Personnes c'est un module où tous les membres du portail et les groupes auxquels ils appartiennent sont affichés.

Il existe deux types de membres de votre portail:

• Utilisateurs sont des membres du portail qui participent à la vie du portail et créent leur propre contenu.
• Invités sont les utilisateurs externes ayant un accès en lecture seule.

Chaque membre dispose d'un des statuts suivants:

• Actif les membres sont visibles dans la liste principale, ils ont déjà confirmé leur adresse émail utilisée lors de l'enregistrement, ils reçoivent des notifications par émail et peuvent collaborer avec d'autres membres du portail.
• En attente sont des utilisateurs qui ont été ajoutées au portail ou qui ont modifié leurs e-mails d'enregistrement sur la page de profil mais les nouvelles adresses ne sont pas encore validés. Ils peuvent se connecter au portail et collaborer sur des documents avec d'autres membres mais ils ne recevront pas de notifications e-mail.
  Dans la version en ligne, tous les utilisateurs En attente sont inclus dans le total général d'utilisateurs actifs sur votre page Paiements.
• Désactivé sont les membres du portail qui ont été transférés à la liste des utilisateurs désactivés qui peut être affichée en sélectionnant l'option de filtre appropriée. Ils ne peuvent plus se connecter au portail.

Chaque membre actif du portail peut modifier son propre profil. Pour ce faire,

1. cliquez sur le lien avec votre nom situé dans le coin supérieur droit
2. et sélectionnez l'option Profil.
3. cliquez sur le bouton Modifier la photo situé en bas de la photo de profil actuelle pour sélectionner une autre photo qui sera utilisée comme avatar
4. cliquez sur l'icône au-dessus de votre photo et, selon vos objectifs, sélectionnez l'une des options:
   • Modifier - pour modifier les informations personnelles affichées sur votre page de profil: nom ou prénom, date d'enregistrement, titre, lieu, sexe, date de naissance, détails de contact, photo d'avatar.
   • Changer le mot de passe - pour changer votre mot de passe que vous utilisez pour vous connecter au portail (vous pouvez aussi le faire en cliquant sur l' icône à côté du mot de passe actuel sur votre page de profil)
     Par défaut, le mot de passe doit comporter entre 8 et 120 caractères.
   • Modifier l'émail - pour changer l'émail d'inscription (vous pouvez le faire aussi en cliquant sur l'icône à côté de l'émail actuel sur votre page de profil)
   • Modifier la photo - pour sélectionner la zone de l'image qui sera affichée en tant que votre photo d'avatar.
   • Supprimer mon profil - pour recevoir des instructions par émail concernant la suppression du profil.

Au cas où l'authentification à deux facteurs est activée, vous pouvez changer votre Téléphone portable primaire. Cliquez sur l'icône pour ouvrir la fenêtre d'information. Cliquez sur OK. Vous serez redirigé vers une autre page où vous aurez la possibilité de spécifier un numéro de téléphone différent et de l'enregistrer en cliquant sur le bouton Entrer le numéro. Le code de vérification sera envoyé par SMS à votre nouveau numéro de téléphone.

En tant que membre du portail, vous pouvez également modifier la langue du portail de votre compte. Pour le faire, ouvrez la page de votre profil et sélectionnez une des options disponibles dans la liste déroulante Langue. Par défaut, le portail est affiché dans la langue choisie dans les paramètres communs du portail par un administrateur doté de droits d'accès complet.

Pour rendre votre connexion au portail plus facile, vous pouvez utiliser l'un de vos comptes des réseaux sociaux Google, Facebook, Twitter ou LinkedIn. Pour vous connecter,

1. accédez à la page de votre profil en cliquant sur le lien avec votre nom dans le coin supérieur droit du portail et sélectionnez l'option Profil.
2. cliquez sur le lien Connexion sous l'icône du réseau social nécessaire
3. entrez votre adresse émail et mot de passe dans les champs correspondants dans la fenêtre ouverte
4. permettez au bureau en ligne d'accéder à vos données de compte en cliquant sur le bouton approprié

Le Thème d'interface permet de choisir le thème d'interface préféré: clair, sombre ou thème système (pour basculer automatiquement entre le thème claire et sombre selon la configuration système).

Il est également possible de gérer vos abonnements à l'intérieur des modules du bureau en ligne sur la page de votre profil. Pour afficher la liste complète du contenu du portail auquel vous êtes abonné, cliquez sur le lien Afficher à côté d'option Abonnements. Ici vous pouvez vous désabonner du contenu qui ne vous intéresse plus et changer la façon dont vous souhaitez d'être informé en sélectionnant un des type des notifications disponibles : via le Chat du bureau en ligne, émail ou tous les deux. Pour en savoir plus, veuillez consulter cette page.

Vous pouvez activer et désactiver les info-bulles qui affichent sur l'écran un texte descriptif des fonctionnalités de base pour chaque module lors de la première connexion ou de nouveaux fonctionnalités ajoutées. Cliquez sur Afficher à côté de l'option Info-bulles et cliquez sur le bouton ON/OFF. Les info-bulles sont activées ou désactivées pour tous les modules à la fois.

En tant que le propriétaire du portail ou l'administrateur doté de droits d'accès complet, vous pouvez ajouter de nouveaux membres au portail.

Utiliser un lien d'invitation

Si vous avez récemment créé votre portail et aucun utilisateur n'est encore ajouté, le bouton Inviter les utilisateurs au portail est disponible dur le panneau gauche du chaque module. Ça vous permet d'inviter de nouveaux utilisateurs à se joindre à votre portail plus rapidement et facilement:

1. cliquez sur le bouton Inviter les utilisateurs au portail

   Le lien d'invitation sera copié dans le presse-papiers tout de suite et la fenêtre Lien d'invitation s'affiche pour configurer des paramètres supplémentaires:

   • activez l'option Ajouter utilisateurs en tant que invités pour donner aux invités les droits en lecture seule sur votre portail (ne cochez pas cette case si ces personnes vont créer le contenu du portail). Lorsque vous modifier ce paramètre, n'oubliez pas de copier le lien actualisé en utilisant l'option Copier le lien.
   • Vous pouvez également Obtenir le lien raccourci qui convient mieux au collage dans un message.
2. Collez le lien copié dans votre message d'invitation et envoyez-le ou partagez le lien sur réseaux sociaux via les icônes appropriées dans la fenêtre Lien d'invitation.

Le lien n'est valable que pendant 7 jours.

Plus tard, vous pouvez cliquer sur le bouton dans le coin supérieur gauche du module Personnes et sélectionner l'option Inviter les utilisateurs pour copier le Lien d'invitation et accéder à la fenêtre appropriée.

Ajouter les utilisateurs manuellement

Vous pouvez ajouter de nouveaux membres au portail un par un:

1. cliquez sur le bouton Créer dans le coin supérieur gauche du module Personnes,
2. sélectionnez l'option Utilisateur ou Invité dans la liste déroulante
3. remplissez les champs obligatoires identifiés par un astérisque - nom, prénom et e-mail.

   Pour créer un nouvel utilisateur vous pouvez indiquer une adresse email existante ou créer une nouvelle email sur le domaine déjà connecté au module Mail. Pour un invité, vous pouvez indiquer seulement l'adresse email existante. Pour créer une adresse électronique d'utilisateur, cliquez sur Créer l'email sur le domaine. Saisissez le nom d'utilisateur de l'adresse électronique dans le champ de saisie. Si vous avez connecté plusieurs domaines au module Mail, sélectionnez le domaine approprié dans la liste déroulante.

   Pendant la création d'un profil utilisateur/invité, il est possible de créer un mot de passe à usage unique pour que l'utilisateur/invité puisse accéder au portail pour la première fois (on peut modifier ce mot de passe sur la page ide profil). Pour créer le mot de passe, cliquez sur Définir un mot de passe. Lorsque vous cliquez sur cette option, le champ devient obligatoire. Vous pouvez saisir le mot de passe manuellement ou le générer automatiquement. Lorsque vous saisissez votre mot de passe, celui-ci est validé automatiquement en affichant des codes couleur en fonction de la complexité mot de passe. Pour générer le mot de passe automatiquement, cliquez sur l'icône . On peut configurer les exigences de génération et validation du mot de passe dans la section Paramètres de robustesse de mot de passe de paramètres de Sécurité du portail.

   Par défaut, le mot de passe doit comporter entre 8 et 120 caractères.

   Il est possible de copier l'adresse email et le mot de passe dans le presse-papiers en cliquant sur Copier l'adresse mail et le mot de passe.

   Vous pouvez également sélectionner un groupe (ou même plusieurs groupes) auquel l'utilisateur / l'invité va appartenir, entrez son titre et son emplacement, chargez une photo d'avatar, etc. La date d'enregistrement correspond à la date actuelle, mais vous pouvez la modifier en cliquant à l'intérieur du champ.
4. cliquez sur le bouton Enregistrer

Tout de suite après cela, la page du profil du membre nouvellement ajouté s'ouvre et une notification par émail avec un lien pour accéder au portail lui est envoyée. Le nouveau membre du portail obtient le statut en attente jusqu'à ce qu'il / elle confirme son adresse émail d'enregistrement. Dans la liste des membres du portail il / elle sera marqué(e) par l'icône sur sa photo d'avatar. Après la confirmation par émail l'invité obtient l'icône sur sa photo d'avatar et les administrateurs obtiennent l'icône . Le propriétaire du portail est identifié par l'icône .

Le lien envoyé avec la notification n'est valable que pendant 7 jours. Si l'utilisateur n'arrive pas à compléter l'enregistrement en suivant le lien à temps, vous pouvez renvoyer cette notification en cliquant sur le lien Envoyer l'invitation encore une fois sur la page de son profil. S'il y a plusieurs utilisateurs qui ont dépassé le délai donné pour la confirmation d'émail, cliquez sur le bouton dans le coin supérieur gauche et sélectionnez l'option Renvoyer les invitations ou sélectionnez les membres nécessaires dans la liste et cliquez sur le bouton Envoyer un lien d'activation encore une fois situé en haut.

Importer personnes

Pour gagner du temps, vous pouvez également ajouter des utilisateurs tous à la fois à partir de:

• votre compte Google - pour plus d'information, consultez cette page
• votre carnet d'adresse du client de messagerie - pour en savoir plus, consultez cette page
• un fichier CSV - pour des instructions plus détaillées, consulter cette page

Créer des groupes

Lors de l'ajout des membres, vous pouvez avoir besoin de créer de nouveaux groupes. Pour ce faire,

1. cliquez sur le bouton Créer dans le coin supérieur gauche du module Personnes
2. sélectionnez l'option Groupe dans la liste déroulante
3. saisissez le Titre du groupe dans le champ identifié par un astérisque
4. assignez le Chef du groupe en cliquant sur le lien Choisir l'utilisateur; ensuite sélectionnez l'un des utilisateurs / invités ou créez un nouveau profil
5. ajoutez les Membres en cliquant sur le lien Ajouter membres, ensuite sélectionnez des utilisateurs / invités ou créer de nouveaux profils l'un après l'autre
6. cliquez sur le bouton Enregistrer

Il existe trois niveaux d'accès au sein du portail: Invité avec un accès en lecture seule, utilisateur avec les privilèges de base et administrateur avec des privilèges avancés.

Parmi les administrateurs on distingue:

• administrateur du module gérant un ou plusieurs modules
• administrateur doté de droits d'accès complet gérant tous les modules du portail
• propriétaire du portail ayant le contrôle sur tout le portail

Modifier le propriétaire de portail

Actuellement, le propriétaire du portail est la personne qui a créé le portail. S'il veut nommer un autre membre du portail à ce poste, il doit:

1. passez aux paramètres du portail en choisissant l'option Paramètres dans le menu en haut de la page,
2. développez la section Sécurité sur le panneau latéral gauche et sélectionnez la sous-section Droits d'accès,
3. appuyez sur Choisir le propriétaire sous le photo du propriétaire dans la section Propriétaire du portail,
4. sélectionnez une personne dans la liste déroulante,
5. cliquez sur le bouton Modifier e propriétaire du portail.
6. vérifiez votre boîte de réception e-mail et cliquez sur le lien qu'il contient.

Le propriétaire du portail a les mêmes autorisations que les administrateurs dotés de droits d'accès complet et peut effectuer les opérations suivantes:

Octroyer des privilèges d'administration

Après qu'un membre du portail est ajouté au portail, il obtient les droits d'accès d'utilisateur ou d'invité. Le propriétaire du portail ou les administrateurs dotés de droits d'accès complet peuvent accorder des privilèges d'administration seulement aux utilisateurs. Pour ce faire, il faut procéder comme suit:

1. passez aux paramètres du portail en choisissant l'option Paramètres dans le menu en haut de la page,
2. sélectionnez l'option Droits d'accès du panneau de gauche
3. cliquez sur Afficher à côté du titre section Administrateurs,
4. cliquez sur Choisir utilisateur au-dessous de la liste d'administrateurs,
5. sélectionnez une ou plusieurs personnes à la fois de la liste d'utilisateurs actuels ou créez le nouveau profil administrateur en appuyant sur Créer un nouveau profil,
6. cliquez sur le bouton Enregistrer.
7. les personnes sélectionnées obtiennent le niveau maximal de droits d'accès à tous les modules du portail par défaut; pour limiter l'accès, il faut premièrement décocher la case Accès complet et ensuite décocher les cases correspondants aux modules auxquels vous ne souhaitez pas donner accès.

Permissions d'accès aux modules Documents, CRM, Communauté, Personnes et Mail

Cette structure des droits d'accès - invité / utilisateur / administrateur - est valable pour les modules du portail suivants:

• Documents
• CRM
• Communauté
• Personnes
• Mail

Les autorisations principales sont énumérées dans le tableau ci-dessous.

Permissions d'accès au module Projets

La structure des droits d'accès dans le module Projets est plus complexe et comprend cinq niveaux:

• invité - un utilisateur externe avec un accès en lecture seule
• utilisateur - un membre de portail qui ne participe pas à aucun projet (ou projet particulier)
• membre de l'équipe de projet
• chef de projet
• administrateur du module

Les autorisations principales sont énumérées dans le tableau ci-dessous.

Les outils du portail - Mail, Chat, Calendrier, Flux - sont disponibles pour tous les membres du portail. Les invités peuvent utiliser tous les outils à l'exception de Mail.

Que deviennent les données lorsqu'on ne les réaffecte pas

Si vous ne réaffecter pas les données de l' utilisateur supprimé, tous les données associés à ce compte seront aussi supprimés comme suit:

• Dans le module Documents, les documents et fichiers personnelles seront supprimés, les documents communs qui ont été créés par cet utilisateur seront réaffectés:
  • Les documents et les fichiers personnels qui ne sont pas accessibles pour d'autres utilisateurs (y compris les administrateurs) seront supprimés.
  • Les documents et les fichiers personnels qui ont été partagés avec pour d'autres utilisateurs seront supprimés.
  • Les documents/fichiers par cet utilisateur depuis la section Communs ne sont pas supprimés et l'administrateur qui a initié la suppression de l'utilisateur prend en possession ses fichiers.
• Dans le module Mail, les emails et les comptes de courrier électronique seront supprimés.
• Depuis l'outil Chat, tous les messages et fichiers de cet utilisateur seront supprimés.
• Dans le module CRM , cet utilisateur sera supprimé de la liste d'administrateurs des contacts. Tous les rapports créés par cet utilisateur seront supprimés (par analogie avec les documents personnels). Les autres éléments associés à l'utilisateur supprimé ne ne sont pas touchés.
• Dans le module Projets, tous les éléments associés à l'utilisateur supprimé ne ne sont pas touchés (par ex., le nom de l'utilisateur reste sur la liste des responsables d'une tâche active).

Pour éviter la suspension des données, vous pouvez réaffecter les éléments du module Documents, Projets et CRM à un utilisateur actif.

Que deviennent les données lorsqu'on les réaffecte

Une fois les données réaffectés et l'utilisateur supprimé, le contenu qui sera transféré/sauvegardé:

• Module Documents
  • Les documents personnels rendus disponibles auprès d'autre utilisateurs du portail sont transféré à la section Documents de l'utilisateur actif désigné dans un nouveau dossier nommé comme suit Documents de l'utilisateur Merelin Linsdom. Tous les droits d'accès qui ont été attribués à d'autres utilisateurs du portail restent inchangées.
  • L'utilisateur désigné prend en possession les documents de l'utilisateur désactivé qui sont sauvegardés dans la section Communs.
  • Le documents de l'utilisateur désactivé dans la section Projets restent, le propriétaire ne changera pas.
• Module Projets
  • Les projets actifs/en attente, les jalons et les tâches non terminées seront réaffecter à l'utilisateur actif désigné.
• Module CRM
  • Les contacts, les tâches et les opportunités non terminées seront réaffecter à l'utilisateur actif désigné. L'utilisateur désigné sera ajouté en tant que membre pour créer des actions de l'utilisateur désactivé.

Une fois les données réaffectés et l'utilisateur supprimé, le contenu qui sera supprimé:

• Les documents privés qui n'ont pas été partagés avec d'autres utilisateurs du module Documents.
• Emails et comptes de courrier électronique du module Mail;
• L'historique des messages et les fichiers envoyés via Chat;
• Les projets, les jalons, les tâches terminés du module Projets;
• Les tâches et les opportunités du module CRM.

Supprimer un seul utilisateur

Pour supprimer un utilisateur,

1. Accédez à la liste des utilisateurs désactivés en utilisant le filtre en haut pour sélectionner le statut approprié,
2. Cliquez sur le bouton Actions à côté de l'utilisateur désactivé,
3. Sélectionnez l'option Supprimer le profil dans le menu,
4. La fenêtre de confirmation s'affiche vous invitant à réaffecter les données de cet utilisateur:
   
5. Cliquez sur Réaffecter des données dans la fenêtre de confirmation.
6. Sur la nouvelle page qui s'affiche vous pouvez désigner l'utilisateur du portail auquel vous souhaitez réaffecter des données. Sélectionnez le l'utilisateur actif dans la liste.
7. L'option Supprimer le profile lorsque réaffectation est finie est activé par défaut pour supprimer le profil automatiquement après la réaffectation des données.
8. Cliquez sur le bouton Réaffecter.
   

   Vous pouvez maintenait fermer cette page. Vous serez notifié par email une fois la réaffectation finie. Si vous avez désactivé l'option Supprimer le profile lorsque réaffectation est finie, vous pouvez revenir à la liste des utilisateurs désactivés et supprimer l'utilisateur manuellement sans perdre de données.

Supprimer plusieurs utilisateurs

Réaffectation des données est une action individuelle, alors s'il faut supprimer plusieurs utilisateurs à la fois, vous devez tout d'abord réaffecter des données de chaque utilisateur à supprimer.

Pour réaffecter des données d'un utilisateur déactivé,

1. Cliquez sur le bouton Actions à côté de l'utilisateur désactivé.
2. Sélectionnez l'option Réaffecter des données dans le menu,
3. Sur la nouvelle page qui s'affiche vous pouvez désigner l'utilisateur du portail auquel vous souhaitez réaffecter des données. Sélectionnez le l'utilisateur actif dans la liste.
4. Activez l'option Supprimer le profile lorsque réaffectation est finie pour supprimer le profil automatiquement après la réaffectation des données.
5. Cliquez sur le bouton Réaffecter.

Une fois tous les données réaffectés, (si vous n'avez pas activé l'option Supprimer le profile lorsque réaffectation est finie) vous pouvez revenir à la liste des utilisateurs déactivés, sélectionnez les utilisateurs à supprimer et appuyez sur Supprimer en haut de la liste des utilisateurs pour supprimer plusieurs utilisateurs à la fois sans perdre de données.

Anniversaires est un moyen de suivre les anniversaires de tous les utilisateurs du portail. Il vous permet:

• afficher les utilisateurs qui ont leurs anniversaires ce jour et les dix dates plus proches,
• envoyer vos vœux à une personne le jour de sa naissance en cliquant sur le bouton correspondant situé sous le nom de la personne dans la liste Dates les plus proches,
• activer ou désactiver un rappel,

  Par défaut, vous êtes abonné à tous les anniversaires. Si vous ne souhaitez pas recevoir les notifications d'anniversaire, vous pouvez vous désabonner en gérant vos abonnements sur la page de Profil.

  Si vous souhaitez être informé de la date de naissance à venir d'un utilisateur du portail, placez le pointeur de la souris sur le nom d'utilisateur nécessaire dans la liste Dates les plus proches et cliquez sur le lien Rappeler l'anniversaire qui apparaît sous le nom d'utilisateur.

À partir de la version 12.0, ONLYOFFICE prend en charge le protocole des carnets d'adresses CardDAV sur la base des contacts du module Personnes. Modifications apportées aux données d'utilisateur sur le portail sont synchronisées dans des carnets d'adresses appropriés. Actuellement, la synchronisation est unilatérale.

Pour activer la synchronisation CardDAV,

1. Passez au module Personnes et accédez aux Paramètres CardDav dans le menu Paramètres sur le panneau de gauche.
2. Activez l'option Permettre la synchronisation des contacts via CardDAV.
3. Cliquez sur Copier le lien au-dessous du sélecteur.
4. Saisissez le lien copié dans l'application ou l'appareil tiers. Utilisez votre nom d'utilisateur et mot de passe valides.

Maintenant, l'application ou l'appareil tiers de votre choix peut accéder à votre contacts depuis le module Personnes.

Thunderbird v.91.8.0

1. Cliquez sur Carnet d'adresses de la barre d'outils supérieure.
2. Cliquez sur Fichier -> Nouveau -> Carnet d'adresses CardDAV.
3. Saisissez votre nom d'utilisateur sur le portail et le lien copié et cliquez sur Continuer.
4. Saisissez votre nom d'utilisateur et mot de passe sur le portail.
5. Le carnet d'adresses sera ajouté à la liste.

En tant que propriétaire du portail / administrateur doté de droits d'accès complet vous pouvez limiter l'accès au module Personnes pour certains utilisateurs ou même désactiver ce module, si vous n'en avez pas besoin. Pour ce faire,

1. cliquez sur Paramètres sur le panneau latéral gauche,
2. sélectionnez la sous-section Droits d'accès sur le portail,
3. passez à la section Personnes,
4. cochez le bouton radio Utilisateurs de la liste,
5. sélectionnez les utilisateurs auxquels vous souhaitez donner accès,

   Pour ce faire, utilisez l'une des options disponibles;

   • utilisez Ajouter utilisateur si vous souhaitez donner accès à une ou plusieurs personnes;
   • utilisez Ajouter groupe si vous souhaitez donner accès à tous les utilisateurs du portail ou à un ou plusieurs groupes;

Désactiver le module Personnes

Pour désactiver le module Personnes, passez à la section Modules et outils en sélectionnant l'option appropriée du panneau latéral gauche, décochez la case du module Personnes et cliquez sur le bouton Enregistrer.