Un projet est une activité de groupe unique avec un début et une fin conçue pour atteindre un objectif spécifique. En règle générale, chaque projet comporte cinq étapes principales:

• Lancement

  Définition du but principal et des objectifs du projet.

• Planification

  Élaboration d'un plan de réalisation du projet: définition des étapes, création d'une équipe de projet, attribution des tâches.

• Exécution

  Réalisation du travail selon le plan élaboré.

• Surveillance

  Suivi et analyse des activités d'exécution du projet afin de définir les problèmes potentiels et de faire les corrections nécessaires.

• Fermeture

  Acceptation du résultat et achèvement du projet.

Projets est un outil de gestion de projet conçu pour vous aider à réaliser avec succès toutes les étapes du projet: planification de votre flux de travail, gestion de votre équipe de projet, distribution des tâches parmi les membres, suivi et rapports d'avancement afin d'atteindre l'objectif principal du projet créé.

Pour accéder au module Projets depuis n'importe quelle page du portail, utilisez la liste déroulante dans le coin supérieur gauche de la page et sélectionnez une option correspondante.

Pour coordonner le flux de travail, la première chose que vous devez faire c'est de créer un projet. Pour ce faire,

1. Cliquez sur le bouton Créer dans le coin supérieur gauche et sélectionnez l'option Projet dans la liste déroulante.
   Si vous avez déjà créé un modèle et souhaitez l'appliquer à un nouveau projet cliquez sur le lien Sélectionner situé sous la légende Sélectionner modèle de projet et choisissez le modèle nécessaire. Utilisez le champ de recherche pour accélérer le processus de recherche. Pour en savoir plus sur la création d'un modèle de référence, veuillez consulter cet article.
2. Spécifiez le Titre de votre projet et entrez une courte Description, si nécessaire.
3. Désignez le Chef de projet.

   Pour ce faire, ouvrez la liste déroulante correspondante et sélectionnez la personne nécessaire. Triez les utilisateurs par groupe ou utilisez le champ de filtre qui se trouve en haut pour faciliter la recherche. Cochez la case près de ce champ si vous souhaitez notifier le chef de projet par email.

4. Créer Équipe du projet.

   Pour ajouter les membres à l'équipe du projet, cliquez sur le lien Gérer l'équipe. Sélectionnez les utilisateurs à ajouter à votre équipe. Utilisez le champ de filtre en haut pour vous faciliter la recherche. Cochez le groupe nécessaire ou l'option Sélectionner tout pour ajouter tous les utilisateurs du groupe choisi ou tous les utilisateurs du portail respectivement. Cliquez sur le bouton Enregistrer. Si vous voulez supprimer un utilisateur ajouté par erreur, placez le curseur sur l'utilisateur nécessaire et cliquez sur l'icône .

   Tous les utilisateurs sélectionnés seront informés par e-mail.

   Lors de la création d'un projet privé (c'est l'option par défaut), vous pouvez aussi définir les droits d'accès pour chaque membre de l'équipe.
   
5. Modifier la structure du projet s'il est nécessaire.

   Cliquez sur le lien Ajouter un jalon et entrez son Titre dans le champ correspondant, puis réglez sa date limite, choisissez la personne responsable depuis la liste et cliquez sur le bouton OK. Vous pouvez Modifier, Ajouter une tâche au nouveau jalon facilement ou le Supprimer à l'aide de l'icône .

   Pour ajouter une nouvelle tâche au jalon existant vous pouvez également placer le pointeur de la souris sur le jalon et cliquer sur Tâche. Ensuite, saisissez le titre de la tâche, sélectionnez la personne responsable et cliquez sur OK.

   Utilisez le lien Ajouter une tâche situé sous l'option Tâches sans jalon si vous souhaitez ajouter une tâche qui n'appartiennent à aucune étape. Entrez le Titre de votre tâche dans le champ correspondant, choisissez la personne responsable depuis la liste et cliquez sur le bouton OK.

6. Ajoutez des tags: cliquez sur Sélectionner dans la section Tags, cochez les tags nécessaires dans la liste ou créez de nouveaux tags. Pour créer un nouveau tag, cliquez sur Créer nouveau tag, saisissez le Titre du tag et cliquez sur le bouton Créer. Une fois les tags sélectionnés, cliquez sur Enregistrer.

   Cela permet de catégoriser le projet et faciliter la recherche pour les autres utilisateurs.

7. Cochez la case Enregistrer ce projet en tant que privé.

   Cette option est activée par défaut. Utilisez cette option afin de restreindre l'accès à un nouveau projet. Dans ce cas, le projet est disponible uniquement pour le gestionnaire du projet, le chef de projet et les membres qui ont les autorisations appropriées. Une fois cette option désactivée, le projet sera disponible pour tous les utilisateurs qui ont l'autorisation à accéder au module Projet.

8. Activez l'option Suivre le projet si vous n'aller pas participer à ce projet mais si vous avez besoin de suivre ses résultats.
9. Activez l'option Informer le responsable pour aviser les personnes qui sont responsable des jalons et des tâches. Cette option sera grisée si on n'a désigné aucun responsable des jalons ou des tâches du projet.
10. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Des modifications au sein d'un projet en cours c'est une étape inévitable et indispensable de la progression du projet.

Pour régler certains paramètres du projet,

1. ouvrez la page d'aperçu du projet en cliquant sur son titre,
2. cliquez sur l'icône située à droite du titre de projet,
3. sélectionnez l'option Modifier dans la liste déroulante,
4. effectuez toutes les modifications nécessaires et cliquez sur le bouton Enregistrer le projet.

Votre Équipe est l'un des facteurs clé du succès de votre projet. Lorsque votre projet est en cours, vous pouvez avoir besoin d'ajouter ou de supprimer certains membres de l'équipe. Pour ce faire,

1. passez à l'onglet Équipe sur la page d'aperçu du projet,
2. Cliquez sur le lien Gérer l'équipe.
3. Ajoutez de nouveaux utilisateurs à votre équipe.

   Pour ce faire, sélectionnez les utilisateurs à ajouter à votre équipe de la liste et cliquez sur le bouton Enregistrer. Utilisez le champ de filtre en haut pour vous faciliter la recherche. Cochez le groupe nécessaire ou l'option Sélectionner tout pour ajouter tous les utilisateurs du groupe choisi ou tous les utilisateurs du portail respectivement.

4. Supprimez des membres de votre équipe.

   Pour ce faire, décochez les utilisateurs à supprimer de la liste ou cliquez sur l'icône à droite de l'utilisateur à supprimer et sélectionnez l'option Supprimer l'utilisateur de l'équipe.

5. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Par défaut, chaque membre d'équipe peut voir le contenu du projet sélectionné: des jalons, des tâches, des documents, des discussions et des contacts.

Pour limiter l'accès, sélectionnez le membre d'équipe pour lequel vous voulez définir des droits d'accès et cliquez sur l'une des options à droite:

• Discussions - désactivez cette option afin de restreindre l'accès aux discussions du projet. Lorsque cette option est activée, le membre de l'équipe du projet peut afficher et commenter les discussions aussi bien que commencer une nouvelle discussion.

• Documents - désactivez cette option afin de restreindre l'accès aux documents et aux fichiers du projet. Lorsque cette option est activée, le membre de l'équipe du projet peut afficher, télécharger et créer des documents.

• Toutes les tâches - désactivez cette option afin de restreindre l'accès aux tâches du projet. Dans ce cas, le membre de l'équipe du projet peut accéder uniquement aux tâches qui lui sont affectées. Lorsque cette option est activée, le membre de l'équipe du projet peut afficher les tâches et affecter d'autres membres de l'équipe à des tâches.

• Jalons - désactivez cette option afin de restreindre l'accès aux jalons du projet. Dans ce cas, le membre de l'équipe du projet peut accéder uniquement aux jalons qui sont défini pour lui.

• Contacts - désactivez cette option afin de restreindre l'accès aux contacts CRM synchronisés avec le projet. Lorsque cette option est activée, le membre de l'équipe du projet peut afficher les contacts et les renseignements synchronisées.

De la même façon, vous pouvez définir les droits d'accès à chaque membre de votre équipe au moins qu'il n'a pas de privilèges d'administrateur de projets.

Une fois le projet créé, l'étape suivante est de planifier le flux de travail en utilisant les jalons. Un jalon est un point clé dans l'avancement d'un projet.

Pour planifier un nouveau jalon,

1. cliquez sur le bouton Créer dans le coin supérieur gauche et sélectionnez l'option Jalon dans la liste déroulante,
2. Spécifiez le Titre de votre jalon et entrez une courte Description, si nécessaire,
3. Sélectionnez le Projet auquel vous souhaitez ajouter le jalon,
4. Sélectionnez la personne qui sera Responsable du jalon nouvellement créé. Par défaut, le chef de projet est sélectionné.
5. Définissez la Date limite souhaitée,

   La date limite d'un jalon c'est la date à laquelle toutes les tâches associées à ce jalon sont supposées être effectuées.

   Définissez la Date limite en utilisant l'une des options: Semaine, Mois, Deux mois, ou sélectionnez la date dans le calendrier, ou entrez-la manuellement au format suivant jj/mm/aaaa.

6. Cochez la case Jalon clé, si nécessaire,

   Utilisez cette option si le nouveau jalon est plus important que d'autres. Tous les jalons clé sont marqués par la clé rouge à côté de leur titre.

7. Pour vous rappeler 48 heures avant la date limite, activez l'option correspondante.
8. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Le jalon créé sera ajouté à la liste de Jalons. De la même manière vous pouvez ajouter autant de jalons à votre projet que vous le souhaitez.

Lorsque toutes les tâches sont effectuées, vous pouvez fermer le jalon en modifiant son statut de Ouvert à Fermé dans la liste Jalons. Pour ce faire, cliquez simplement sur la flèche à gauche du titre de jalon et sélectionnez le statut nécessaire dans la liste.

Si vous avez besoin de retarder ou de rapprocher un jalon,

1. sélectionnez le jalon nécessaire dans la liste de Jalons,
2. cliquez sur l'icône à droite du titre du jalon,
3. sélectionnez l'option Modifier dans la liste déroulante Actions,
4. effectuez toutes les modifications nécessaires et cliquez sur le bouton Enregistrer changements.

Pour supprimer un jalon, choisissez l'option correspondante dans la liste déroulante Actions.

Une fois le projet créé et le jalon ajouté, il reste encore une étape. Distribuer les tâches entre les membres de l'équipe de projet.

Pour ajouter une tâche,

1. Cliquez sur le bouton Créer dans le coin supérieur gauche et sélectionnez l'option Tâche dans la liste déroulante.
2. Saisissez le Titre de votre tâche et entrez une courte Description, si nécessaire.
3. Sélectionnez le Projet auquel vous souhaitez ajouter la tâche.
4. Associez une tâche à l'un des Jalons disponibles.

   Utilisez l'option Aucun si vous ne souhaitez associer cette tâche à aucun jalon.

5. Sélectionnez une personne responsable à laquelle vous souhaitez assigner cette tâche de la liste Responsable.

   Vous pouvez assigner la tâche aux plusieurs personnes responsables en les sélectionnant de la liste. Pour supprimer une personne ajoutée par erreur depuis la liste des personnes responsables, placez le curseur sur le nom de cette personne et cliquez sur l'icône qui apparaît à gauche. Toutes les personnes responsables seront informées d'une nouvelle tâche assignée par email.

6. Définissez la Date de début en la sélectionnant dans le calendrier, ou en l'entrant manuellement au format jj/mm/aaaa.
7. Définissez la Date limite en utilisant l'une des options: Aujourd'hui, 3 jours, Semaine, ou sélectionnez la date dans le calendrier, ou entrez-la manuellement au format jj/mm/aaaa.
8. Cochez l'option Haute pour définir la priorité de la tâche.

   L'icône sera ajoutée à côté du titre de la tâche dans la liste Tâches.

9. Cliquez sur le bouton Enregistrer ou utilisez le bouton Enregistrer et créer une nouvelle tâche pour enregistrer cette tâche et créer une nouvelle tâche tout de suite.

La tâche créée sera ajoutée à la liste Tâches. De la même manière vous pouvez ajouter autant de tâches à votre projet que vous le souhaitez.

Dans la liste, la tâche sans date limite qui est associée à un jalon est marquez par l'icône et s'affiche avec la date limite du jalon.

Pour créer rapidement une nouvelle tâche à partir d'une tâche existante et inclure tout son contenu tels que des pièces jointes et des sous-tâches, utiliser l'option Copier. Vous pouvez créer une réplique exacte d'une tâche ou y apporter des modifications mineures (par ex. définir un autre jalon, une autre personne responsable ou la date limite), créer des tâches similaires pour le même projet ou déplacer des copies des tâches vers un autre projet.

1. sélectionnez la tâche nécessaire dans la liste Tâches,
2. cliquez sur l'icône à droite du titre de la tâche.
3. sélectionnez l'option Copier dans la liste déroulante Actions,
4. modifiez les détails de la tâche, le cas échéant,
5. choisissez les éléments de tâche à copier en cochant les cases Documents et/ou Sous-tâches,
6. cliquez sur le bouton Copier pour dupliquer la tâche ou le bouton Remplacer pour supprimer la tâche initiale et ajouter la copie à sa place.

Pour modifier une tâche,

1. sélectionnez la tâche nécessaire dans la liste Tâches,
2. cliquez sur l'icône à droite du titre de la tâche.
3. sélectionnez l'option Modifier dans la liste déroulante Actions,
4. effectuez toutes les modifications nécessaires et cliquez sur le bouton Enregistrer changements.

Vous pouvez joindre des documents à votre tâche. Accédez à la page de tâche et passez à l'onglet Documents en haut. Les options que vous pouvez paramétrer ici:

• Créer un nouveau document, un classeur ou une présentation en cliquant sur le lien Nouveau fichier et sélectionnant le type de fichier depuis la liste;
• télécharger des documents depuis votre disque dur en cliquant sur le lien Charger fichier;
• joindre des fichiers du projet auquel la tâche est associée.

Pour gérer les documents joints à votre tâche, faites glisser le pointeur de la souris sur la pièce jointe et cliquez sur l'icône appropriée:

• cliquez sur l'icône pour ouvrir le document existant avec l'éditeur en ligne;
• cliquez sur l'icône pour télécharger le document existant sur votre ordinateur;
• cliquez sur l'icône pour supprimer le document existant.

Une fois la tâche terminée, fermez-la directement dans la liste Tâches en changeant son statut de Ouverte à Fermée. Pour ce faire, cliquez simplement sur la flèche à droite du titre de la tâche et sélectionnez le statut nécessaire dans la liste.

Si l'administrateur doté de droits d'accès complet ou l'administrateur du module Projets ont créé des statuts de tâches supplémentaires, vous aussi pourrez les appliquez à vos tâches. Pour en savoir plus sur la création et l'utilisation des statuts personnalisés, veuillez consulter cet article.

Pour supprimer une tâche, choisissez une option correspondante dans la liste déroulante Actions.

Parfois pour accomplir une tâche il est nécessaire de la diviser en plusieurs étapes et les distribuer parmi les plusieurs personnes. La création des sous-tâches vous aidera à gérer votre liste To-Do et rester organisé.

Pour créer une sous-tâche,

1. Ouvrez la liste Tâches en cliquant sur l'option correspondante sur le panneau latéral gauche.
2. Sélectionnez une tâche nécessaire.

   Pour trouver la tâche nécessaire, utilisez notre filtre qui se trouve en haut de la liste. Cliquez sur le bouton Ajouter un filtre et sélectionnez l'une des options:

   • utilisez la liste RESPONSABLE pour afficher les tâches assignées à vous, à un utilisateur à un groupe particulier ou les tâches sans Aucun responsable;

   • utilisez la liste CRÉATEUR pour afficher les tâches créées par vous ou par un utilisateur particulier;

   • utilisez la liste PROJET pour afficher les tâches de Vos projets ou les projets auxquels vous ne participez pas, ou les projets avec un tag particulier, ou les projets sans tags;

   • utilisez la liste JALON pour afficher pour afficher toutes les tâches des jalons avec au moins une tâche qui vous est assignée, ou les tâches sans jalons, ou les tâches associées à un jalon particulier;

   • utilisez la liste STATUT pour afficher les tâches sur lesquelles vous travaillez (ouverte) ou les tâches que vous avez accomplies (fermée);

   • utilisez la liste DATE LIMITE pour afficher les tâches avec la date limite définie;

   Vous pouvez également entrer un nom de tâche, entièrement ou partiellement, dans le champ et appuyer sur la touche Entrée pour retrouver la tâche nécessaire

3. Placez le curseur sur la tâche sélectionnée et cliquez sur le lien Sous-tâche qui apparaît à droite du titre de la tâche.
4. Saisissez le Titre de votre sous-tâche.
5. Sélectionnez une personne responsable à laquelle vous souhaitez assigner cette sous-tâche de la liste Responsable.
6. Cliquez sur le bouton OK à droite.

La sous-tâche créée sera ajoutée et affichée au-dessous de la tâche sélectionnée. La date limite de la sous-tâche va coïncider avec la date limite de la tâche associée et on NE peut PAS la modifier.

Vous pouvez continuer à ajouter des sous-tâches en utilisant le champ au-dessous ou créer des sous-tâches plus tard en utilisant l'option Ajouter une sous-tâche du menu Actions à droite du titre de la tâche.

Pour dupliquez rapidement une sous-tâche existante de la même tâche, cliquez sur l'icône à droite du titre de la sous-tâche et sélectionnez l'option Copie depuis la liste déroulante Actions. La sous-tâche copiée s'affiche au-dessous de la sous-tâche initiale.

Si la tâche s'est modifié et il vous faut réattrubuer une sous-tâche, vous pouvez utiliser la fonctionnalité Glisser-déplacer. Pour ce faire, cliquez sur la sous-tâche et faites glisser le pointeur de la souris en maintenant le bouton enfoncé pour déplacer sur une autre tâche.

Pour modifier une sous-tâche,

1. sélectionnez la sous-tâche nécessaire dans la liste,
2. cliquez sur l'icône à droite du titre de la sous-tâche,
3. sélectionnez l'option Modifier dans la liste déroulante Actions,
4. apportez toutes les modifications nécessaires et cliquez sur le bouton OK.

Une fois la sous-tâche accomplie, cochez la case à droite de son titre pour la fermer.

Pour supprimer une sous-tâche, choisissez l'option correspondante dans la liste déroulante Actions.

Diagramme de Gantt est un graphique à barres qui sert à présenter l'avancement d'un projet et les dépendances de tâches.

Le façon le plus simple d'ouvrir le Diagramme de Gantt est de cliquer sur le lien Diagramme de Gantt sur le panneau latéral gauche.

Vous pouvez également ouvrir le Diagramme de Gantt en procédant de l'une des manières suivantes:

1. Sélectionnez votre projet de la liste Projets.

   Pour trouver le projet nécessaire utilisez le filtre en haut de la liste en cliquant sur le bouton Ajouter un filtre et en sélectionnant l(une des options:

   • utilisez la liste STATUT pour afficher les projets sur lesquels vous travaillez (Actif), sur lesquels vous avez suspendu les travaux (En pause) ou les projets que vous avez déjà terminés (Terminé);

   • utilisez la liste CHEF DE PROJET pour afficher les projets gérés par vous ou par un utilisateur particulier;

   • utilisez la liste MEMBRE DE L'ÉQUIPE pour afficher les projets auxquels vous ou un utilisateur ou un groupe particulier participe;

   • utilisez la liste AUTRES pour afficher les projets auxquels vous ne participez pas mais lesquels vous suivez (Suivis) ou les projets avec un tag spécifié ou les projets sans tags;

   Vous pouvez saisir le titre du projet, tout ou une partie, dans le champ et appuyer sur la touche Entrée pour rechercher le projet nécessaire.

2. Ouvrez la page d'aperçu du projet en cliquant sur son titre.
3. Passez à l'onglet Diagramme de Gantt sur la page de projet.

OU

1. sélectionnez la tâche nécessaire de la liste Tâches en utilisant le filtre en haut de la liste,
2. ouvrez la page de la tâche en cliquant sur son titre,
3. faites défiler la page vers la section Tâches associées,
4. cliquer sur le lien Passer au Diagramme de Gantt.

Le Diagramme de Gantt s'affiche.

Les options que vous pouvez paramétrer ici:

• sélectionner un ou plusieurs projets pour lesquels vous voulez afficher le Diagramme de Gantt,
• sélectionner les détails de l'activité à afficher sur le panneau latéral gauche: responsable, date de début, date limite, statut, priorité,
• visualiser toutes les activités du projet d'un seul coup d'œil,
• évaluer visuellement le statut de toute activité du projet: ouvert/fermé, actif/en retard,
• gérer les jalons et les tâches du projet: créer, modifier, fermer, rouvrir, supprimer etc,
• associer les tâches à l'intérieur du projet pour créer les dépendances de tâches.

Pour en savoir plus, consultez notre Guide d'utilisateur.

Une fois que le projet est en cours, toute sorte de problèmes ou de questions peuvent se produire. Pour trouver une bonne solution, vous pouvez discuter du problème avec votre équipe de projet.

Pour lancer une discussion liée au projet,

1. Accédez au Projet auquel vous voulez ajouter la discussion,
2. Cliquez sur le bouton Créer dans le coin supérieur gauche et sélectionnez l'option Discussion dans la liste déroulante.
3. Saisissez le Titre de votre discussion.
4. tapez votre message et éditez-le en utilisant Barre d'outils de mise en forme,
5. utilisez le bouton Text Cut pour sélectionner le fragment à afficher sur la page Discussions,

   Pour le faire, à l'aide de la souris sélectionnez le fragment à masquer et cliquez sur le bouton Text Cut. Le fragment sélectionné sera mis en surbrillance. De cette façon seulement un court extrait du message (non sélectionné) sera présenté dans la liste des discussions et sur la page Flux.

6. inviter d'autres utilisateurs à votre discussion,

   Tous les membres de l'équipe seront invités à la discussion automatiquement et affichés au-dessous du champ de texte. Si vous avez besoin de supprimer certains d'entre eux ou inviter des personnes qui ne participent pas au projet cliquez sur le lien Gestion des abonnés.

   • Pour inviter encore plus de personnes,
     Cochez les cases à côté des utilisateurs que vous souhaitez inviter à votre discussion et cliquez sur le bouton Enregistrer. Vous pouvez ajouter des utilisateurs d'un groupe particulier ou tous les utilisateurs du portail cochant l'option correspondante sur le côté droit de la fenêtre.
   • Pour supprimer un abonné,
     Placez le curseur de la souris sur l'utilisateur nécessaire et cliquez sur l'icône .

   Les gens que vous avez sélectionnés seront informés sur la discussion créée et les commentaires ajoutés.

7. ajoutez des documents à votre discussion.
   • créer un nouveau document, un classeur ou une présentation en cliquant sur le lien Nouveau fichier et en sélectionnant le type de fichier depuis la liste;
   • télécharger des documents depuis votre disque dur en cliquant sur le lien Charger fichier;
   • joignez des fichiers du projet auquel la discussion est associée.
8. Affichez l'aperçu du résultat et sauvegardez votre discussion.

Vous pouvez toujours modifier le texte de votre discussion, gérer des abonnés et des pièces jointes. Pour ce faire,

1. sélectionnez la discussion dans la liste Discussions,
2. ouvrez la page de discussion en cliquant sur son titre,
3. cliquez sur l'icône à droite du titre de discussion,
4. sélectionnez l'option Modifier dans la liste déroulante Actions,
5. effectuez toutes les modifications nécessaires et cliquez sur le bouton Enregistrer changements.

Si vous avez besoin de notifier un membre du projet depuis la section Commentaires, vous pouvez utiliser l'option Mentionner. Pour ce faire, saisissez '@' dans le champ de saisie. La liste des membres du projet s'affichera. Sélectionnez la personne nécessaire et cliquez dessus. L'adresse e-mail (selon le profil) de l'utilisateur sera automatiquement ajouté dans le commentaire comme un lien. Lors de la publication du commentaire, l'utilisateur mentionné sera notifié via chat, mail et telegram.

Pour gérer les pièces jointes à votre discussion, accédez à la page de la discussion et passez à l'onglet Documents en haut. Faites glisser le pointeur de la souris sur la pièce jointe et cliquez sur l'icône appropriée:

• cliquez sur l'icône pour ouvrir le document existant avec l'éditeur en ligne;
• cliquez sur l'icône pour télécharger le document existant sur votre ordinateur;
• cliquez sur l'icône pour supprimer le document existant.

Il est également possible de créer une tâche à partir de la discussion. Accédez à la page de discussion, cliquez sur l'icône à côté du titre de la discussion et sélectionnez l'option Créer tâche sur la base de la discussion dans le menu.

Pour supprimer une discussion, choisissez l'option correspondante dans la liste déroulante Actions.

Si votre discussion n'est plus d'actualité, mais vous ne voulez pas la supprimer car elle contient des informations importantes, utilisez l'option Archive depuis la liste déroulante de la page de discussion. Tous les membres de la discussion auront un accès à la discussion et à tous les fichiers joints mais ne pourrons pas d'ajouter de nouveaux commentaires. Si vous voulez reprendre la discussion, cliquez sur l' icône et choisissez l'option Ouvrir.

Pour augmenter les chances de réussite du projet, vous devez constamment surveiller le progrès du projet créé en suivant le travail de chacun.

Pour ce faire, utilisez le système des Rapports du bureau en ligne:

1. accédez à la liste des Rapports en cliquant le lien approprié sur le panneau de gauche,
2. sélectionnez le type de rapport désiré à gauche et configurez les paramètres du rapport à droite. Pour en savoir plus sur les types et la configuration des rapports, veuillez consulter cette page.
3. Cliquez sur le bouton Générer rapport.

Lorsque le rapport généré, cliquez sur Ouvrir dans le coin inférieur droit pour afficher le rapport. Le rapport est affiché en tant que feuille de calcul Spreadsheet Editor et vous pouvez le modifier, imprimer ou télécharger le cas échéant.

• Pour imprimer le rapport, cliquez sur l'icône Imprimer de la barre d'outils supérieure.
• Pour télécharger le rapport, passez à l'onglet Fichier de la barre d'outils supérieure et sélectionnez l'option Télécharger comme... sur la barre latérale gauche et sélectionnez le format approprié.

Tous les rapports créés sont affichés dans la liste Rapports générés (rapports sont disponibles uniquement pour l'utilisateur qui les a créé). Pour gérer vos rapports, placez le curseur de votre souris sur le rapport approprié dans la liste et utilisez les icônes à côté du fichier:

• - pour ouvrir le rapport en utilisant Spreadsheet Editor.
• - pour télécharger le rapport en tant que fichier .xlsx.
• - pour supprimer le rapport.

Par défaut, tous les rapports sont sauvegardés dans la section Mes documents du module Documents. Vous pouvez choisir le dossier de sauvegarde pour les rapports du projet. Pour ce faire,

1. cliquez sur Paramètres sur le panneau latéral gauche,
2. sélectionnez Paramètres communs,
3. dans la section Paramètres personnels, cliquez sur le bouton Sélectionner à côté du champ Dossier des rapports,
4. sélectionnez l'un des dossiers disponibles dans la section Mes documents et cliquez sur le bouton OK.

Si vous ne travaillez plus sur le projet, vous pouvez le suspendre ou fermer en changeant son statut.

Pour ce faire,

1. sélectionnez votre projet dans la liste Projets à l'aide du filtre en haut.
2. cliquez sur la flèche à gauche du titre de projet,
3. sélectionnez un statut approprié dans la liste déroulante.

La couleur du titre de projet sera fanée, le projet sera déplacé à la fin de la liste Projets. Mais vous pouvez facilement accéder aux jalons et aux tâches de projet et changer le statut à Actif à tout moment.

Si vous souhaitez supprimer votre projet définitivement,

1. sélectionnez votre projet dans la liste Projets,
2. ouvrez la page d'aperçu du projet en cliquant sur son titre,
3. cliquez sur l'icône située à droite du titre de projet,
4. sélectionnez l'option Modifier dans la liste déroulante,
5. sélectionnez l'option Supprimer dans la liste déroulante,

Il est également possible de supprimer plusieurs projets à la fois. Pour ce faire, cochez les projets à supprimer dans la liste et appuyez sur le bouton Supprimer au-dessus de la liste des projets.

Par défaut, tous les utilisateurs du portail peuvent accéder au module Projets. Il existe 5 niveaux d'accès différents à l'intérieur de ce module: invité (un utilisateur externe avec les permissions de lecture seule), utilisateur (un utilisateur du portail qui ne participe pas à aucun projet), membre d'équipe de projet, chef de projet et administrateur de projet.

Invité peut effectuer les opérations suivantes:

• consulter les projets accessibles pour tous les membres du portail ou les projets privés (auxquels vous participez);
• ajouter des commentaires et vous inscrire aux tâches et discussions des projets auxquels vous avez accès.

Utilisateur peut effectuer les opérations suivantes:

• voir tout le contenu (à l'exception des projets privés);
• ajouter des commentaires aux discussions;
• suivre les projets nécessaires;
• sélectionner la page d'accueil pour le module Projets;
• sélectionner le dossier de stockage des rapports de projet.

Pour sélectionner la page d'accueil,

1. cliquez sur Paramètres sur le panneau latéral gauche,
2. sélectionnez Paramètres communs,
3. dans la section Paramètres personnels, sélectionnez la page d'accueil nécessaire dans la liste. Les options suivantes sont disponibles: Tâches, Projets, Discussion et Suivi du temps. L'option par défaut est Tâches.

Membre d'équipe de projet peut effectuer les opérations suivantes:

• effectuer toutes les opérations d'utilisateur;
• ajouter des tâches et les assigner à vous-même ou à d'autres membres de l'équipe;
• gérer des tâches créées par vous/assignées à vous;
• lancer de nouvelles discussions;
• ajouter / supprimer vos fichiers.

Chef de projet peut effectuer les opérations suivantes:

• effectuer les opérations du membre d'équipe;
• ajouter/supprimer les utilisateurs de l'équipe de projet;
• gérer les tâches, les jalons, les discussions, les commentaires dans un projet;
• changer le statut de projet;
• modifier les paramètres du projet;
• définir des droits d'accès aux membres d'équipe de projet (pour les projets privés seulement).

Administrateur de projet peut effectuer les opérations suivantes:

• effectuer les opérations du chef de projet;
• créer/modifier/supprimer les projets;
• assigner un chef de projet;
• créer et modifier les modèles de projet;
• gérer entièrement le contenu de tous les projets (gérer l'équipe, les tâches, les jalons etc.);
• configurer les paramètres communs du module Projets.

Pour configurer les paramètres communs du module Projets,

1. cliquez sur Paramètres sur le panneau latéral gauche,
2. sélectionnez Paramètres communs,
3. paramétrez les options nécessaires:
   • N'importe quel utilisateur peut créer un projet - par défaut, cette option est désactivée. Activez cette option, si vous souhaitez donner aux utilisateurs la permission de créer de nouveaux projets.
   • Cacher les entités dans les projets en pause - par défaut, cette option est activée. Désactivez cette option, si vous souhaitez afficher les entités dans les projets en pause.

En tant que propriétaire du portail / administrateur doté de droits d'accès complet vous pouvez limiter l'accès au module Projets pour certains utilisateurs ou même désactiver ce module, si vous n'en avez absolument pas besoin.

Pour limiter l'accès au module Projets,

1. cliquez sur Paramètres sur le panneau latéral gauche,
2. sélectionnez la sous-section Droits d'accès sur le portail,
3. passez à la section Projets,
4. cochez le bouton radio Utilisateurs de la liste,
5. sélectionnez les utilisateurs auxquels vous souhaitez donner accès,

   Pour ce faire, utilisez l'une des options disponibles;

   • utilisez Ajouter utilisateur si vous souhaitez donner accès à une ou plusieurs personnes;
   • utilisez Ajouter groupe si vous souhaitez donner accès à tous les utilisateurs du portail ou à un ou plusieurs groupes;

Pour désactiver le module Projets, passez à la section Modules et outils en sélectionnant l'option appropriée du panneau latéral gauche, décochez la case du module Projets et cliquez sur le bouton Enregistrer.