Gäste einladen

Wenn Sie den Zugriff auf persönliche Daten einer Person haben, die Sie als Gast hinzufügen möchten, nutzen Sie die Option Neuen Gast erstellen. Dafür öffnen Sie das Modul Personen und führen Sie diese Schritte aus:

• klicken Sie auf den Button Erstellen... in der oberen linken Ecke,
• wählen Sie die Option Gast im Listenmenü,
• füllen Sie die obligatorischen Felder des Formulars Neuen Gast erstellen aus: Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse,
• erstellen Sie bei Bedarf ein temporäres Passwort, indem Sie auf den Link Kennwort festlegen klicken.
  Standardmäßig muss das Kennwort mindestens 8, aber nicht mehr als 120 Zeichen lang sein.
• geben Sie zusätzliche Informationen ein,
• fügen Sie ein Foto zum Profil mit einem Klick auf den Button Bild hinzufügen unter dem Standardbild hinzu,
• klicken Sie auf den Button Speichern.

Die Person wird sofort zum Portal hinzugefügt und erhält eine Einladung per E-Mail.

Wenn Sie mehrere Gäste auf einmal hinzufügen möchten und über die Kontaktdaten in unterschiedlichen Quellen verfügen: Web, .csv-Datei oder Adressbuch eines E-Mail-Clients, nutzen Sie die Option Konten importieren. Dafür öffnen Sie das Modul Personen und führen Sie diese Schritte aus:

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Weitere Aktionen in der oberen linken Ecke.
• Wählen Sie die Option Konten importieren im Listenmenü.
• Im geöffneten Fenster Benutzer zum Portal hinzufügen wählen Sie die Quelle, aus der Sie die Kontaktdaten importieren möchten:
  

  - Klicken Sie auf die Schaltfläche Aus Datei, um die Kontaktinformationen aus der zuvor erstellten .csv-Datei oder MS Outlook Express .csv-Datei, laden Sie dann die erforderliche Datei, überprüfen Sie die Daten und klicken Sie auf die Schaltfläche Zur Kontaktliste übergehen,
  - Klicken Sie auf Google und erteilen Sie den Zugang auf dem entsprechenden Konto, um die Kontaktdaten aus dem Web zu importieren.
  - Klicken Sie auf die Schaltfläche Manuell, um die Kontaktinformationen mehrerer Gäste manuell zur Liste hinzuzufügen.

• Prüfen Sie die importierten Daten, die im Fenster Benutzer zum Portal hinzufügen angezeigt werden.
• Geben Sie den Vor- und Nachnamen der Personen ein, wenn diese nicht angegeben sind.
• Wählen Sie mehrere Benutzer aus und verwenden Sie die Schaltfläche Gast oben oder wählen Sie den Menüpunkt Gast rechts neben dem bestimmten Benutzer.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Zum Portal hinzufügen.

Die ausgewählten Personen werden sofort zum Portal hinzugefügt und erhalten eine Einladung per E-Mail.

Wenn Sie jeden Kunden persönlich einladen möchten, anstatt ihm eine automatisch erstellte Einladung zu senden, oder wenn Sie keine Zeit haben, um jedes Profil auszufüllen, können Sie den Einladungslink nutzen. Dafür:

• klicken Sie auf die Schaltfläche in der linken oberen Ecke und wählen Sie die Option Einladungslink aus,
• aktivieren Sie das Kontrollkästchen Benutzer als Gäste hinzufügen unter dem Verknüpfungsfeld,
• klicken Sie auf den Link Link kopieren oder verwenden Sie die Tastenkombinationen Strg+A und Strg+C, um den gesamten Link zu kopieren,
• fügen Sie den Link ein und senden Sie ihn an den Kunden, den Sie einladen möchten.

Nachdem die von Ihnen eingeladene Person diesem Link gefolgt ist und ihre E-Mail-Adresse, ihren Vor- und Nachnamen und ihr Passwort eingegeben hat, wird sie automatisch zu Ihrem Portal hinzugefügt und Sie werden über einen neu hinzugefügten Benutzer benachrichtigt.

Falls Sie der einzige Benutzer im Portal sind und schnell neue Mitglieder einladen möchten, können Sie die Schaltfläche Benutzer zum Portal einladen verwenden und den Einladungslink generieren. Diese Schaltfläche ist in jedem Portalmodul auf der linken Seite verfügbar.

Wenn Sie möchten, dass jemand Ihr Office besucht, konfigurieren Sie die Einstellungen sicherer Mail-Domains so, dass jeder auf Ihr Portal zugreifen kann. Dazu klicken die Gäste auf den Link Klicken Sie hier, um beizutreten auf der Seite Einloggen Ihres Portals. Das zu tun,

• klicken Sie oben auf der Seite auf das Symbol oder öffnen Sie die Dropdown-Liste Wählen neben Ihrem Portal-Logo und wählen Sie die Option Einstellungen,
• wählen Sie den Unterabschnitt Zugang zum Portal des Abschnitts Sicherheit,
• scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Einstellungen sicherer Mail-Domains,
• aktivieren Sie das Optionsfeld Benutzerdefinierte Domains,
• klicken Sie auf den Link Sichere Domain hinzufügen,
• geben Sie den vertrauenswürdigen E-Mail-Server in das unten erscheinende Feld ein,
• aktivieren Sie das Kontrollkästchen Benutzer als Gäste hinzufügen unter den Serverfeldern,
• klicken Sie unten im Abschnitt auf die Schaltfläche Speichern.

Ab diesem Moment kann jede Person mit einem Konto auf dem angegebenen E-Mail-Server Ihr Cloud-Office besuchen.

Die Benutzer, die als Gäste hinzugefügt sind, werden eingeschränkte Berechtigungen auf Ihrem Portal haben. Aber Sie können immer ihren Typ von Gast auf Benutzer wechseln und ihnen auf solche Weise erweiterte Zugriffsrechte erteilen. Beachten Sie aber, dass sie in diesem Fall bei der Berechnung des Zahlungsplans berücksichtigt werden und wenn die Benutzeranzahl die maximal erlaubte Anzahl überschreitet, werden Sie den Zahlungsplan ändern müssen.