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ONLYOFFICE Desktop-Editoren

Ihre Dokumente mit einer digitalen Signatur schützen

ONLYOFFICE Desktop Editorsv7.1 ONLYOFFICE Desktop Editors changelog

Version 7.1.0

Release date: 05/13/2022

Version 7.0.0

Release date: 01/18/2022

Version 6.4.2

Release date: 10/19/2021

Version 6.4.1

Release date: 10/01/2021

Version 6.3.1

Release date: 06/28/2021

Version 6.2.0

Release date: 03/18/2021

Version 6.1.0

Release date: 12/08/2020

Version 6.0.2

Release date: 11/19/2020

Version 6.0.1

Release date: 11/11/2020

Version 6.0.0

Release date: 10/15/2020

Version 5.6.4

Release date: 09/09/2020

Version 5.6.0

Release date: 08/11/2020

Version 5.5.1

Release date: 04/09/2020

Version 5.4.2

Release date: 11/28/2019

Version 5.4.1

Release date: 10/02/2019

Version 5.3.5

Release date: 08/26/2019

Version 5.3.3

Release date: 07/10/2019

Version 5.2.8

Release date: 01/18/2019

Version 5.2.4

Release date: 12/21/2018

Version 5.1.27

Release date: 05/23/2018

Version 4.8.7

Release date: 02/14/2018

Version 4.8.6

Release date: 12/23/2017

Version 4.4.1

Release date: 07/12/2017

Version 4.3.2

Release date: 04/13/2017

Version 4.2.2

Release date: 02/16/2017

Version 4.2.1

Release date: 12/20/2016

Mit ONLYOFFICE Desktop Editoren können Sie Ihre Dokumente, Tabellenkalkulationen oder Präsentationen mit digitalen Signaturen schützen, die eine hohe Sicherheit beim Datenaustausch gewährleisten.

Digitale Signaturen werden häufig verwendet, um die Authentizität und Integrität von offiziellen Dokumenten zu überprüfen, z. B. Verträge, Rechnungen, Bestellungen, Berichte usw.

  • Authentizität von Dokumenten bedeutet, dass das Dokument von einem bekannten Absender erstellt wurde. Die Authentizitätsvalidierung wird unter Verwendung des privaten und öffentlichen Schlüsselpaars implementiert.
  • Datenintegrität bedeutet, dass das Dokument während der Übertragung nicht geändert wurde. Sobald eine digitale Signatur hinzugefügt wurde, kann das Dokument nicht mehr bearbeitet werden. Wenn das Dokument geändert wurde, wird die Signatur ungültig.
Um Dokumente digital signieren zu können, benötigen Sie ein von einer Zertifizierungsstelle ausgestelltes Signaturzertifikat. Zertifikate stellen öffentliche Schlüssel bereit, mit denen die Authentizität digitaler Signaturen überprüft wird:
  • Ein privater Schlüssel wird verwendet, um eine digitale Signatur zu erstellen. Es ist nur für den Besitzer des von einer Zertifizierungsstelle ausgestellten Zertifikats verfügbar. Wenn der Besitzer das signierte Dokument an die Empfänger sendet, sendet er auch sein digitales Zertifikat und einen öffentlichen Schlüssel.
  • Ein öffentlicher Schlüssel wird von einem Empfänger des Dokuments verwendet, um die Authentizität der Signatur zu überprüfen, die vom Zertifikatsbesitzer hinzugefügt wurde, der das Dokument signiert hat.
Die Möglichkeit, Dokumente digital zu signieren, ist derzeit nur in ONLYOFFICE Desktop Editoren verfügbar, d. h. Sie können nur die auf Ihrem Computer gespeicherten Dateien mit einer digitalen Signatur schützen. Wenn Sie die digital signierte Datei in Ihr Cloud-Office hochladen und versuchen, sie zu bearbeiten, werden die hinzugefügten Signaturen entfernt.

Hinzufügen einer unsichtbaren digitalen Signatur

Um eine digitale Signatur hinzuzufügen, die im Dokumenttext nicht sichtbar ist:

  1. Erstellen Sie mit ONLYOFFICE Desktop Editoren eine neue Datei oder öffnen Sie eine vorhandene Datei.
  2. Wechseln Sie zur Registerkarte Schutz in der oberen Symbolleiste.
  3. Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Signatur Symbol Signatur.
  4. Wählen Sie die Option Fügen Sie eine digitale Signatur hinzu aus.
    Wenn das Dokument einige nicht gespeicherte Änderungen enthält, werden Sie aufgefordert, das Dokument zu speichern.
  5. Füllen Sie im Fenster Dokument signieren das Feld Zweck der Signierung dieses Dokuments aus (dieser Schritt ist optional).
    Fenster Dokument signieren Fenster Dokument signieren
  6. Wählen Sie ein digitales Zertifikat aus. Dieser Vorgang unterscheidet sich je nach Betriebssystem – Windows, Linux oder Mac OS. Bitte wählen Sie die entsprechende Registerkarte, um detaillierte Anweisungen für Ihr Betriebssystem zu lesen:

    Unter Windows werden im System installierte Zertifikate verwendet. Überprüfen Sie die Zertifikatsinformationen, die im Fenster Dokument signieren angezeigt werden. Es enthält den Namen des Zertifikatbesitzers und die Gültigkeitsdauer des Zertifikats.

    Wenn Sie über mehrere digitale Zertifikate verfügen, können Sie ein anderes Zertifikat auswählen, indem Sie auf die Schaltfläche Change klicken. Klicken Sie im sich öffnenden Fenster Select a Certificate auf den Link More choices, wählen Sie ein anderes Zertifikat aus und bestätigen Sie mit OK.

    Zertifikat auswählen Zertifikat auswählen
    1. Klicken Sia auf die Schaltfläche Select im Dialogfenster Sign Document.
      Zertifikat auswählen Zertifikat auswählen
    2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Select file button neben dem Feld select certificate file....
      Zertifikat auswählen Zertifikat auswählen
    3. Wählen Sie die .crt-Datei aus und klicken Sie auf Open.
      Zertifikat auswählen Zertifikat auswählen
    4. Klicken Sie im Informationsfenster auf OK.
      Zertifikat auswählen Zertifikat auswählen
      Wenn Ihr Zertifikat mit einem Kennwort geschützt ist, geben Sie das Kennwort in das Feld Certificate password ein.
    5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Schaltfläche Datei auswählen neben dem Feld select key file....
      Einen privaten Schlüssel auswählen Einen privaten Schlüssel auswählen
    6. Wählen Sie die .key-Datei aus und klicken Sie auf Open.
      Einen privaten Schlüssel auswählen Einen privaten Schlüssel auswählen
      Wenn Ihr Schlüssel mit einem Kennwort geschützt ist, geben Sie das Kennwort in das Feld Key password ein.
    7. Klicken Sie im Fenster Select certificate auf OK.
      Zertifikat auswählen Zertifikat auswählen
    1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Select im Dialogfenster Sign Document.
      Zertifikat auswählen Zertifikat auswählen
    2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Load Signature.
      Zertifikat auswählen Zertifikat auswählen
    3. Wählen Sie die .crt-Datei aus und klicken Sie auf Open.
      Zertifikat auswählen Zertifikat auswählen
    4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Load a Private Key.
      Einen privaten Schlüssel auswählen Einen privaten Schlüssel auswählen
    5. Wählen Sie die .key-Datei aus und klicken Sie auf Open.
      Einen privaten Schlüssel auswählen Einen privaten Schlüssel auswählen

  7. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie im Fenster Sign Document auf die Schaltfläche OK.

Die Signatur wird hinzugefügt und das Dokument wird vor Bearbeitung geschützt. In der rechten Seitenleiste erscheint ein Pop-Up-Fenster, das Sie darüber informiert, dass das Dokument eine gültige Signatur enthält und nicht bearbeitet werden kann. Die entsprechenden Informationen werden auch im Abschnitt Protect der Registerkarte File angezeigt.

Signatur Signatur

Die Signatur ist im Dokumenttext nicht sichtbar. Sie können die Informationen zur hinzugefügten Signatur im Feld Valid signatures in der rechten Seitenleiste anzeigen. Diese Informationen umfassen den Namen des Zertifikatinhabers sowie das Datum und die Uhrzeit, zu der die Signatur zum Dokument hinzugefügt wurde.

Sie können den Mauszeiger über die hinzugefügte Signatur bewegen und auf den Pfeil daneben klicken, um das Kontextmenü aufzurufen. Es umfasst die folgenden Optionen:

  • Signaturdetails ermöglicht Ihnen, das entsprechende Zertifikat zu öffnen und die Zertifikatsinformationen anzuzeigen.
  • Signatur entfernen ermöglicht Ihnen, die Signatur zu entfernen und mit der Bearbeitung des Dokuments fortzufahren.

Andere Möglichkeiten zum Hinzufügen einer digitalen Signatur

  • Sie können zur Registerkarte Datei in der oberen Symbolleiste wechseln, den Abschnitt Schützen in der linken Seitenleiste öffnen und auf die Schaltfläche Fügen Sie eine digitale Signatur hinzu klicken.
  • Wenn ein Dokument bereits gültige Signaturen enthält, können Sie die Schaltfläche Fügen Sie eine digitale Signatur hinzu in der rechten Seitenleiste verwenden.
  • Es ist auch möglich, eine sichtbare digitale Signatur mithilfe einer Signaturzeile hinzuzufügen (sehen Sie die Abschnitte „Hinzufügen einer Signaturzeile“ und „Hinzufügen einer sichtbaren digitalen Signatur mithilfe der Signaturzeile“ unten).

Hinzufügen einer Signaturzeile

Eine Signaturzeile ermöglicht es, Signaturen von anderen Teilnehmern anzufordern. Sie können auch eine Signaturzeile hinzufügen und das Dokument dann selbst über die hinzugefügte Signaturzeile unterschreiben. In diesem Fall wird dem Dokumenttext auch die visuelle Darstellung der digitalen Signatur hinzugefügt.

Wenn Sie sowohl Signaturen anderer Unterzeichner anfordern als auch das Dokument selbst signieren möchten, müssen Sie zuerst alle Signaturzeilen hinzufügen und dann das Dokument signieren.

  1. Erstellen Sie mit ONLYOFFICE Desktop Editoren eine neue Datei oder öffnen Sie eine vorhandene Datei.
  2. Setzen Sie den Mauszeiger an die Stelle, an der Sie eine Signaturzeile hinzufügen möchten.
  3. Wechseln Sie zur Registerkarte Schutz in der oberen Symbolleiste.
  4. Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Signatur Symbol Signatur.
  5. Wählen Sie die Option Signaturzeile hinzufügen.
  6. Das Fenster Signatureinstellungen wird geöffnet:
    Fenster Signatureinstellungen Fenster Signatureinstellungen
  7. Füllen Sie die Felder im Abschnitt Signaturgeberinformationen aus: Name, Titel des Signatureingebers, Email Adresse, Anweisungen für Signaturgeber.
  8. Aktivieren Sie bei Bedarf die Option Signaturdatum in der Signaturezeile anzeigen.
  9. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um dem Dokument eine Signaturzeile hinzuzufügen.
    Signaturzeile Signaturzeile

    Die Signaturzeile wird dem Dokument hinzugefügt. Es zeigt alle angegebenen Daten für den Unterzeichner an.

  10. Speichern Sie das Dokument.

Sie können je nach Anzahl der Unterzeichner mehrere Signaturzeilen hinzufügen.

Um die hinzugefügte Signaturzeile zu bearbeiten:

  1. Klicken Sie in der rechten Seitenleiste auf das Symbol Signatureinstellungen Symbol Signatureinstellungen.
  2. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Unterzeichnernamen im Abschnitt Angeforderte Signaturen und klicken Sie auf den Pfeil daneben, um auf das Kontextmenü zuzugreifen.
    Angeforderte Signaturen Angeforderte Signaturen
  3. Wählen Sie im Menü die Option Signatureinstellungen.
  4. Das Fenster Signatureinstellungen wird geöffnet. Ändern Sie die erforderlichen Informationen wie oben beschrieben, klicken Sie auf OK und speichern Sie das Dokument.

Um die hinzugefügte Signaturzeile zu entfernen, wählen Sie sie im Dokumenttext aus und drücken Sie die Entf-Taste.

Nachdem alle erforderlichen Signaturzeilen hinzugefügt wurden, können Sie das Dokument auf bequeme Weise an die Unterzeichner senden.

Hinzufügen einer sichtbaren digitalen Signatur mithilfe der Signaturzeile

Wenn Sie ein Dokument auf diese Weise signieren, fügen Sie dem Dokumenttext sowohl die digitale Signatur als auch deren visuelle Darstellung hinzu.

Wenn Sie ein Dokument erhalten, das Ihre Signatur erfordert, sehen Sie in der rechten Seitenleiste ein Pop-Up-Fenster, das Sie darüber informiert, dass das Dokument unterschrieben werden muss.

Pop-Up Fenster Pop-Up Fenster
  1. Klicken Sie zweimal im Dokument auf die Signaturzeile oder gehen Sie wie folgt vor:
    1. Klicken Sie in der rechten Seitenleiste auf das Symbol Signatureinstellungen Symbol Signatureinstellungen.
    2. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Unterzeichnernamen im Abschnitt Angeforderte Signaturen und klicken Sie auf den Pfeil daneben, um auf das Kontextmenü zuzugreifen.
    3. Wählen Sie im Menü die Option Signieren.
    Angeforderte Signaturen Angeforderte Signaturen
    Wenn das Dokument einige nicht gespeicherte Änderungen enthält, werden Sie aufgefordert, das Dokument zu speichern.
  2. Das Fenster Dokument signieren wird geöffnet. Sie können entweder Ihren Namen eingeben oder Ihr Signaturbild laden:
    • Geben Sie Ihren Namen in das Feld Name des Signaturgebers eingeben ein und formatieren Sie den Text, indem Sie die erforderliche Schriftart und -größe auswählen.
    • Sie können auch auf die Schaltfläche Bild auswählen klicken und ein Bild hochladen, das Sie als Signatur verwenden möchten (z. B. ein gescanntes Bild Ihrer handschriftlichen Unterschrift).
    Fenster Dokument signieren Fenster Dokument signieren

    Sehen Sie sich Ihre Signatur im Feld Wie sieht Signatur aus: an.

  3. Wählen Sie ein digitales Zertifikat aus. Dieser Vorgang unterscheidet sich je nach Betriebssystem – Windows, Linux oder Mac OS. Bitte wählen Sie die entsprechende Registerkarte, um detaillierte Anweisungen für Ihr Betriebssystem zu lesen:

    Unter Windows werden im System installierte Zertifikate verwendet. Überprüfen Sie die im Fenster Sign Document angezeigten Zertifikatsinformationen. Es enthält den Namen des Zertifikatbesitzers und die Gültigkeitsdauer des Zertifikats.

    Wenn Sie über mehrere digitale Zertifikate verfügen, können Sie ein anderes Zertifikat auswählen, indem Sie auf die Schaltfläche Change klicken. Klicken Sie im sich öffnenden Fenster Select a Certificate auf den Link More choices, wählen Sie ein anderes Zertifikat aus und bestätigen Sie mit OK.

    Zertifikat auswählen Zertifikat auswählen
    1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Select im Dialogfenster Sign Document.
      Zertifikat auswählen Zertifikat auswählen
    2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Schaltfläche Datei auswählen neben dem Feld select certificate file....
      Zertifikat auswählen Zertifikat auswählen
    3. Wählen Sie die .crt-Datei aus und klicken Sie auf Open.
      Zertifikat auswählen Zertifikat auswählen
    4. Klicken Sie auf OK im Informationsfenster.
      Zertifikat auswählen Zertifikat auswählen
      Wenn Ihr Zertifikat mit einem Kennwort geschützt ist, geben Sie das Kennwort in das Feld Certificate password ein.
    5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Schaltfläche Datei auswählen neben dem Feld select key file....
      Einen privaten Schlüssel auswählen Einen privaten Schlüssel auswählen
    6. Wählen Sie die .key-Datei aus und klicken Sie auf Open.
      Einen privaten Schlüssel auswählen Einen privaten Schlüssel auswählen
      Wenn Ihr Schlüssel mit einem Kennwort geschützt ist, geben Sie das Kennwort in das Feld Key password ein.
    7. Klicken Sie auf OK im Fenster Select certificate.
      Zertifikat auswählen Zertifikat auswählen
    1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Select im Fenster Sign Document.
      Zertifikat auswählen Zertifikat auswählen
    2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Load Signature.
      Zertifikat auswählen Zertifikat auswählen
    3. Wählen Sie die .crt-Datei aus und klicken Sie auf Open.
      Zertifikat auswählen Zertifikat auswählen
    4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Load a Private Key.
      Einen privaten Schlüssel auswählen Einen privaten Schlüssel auswählen
    5. Wählen Sie die .key-Datei aus und klicken Sie auf Open.
      Einen privaten Schlüssel auswählen Einen privaten Schlüssel auswählen

  4. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie im Fenster Sign Document auf die Schaltfläche OK, um Ihre Signatur zum Dokument hinzuzufügen.

Die Signatur wird hinzugefügt und das Dokument wird vor Bearbeitung geschützt. Die visuelle Darstellung der Signatur wird auch im Dokument angezeigt.

Visuelle Darstellung der Signatur Visuelle Darstellung der Signatur

Die Informationen zur hinzugefügten Signatur finden Sie im Abschnitt Gültige Signaturen in der rechten Seitenleiste.

Entfernen digitaler Signaturen

Sobald dem Dokument eine digitale Signatur hinzugefügt wurde, ist es vor Bearbeitung geschützt. Wenn Sie ein solches Dokument bearbeiten möchten, klicken Sie im Pop-Up-Fenster rechts auf die Option Trotzdem bearbeiten. Alle hinzugefügten digitalen Signaturen werden aus dem Dokument entfernt.

Pop-Up Fenster Pop-Up Fenster

Sie können auch alle Signaturen über die Registerkarte Datei entfernen. Öffnen Sie den Abschnitt Schützen in der linken Seitenleiste und klicken Sie auf die Schaltfläche Dokument bearbeiten.

Abschnitt Schützen Abschnitt Schützen

Wenn das Dokument mehrere digitale Signaturen enthält und Sie nur eine bestimmte Signatur entfernen möchten:

  1. Klicken Sie in der rechten Seitenleiste auf das Symbol Signatureinstellungen Symbol Signatureinstellungen.
  2. Klicken Sie auf den Pfeil neben einer gültigen Signatur.
  3. Wählen Sie im Menü die Option Signatur entfernen aus.
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