Wie fügt man Benutzer anhand der Kontaktdaten aus einer CSV-Datei hinzu?

Wenn Sie eine .csv-Datei mit den Kontaktdaten, die Sie auf Ihr Portal importieren möchten, bereits haben, gehen Sie sofort zu Schritt 2 über.

Wenn Sie Ihre Kontaktdaten in einer Kalkulationstabelle aufbewahren, prüfen Sie diese und speichern ins CSV-Format (engl. Comma Separated Values), z.B. im Modul Dokumente.

In den ersten drei Feldern der ersten Zeile geben Sie die Daten in den Zellen genau in dieser Reihenfolge ein: E-Mail-Adresse, Vorname, Nachname usw.

Sie können eine Kalkulationstabelle direkt auf Ihrem Portal erstellen.

Öffnen Sie Ihr ONLYOFFICE-Portal und klicken Sie auf den Link Personen.

Wenn Sie bereits in Ihr Portal eingeloggt sind und es eine Zeit lang benutzt haben, um aufs Modul Personen von jeder Portalseite zuzugreifen, öffnen Sie das Listenmenü in der linken oberen Ecke und wählen Sie die entsprechende Option.

Klicken Sie auf den Button neben dem Button Erstellen... in der oberen linken Ecke und wählen Sie die Option Konten importieren. Das Fenster Benutzer zum Portal hinzufügen wird geöffnet.

Klicken Sie auf den Button Aus Datei und wählen Sie die Option CSV-Datei. Das Fenster zum Wählen der Datei wird geöffnet. Durchsuchen Sie Ihre Festplatte nach Ihrer .csv-Datei.

Überprüfen Sie im Assistenten Benutzer zum Portal hinzufügen die .csv-Dateieinstellungen und richten Sie die Übereinstimmung zwischen den .csv-Dateifeldern und den Feldern im Portal ein, die zum Hinzufügen eines Benutzers erforderlich sind.

Für einen ordnungsgemäßen Import können Sie die Einstellungen der geladenen .csv-Datei ändern:

• Codierung: Geben Sie den Codierungstyp an, der beim Speichern Ihrer .csv-Datei verwendet wird. Der Standardtyp ist UTF-8.
• Trennzeichen: Verwenden Sie diese Drop-Down-Liste, um das Zeichen auszuwählen, das zum Trennen von Werten in Ihrer .csv-Datei verwendet wird. Das Standardtrennzeichen ist Komma.
• Texttrennzeichen: Verwenden Sie diese Drop-Down-Liste, um das Zeichen anzugeben, das zum Einschließen der Felder in Ihrer .csv-Datei verwendet wird.

Wenn Ihre .csv-Datei eine Kopfzeile mit den Feld-/Spaltennamen enthält, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Die Namen der Felder in der ersten Zeile – die Feldnamen werden im Abschnitt Felder in der Datei angezeigt.

Nach unten können Sie die Übereinstimmung zwischen den Feldern der .csv-Datei und den Feldern im Portal einrichten.

• Felder in der Datei - eine Zeile Ihrer .csv-Datei mit den Spalten-/Feldnamen.
• Beispielwerte - die verfügbaren Dateispaltenwerte. Um Werte zu aktualisieren, verwenden Sie das Symbol .
• Felder im Portal - die Portalfelder, die den Feld-/Spaltennamen aus Ihrer Datei entsprechen.

  Wenn die Feldnamen in der geladenen .csv-Datei den Pflichtfeldern entsprechen, die zum Importieren von Benutzern in das Portal erforderlich sind (Vorname, Nachname und E-Mail), werden sie automatisch in den Feldern im Portal ausgewählt. Sie können die Übereinstimmung auch manuell einrichten, indem Sie den erforderlichen Wert aus der Liste auswählen.

Wenn alles bereit ist, klicken Sie unten auf die Schaltfläche Zur Kontaktliste übergehen, um mit dem nächsten Schritt fortzufahren.

Alle verfügbaren Kontaktdaten werden im Fenster Benutzer zum Portal hinzufügen angezeigt.

Prüfen Sie die Liste. Geben Sie den Vor- und Nachnamen an, wenn sie fehlen.

Um Benutzer aus der Liste zu löschen, wählen Sie mehrere Benutzer aus und verwenden Sie die Schaltfläche Nicht importieren oben oder wählen Sie den Menüpunkt Nicht importieren rechts neben dem bestimmten Benutzer.

Wenn Sie Benutzer als Gäste hinzufügen möchten, wählen Sie mehrere Benutzer aus und verwenden Sie die Schaltfläche Gast oben oder wählen Sie den Menüpunkt Gast rechts neben dem bestimmten Benutzer. Weitere Informationen zu den Benutzer-/Gastrechten auf dem Portal finden Sie in diesem Abschnitt.

Sobald alles fertig ist, klicken Sie auf den Button Gewählte hinzufügen, um den Importvorgang zu beginnen.

Die gewählten Benutzer werden zum Portal sofort hinzugefügt. Die hinzugefügten Benutzer werden eine Benachrichtigung mit einem Link zu ihrem Portal per E-Mail erhalten.

Wenn Sie einen Einsteiger zu Ihrem Portal hinzufügen möchten und Zugang auf seine persönlichen Daten haben, können Sie die Option Neuen Benutzer erstellen verwenden.