Le Mail du bureau en ligne est un outil de communication conçu pour gérer votre correspondance directement sur le portail. Cette solution de gestion des messages vous permet de travailler plus efficacement, d'améliorer la communication professionnelle et vous permet de :

• gérer un ou plusieurs comptes de messagerie,
• communiquer rapidement et gérer efficacement les contacts,
• accéder aux adresses des contacts de portail et CRM,
• organiser des adresses email en un seul endroit,
• gérer les messages électroniques sur le portail,
• lire vos messages et y répondre depuis un seul endroit,
• accéder à l'historique des messages, aux contacts et aux fichiers depuis n'importe quel navigateur en tout temps, en tous lieux,
• associer un fil de conversation tout entier ou un seul message à un élément CRM,
• envoyer des factures du module CRM,
• créer une signature,
• enregistrer des pièces jointes dans un dossier du module Documents,
• créer, personnaliser et utiliser des tags pour la gestion des messages simple et rapide,
• être au courant de nouveaux messages reçus.

Pour accéder au Mail du bureau en ligne, cliquez simplement sur l'icône disponible en haut de chaque page de portail.

Pour envoyer, recevoir et mettre de l'ordre dans vos messages directement sur le portail, il vous faut tout d'abord créer un compte. Pour le faire,

1. cliquez sur l'icône disponible en haut de chaque page de portail,
2. cliquez sur le bouton Créer un nouveau compte dans la fenêtre ouverte,
3. remplissez les champs suivants : email et mot de passe,

   Si nécessaire, utilisez l'option Avancé pour spécifier les paramètres suivants : Email, Nom du compte, données de la Réception de mail (Serveur POP, Port, Nom d'utilisateur, Mot de passe) et données de l'Envoi de mail (Serveur SMTP, Port, Nom d'utilisateur, Mot de passe).

4. cliquez sur le bouton Ajouter le compte pour vous connecter à votre compte.

Si vous avez un compte Gmail vous pouvez le connecter au Mail du bureau en ligne en utilisant l'icône . Pour le faire,

1. cliquez sur l'icône située dans la partie droite de la fenêtre Ajouter un compte,
2. dans la fenêtre ouverte tapez votre adresse Email et le Mot de passe,
3. cliquez sur le bouton Connexion,
4. autorisez l'application Mail du bureau en ligne à accéder à votre compte Gmail,
5. dans la fenêtre Fait ouverte cliquez sur le bouton OK.

Le processus d'importation des messages commence. Cela peut prendre un certain temps. Vous pouvez fermer la fenêtre et continuer à utiliser le portail ou même fermer le navigateur. L'importation continue à s'exécuter en arrière-plan. Une fois le processus terminé, tous les messages de votre compte de messagerie seront chargés dans le dossier Boite de réception et vous pouvez commencer à travailler avec votre correspondance.

Si vous avez besoin d'ajouter un compte supplémentaire, suivez ces étapes :

1. passez à la section Paramètres sur le panneau latéral gauche,
2. sélectionnez l'option Gestion des comptes,
3. cliquez sur le bouton Ajouter un nouveau compte situé au-dessus de la liste des comptes existants,
4. suivez la procédure de la création du compte décrite ci-dessus,
5. cliquez sur le bouton Ajouter le compte pour vous connecter à un nouveau compte.

Les messages d'un nouveau compte de messagerie ajouté seront chargés dans le dossier Boîte de réception.

Pour modifier un compte (par exemple si vous avez changé le mot de passe), effectuez les étapes suivantes :

1. passez à la section Paramètres sur le panneau latéral gauche,
2. sélectionnez l'option Gestion des comptes,
3. sélectionnez un compte nécessaire dans la liste et cliquez sur l'icône à droite,
4. sélectionnez l'option Modifier pour ouvrir la fenêtre Paramètres de compte,
5. apportez les modifications nécessaires,
6. cliquez sur le bouton Enregistrer.

Si vous avez décidé de supprimer un compte depuis le Mail du bureau en ligne :

1. passez à la section Paramètres sur le panneau latéral gauche,
2. sélectionnez l'option Gestion des comptes,
3. sélectionnez un compte nécessaire dans la liste et cliquez sur l'icône à droite,
4. sélectionnez l'option Supprimer,
5. cliquez sur le bouton Supprimer pour confirmer la suppression du compte.

Tous les messages de ce compte seront supprimés depuis le dossier Boîte de réception.

Si vous n'avez plus besoin d'un compte mais vous voulez garder tous les messages déjà reçus il vous suffit de le désactiver. Si vous choisissez cette option vous ne receverez plus de messages du compte désactivé mais tous les messages déjà présents dans le dossier Boîte de réception seront gardés et vous pourrez y accéder à tout moment.

Désormais le Mail regroupe des e-mails provenant de différents services de courrier électronique que vous utilisez et vous permet également d'ajouter un serveur de messagerie à votre domaine. Si vous avez votre propre domaine, vous pouvez facilement créer et gérer des boîtes aux lettres sur votre portail.

Pour configurer votre premier domaine,

1. cliquez sur l'icône en haut de chaque page du portail (si aucun compte n'est créé) et cliquez sur le lien Configurer un domaine ou passez à la section Paramètres du module Mail,
2. sélectionnez l'option Serveur de messagerie et cliquez sur le bouton Ajouter votre propre domaine,

3. suivez les instructions de l'assistant pour configurer le domaine :
   • entrez votre nom de domaine dans le champ correspondant et cliquez sur le bouton Suivant,
   • prouvez la propriété du domaine en ajoutant l'enregistrement TXT au panneau de configuration de votre domaine à l'aide des informations fournies dans les instructions de l'assistant et cliquez sur le bouton Suivant,
   • ajoutez l'enregistrement MX au panneau de configuration de votre domaine à l'aide des informations fournies dans les instructions de l'assistant et cliquez sur le bouton Suivant,
   • ajoutez l'enregistrement SPF au panneau de configuration de votre domaine à l'aide des informations fournies dans les instructions de l'assistant et cliquez sur le bouton Suivant,
   • ajoutez l'enregistrement au panneau de configuration de votre domaine à l'aide des informations fournies dans les instructions de l'assistant et cliquez sur le bouton Terminer.
4. dans la fenêtre ouverte cliquez sur le bouton OK.

Le domaine ajouté sera affiché sur la page avec la liste des domaines. En utilisant le bouton Ajouter votre propre domaine vous pouvez ajouter autant de domaines que vous en avez besoin.

En utilisant le menu du domaine vous pouvez :

• vérifier les paramètres DNS,
• Supprimer le domaine si vous n'en avez pas besoin.

Si vous voyez la notification rouge à côté du domaine ajouté, cela signifie que certains des enregistrements DNS ne sont pas corrects ou ne sont pas encore mis à jour (cela peut prendre de quelques minutes à plusieurs heures). Attendez quelque temps et si la notification reste cliquez sur le lien paramètres DNS pour savoir quels enregistrements DNS sont à vérifier. Cliquez sur le bouton Vérifier pour mettre à jour l'information des paramètres DNS. Une fois la mise à jour est terminée, vous pouvez ajouter la première boîte aux lettres électronique.

Si vous n'avez pas votre propre domaine vous pouvez utiliser notre domaine par défaut gratuit. Vous pouvez le trouver sur la page Serveur de messagerie de la section Paramètres.

Pour créer une nouvelle boîte aux lettres,

1. sélectionnez le domaine nécessaire (notre ou votre domaine),
2. cliquez sur le lien Ajouter nouvelle boîte aux lettres,
3. dans la fenêtre Créer une nouvelle boîte aux lettres tapez dans le champ correspondant Adresse de boîte aux lettres et sélectionnez l'utilisateur pour lequel vous souhaitez créer une boîte aux lettres en utilisant le lien Ajouter utilisateur,
   Vous ne pouvez créer que deux boîtes aux lettres pour un utilisateur pour un domaine.
4. cliquez sur le bouton Enregistrer.
Il existe une autre façon de créer une boîte aux lettres pour votre domaine par défaut. Allez à la page Gestion des comptes, cliquez sur le bouton Créer une boîte aux lettres et suivez les instructions décrites ci-dessus.

En utilisant le menu de boîte aux lettres vous pouvez Modifier les alias de boîte aux lettres ou Supprimer une boîte aux lettres. Pour en savoir plus, consultez la section Conseils et astuces.

Une fois qu'un compte de messagerie est ajouté au Mail ou une boîte aux lettres est créée directement sur le portail, vous pouvez l'utiliser pour envoyer et recevoir du courrier éléctronique.

Pour envoyer un message,

1. cliquez sur le bouton Nouveau message dans le coin supérieur gauche pour ouvrir la page où vous pourrez composer un message,

   Si vous avez plusieurs comptes, spécifiez le compte à utiliser pour l'envoi d'un message. Pour le faire, cliquez sur la flèche noire à côté du champ De: pour ouvrir la liste déroulante et choisissez le compte nécessaire.

   Vous pouvez définir un compte par défaut sur la page Gestion des comptes de la section Paramètres. Pour le faire, cochez la case du compte à être réglé par défaut pour envoyer des courriers électroniques.

2. commencez à tapez l'adresse e-mail du destinataire dans le champ de filtre À: et choisissez l'adresse nécessaire dans la liste (les contacts CRM, du portail et les adresses e-mail déjà utilisées y sont affichés),

   Vous pouvez envoyer un message à plusieurs personnes en entrant plusieurs adresses séparées par des virgules. Pour envoyer une copie à plusieurs adresses, utilisez le lien Ajouter une copie situé à droite du champ À:.

3. entrez un objet de votre message dans le champ Objet:,
4. écrivez votre message,

   Pour le mettre en forme, insérer un lien ou une image, utilisez la barre d'outils de mise en forme située au-dessus du champ du corps du message.

   Vous pouvez également joindre les documents de votre disque local ou du module Documents au message en utilisant les boutons correspondants sous le champ du corps du message. N'oubliez pas que la taille du fichier ne doit pas dépasser 15 Mo et la taille totale de tous les fichiers - 25 Mo.

   Si la taille du fichier dépasse la limite autorisée, il vous sera proposé d'envoyer la pièce jointe en tant que lien au document nécessaire. Dans ce cas tous les fichiers que vous souhaitez envoyer seront enregistrés dans le dossier Mes Documents.
5. attribuez un tag,

   Le tag sert à simplifier la recherche et l'organisation des messages. Pour attribuer un tag au message, cliquez sur le bouton Ajouter tag en haut du champ du corps du message et sélectionnez le tag nécessaire ou créez un nouveau tag.

6. cliquez sur le bouton Envoyer.
   

   Pour envoyer votre message plus tard, cliquez sur le bouton Enregistrer. Votre message sera enregistré dans le dossier Brouillons. Pour accéder à votre brouillon, cliquez tout simplement sur le dossier correspondant sur le panneau latéral gauche.

Le Mail du bureau en ligne vous permet d'ajouter une signature à vos messages.

Pour le faire,

1. passez à la section Paramètres sur le panneau latéral gauche et choisissez l'option Gestion des comptes,
2. cliquez sur le bouton Gérer la signature à côté du compte nécessaire,
   
3. dans la fenêtre ouverte Gérer la signature créez votre propre signature,
   Vous n'êtes pas limité à un seul nom. Vous pouvez utiliser un texte, une image, un lien ou même le code html généré comme une signature.
4. cliquez sur le bouton Enregistrer.
   

Votre signature personnelle sera automatiquement ajoutée chaque fois quand vous envoyez un message de votre compte avec la signature préconfigurée.

Si vous voulez modifier ou supprimer la signature,

1. passez à la section Paramètres sur le panneau latéral gauche et choisissez l'option Gestion des comptes,
2. cliquez sur le bouton Gérer la signature à côté du compte nécessaire,
3. dans la fenêtre ouverte Gérer la signature modifiez la signature ou supprimez-la,
   Vous pouvez également la désactiver pour un certain temps en décochant la case Utiliser la signature.

Le Mail du bureau en ligne en tant qu'outil indispensable de la communication professionnelle vous permet de correspondre librement avec les utilisateurs du portail et les contacts CRM.

Pour envoyer un message au contact CRM ou un utilisateur du portail,

1. ouvrez la liste Contacts du portail or Contacts CRM sur le panneau latéral gauche,
2. sélectionnez le contact nécessaire à partir de la liste,
3. cliquez sur l'icône à droite du contact sélectionné et utilisez l'option Composer un mail.
   

   Vous pouvez également utiliser le bouton Composer un mail situé au-dessus de le liste de contacts pour envoyer un message au(x) contact(s) que vous avez sélectionné(s) en cochant les cases à côté de leurs noms.

Pour actualiser la Boîte de réception, cliquez sur le bouton . Le nombre de tous les fils de conversation que vous n'avez pas encore lus est affiché à côté de la Boîte de réception et il est toujours indiqué sur l'icône . Le nombre de messages d'un fil de conversation est affiché à côté du nom de l'expéditeur , par exemple: .

Pour organiser les messages reçus,

• utilisez le champ Filtre pour afficher les fils de conversation selon le critère sélectionné :

  Statut

  • Non lu(s) pour afficher les fils de conversation qui n'ont pas encore été lus ;
  • Lu(s) pour afficher les fils de conversation qui ont été lus ;

  Par période

  • Aujourd'hui pour afficher les fils de conversation d'aujourd'hui ;
  • Hier pour afficher les fils de conversation d'hier ;
  • Semaine dernière pour afficher les fils de conversation de la semaine dernière ;
  • Période personnalisée pour afficher les fils de conversation de la période spécifiée ;

  Autres

  • Important pour afficher les fils de conversation avec indicateur ;
  • Avec pièces jointes pour afficher uniquement les fils de conversation avec pièce(s) jointe(s) ;
  • De l'expéditeur pour afficher les fils de conversation de l'expéditeur spécifié ;
  • À l'adresse courriel pour afficher les fils de conversation avec une adresse électronique spécifiée ;
  • Avec tag pour afficher uniquement les fils de conversation avec un tag spécifié.
• marquez le groupe des fils de conversation nécessaires Tous, Lu(s), Non lu(s), Important, Avec pièces jointes, Aucun ou quelques fils de conversation des groupes différents et effectuez l'opération désirée en utilisant des boutons appropriés:
  • Supprimer pour déplacer le(s) fil(s) de conversation sélectionné(s) vers le dossier Corbeille,

    Vous pouvez supprimer tous les fils de conversation du dossier Corbeille en un seul clic. Il vous suffit de cliquer sur l'icône qui apparaît si vous positionnez le curseur sur le dossier Corbeille sur le panneau latéral gauche.

  • Spam pour déplacer le(s) fil(s) de conversation sélectionné(s) vers le dossier Spam,

    N'oubliez pas qu'il est impossible de restaurer des fil(s) de conversation supprimé(s) du dossier Spam

  .
  • Marquer comme lu(s) pour marquer le(s) fil(s) de conversation sélectionné(s) comme lu(s),
  • Marquer comme non lu(s) pour marquer le(s) fil(s) de conversation sélectionné(s) comme non lu(s),
  • Ajouter un tag pour attribuer un tag sélectionné ou créé au(x) fil(s) de conversation sélectionné(s),
Vous pouvez également utiliser le menu contextuel de fils de conversation pour effectuer l'opération souhaitée. Sélectionnez les les fils nécessaires, faites un clic droit sur la zone sélectionnée et choisissez l'option nécessaire : Marquer comme lu(s)/non lu(s), Spam, Supprimer. Si vous choisissez un fil seulement, vous verrez le menu contextuel avancé. Choisissez une des options disponibles : Ouvrir, Ouvrir dans un nouvel onglet, Répondre Répondre à tous, Écrire un message à l'expéditeur, Faire suivre, Marquer comme lu(s)/non lu(s), Marquer comme important(s), Spam, Supprimer.
• ajoutez un indicateur, un signe visuel au(x) fil(s) de conversation sélectionné(s),
• utilisez l'option Trier par pour afficher les fils de conversation de la Boîte de réception arrangés par date.
  

Pour lire un message électronique, cliquez simplement sur son objet,

Quand le fil de conversation est ouvert, ce n'est que le dernier message qui est affiché. Si vous voulez voir tous les messages du fil, cliquez sur le lien Développer tout. Si vous avez besoin de les masquer cliquez sur le lien Réduire tout. Pour passer d'une conversation à une autre utilisez les liens Précédent et Suivant. Vous pouvez répondre au message, faire le suivre, le supprimer, l'exporter vers CRM, le marquer comme non lu, le déplacer vers le dossier Spam, ajouter un tag ou associer aux contacts CRM en utilisant les boutons situés au-dessus du corps de message ou la liste déroulante.

Pour des raisons de sécurité les images envoyées dans les messages sont désactivées. Pour les afficher cliquez sur le lien Afficher les images ou utilisez l'option Toujours afficher les images de "nom de l'expéditeur" si vous souhaitez que toutes les images de tous les messages envoyés par l'utilisateur choisi seront affichées par défaut.

Le message reçu peut contenir des pièces jointes. En utilisant le Mail du bureau en ligne vous pouvez automatiquement enregistrer ces fichiers dans n'importe quel dossier du module Documents. Pour le faire, vous avez besoin de définir un dossier pour les pièces jointes,

1. passez à la section Paramètres sur le panneau latéral gauche et choisissez l'option Gestion des comptes,
2. cliquez sur l'icône à droite du compte pour lequel vous voulez définir le dossier,
3. sélectionnez l'option Dossier des pièces jointes, ensuite le dossier nécessaire,
4. cliquez sur le bouton OK.
   

Quand le dossier pour les pièces jointes est défini, tous les fichiers joints aux messages futures y seront enregistrés.

En utilisant l'icône à droite de la pièce jointe vous pouvez également :

• Télécharger un fichier sur votre ordinateur,
• Afficher un fichier dans votre navigateur,
• Ouvrir un fichier (fichier de texte, classeur ou présentation) dans un éditeur de documents,
• Enregistrer un fichier dans un dossier Mes documents.
  

Le Mail du bureau en ligne vous offre la possibilité d'associer un fil de conversation ou un seul message à un élément CRM afin de transférer toute l'information nécessaire sur les contacts, les actions, les opportunités envoyée par email vers le module CRM.

Si vous associez un fil de conversation, tous les messages existants aussi bien que les messages futures seront transférés vers le module CRM. Si vous associez un seul message à un élément CRM, ce n'est que ce message qui sera accessible à partir du module CRM.

Pour associer un fil à un élément CRM,

1. sélectionnez le fil de conversation et ouvrez-le,
2. cliquez sur le bouton Plus en haut de la page et sélectionnez l'option Associer à CRM,
3. dans la fenêtre Associer la conversation à CRM ouvrez la liste déroulante et sélectionnez l'élément auquel vous voulez associer le fil,

   Il y en a trois options disponibles : Contact, Action et Opportunité. L'option par défaut est Contact.

4. tapez complètement ou partiellement le nom/titre de l'élément,
   Vous pouvez associer votre conversation à plusieurs éléments CRM à la fois.

   Si vous avez ajouté un élément par erreur et vous voulez le supprimer, il vous suffit de cliquer sur l'icône à côté de son nom/titre.

5. cliquez sur le bouton Enregistrer.

Pour associer un seul message à un élément CRM,

1. ouvrez le fil de conversation,
2. cliquez sur le message nécessaire,
3. cliquez sur l'icône à droite et sélectionnez l'option Exporter vers CRM,
4. dans la fenêtre Exporter vers CRM ouvrez la liste déroulante et sélectionnez l'élément auquel vous voulez associer ce message,
5. tapez complètement ou partiellement le nom/titre de l'élément,

   Si vous avez ajouté un élément par erreur et vous voulez le supprimer, il vous suffit de cliquer sur l'icône à côté de son nom/titre.

6. cliquez sur le bouton Exporter.

C'est tout ! Tous les messages nécessaires sont transférés vers le module CRM et dès le maintenant vous pouvez suivre votre correspondance dépuis la page de profil de l'élémént.

Sur la page de profil de l'élémént du module CRM vous pouvez également :

• lire des messages du fil que vous avez déjà envoyés ou reçus aussi bien que de nouveaux messages ;
• ouvrir tout message en cliquant sur son sujet ;
• ouvrir des fichiers joints en utilisant le lien Afficher fichiers ;
• supprimer un message en cliquant sur l'icône à côté.

Pour dissocier un fil de l'élément CRM,

1. cliquez sur l'icône tout en haut de la page du portail,
2. sélectionnez le fil de conversation et ouvrez-le,
3. cliquez sur le bouton Plus en haut de la page et sélectionnez l'option Associer à CRM,
4. dans la fenêtre Associer la conversation à CRM ouverte vous allez voir tous les éléments associés. Si vous voulez supprimer tous les éléments associés, cliquez sur le bouton Dissocier tout et confirmez votre choix. Si vous avez besoin de supprimer un certain élément CRM, utilisez l'icône à côté de son nom/titre, ensuite cliquez sur le bouton Enregistrer en bas.
   Il est à noter que si vous dissociez un fil d'un élément CRM, les nouveaux messages ne seront plus transférés vers le module CRM, cependant tous les messages de la conversation déjà transférés seront gardés sur la page de profil de l'élément. Si vous voulez supprimer le fil de la page de profil, supprimez des messages l'un après l'autre en cliquant sur l'icône à côté du message corréspondant.

Pour dissocier un seul message de l'élément CRM ouvrez la page de profil de l'élément et cliquez sur l'icône à côté du message nécessaire.

En utilisant le Mail du bureau en ligne vous pouvez envoyer des factures directement du module CRM. Cela vous aide à économiser le temps car vous n'avez plus besoin de basculer entre les modules.

Pour le faire,

1. passez au module CRM,
2. cliquez sur le bouton Créer nouveau et choisissez l'option Facture. Ou passez à la section Contacts et choisissez une personne ou une entreprise pour laquelle vous voulez créer une facture et cliquez sur le bouton Etablir une facture,
   
   Si la facture que vous voulez envoyer est déjà créée, procédez à l'étape 5.
3. remplissez tous les champs marqués d'un astérisque,
4. cliquez sur le bouton Ajouter cette facture,
5. sur la page 'Factures' cliquez sur le bouton à droite de la facture nécessaire et sélectionnez l'option Envoyer par email. Vous serez redirigé vers le Mail du bureau en ligne où vous trouverez le message avec la facture jointe,
   
6. remplissez tous les champs nécessaires du message,
7. cliquez sur le bouton Envoyer.
   Si vous voulez l'envoyer plus tard cliquez sur le bouton Enregistrer.

Pour en savoir plus sur les Factures consultez la section CRM.

L'organisation de vos messages électroniques vous aidera à suivre votre courrier et faciliter le processus de recherche de messages. Afin d'organiser vos messages électroniques, vous pouvez ajouter des tags. Pour le faire,

Dans le dossier Boîte de réception :

1. sélectionnez le fil de conversation en cochant la case appropriée,
2. cliquez sur le bouton Ajouter tag au-dessus de la liste des fils de conversation reçus,
3. sélectionnez le tag dans la liste ou créez un nouveau tag.

Lors de la lecture d'une conversation :

1. ouvrez le fil de conversation nécessaire,
2. cliquez sur le bouton Ajouter tag au-dessus du champ du corps du message,
3. sélectionnez le tag dans la liste ou créez un nouveau tag.

Lors de la composition d'un message :

1. cliquez sur le bouton Nouveau message,
2. cliquez sur le bouton Ajouter tag situé au-dessus du champ De:,
3. sélectionnez le tag dans la liste ou créez un nouveau tag.

Le tag ajouté est toujours visible à côté de l'objet du fil de conversation dans le dossier Boîte de réception et dans le champ Tags au dessous du champ Date dans la fenêtre du message ouverte.

Vous pouvez accéder aux fils de conversation marqués par les tags en utilisant les liens disponibles sur le panneau latéral gauche sous le dossier Spam. En cliquant sur le nom du tag nécessaire vous allez ouvrir la liste des fils de conversation avec le tag spécifié.

Pour modifier un tag :

1. passez à la section Paramètres sur le panneau latéral gauche,
2. sélectionnez l'option Gestion des tags pour ouvrir la liste des tags,
3. sélectionnez le tag nécessaire dans la liste et cliquez sur l'icône à droite,
4. sélectionnez l'option Modifier,
5. effectuez toutes les modifications nécessaires et cliquez sur le bouton Enregistrer.

Pour supprimer un tag, sélectionnez l'option correspondante dans la liste déroulante Actions.