickInfo und klicken Sie auf den Umschalter. Die Tooltips werden für alle Module gleichzeitig aktiviert oder deaktiviert.

Als Administrator mit Vollzugriff können Sie neue Mitglieder dem Portal hinzufügen.

Einladungslink verwenden

Wenn Sie Ihr Portal vor kurzem erstellt und noch keine Benutzer hinzugefügt haben, ist die Schaltfläche Benutzer zu dem Portal einladen im linken Seitenbereich in jedem Portalmodul verfügbar. Es ermöglicht Ihnen, schnell und einfach neue Mitglieder zu Ihrem Portal einzuladen, damit sie dem Portal beitreten können:

1. klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzer zu dem Portal einladen,

   Der Einladungslink wird sofort in die Zwischenablage kopiert und das Fenster Einladungslink wird geöffnet, in dem Sie zusätzliche Linkeinstellungen anpassen können:

   • aktivieren Sie das Kontrollkästchen Benutzer als Gäste hinzufügen, um Personen einzuladen, die nur Leseberechtigungen für Ihr Portal haben (wenn Sie möchten, dass diese Personen Portalinhalte erstellen können, lassen Sie dieses Kontrollkästchen deaktiviert). Nachdem Sie diesen Parameter geändert haben, vergessen Sie nicht, den erneuerten Link mit der Option Link kopieren zu kopieren,
   • Sie können auch die Option verkürzten Link bekommen verwenden, der sich besser zum Hinzufügen zu Ihrer Nachricht eignet
2. fügen Sie den kopierten Link in Ihre Einladungsnachricht ein und senden Sie ihn oder teilen Sie den Link über soziale Netzwerke mit den entsprechenden Symbolen im Fenster Einladungslink.

Der Link ist nur 7 Tage gültig.

Später können Sie im Modul Personen auf die Schaltfläche in der linken oberen Ecke klicken und die Option Einladungslink auswählen, um den Einladungslink zu kopieren und das entsprechende Fenster zu öffnen.

Benutzer manuell hinzufügen

Sie können Portalmitglieder auch nacheinander manuell hinzufügen:

1. klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen in der linken oberen Ecke des Moduls Personen,
2. wählen Sie in der Drop-Down-Liste die Option Benutzer oder Gast aus,
3. füllen Sie die mit einem Stern gekennzeichneten Felder aus - Vor- und Nachname sowie E-Mail-Adresse.

   Beim Erstellen eines Benutzers können Sie eine vorhandene E-Mail-Adresse angeben oder eine neue E-Mail auf der zuvor im Modul E-Mail verbundenen Domain erstellen. Für einen Gast können Sie nur eine vorhandene E-Mail-Adresse angeben. Um ein neues Postfach für einen Benutzer zu erstellen, klicken Sie auf den Link E-Mail in der Domain erstellen. Geben Sie im Eingabefeld einen Benutzernamen für das neue Postfach ein. Wenn Sie mehrere Domains im Modul E-Mail verbunden haben, wählen Sie die erforderliche Domain aus der Drop-Down-Liste aus.

   Beim Anlegen eines Benutzers/Gastes ist es auch möglich, ein temporäres Kennwort zu erstellen, damit der Benutzer/Gast zum ersten Mal auf das Portal zugreifen kann (er/sie kann dieses Kennwort später auf seiner/ihrer Profilseite ändern). Um ein Kennwort zu erstellen, klicken Sie auf den Link Kennwort festlegen. Sobald Sie auf diesen Link klicken, wird das Feld obligatorisch. Sie können ein Kennwort manuell eingeben oder automatisch generieren. Das Kennwort wird während der Eingabe validiert, seine Übereinstimmung mit den Anforderungen an die Kennwortstärke wird durch Farbe angezeigt. Um automatisch ein neues Kennwort zu generieren, klicken Sie auf das Symbol . Die Anforderungen für die Kennwortgenerierung und -validierung werden durch die Einstellungen der Kennwortstärke bestimmt, die in den Sicherheitseinstellungen des Portals angegeben sind.

   Standardmäßig muss das Kennwort mindestens 8, aber nicht mehr als 120 Zeichen lang sein.

   Die angegebene E-Mail und das Kennwort können in die Zwischenablage kopiert werden, indem Sie auf den Link E-Mail und Passwort kopieren klicken.

   Sie können auch eine Gruppe (oder sogar mehrere Gruppen) auswählen, zu denen der Benutzer/Gast gehören soll, seinen/ihren Titel und Standort eingeben, ein Avatar-Foto hochladen usw. Das Registrierungsdatum ist standardmäßig auf das aktuelle Datum eingestellt, aber Sie können es ändern, indem Sie in dieses Feld klicken.
4. klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

Danach wird die Profilseite des neu hinzugefügten Mitglieds geöffnet und eine E-Mail-Benachrichtigung mit einem Link zum Zugang zum Portal wird an ihn/sie gesendet. Das neue Portalmitglied erhält den Status ausstehend, bis er/sie seine/ihre Registrierungs-E-Mail-Adresse bestätigt. In der Mitgliederliste des Portals wird er/sie mit dem Symbol auf seinem Avatar-Foto gekennzeichnet. Nach der E-Mail-Bestätigung erhalten die Gäste das Symbol auf ihrem Avatar-Foto und die Administratoren erhalten das Symbol . Der Portalbesitzer ist mit dem Symbol gekennzeichnet.

Der in der Benachrichtigung gesendete Link ist nur 7 Tage gültig. Wenn der Benutzer die Registrierung nicht rechtzeitig abschließen kann, indem er/sie dem Link folgt, können Sie diese Benachrichtigung erneut senden, indem Sie auf seiner Profilseite auf den Link Einladung erneut senden klicken. Wenn mehrere Benutzer das für die E-Mail-Bestätigung angegebene Zeitlimit überschritten haben, klicken Sie oben links auf die Schaltfläche und wählen Sie die Option Einladungen erneut senden oder wählen Sie die gewünschten Mitglieder in der Liste aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Link zum Aktivieren erneut senden oben.

Benutzer importieren

Um Ihre Zeit zu sparen, können Sie auch alle Benutzer auf einmal aus den folgenden Quellen hinzufügen:

• Google-Konto - weitere Informationen finden Sie in der Sektion Benutzeranleitungen,
• Adressbuch des Mail-Clients - weitere Informationen finden Sie in der Sektion Benutzeranleitungen,
• CSV-Datei - weitere Informationen finden Sie in der Sektion Benutzeranleitungen.

Gruppen erstellen

Beim Hinzufügen der Portalmitglieder müssen Sie bestimmt auch neue Gruppen erstellen. Dafür führen Sie diese Schritte aus:

1. Klicken Sie auf den Button Erstellen... in der linken oberen Ecke im Modul Personen.
2. Wählen Sie die Option Gruppe im Listenmenü.
3. Geben Sie den Titel der Gruppe ins mit dem Sternchen markierte Feld ein.
4. Wählen Sie den Leiter der Gruppe, klicken Sie dafür auf den Link Benutzer wählen und wählen Sie die vorhandenen Benutzer/Gäste oder erstellen Sie ein neues Profil.
5. Fügen Sie die Mitglieder der Gruppe hinzu, klicken Sie dafür auf den Link Mitglieder hinzufügen und wählen Sie die vorhandenen Benutzer/Gäste oder erstellen Sie neue Profile nacheinander.
6. Klicken Sie auf den Button Hinzufügen.

Es gibt drei Hauptzugriffsebenen in Online-Office: Gast mit Leseberechtigung, Benutzer mit den Grundprivilegien und Administrator mit den erweiterten Privilegien.

Unter den Administratoren gibt es:

• Moduladministratoren, die ein bestimmtes Modul oder mehrere Module verwalten.
• Administratoren mit Vollzugriff, die alle Portalmodule verwalten.
• Portalbesitzer, der das ganze Portal unter Kontrolle hält.

Portalbesitzer ändern

Eigentlich ist der Portalbesitzer die Person, die das Portal erstellt hat. Wenn er ein anderes Portalmitglied in diese Stelle einsetzen möchte, muss er diese Schritte ausführen:

1. Öffnen Sie die Portaleinstellungen, indem Sie im oberen Menü die Option Einstellungen auswählen.
2. Erweitern Sie den Abschnitt Sicherheit auf der linken Seite und wählen Sie den Unterabschnitt Zugriffsrechte aus.
3. Klicken Sie unter dem Foto im Abschnitt Portalbesitzer auf den Link Besitzer wählen.
4. Wählen Sie eine Person aus der Drop-Down-Liste aus.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Portalbesitzer ändern.
6. Öffnen Sie das Postfach und folgen Sie dem Bestätigungslink, der in der E-Mail-Nachricht gesendet wird.

Der Portalbesitzer hat dieselben Berechtigungen wie ein Administrator mit Vollzugriff und kann die folgenden Operationen durchführen:

Administratorrechten erteilen

Nachdem ein Portalmitglied zum Portal hinzugefügt wurde, erhält es die Benutzer- bzw. Gastzugriffsrechte. Die Administratoren mit Vollzugriff können die Administratorprivilegien nur den Benutzern erteilen. Dafür muss einer von ihnen die folgenden Schritte ausführen:

1. Schalten Sie auf die Portaleinstellungen durch die Auswahl der Option Einstellungen im oberen Menü um.
2. Wählen Sie die Option Zugriffsrechte im linken Seitenbereich.
3. Klicken Sie auf den Link Einblenden neben der Überschrift Administratoren.
4. Klicken Sie auf den Link Benutzer wählen unter der Liste mit den Administratoren.
5. Wählen Sie eine oder mehrere Personen aus der Liste mit bestehenden Benutzern/Gästen oder erstellen Sie einen neuen Administrator, klicken Sie dafür auf den Link Neues Profil erstellen.
6. Klicken Sie auf den Button Speichern.
7. Die gewählte(n) Person(en) wird den maximalen Zugriff auf alle Portalmodule standardmäßig erhalten; um ihren Zugriff einzuschränken, deaktivieren Sie erst das Kontrollkästchen Voller Zugriff und dann die Felder, die den Modulen entsprechen, auf die Sie keinen Administratorzugriff erteilen möchten.

Berechtigungen für die Module Dokumente, CRM, Community, Personen und E-Mail

Diese Struktur der Zugriffsrechte - Gast/Benutzer/Administrator - ist für die folgenden Portalmodule gültig:

• Dokumente
• CRM
• Community
• Personen
• E-Mail

Die Hauptberechtigungen sind in der Tabelle unten aufgelistet:

Berechtigungen für das Modul Projekte

Die Struktur der Zugriffsrechte im Modul Projekte ist komplizierter und beinhaltet fünf Ebenen:

• Gast - ein externer Benutzer mit Leseberechtigung.
• Benutzer - ein Portalmitglied, das an keinem einzigen (oder bestimmten) Projekt teilnimmt.
• Projektteammitglied
• Projektleiter
• Moduladministrator

Die Hauptberechtigungen sind in der Tabelle unten aufgelistet.

Die Portaltools - E-Mail, Chat, Kalender, Feed - sind für alle Portalmitglieder verfügbar. Die Gäste können jedes Tool außer der E-Mail verwenden.

Was passiert mit den Daten ohne Neuzuweisung

Wenn Sie beim Löschen deaktivierter Benutzer keine Daten neu zuweisen, werden auch die zugehörigen Inhalte, die von einem Benutzer im Portal erstellt wurden, wie folgt gelöscht:

• Im Modul Dokumente werden persönliche Dokumente/Ordner gelöscht, vom Benutzer erstellte allgemeine Dokumente werden neu zugewiesen:
  • Persönliche Dokumente und Ordner, die für andere Benutzer (einschließlich Administratoren) nicht zugänglich sind, werden gelöscht.
  • Persönliche Dokumente und Ordner, die mit anderen Benutzern geteilt wurden, werden gelöscht.
  • Dokumente/Ordner, die vom Benutzer im Abschnitt Gemeinsame Dokumente erstellt wurden, werden nicht gelöscht, aber ihre Besitzrechte werden dem Administrator zugewiesen, der die Löschung des Benutzers veranlasst.
• Im Modul E-Mail werden E-Mails und Postfächer gelöscht.
• Im Modul Chat werden vom Benutzer gesendete Nachrichten und Dateien gelöscht.
• Im Modul CRM wird der gelöschte Benutzer auch aus der Liste der für einen Kontakt zuständigen Manager gelöscht. Die vom gelöschten Benutzer erstellten Berichte werden gelöscht (wie auch die persönlichen Dokumente). Andere CRM-Entitäten, die sich auf den gelöschten Benutzer beziehen, sind nicht betroffen.
• Im Modul Projekte sind alle Entitäten, die sich auf den gelöschten Benutzer beziehen, nicht betroffen (z.B. bleibt der Name des gelöschten Benutzers unter anderen Benutzern, die für eine offene Aufgabe verantwortlich sind).

Um das Löschen von Daten zu vermeiden, können Sie einem aktiven Benutzer Dokumente, Projekte und CRM-Entitäten neu zuweisen.

Was passiert mit den Daten nach der Neuzuweisung

Nachdem Sie Daten neu zugewiesen und einen Benutzer gelöscht haben, werden die folgenden Inhalte übertragen/gespeichert:

• Modul Dokumente
  • Persönliche Dokumente, die anderen Portalbenutzern zur Verfügung stehen, werden in den Abschnitt Meine Dokumente des ausgewählten aktiven Benutzers übertragen, wo ein neuer Ordner mit dem Namen "Dokumente des Benutzers Merelin Linsdom" erstellt wird. Alle anderen Portalbenutzern gewährten Zugriffsrechte bleiben unverändert;
  • Die Inhaberschaft für die vom deaktivierten Benutzer erstellten Dokumente im Abschnitt Gemeinsame Dokumente wird dem ausgewählten Benutzer neu zugewiesen;
  • Dokumente aus dem Abschnitt Dokumente der Projekte, die vom deaktivierten Benutzer erstellt wurden, bleiben erhalten, der Inhaber wird nicht geändert.
• Modul Projekte
  • Aktive/angehaltene Projekte, offene Meilensteine und Aufgaben werden dem ausgewählten aktiven Benutzer neu zugewiesen.
• Modul CRM
  • Kontakte, offene Aufgaben und nicht geschlossene Verkaufschancen werden dem ausgewählten aktiven Benutzer neu zugewiesen. Der angegebene Benutzer wird auch als Teilnehmer zu offenen Veranstaltungen des deaktivierten Benutzers hinzugefügt.

Nachdem Sie Daten neu zugewiesen und einen Benutzer gelöscht haben, werden die folgenden Inhalte gelöscht:

• Persönliche Dokumente, die im Modul Dokumente nicht mit anderen Benutzern geteilt wurden;
• E-Mails und Postfächer im Modul E-Mail;
• Nachrichtenhistorie und gesendete Dateien im Modul Chat;
• Abgeschlossene Projekte, Meilensteine, Aufgaben im Modul Projekte;
• Geschlossene Aufgaben und Möglichkeiten im Modul CRM.

Löschen eines einzelnen Benutzers

Um einen einzelnen Benutzer zu löschen,

1. Öffnen Sie die Liste der deaktivierten Benutzer, indem Sie den entsprechenden Status im Filter oben auswählen.
2. Klicken Sie neben dem deaktivierten Benutzer auf die Schaltfläche Aktionen.
3. Wählen Sie im Menü die Option Profil löschen aus.
4. Ein Bestätigungsfenster öffnet sich, in dem Sie aufgefordert werden, die Daten des Benutzers neu zuzuweisen:
   
5. Klicken Sie im Bestätigungsfenster auf die Schaltfläche Daten neu zuweisen.
6. Eine neue Seite wird geöffnet, auf der Sie einen Portalbenutzer auswählen können, dem Sie Daten neu zuweisen möchten. Wählen Sie den erforderlichen aktiven Benutzer aus der Liste aus.
7. Das Kontrollkästchen Profil löschen, wenn die Neuzuordnung abgeschlossen ist ist standardmäßig aktiviert, sodass das Profil nach der Neuzuweisung automatisch gelöscht werden kann.
8. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu zuweisen.
   

   Jetzt können Sie diese Seite schließen. Sobald der Neuzuweisungsprozess abgeschlossen ist, werden Sie per E-Mail benachrichtigt. Wenn Sie das Kontrollkästchen Profil löschen, wenn die Neuzuordnung abgeschlossen ist deaktiviert haben, können Sie zur Liste der deaktivierten Benutzer zurückkehren und den Benutzer manuell löschen, ohne seine Daten zu verlieren.

Mehrere Benutzer löschen

Die Neuzuweisung von Daten ist eine individuelle Aktion, d.h. wenn Sie mehrere Benutzer gleichzeitig löschen möchten, müssen Sie die Daten zuvor für jeden einzeln Benutzer neu zuweisen.

Um die Daten eines deaktivierten Benutzers neu zuzuweisen,

1. Klicken Sie neben dem deaktivierten Benutzer auf die Schaltfläche Aktionen.
2. Wählen Sie im Menü die Option Daten erneut zuweisen aus.
3. Eine neue Seite wird geöffnet, auf der Sie einen Portalbenutzer auswählen können, dem Sie Daten neu zuweisen möchten. Wählen Sie den erforderlichen aktiven Benutzer aus der Liste aus.
4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Profil löschen, wenn die Neuzuordnung abgeschlossen ist, um das Profil nach der Neuzuweisung der Daten automatisch zu löschen.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu zuweisen.

Nachdem Sie alle erforderlichen Daten neu zugewiesen haben (wenn Sie das Kontrollkästchen Profil löschen, wenn die Neuzuordnung abgeschlossen ist nicht aktiviert haben), können Sie zur Liste der deaktivierten Benutzer zurückkehren, die Benutzer markieren, die Sie löschen möchten, und auf die Schaltfläche Löschen über der Benutzerliste klicken, um mehrere Benutzer gleichzeitig zu entfernen, ohne deren Daten zu verlieren.

Dank der Sektion Geburtstage können Sie die Geburtstage aller Portalmitglieder im Überblick behalten. Sie können:

• die Benutzer sehen, die an diesem und 10 kommenden Tagen Geburtstag haben
• Ihre Glückwünsche an eine Person am Tag ihres Geburtstags senden, indem Sie den entsprechenden Button unter ihrem Namen in der Liste Kommende Geburtstage anklicken
• die Erinnerung einstellen/entfernen

  Standardmäßig sind Sie für alle Geburtstage angemeldet. Wenn Sie keine Benachrichtigungen jedes Mal, wenn jemand Geburtstag hat, erhalten möchten, melden Sie sich davon durch die Verwaltung der Anmeldungen auf Ihrer Profilseite ab.

  Wenn Sie über den kommenden Geburtstag eines bestimmten Portalbenutzers benachrichtigt werden möchten, richten Sie den Mauszeiger auf den Namen des Benutzers in der Liste Kommende Geburtstage und klicken Sie auf den Link An Geburtstag erinnern, der unter dem Namen des Benutzers erscheint.

Ab v. 12.0 unterstützt ONLYOFFICE das CardDAV-Adressbuchprotokoll basierend auf den Kontakten im Modul Personen. Änderungen der Benutzerdaten auf Ihrem Portal werden mit den entsprechenden Büchern synchronisiert. Derzeit ist die Synchronisation einseitig.

Um die CardDAV-Synchronisation zu aktivieren:

1. Gehen Sie zum Modul Personen und öffnen Sie die CardDav-Einstellungen im Menü Einstellungen auf der linken Seite.
2. Schalten Sie den Umschalter Synchronisation von Kontakten über CardDAV ermöglichen ein.
3. Klicken Sie unter dem Umschalter auf die Option Link kopieren.
4. Geben Sie den kopierten Serveradressen-Link in einer Anwendung oder einem Gerät eines Drittanbieters ein. Verwenden Sie Ihren gültigen Portal-Login und Ihr Passwort.

Jetzt können Sie mit der Anwendung oder dem Gerät Ihrer Wahl auf Ihre im Modul Personen gespeicherten Kontakte zugreifen.

Thunderbird v.91.8.0

1. Klicken Sie auf die Option Adressbuch in der oberen Symbolleiste.
2. Klicken Sie auf Datei -> Neu -> CardDAV-Adressbuch.
3. Geben Sie Ihren Portalbenutzernamen und den Link der kopierten Serveradresse ein und klicken Sie auf Weiter.
4. Geben Sie Ihren Portalbenutzernamen und Ihr Passwort ein.
5. Das Adressbuch wird der Liste hinzugefügt.

Als Portalbesitzer oder Administrator mit Vollzugriff können Sie den Zugriff auf den Modul Personen für einige Benutzer begrenzen oder diesen Modul deaktivieren, falls Sie es nicht brauchen. Dafür müssen Sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Klicken Sie auf den Link Einstellungen in der linken Seitenwand,
2. Wählen Sie die Sektion Zugriffsrechte auf dem Portal,
3. Gehen Sie zur Sektion Personen,
4. Aktivieren Sie das Optionsfeld Benutzer aus der Liste,
5. Wählen Sie die Benutzer, denen Sie den Zugriff gewähren möchten,

   Dafür nutzen Sie eine der verfügbaren Option;

   • nutzen Sie den Link Benutzer hinzufügen, wenn Sie den Zugriff einem oder mehreren Benutzern gewähren möchten;
   • nutzen Sie den Link Gruppe hinzufügen, wenn Sie den Zugriff allen Portalbenutzern oder einer/mehreren Gruppen gewähren möchten.

Deaktivieren des Moduls Personen

Um das Modul Personen zu deaktivieren, wechseln Sie einfach zum Abschnitt Module und Tools, wählen Sie die entsprechende Option im linken Bereich aus, deaktivieren Sie das Modul Personen und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.