Une fois qu'un compte de messagerie est ajouté au Mail ou une boîte aux lettres est créée directement sur le portail, vous pouvez l'utiliser pour envoyer et recevoir du courrier éléctronique.
Pour envoyer un message,
- cliquez sur le bouton Nouveau message dans le coin supérieur gauche pour ouvrir la page où vous pourrez composer un message,
Si vous avez plusieurs comptes, spécifiez le compte à utiliser pour l'envoi d'un message. Pour le faire, cliquez sur la flèche noire à côté du champ De: pour ouvrir la liste déroulante et choisissez le compte nécessaire.
Vous pouvez définir un compte par défaut sur la page Gestion des comptes de la section Paramètres. Pour le faire, cochez la case du compte à être réglé par défaut pour envoyer des courriers électroniques.
- commencez à tapez l'adresse e-mail du destinataire dans le champ de filtre À: et choisissez l'adresse nécessaire dans la liste (les contacts CRM, du portail et les adresses e-mail déjà utilisées y sont affichés),
Vous pouvez envoyer un message à plusieurs personnes en entrant plusieurs adresses séparées par des virgules. Pour envoyer une copie à plusieurs adresses, utilisez le lien Ajouter une copie situé à droite du champ À:.
- entrez un objet de votre message dans le champ Objet:,
- écrivez votre message,
Pour le mettre en forme, insérer un lien ou une image, utilisez la barre d'outils de mise en forme située au-dessus du champ du corps du message.
Vous pouvez également joindre les documents de votre disque local ou du module Documents au message en utilisant les boutons correspondants sous le champ du corps du message. N'oubliez pas que la taille du fichier ne doit pas dépasser 15 Mo et la taille totale de tous les fichiers - 25 Mo.
Si la taille du fichier dépasse la limite autorisée, il vous sera proposé d'envoyer la pièce jointe en tant que lien au document nécessaire. Dans ce cas tous les fichiers que vous souhaitez envoyer seront enregistrés dans le dossier Mes Documents.
- attribuez un tag,
Le tag sert à simplifier la recherche et l'organisation des messages. Pour attribuer un tag au message, cliquez sur le bouton Ajouter tag en haut du champ du corps du message et sélectionnez le tag nécessaire ou créez un nouveau tag.
- cliquez sur le bouton Envoyer.
Pour envoyer votre message plus tard, cliquez sur le bouton Enregistrer. Votre message sera enregistré dans le dossier Brouillons. Pour accéder à votre brouillon, cliquez tout simplement sur le dossier correspondant sur le panneau latéral gauche.
Le Mail du bureau en ligne vous permet d'ajouter une signature à vos messages.
Pour le faire,
- passez à la section Paramètres sur le panneau latéral gauche et choisissez l'option Gestion des comptes,
- cliquez sur le bouton Gérer la signature à côté du compte nécessaire,
- dans la fenêtre ouverte Gérer la signature créez votre propre signature,
Vous n'êtes pas limité à un seul nom. Vous pouvez utiliser un texte, une image, un lien ou même le code html généré comme une signature.
- cliquez sur le bouton Enregistrer.
Votre signature personnelle sera automatiquement ajoutée chaque fois quand vous envoyez un message de votre compte avec la signature préconfigurée.
Si vous voulez modifier ou supprimer la signature,
- passez à la section Paramètres sur le panneau latéral gauche et choisissez l'option Gestion des comptes,
- cliquez sur le bouton Gérer la signature à côté du compte nécessaire,
- dans la fenêtre ouverte Gérer la signature modifiez la signature ou supprimez-la,
Vous pouvez également la désactiver pour un certain temps en décochant la case Utiliser la signature.
Le Mail du bureau en ligne en tant qu'outil indispensable de la communication professionnelle vous permet de correspondre librement avec les utilisateurs du portail et les contacts CRM.
Pour envoyer un message au contact CRM ou un utilisateur du portail,
- ouvrez la liste Contacts du portail or Contacts CRM sur le panneau latéral gauche,
- sélectionnez le contact nécessaire à partir de la liste,
- cliquez sur l'icône
à droite du contact sélectionné et utilisez l'option Composer un mail.
Vous pouvez également utiliser le bouton Composer un mail situé au-dessus de le liste de contacts pour envoyer un message au(x) contact(s) que vous avez sélectionné(s) en cochant les cases à côté de leurs noms.
Pour actualiser la Boîte de réception, cliquez sur le bouton
. Le nombre de tous les fils de conversation que vous n'avez pas encore lus est affiché à côté de la Boîte de réception et il est toujours indiqué sur l'icône
. Le nombre de messages d'un fil de conversation est affiché à côté du nom de l'expéditeur , par exemple:
.
Pour organiser les messages reçus,
- utilisez le champ Filtre pour afficher les fils de conversation selon le critère sélectionné :
Statut
- Non lu(s) pour afficher les fils de conversation qui n'ont pas encore été lus ;
- Lu(s) pour afficher les fils de conversation qui ont été lus ;
Par période
- Aujourd'hui pour afficher les fils de conversation d'aujourd'hui ;
- Hier pour afficher les fils de conversation d'hier ;
- Semaine dernière pour afficher les fils de conversation de la semaine dernière ;
- Période personnalisée pour afficher les fils de conversation de la période spécifiée ;
Autres
- Important pour afficher les fils de conversation avec indicateur ;
- Avec pièces jointes pour afficher uniquement les fils de conversation avec pièce(s) jointe(s) ;
- De l'expéditeur pour afficher les fils de conversation de l'expéditeur spécifié ;
- À l'adresse courriel pour afficher les fils de conversation avec une adresse électronique spécifiée ;
- Avec tag pour afficher uniquement les fils de conversation avec un tag spécifié.
- marquez le groupe des fils de conversation nécessaires Tous, Lu(s), Non lu(s), Important, Avec pièces jointes, Aucun ou quelques fils de conversation des groupes différents et effectuez l'opération désirée en utilisant des boutons appropriés:
- Supprimer pour déplacer le(s) fil(s) de conversation sélectionné(s) vers le dossier Corbeille,
Vous pouvez supprimer tous les fils de conversation du dossier Corbeille en un seul clic. Il vous suffit de cliquer sur l'icône
qui apparaît si vous positionnez le curseur sur le dossier Corbeille sur le panneau latéral gauche.
- Spam pour déplacer le(s) fil(s) de conversation sélectionné(s) vers le dossier Spam,
N'oubliez pas qu'il est impossible de restaurer des fil(s) de conversation supprimé(s) du dossier Spam
.
- Marquer comme lu(s) pour marquer le(s) fil(s) de conversation sélectionné(s) comme lu(s),
- Marquer comme non lu(s) pour marquer le(s) fil(s) de conversation sélectionné(s) comme non lu(s),
- Ajouter un tag pour attribuer un tag sélectionné ou créé au(x) fil(s) de conversation sélectionné(s),
Vous pouvez également utiliser le menu contextuel de fils de conversation pour effectuer l'opération souhaitée. Sélectionnez les les fils nécessaires, faites un clic droit sur la zone sélectionnée et choisissez l'option nécessaire : Marquer comme lu(s)/non lu(s), Spam, Supprimer.
Si vous choisissez un fil seulement, vous verrez le menu contextuel avancé. Choisissez une des options disponibles : Ouvrir, Ouvrir dans un nouvel onglet, Répondre Répondre à tous, Écrire un message à l'expéditeur, Faire suivre, Marquer comme lu(s)/non lu(s), Marquer comme important(s), Spam, Supprimer.
- ajoutez un indicateur, un signe visuel au(x) fil(s) de conversation sélectionné(s),
- utilisez l'option Trier par pour afficher les fils de conversation de la Boîte de réception arrangés par date.
Pour lire un message électronique, cliquez simplement sur son objet,
Quand le fil de conversation est ouvert, ce n'est que le dernier message qui est affiché. Si vous voulez voir tous les messages du fil, cliquez sur le lien Développer tout. Si vous avez besoin de les masquer cliquez sur le lien Réduire tout. Pour passer d'une conversation à une autre utilisez les liens Précédent et Suivant. Vous pouvez répondre au message, faire le suivre, le supprimer, l'exporter vers CRM, le marquer comme non lu, le déplacer vers le dossier Spam, ajouter un tag ou associer aux contacts CRM en utilisant les boutons situés au-dessus du corps de message ou la liste déroulante.
Pour des raisons de sécurité les images envoyées dans les messages sont désactivées. Pour les afficher cliquez sur le lien Afficher les images ou utilisez l'option Toujours afficher les images de "nom de l'expéditeur" si vous souhaitez que toutes les images de tous les messages envoyés par l'utilisateur choisi seront affichées par défaut.
Le message reçu peut contenir des pièces jointes. En utilisant le Mail du bureau en ligne vous pouvez automatiquement enregistrer ces fichiers dans n'importe quel dossier du module Documents. Pour le faire, vous avez besoin de définir un dossier pour les pièces jointes,
- passez à la section Paramètres sur le panneau latéral gauche et choisissez l'option Gestion des comptes,
- cliquez sur l'icône
à droite du compte pour lequel vous voulez définir le dossier,
- sélectionnez l'option Dossier des pièces jointes, ensuite le dossier nécessaire,
- cliquez sur le bouton OK.
Quand le dossier pour les pièces jointes est défini, tous les fichiers joints aux messages futures y seront enregistrés.
Vous pouvez facilement Dissocier ou changer le dossier en suivant les étapes décrites. Mais il est à noter que si vous changez le dossier, toutes les pièces jointes enregistrées ne seront pas transférées dans un nouveau dossier. Les changements ne seront appliqués qu'aux nouveaux messages.
En utilisant l'icône
à droite de la pièce jointe vous pouvez également :
- Télécharger un fichier sur votre ordinateur,
- Afficher un fichier dans votre navigateur,
- Ouvrir un fichier (fichier de texte, classeur ou présentation) dans un éditeur de documents,
- Enregistrer un fichier dans un dossier Mes documents.