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  • Übersicht
  • Konto erstellen/bearbeiten
  • Kontoeinstellungen ändern
  • E-Mail-Server konfigurieren
  • Nachrichten senden/erhalten
  • Kontakte verwalten
  • Integration mit CRM
  • Integration mit Kalender
  • Schlagwörter erstellen/verwalten
  • Benutzerdefinierte Ordner erstellen
  • Filter erstellen/anwenden
  • Einstellungen des Moduls E-Mail ändern

Übersicht

Die E-Mail ist ein Kommunikationstool für die Verwaltung der Korrespondenz direkt auf dem Portal. Diese Lösung für die Nachrichtenverwaltung hilft Ihnen effizienter zu arbeiten, die geschäftliche Kommunikation zu verbessern und bietet Ihnen die folgenden Möglichkeiten:

Um auf das Tool E-Mail zuzugreifen, klicken Sie aufs Symbol E-Mail in der oberen rechten Ecke jeder Portalseite.

Konto erstellen/bearbeiten

Um Ihre Nachrichten direkt von Ihrem Portal aus zu senden, erhalten und verwalten, müssen Sie zuerst ein Konto einrichten. Dafür führen Sie diese Schritte aus:

  1. Klicken Sie aufs Symbol E-Mail in der oberen rechten Ecke.
  2. Klicken Sie auf den Button Neues Konto hinzufügen im geöffneten Fenster.

    Oder nutzen Sie den Link Zum E-Mail-Client jetzt übergehen und klicken Sie auf den Link Erstes Konto anlegen, um das Fenster Neues Konto hinzufügen zu öffnen.

  3. Füllen Sie die Felder aus: E-Mail-Adresse und Kennwort.

    Nach Bedarf nutzen Sie die Option Erweitert, um die folgenden Parameter anzugeben: E-Mail-Adresse, Konto, Felder für den Posteingang (POP-Server, Port, Login, Kennwort) und Postausgang (SMTP-Server, Port, Login, Kennwort).

  4. Klicken Sie auf den Button Speichern, um ein Konto anzuschließen.
Konto erstellen Konto erstellen

Wenn Sie ein Gmail-Konto haben, können Sie es an die E-Mail mithilfe des Symbols Google anschließen. Dafür führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Klicken Sie auf das Symbol Google, das sich im rechten Bereich des Fensters Neues Konto hinzufügen befindet.
  2. Im geöffneten Fenster geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und das Kennwort ein.
  3. Klicken Sie auf den Button Anmelden.
  4. Gewähren Sie den Zugriff auf Ihr Konto der Anwendung E-Mail.
  5. Im geöffneten Fenster klicken Sie auf den Button OK.

Der Vorgang des Nachrichtenimports wird beginnen. Er kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Sie können das Fenster schließen und weiter auf dem Portal arbeiten oder sogar den Webbrowser schließen. Der Importvorgang wird im Hintergrund verlaufen. Sobald er zu Ende ist, werden alle Nachrichten aus Ihrem E-Mail-Konto in den Ordner Posteingang geladen und Sie können mit der Arbeit an der Korrespondenz beginnen.

Falls Sie noch ein Konto hinzufügen möchten, führen Sie diese Schritte aus:

  1. Öffnen Sie die Sektion Einstellungen im linken Bereich.
  2. Wählen Sie die Option Kontenverwaltung.
  3. Klicken Sie auf den Button Neues Konto hinzufügen über der Liste der vorhandenen Konten.
  4. Folgen Sie den Hinweisen für die Erstellung eines Kontos, die oben angegeben sind.
  5. Klicken Sie auf den Button Speichern, um ein neues Konto anzuschließen.

Die Nachrichten eines neuen E-Mail-Kontos werden in den Ordner Posteingang geladen.

Der Benutzer erhält eine Benachrichtigung über die E-Mail-Konto-Erstellung. Die Benachrichtigung wird an das im Benutzerprofil angegebene E-Mail-Konto (sofern aktiviert) und an das erstellte E-Mail-Konto gesendet. In der Enterprise Edition-Serverversion enthält die Benachrichtigung auch Informationen zu den Verbindungseinstellungen für die E-Mail-Clients von Drittanbietern.

Um ein Konto zu bearbeiten (wenn Sie z.B. das Kennwort geändert haben), führen Sie diese Schritte aus:

  1. Öffnen Sie die Sektion Einstellungen im linken Bereich.
  2. Wählen Sie die Option Kontenverwaltung.
  3. Wählen Sie das notwendige Konto aus der Liste und klicken Sie aufs Symbol Symbol Aktionen rechts.
  4. Wählen Sie die Option Bearbeiten, um das Fenster Kontoeinstellungen zu öffnen.
  5. Ändern Sie die gewünschten Parameter.
  6. Klicken Sie auf den Button Speichern.
Die Einstellungen für die Konten, die durch OAuth angeschlossen wurden, können nicht geändert werden. Sie können dafür nur einen anderen Kontonamen angeben.

Wenn Sie ein Konto aus der E-Mail löschen möchten:

  1. Öffnen Sie die Sektion Einstellungen im linken Bereich.
  2. Wählen Sie die Option Kontenverwaltung.
  3. Wählen Sie das notwendige Konto aus der Liste und klicken Sie aufs Symbol Symbol Aktionen rechts.
  4. Wählen Sie die Option Löschen.
  5. Klicken Sie auf den Button Löschen, um die Entfernung des Kontos zu bestätigen.

Alle Nachrichten dieses Kontos werden aus dem Ordner Posteingang entfernt.

Wenn Sie kein Konto mehr brauchen, aber alle an das Konto bereits versandten Nachrichten speichern möchten, deaktivieren Sie einfach Ihr Konto. Wenn Sie diese Option wählen, werden Sie keine neuen Nachrichten vom deaktivierten Konto erhalten, aber die vorher empfangenen Nachrichten werden in der E-Mail angezeigt, damit Sie darauf zu jeder Zeit zugreifen könnten.

Kontoeinstellungen ändern

Signatur hinzufügen

Im Modul E-Mail können Sie die Signatur für Ihre E-Mail-Nachrichten erstellen.

  1. Öffnen Sie den Abschnitt Einstellungen links im Menü und wählen Sie die Option Kontenverwaltung aus.
  2. Klicken Sie die Schaltfläche Signatur ändern neben dem gewünschten Konto an.
    Signatur aktivieren Signatur aktivieren
  3. Im geöffneten Fenster Signatur ändern legen Sie die Signatur fest.
    Sie können nicht nur den Namen verwenden, sondern auch Bilder, Text, Links und HTML-Code.
  4. Klicken Sie die Schaltfläche Speichern an.
    Signatur erstellen Signatur erstellen

Ihre persönliche Signatur wird automatisch jedes Mal hinzugefügt, wenn Sie eine E-Mail vom Konto mit vorkonfigurierter Signatur senden.

Um die Signatur zu bearbeiten oder löschen,

  1. öffnen Sie den Abschnitt Einstellungen links im Menü und wählen Sie die Option Kontenverwaltung aus,
  2. klicken Sie die Schaltfläche Signatur ändern neben dem gewünschten Konto an,
  3. im geöffneten Fenster „Signatur ändern“ bearbeiten oder löschen Sie die Signatur.
    Sie können die Signatur auch zeitweilig durch das Kästchen Unterschrift nutzen deaktivieren.
Aktivierung der automatischen E-Mail-Antwort

Sie können Ihre mit dem Modul ‘E-Mail‘ verbundenen Konten so einrichten, dass automatische Antworten gesendet werden, wenn Sie nicht da sind.

  1. Öffnen Sie den Abschnitt Einstellungen links im Menü und wählen Sie die Option Kontenverwaltung aus.
  2. Wählen Sie das gewünschte Konto aus der Liste aus und klicken Sie die Schaltfläche Aktionen Symbol rechts an.
  3. Wählen Sie die Option Automatische E-Mail-Antwort aus.
  4. Im geöffneten Fenster „Automatische E-Mail-Antwort“ markieren Sie das Kästchen Aktivieren Sie automatische Antwort.
  5. Wenn Sie automatische Antworte nur für die Personen in Ihrem Adressbuch aktivieren wollen, markieren Sie das Kästchen Senden Sie automatische Antworte nur an Personen aus Ihrem Adressbuch (auch die Personal-, Portal- und CRM-Kontakten).
  6. Legen Sie gegebenenfalls den Zeitraum fest, in dem die Option funktionieren soll. Das Startdatum wird automatisch auf ein aktuelles Datum festgelegt, Sie können es jedoch ändern. Aktivieren Sie das Kästchen Zu und legen Sie das Enddatum fest.
  7. Füllen Sie die Felder Betreff und Body aus.
    Die konfigurierte Signatur wird automatisch hinzugefügt.
  8. Klicken Sie die Schaltfläche Speichern an.
E-Mail - automatische Antwort E-Mail - automatische Antwort

Sobald die Funktion Automatische E-Mail-Antwort aktiviert ist, wird beim Zugriff auf E-Mail eine Informationsmeldung angezeigt. Über die Links in dieser Nachricht können Sie die Funktion schnell deaktivieren oder auf der Seite Kontenverwaltung die Einstellungen ändern. Auf der Seite Kontenverwaltung können Sie die Funktion Automatische E-Mail-Antwort deaktivieren, dazu klicken Sie auf den entsprechenden Link.

Wenn die Funktion Automatische E-Mail-Antwort aktiviert ist, wird eine automatische Antwort auf alle eingehenden Nachrichten gesendet, außer wenn:

  • Eine Nachricht wurde von Ihrem Konto oder einer E-Mail-Gruppe empfangen.
  • Innerhalb eines Tages wurde bereits eine automatische Antwort an diese Adresse gesendet.
  • Eine Nachricht ist ein Newsletter.
  • Die Option Senden Sie automatische Antworte nur an Personen aus Ihrem Adressbuch ist aktiviert und die E-Mail-Adresse des Absenders wird nicht in Ihrem Adressbuch gespeichert.

E-Mail-Server konfigurieren

Jetzt aggregiert E-Mail nicht nur die E-Mails von verschiedenen E-Mail-Diensten, die Sie verwenden, sondern bietet Ihnen auch die Möglichkeit, Ihrer Domain einen E-Mail-Server hinzuzufügen. Wenn Sie also eine eigene Domain haben, können Sie ganz einfach Firmenpostfächer direkt in Ihrem Portal erstellen und verwalten.

Nur der Portalbesitzer und -administrator kann die Domains einrichten, Firmenpostfächer erstellen, verwalten und löschen.

Um Ihre erste Domain zu konfigurieren,

  1. Klicken Sie oben auf einer Portalseite auf das Symbol Mail (falls Sie noch kein Konto erstellt haben) und klicken Sie auf den Link Richten Sie die Domäne ein oder gehen Sie zum Abschnitt Einstellungen des Moduls E-Mail.
  2. Wählen Sie die Option und klicken Sie auf die Schaltfläche Ihre eigene Domain hinzufügen.
    Ihre eigene Domain hinzufügen Ihre eigene Domain hinzufügen
  3. Folgen Sie die Anweisungen des Assistenten, um die Domäne einzurichten:
    • Geben Sie Ihren Domainnamen in das entsprechende Feld ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.
    • Beweisen Sie den Domain-Besitz, indem Sie der Systemsteuerung Ihrer Domain einen TXT-Datensatz hinzufügen. Verwenden Sie dazu die Informationen in der Anleitung des Assistenten und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.
      Wenn Sie die Server-Version verwenden, ist es nicht erforderlich, diesen Schritt auszuführen. In diesem Fall enthält der Assistent nur 4 Schritte.
    • Fügen Sie den MX-Eintrag mithilfe der Informationen in der Assistentenanweisung zur Systemsteuerung Ihrer Domain hinzu und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.
    • Fügen Sie den SPF-Eintrag mithilfe der Informationen in der Assistentenanweisung zur Systemsteuerung Ihrer Domain hinzu und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.
    • Fügen Sie den DKIM-Eintrag mithilfe der Informationen in der Assistentenanweisung zur Systemsteuerung Ihrer Domain hinzu und klicken Sie auf die Schaltfläche Fertig.
  4. Klicken Sie im angezeigten Fenster auf die Schaltfläche OK.

Die hinzugefügte Domain wird auf der Domain-Listenseite angezeigt. Mit der Schaltfläche Ihre eigene Domain hinzufügen können Sie mehrere Domains hinzufügen.

Über das Domain-Menü können Sie:

  • DNS-Einstellungen überprüfen,
  • Domain löschen, wenn Sie sie nicht mehr benötigen.
Es gibt auch die Möglichkeit, die Verbindungseinstellungen anzuzeigen, die beim Verbinden eines Postfachs mit einem E-Mail-Client eines Drittanbieters verwendet werden können.

Die Administratoren können die Verbindungseinstellungen über das Domain-Menü auf der Seite mit den E-Mail-Server-Einstellungen anzeigen. Die Benutzer mit einem Postfach in der Domain können die Verbindungseinstellungen über das Postfachmenü auf der Seite Kontenverwaltung anzeigen.

Wählen Sie im Menü Domain/Postfach die Option Verbindungseinstellungen. Die Verbindungseinstellungen werden in einem neuen Fenster angezeigt. Die Einstellungen umfassen die folgenden Daten: Login und Kennwort (Ihre Postfachadresse und Passwort), Server, Port, SSL/TLS für die eingehende Mail (IMAP-Server) und ausgehende Mail (SMTP-Server).

Wenn Sie die rote Benachrichtigung neben der hinzugefügten Domain sehen, bedeutet dies, dass einige der DNS-Einträge falsch sind oder noch nicht aktualisiert wurden (dieser Vorgang kann einige Minuten bis mehrere Stunden dauern). Warten Sie einige Zeit. Wenn die Benachrichtigung weiterhin angezeigt wird, klicken Sie auf den Link DNS-Einstellungen, um zu erfahren, welchen DNS-Eintrag Sie überprüfen müssen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Überprüfen, um die Informationen zu den DNS-Einstellungen zu aktualisieren. Nach Abschluss der Aktualisierung können Sie das erste Postfach hinzufügen.

Falls Sie keine eigene Domain haben, können Sie unsere kostenlose Standard-Domain verwenden. Sie finden es auf der E-Mail-Server-Seite im Abschnitt Einstellungen.

Um ein neues Postfach zu erstellen,

  1. Wählen Sie die gewünschte Domain (es kann entweder unsere oder Ihre Domain sein).
  2. Klicken Sie auf den Link Neues Postfach hinzufügen.
  3. Geben Sie im Fenster Neues Postfach erstellen die Postfachadresse in das entsprechende Feld ein und wählen Sie den Benutzer aus, für den Sie ein Postfach erstellen möchten, indem Sie den Link Postfachbenutzer verwenden. Das Feld Name des Absenders wird automatisch mit den Informationen aus dem Benutzerprofil ausgefüllt. Sie können den Namen jedoch bei Bedarf ändern.
    Sie können für jede Domain nur zwei Postfächer für einen Benutzer erstellen.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
    Es gibt eine andere Möglichkeit, ein Postfach für unsere Standarddomain zu erstellen. Gehen Sie zur Seite Kontenverwaltung, klicken Sie auf die Schaltfläche Postfach erstellen und befolgen Sie die oben beschriebenen Anweisungen.
Neues Postfach erstellen Neues Postfach erstellen
Der Benutzer erhält eine Benachrichtigung über die Postfacherstellung. Die Benachrichtigung wird an das im Benutzerprofil angegebene Postfach (sofern aktiviert) und an das erstellte Postfach gesendet. In der Server-Version, Enterprise Edition, enthält die Benachrichtigung auch Informationen zu den Verbindungseinstellungen für die E-Mail-Clients von Drittanbietern.

Über das Postfach-Menü können Sie Postfachaliase bearbeiten oder ein Postfach löschen. Wenn Sie mehr über Aliase und E-Mailgruppen erfahren möchten, lesen Sie diesen Artikel.

Man kann auch ein Postfachkennwort ändern.

Die Administratoren können ein Kennwort für das Postfach des Benutzers über das Postfachmenü auf der Seite mit den E-Mail-Server-Einstellungen ändern. Die Benutzer mit einem Postfach in der Domain können ihre Kennwörter über das Postfachmenü auf der Seite Kontenverwaltung ändern.

Wählen Sie im Postfachmenü die Option Kennwort ändern und geben Sie ein neues Kennwort an. Die Regeln zur Kennwortgenerierung und -überprüfung sind dieselben wie für die Kennwörter der Portalkonten (die im Abschnitt Einstellungen der Kennwortstärke der Sicherheitseinstellungen des Portals angegeben sind). Sie können ein Kennwort manuell eingeben oder automatisch generieren. Das Kennwort wird während der Eingabe validiert. Die Übereinstimmung mit den Anforderungen an die Kennwortstärke wird durch die Farbe angezeigt. Um ein neues Kennwort automatisch zu generieren, klicken Sie auf das Symbol Kennwort generieren. Die Postfachadresse und das generierte Kennwort können über den entsprechenden Link unten kopiert und an den Benutzer gesendet werden. Die automatische Portalbenachrichtigung über die Kennwortänderung wird an das im Benutzerprofil angegebene Postfach gesendet (falls aktiviert). Wenn das Profilpostfach des Benutzers nicht aktiviert ist, wird die Nachricht an das aktuelle Postfach gesendet.

Nachrichten senden/erhalten

Nachdem Sie ein E-Mail-Konto zur E-Mail hinzugefügt haben, können Sie es für den Versand und Empfang der Nachrichten nutzen.

Um eine E-Mail zu senden, führen Sie diese Schritte aus:

  1. Klicken Sie auf den Button Neue E-Mail verfassen in der oberen linken Ecke, um die Seite zu öffnen, wo Sie eine Nachricht verfassen können.

    Wenn Sie mehrere Konten haben, müssen Sie ein Konto wählen, von dem Sie eine Nachricht senden möchten. Dafür klicken Sie auf den schwarzen Pfeil neben dem Feld Von, um das Listenmenü zu öffnen, und wählen Sie das gewünschte Konto.

  2. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers ins Feld An ein.

    Sie können eine Nachricht an mehrere Personen durch die Angabe mehrerer Adressen senden. Um eine Kopie der Nachricht an mehrere Adressen zu schicken, nutzen Sie den Link Kopie hinzufügen rechts vom Feld An.

  3. Geben Sie einen Betreff für Ihre Nachricht ins Feld Betreff ein.
  4. Verfassen Sie den Text Ihrer Nachricht.

    Um Ihre Nachricht zu formatieren, einen Link oder ein Bild einzufügen, nutzen Sie die Formatierungsleiste.

    Beim Versenden der E-Mails können Sie die Dokumente von Ihrer Festplatte oder aus dem Modul Dokumente mithilfe der Buttons under dem Text der Nachricht anhängen.

    Wenn Sie einen Anhang Ihrer E-Mail beifügen möchten, stellen Sie sicher, dass die Dateigröße 15 MB nicht überschreitet.
  5. Fügen Sie ein Schlagwort hinzu.

    Die Schlagwörter werden für die Erleichterung der Suche und Organisation der Nachrichten verwendet. Um ein Schlagwort der Nachricht hinzuzufügen, klicken Sie auf den Button Schlagwort hinzufügen oben oder unter dem Text der Nachricht und wählen Sie das gewünschte Schlagwort oder erstellen Sie ein neues Schlagwort.

  6. Klicken Sie auf den Button Senden.
    E-Mail erstellen E-Mail erstellen

    Um Ihre Nachricht später zu senden, klicken Sie auf den Button Speichern. Ihre Nachricht wird im Ordner Entwürfe gespeichert. Um darauf zuzugreifen, klicken Sie auf den entsprechenden Ordner im linken Bereich.

E-Mail ermöglicht es Ihnen, eine Signatur zu Ihren Nachrichten hinzuzufügen.

Dafür mussen Sie die folgenden Schritte ausführen:

  1. Öffnen Sie die Sektion Einstellungen im linken Bereich und wählen Sie die Option Kontenverwaltung,
  2. Klicken Sie auf den Button Signatur ändern neben dem gewünschten Konto,
    Activate Signature Activate Signature
  3. Im geöffneten Fenster 'Signatur ändern' erstellen Sie Ihre Signatur,
    Ihre Auswahl ist nicht auf den Namen beschränkt, Sie können einen Text, Bild, Link oder sogar einen generierten HTML-Code als Signatur nutzen.
  4. Klicken Sie auf den Button Speichern.
    Create Signature Create Signature

Ihre persönliche Signatur wird automatisch jedes Mal, wenn Sie eine E-Mail von dem Konto mit der vorkonfigurierten Signatur senden, hinzugefügt.

Falls Sie die Signatur ändern oder löschen möchten, führen Sie die folgenden Schritte dafür aus:

  1. Öffnen Sie die Sektion Einstellungen im linken Bereich und wählen Sie die Option Kontenverwaltung.
  2. Klicken Sie auf den Button Signatur ändern neben dem gewünschten Konto.
  3. Im geöffneten Fenster 'Signatur ändern' ändern Sie die Signatur oder löschen Sie sie.
    Sie können sie zeitweilig dektivieren, deaktivieren Sie dafür das Kästchen Unterschrift nutzen.

Die E-Mail erlaubt Ihnen als unentbehrliches Tool der geschäftlichen Kommunikation den Nachrichtenaustausch mit den anderen Portalbenutzern sowie mit den CRM-Kontakten durchzuführen.

Um eine E-Mail an einen CRM-Kontakt oder Portalbenutzer zu senden, führen Sie diese Schritte aus:

  1. Wählen Sie die Liste Portal-Kontakte oder CRM-Kontakte im linken Bereich.
  2. Wählen Sie den gewünschten Kontakt aus der Liste.
  3. Klicken Sie aufs Symbol Symbol Aktionen rechts vom gewählten Kontakt und nutzen Sie die Option Nachricht verfassen.
    CRM-Kontakte CRM-Kontakte

    Oder nutzen Sie den Button Nachricht verfassen über der Kontaktliste, um eine E-Mail an den Kontakt zu senden, den Sie durch die Aktivierung des Feldes daneben gewählt haben.

Um den Ordner Posteingang zu aktualisieren, klicken Sie auf den Button Button Neue Nachrichten erhalten. Alle Nachrichtenketten, die Sie noch nicht gelesen haben, werden neben der Überschrift Posteingang oder oberhalb des Symbols E-Mail erscheinen. Beim Anklicken des Symbols Mail wird eine Liste der neuen Nachrichtenketten/Nachrichten angezeigt, klicken Sie auf den Link Alles sehen, um sie im Posteingang zu öffnen. Die Anzahl der Nachrichten in einer Kette wird neben dem Namen des Absenders angezeigt, z.B.: Symbol Anzahl der Nachrichten.

Um die empfangenen E-Mails zu organisieren:

  • nutzen Sie den Filter, um die Nachrichtenketten nach den gewählten Kriterien zu sehen:

    Status

    • Ungelesen, um alle Nachrichtenketten zu sehen, die nocht nicht gelesen wurden;
    • Gelesen, um alle Nachrichtenketten zu sehen, die bereits gelesen wurden.

    Für die Periode

    • Heute, um die heutigen Nachrichtenketten zu sehen;
    • Gestern, um die gestrigen Nachrichtenketten zu sehen;
    • Letzte Woche, um die Nachrichtenketten für die letzte Woche zu sehen;
    • Benutzerdefinierter Zeitraum, um die Nachrichtenketten innerhalb eines festgelegten Zeitraums zu sehen.

    Sonstiges

    • Wichtig, um alle Nachrichtenketten mit einer Flagge zu sehen;
    • Mit Anlagen, um nur die Nachrichtenketten zu sehen, die einen Anhang haben;
    • Von E-Mail-Adresse, um alle Nachrichtenketten zu sehen, die von einem bestimmten Absender geschickt wurden;
    • An E-Mail-Adresse, um alle Nachrichtenketten zu sehen, die an eine bestimmte E-Mail-Adresse geschickt wurden;
    • Mit Schlagwort, um nur die Nachrichtenketten zu sehen, die ein bestimmtes Schlagwort haben.
  • markieren Sie die gewünschte Gruppe der Nachrichtenketten Alle, Gelesen, Ungelesen, Wichtig, Mit Anlagen, Keine oder einige nötige Nachrichtenketten aus unterschiedlichen Gruppen und wählen Sie eine entsprechende Operation:
    • Löschen - um die gewählte Nachrichtenkette bzw. -ketten in den Ordner Papierkorb zu verschieben,

      Sie können alle Nachrichtenketten aus dem Ordner Papierkorb mit einem Buttonklick löschen. Dafür klicken Sie einfach auf das Symbol Symbol Papierkorb, das erscheint, wenn Sie den Mauszeiger auf die Überschrift Papierkorb richten.

    • Spam - um die gewählte Nachrichtenkette bzw. -ketten in den Ordner Spam zu verschieben,

      Beachten Sie, dass es unmöglich ist, die aus dem Ordner Spam entfernten Nachrichtenketten wiederherzustellen.

    • Als gelesen markieren - um die gewählte Nachrichtenkette bzw. -ketten als gelesen zu markieren.
    • Als nicht gelesen markieren - um die gewählte Nachrichtenkette bzw. -ketten als nicht gelesen zu markieren.
    • Schlagwort hinzufügen - um ein gewähltes oder erstelltes Schlagwort zur gewählten Nachrichtenkette bzw. -ketten hinzuzufügen.
  • Sie können auch das Kontextmenü der Nachrichtenkette nutzen, um den gewünschten Vorgang durchzuführen. Markieren Sie die gewünschten Ketten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewählten Bereich und wählen Sie die nötige Option: Als gelesen/ungelesen markieren, Spam, Löschen. Falls Sie nur eine Kette wählen, wird das erweiterte Kontextmenü angezeigt. Wählen Sie eine der verfügbaren Optionen: Öffnen, In neuer Registerkarte öffnen, Antworten, Alle beantworten, Eine Nachricht an den Absender schreiben, Weiterleiten, Als gelesen/ungelesen markieren, Als wichtig markieren, Spam, Löschen.
  • fügen Sie eine Flagge hinzu, um eine Nachrichtenkette mit einem Zeichen zu markieren,
  • nutzen Sie die Option Sortieren, um die Nachrichtenketten im Ordner Posteingang nach Datum zu sortieren.
  • Posteingang Posteingang

Um eine E-Mail zu lesen, klicken Sie auf ihren Betreff.

Wenn die Nachrichtenkette offen ist, wird nur die letzte versandte und empfangene Nachtricht standardmäßig angezeigt. Wenn Sie alle Nachrichten in dieser Kette sehen möchten, klicken Sie auf den Link Alle ausklappen. Wenn Sie diese ausblenden möchten, klicken Sie auf den Link Alle einklappen. Sie können von einer Nachrichtenkette zur anderen mithilfe der Links Zurück und Weiter übergehen. Sie können auf die Nachricht antworten, sie weiterleiten, sie im neuen Tab öffnen, sie löschen, als ungelesen markieren, in CRM exportieren, in den Ordner Spam verschieben, ein Schlagwort hinzufügen oder sie mit CRM-Kontakten verknüpfen, indem Sie die Buttons oben dem Text der Nachricht oder das Listenmenü nutzen.

Nachricht lesen Nachricht lesen

Standardmäßig werden die in einer Nachricht versandten Bilder aus Sicherheitsgründen deaktiviert. Um die Bilder zu sehen, müssen Sie den Link Bilder anzeigen anklicken. Wenn Sie die Ansichtsoptionen ändern möchten, klicken Sie auf die Überschrift Immer einblenden Bilder von "Name des Absenders". Nachdem Sie diese Option übernommen haben, werden alle Bilder in den Nachrichten, die vom gewählten Benutzer eingehen, angezeigt.

Bild aktivieren Bild aktivieren

Die empfangene E-Mail kann Dateianhänge enthalten. Mithilfe der E-Mail können Sie diese Dateien im beliebigen Ordner im Modul Dokumente automatisch speichern. Dafür müssen Sie einen Ordner für Anlagen erstellen.

  1. Öffnen Sie die Sektion Einstellungen im linken Bereich und wählen Sie die Option Kontenverwaltung.
  2. Klicken Sie aufs Symbol Actions Icon rechts vom Konto, für das Sie den Ordner erstellen möchten.
  3. Wählen Sie die Option Ordner für Anlagen und dann den gewünschten Ordner.
  4. Klicken Sie auf den Button OK.
  5. Folder For Attachments Folder For Attachments

Sobald der Ordner für Anlagen festgelegt ist, werden alle Dateien, die an die zukünftigen E-Mail-Nachrichten angehängt sind, in diesem Ordner gespeichert.

Sie können auch den Ordner für Anlagen entkoppeln oder ändern, folgen Sie dafür den oben beschriebenen Schritten. Aber beachten Sie bitte, dass alle vorher gespeicherten Anhänge bei Änderung des Ordners in den neuen Ordner nicht übertragen werden. Die Änderungen werden nur auf die neuen Nachrichten angewendet.

Mithilfe des Symbols Actions Icon rechts von der Anlage können Sie auch:

  • eine Datei auf Ihren Computer herunterladen,
  • eine Datei in Ihrem Browser anzeigen,
  • eine Datei (Textdatei, Kalkulationstabelle oder Präsentation)im Dokumenteneditor öffnen,
  • eine Datei im Ordner Meine Dokumente speichern.
    Attachment Options Attachment Options

Kontakte verwalten

E-Mail ist ein unverzichtbares Werkzeug der Geschäftskommunikation und ermöglicht Ihnen, die Korrespondenz mit Ihren persönlichen Kontakten, Portalbenutzern sowie mit CRM-Kontakten fortzusetzen. Alle Kontakte werden im Adressbuch gespeichert. Um darauf zuzugreifen, erweitern Sie den Abschnitt Kontakte im Menü auf der linken Seite und wählen Sie die Liste Persönliche Kontakte, Portal-Kontakte oder CRM-Kontakte.

In der Liste Persönliche Kontakte werden die Personen angezeigt, an die Sie bereits E-Mails gesendet haben (sie können nach dem Parameter Häufig kontaktiert gefiltert werden), sowie diejenigen, die als Ihre persönlichen Kontakte hinzugefügt wurden.

  • Sie können neue Kontakte über die Schaltfläche Kontakt erstellen oben in der Liste erstellen oder vorhandene Kontakte mit der Option Zu Kontakten hinzufügen aus dem Menü Aktionen Symbol speichern.
    Um einen neuen persönlichen Kontakt hinzuzufügen, können Sie auch eine eingehende Nachricht öffnen, auf das Symbol Aktionen Symbol rechts klicken und die Option Persönlichen Kontakt erstellen auswählen.

    Füllen Sie das Formular Zu Kontakten hinzufügen aus und geben Sie den Namen, die E-Mail-Adresse, das Telefon (verwenden Sie das Symbol Plus Symbol, um zusätzliche Telefonnummern oder E-Mail-Adressen hinzuzufügen) und die Beschreibung an. Klicken Sie dann auf Speichern. Nachdem Sie einige Kontakte gespeichert haben, können Sie sie nach dem Parameter Persönliche Kontakte filtern.

    Neue persönliche Kontakte hinzufügen Neue persönliche Kontakte hinzufügen
  • Um einen persönlichen Kontakt zu bearbeiten, klicken Sie auf das Symbol Aktionen Symbol, wählen Sie die Option Kontakt bearbeiten, ändern Sie die erforderlichen Daten und klicken Sie auf Speichern.
  • Um Kontakte aus der Liste zu entfernen, klicken Sie auf das Symbol Aktionen Symbol und verwenden Sie die Option Löschen für jeden einzelnen Kontakt oder markieren Sie mehrere Kontakte und klicken Sie oben in der Liste auf die Schaltfläche Löschen.

In den Listen Portal-Kontakte und CRM-Kontakte können Sie auf das Symbol Aktionen Symbol klicken und die Option Profil des Kontakts sehen auswählen, um ein Kontaktprofil zu öffnen. Sie können den Filter auch verwenden, um Folgendes anzuzeigen:

  • Portal-Kontakte, die zu einer bestimmten Gruppe gehören,
  • Alle CRM-Unternehmen oder nur alle Personen oder die CRM-Kontakte mit Chancen,
  • CRM-Kontakte nur eines bestimmten Temperaturniveaus,
  • CRM-Kontakte nur mit einem bestimmten Tag.

Um eine E-Mail-Nachricht an einen Kontakt zu senden,

  1. Wählen Sie die Liste Persönliche Kontakte, Portal-Kontakte oder CRM-Kontakte aus.
  2. Wählen Sie den gewünschten Kontakt aus der Liste aus.
  3. Klicken Sie auf das Symbol Aktionen Symbol rechts neben dem ausgewählten Kontakt und verwenden Sie die Option Nachricht verfassen.
    CRM-Kontakte CRM-Kontakte

    Oder verwenden Sie die Schaltfläche Neue E-Mail verfassen über die Kontaktliste, um eine Nachricht an die ausgewählten Kontakte zu senden, und aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Kontaktnamen.

Integration mit CRM

Die E-Mail gibt Ihnen die Möglichkeit, eine Nachrichtenkette oder eine Nachricht mit dem CRM-Element zu verknüpfen, um die nötige Information über die Kontakte, Veranstaltungen, Verkaufschancen, die schon per E-Mail gesendet wurde, auf Ihren CRM-Modul zu übertragen.

Es gibt einen Unterschied zwischen Verknüpfung der Nachrichtenkette und der einzelnen Nachricht mit dem CRM-Element. Wenn Sie die Nachrichtenkette verknüpfen, werden alle in der Nachrictenkette schon vorhandenen und auch zukünftigen Nachrichte auf Ihren CRM-Modul übertragen. Wenn Sie die einzelne Nachricht zum CRM-Element verknüpfen, wird nur diese Nachricht im CRM-Modul angezeigt.

Um die Nachrichtenkette mit dem CRM-Element zu verknüpfen:

  1. wählen Sie eine Nachrichtenkette und öffnen Sie sie,
  2. klicken Sie auf den Button Mehr im oberen Seitenbereich und wählen Sie die Option Mit CRM verknüpfen,
  3. im geöffneten Fenster Nachrichtenkette mit CRM verknüpfen wählen Sie das Element, mit dem Sie die Nachrichtenkette verknüpfen möchten, aus der Listenmenü,

    Es gibt 3 verfügbaren Optionen in der E-Mail: Kontakt, Veranstaltung und Verkaufschance. Die Standardoption ist Kontakt.

  4. geben Sie den Namen des Elementes vollständig oder teilweise ein,
    Sie können Ihre Nachrichtenkette mit einigen CRM-Elementen auf einmal verknüpfen.

    Wenn Sie ein Element aus Versehen hinzugefügt haben und es löschen möchten, klicken Sie aufs Symbol Eliminate neben seinem Namen.

  5. klicken Sie auf den Button Speichern.
Link thread Link thread

Um die einzelne Nachricht mit dem CRM-Element zu verknüpfen:

  1. öffnen Sie die notwendige Nachrichtenkette,
  2. klicken Sie auf die gewünschte Nachricht,
  3. klicken Sie aufs Symbol Actions Icon rechts und wählen Sie die Option Nach CRM exportieren,
  4. im geöffneten Fenster Nach CRM exportieren wählen Sie das Element, mit dem Sie Ihre Nachricht verknüpfen möchten, aus der Listenmenü,
  5. geben Sie den Namen des Elementes vollständig oder teilweise ein,

    Wenn Sie ein Element aus Versehen hinzugefügt haben und es löschen möchten, klicken Sie aufs Symbol Eliminate neben seinem Namen.

  6. klicken Sie auf den Button Exportieren.

Das wär`s! Sie haben die nötigen E-Mails auf den CRM-Modul übertragen und seit diesem Moment können Sie Ihren Briefwechsel gerade auf der Beschreibungsseite des Elements durchsehen.

Auf der Beschreibungsseite des Elements im CRM-Modul können Sie auch:

  • nicht nur versandte oder empfangene Nachrichte aus der Nachrichtenkette sondern auch die neuen ansehen;
  • jede Nachricht öffnen, dabei auf ihr Thema klicken;
  • angehängte Dateien öffnen, dabei auf den Link Dateien zeigen klicken;
  • die Nachricht löschen, dabei aufs Symbol Delete daneben klicken.
Element Page Element Page

Um die Nachrichtenkette vom CRM-Element zu trennen:

  1. klicken Sie aufs Symbol Mail oben auf jeder Portalseite,
  2. wählen Sie die gewünschte Nachrichtenkette und öffnen Sie sie,
  3. klicken Sie auf den Button Mehr im oberen Seitenbereich und wählen Sie die Option Mit CRM verknüpfen,
  4. im geöffneten Fenster Nachrichtenkette mit CRM verknüpfen werden Sie alle CRM-Elemente, die mit der Nachrichtenkette verknüpft sind, sehen. Wenn Sie alle verknüpften Elemente löschen möchten, klicken Sie auf den Button Alle trennen und bestätigen Sie die Auswahl. Wenn Sie bestimmtes Element löschen möchten, klicken Sie aufs Symbol Eliminate neben seinem Namen und dann auf den Button Speichern.
    Beachten Sie, dass wenn Sie die Nachrichtenkette vom CRM-Element trennen, werden neue Nachrichte auf den CRM-Modul nicht übertragen, aber alle vorher übertragenen Nachrichten aus der Nachrichtenkette werden auf der Beschreibungsseite des Elements bleiben. Wenn Sie die Nachrichtenkette von der Beschreibungsseite des Elements löschen möchten, löschen Sie die Nachrichten nacheinander, klicken Sie dabei aufs Symbol Eliminate2 neben der entsprechenden Nachricht.

Um die einzelne Nachricht vom CRM-Element zu trennen, gehen Sie zur Beschreibungsseite des Elements und klicken Sie aufs Symbol Eliminate2 neben der gewünschten Nachricht.

Sie können Rechnungen vom Modul CRM mithilfe der E-Mail senden. Sicher sparen Sie Zeit mit dieser Funktion, weil Sie es nicht mehr brauchen, zwischen den Modulen zu wechseln.

Dafür führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Öffnen Sie den Modul CRM.
  2. Klicken Sie auf den Button Erstellen und wählen Sie die Option Rechnung. Oder können Sie die Sektion Contacts öffnen, die gewünschte Person oder Unternehmen wählen und auf den Button Eine Rechnung ausstellen klicken.
    Make Out Invoice Make Out Invoice
    Falls die Rechnung, die Sie senden möchten, schon ausgestellt ist, fahren Sie mit Schritt 5 fort.
  3. Füllen Sie alle Felder, die mit dem roten Zeichen markiert sind, aus.
  4. Klicken Sie auf den Button Diese Rechnung hinzufügen.
  5. Auf den Seite 'Rechnungen' klicken Sie uafs Symbol Actions Icon rechts von der gewünschten Rechnung und wählen Sie die Option Per E-Mail senden. Sie werden zur E-Mail weitergeleitet. Dort werden Sie den Brief mit der angehähgten Rechnung sehen.
  6. Send Invoice Send Invoice
  7. Füllen Sie alle nötigen Felder im Brief aus.
  8. Klicken Sie auf den Button Senden.
    Falls Sie möchten es später senden, klicken Sie auf den Button Speichern.

Jetzt wissen Sie, wie einfach Sie die Rechnungen per E-Mail senden können. Mehr Informationen über Rechnungen finden Sie in der Sektion CRM.

Integration mit Kalender

Die Integration von E-Mail und Kalender bietet Ihnen die Möglichkeit, die Kalenderereignisinformationen zwischen dem internen Portal-Kalender und einigen Kalenderanwendungen von Drittanbietern über das Modul E-Mail als Kommunikationskanal auszutauschen.

Die Integration basiert sich auf dem offenen iCalendar-Format. iCalendar ist ein beliebtes Format zum Austauschen von Kalender- und Planungsinformationen über das Internet. iCalendar wird von einer Vielzahl offener und proprietärer Software unterstützt, z.B. MS Exchange Server, MS Office Outlook 2000-2013, Google Calendar/GMail, Outlook.com, Yandex Mail/Calendar, Mail.ru, Yahoo, Apple Mail/Calendar, Lotus, Zimbra, Mozilla Thunderbird mit der Erweiterung Lightning usw.

Wenn der Mail Aggregator E-Mail-Nachrichten von E-Mail-Konten herunterlädt, die mit dem Modul E-Mail verbunden sind, sucht der Dienst nach Dateien im iCalendar-Format. Wenn eine E-Mail eine solche Datei enthält, können Sie:

  • die Informationen zum Ereignis anzeigen: Datum und Uhrzeit, Ort, Name des Veranstalters. Die Kalenderereigniskarte ist interaktiv, d.h. sie ändert sich abhängig vom Status des Quellereignisses. Wenn das Ereignis im Kalender eines Drittanbieters oder im internen Portal-Kalender geändert oder gelöscht wurde, werden auf der Ereigniskarte entsprechende Änderungen angezeigt und eine neue Benachrichtigung über die Aktualisierung oder Stornierung des Ereignisses an die Veranstaltungsteilnehmer gesendet.
    • direkt über die E-Mail-Nachricht auf die Einladung antworten, indem Sie im Abschnitt Antwort auf die Schaltfläche Ja, Vielleicht oder Nein klicken, wenn Sie über die Kalenderanwendung eines Drittanbieters oder den internen Portal-Kalender zu einem Ereignis eingeladen wurden. Sie können Ihre Entscheidung später ändern. Wenn ein Teilnehmer die Einladung annimmt, vorläufig annimmt oder ablehnt, erhält der Veranstalter auch eine E-Mail-Benachrichtigung.
    • den Veranstaltungsort auf der Karte ansehen (wenn der Veranstaltungsort vom Veranstalter angegeben wurde).
    • das Ereignis im internen Portal-Kalender über den Link Zu Ereignis übergehen bearbeiten. Die Ereignisse aus den E-Mail-Nachrichten werden automatisch in Mein Kalender im Portal importiert. Wenn Sie ein importiertes Ereignis bearbeiten, werden die Änderungen nur auf diesen Kalender angewendet. Sie wirken sich nicht auf das Quellereignis im Kalender eines Drittanbieters aus. Weitere Änderungen am Quellereignis in der Drittanbieteranwendung wirken sich wiederum nicht auf das importierte Ereignis aus.
    • andere Ereignisse ansehen, die für das Ereignisdatum geplant sind. Dazu klicken Sie im Abschnitt Agenda auf Zum Kalender.
    Kalendereinladungen anzeigen Kalendereinladungen anzeigen
  • Ereignisse manuell in den internen Portal-Kalender importieren. Die Ereignisse werden automatisch importiert, aber manchmal müssen Sie das Ereignis möglicherweise wieder aus der E-Mail-Nachricht importieren, falls Sie es aus Ihrem Kalender löschen. Klicken Sie dazu auf das Symbol Aktionen Symbol rechts neben der Datei und wählen Sie im Menü die Option In Kalender speichern. Das Ereignis wird in Mein Kalender gespeichert.
  • die .ics-Dateien ansehen. Klicken Sie dazu auf der Ereigniskarte auf den Link Mehr Details oder auf den Dateinamen im Abschnitt Anlagen oder klicken Sie auf das Symbol Aktionen Symbol rechts neben der Datei und wählen Sie im Menü die Option Ansicht. Die Datei wird in einem neuen Fenster geöffnet.
  • die .ics-Dateien auf Ihren Computer herunterladen oder sie in einem beliebigen Ordner im Modul Dokumente speichern. Klicken Sie dazu auf das Symbol Aktionen Symbol rechts neben der Datei und wählen Sie im Menü die Option Herunterladen oder Dokumente speichern.

Schlagwörter erstellen/verwalten

Die Organisation Ihrer E-Mails hilft Ihnen den Nachrichtenaustausch zu verfolgen und die Suche nach den bestimmten Nachrichten zu erleichtern. Um Ihre E-Mails zu organisieren, können Sie dazu die Schlagwörter hinzufügen. Dafür:

Im Ordner Posteingang:

  1. Wählen Sie die Nachrichtenkette(n) durch die Aktivierung des entsprechenden Feldes.
  2. Klicken Sie auf den Button Schlagwort hinzufügen über der Liste mit den empfangenen Nachrichten in der Kette.
  3. Wählen Sie ein Schlagwort aus der Liste oder erstellen Sie ein neues Schlagwort.

Beim Lesen einer Nachricht:

  1. Öffnen Sie die notwendige Nachrichtenkette.
  2. Klicken Sie auf den Button Schlagwort hinzufügen über dem Text der Nachricht.
  3. Wählen Sie ein Schlagwort aus der Liste oder erstellen Sie ein neues Schlagwort.

Beim Verfassen einer Nachricht:

  1. Klicken Sie auf den Button Neue E-Mail erstellen.
  2. Klicken Sie auf den Button Schlagwort hinzufügen über dem Feld Von.
  3. Wählen Sie ein Schlagwort aus der Liste oder erstellen Sie ein neues Schlagwort.

Das hinzugefügte Schlagwort ist immer neben dem Betreff der Nachrichtenkette im Ordner Posteingang zu sehen und im geöffnenen Fenster der Nachrichtenkette im Feld Schlagwörter unter dem Feld Datum.

Sie können auf die Nachrichtenketten mit Schlagwörtern mithilfe der Links im linken Bereich unter dem Ordner Spam zugreifen. Mit einem Klick auf den Namen des entsprechenden Schlagworts können Sie die Liste mit den Nachrichtenketten und die entsprechenden Schlagwörter sehen.

Um ein Schlagwort zu bearbeiten:

  1. Öffnen Sie die Sektion Einstellungen im linken Bereich.
  2. Wählen Sie die Option Verwaltung der Schlagwörter, um die Liste mit den Schlagwörtern zu öffnen.
  3. Wählen Sie das gewünschte Schlagwort aus der Liste und klicken Sie aufs Symbol Symbol Aktionen rechts.
  4. Wählen Sie die Option Bearbeiten.
  5. Nehmen Sie alle notwendigen Änderungen vor und klicken Sie auf den Button Speichern.

Um ein Schlagwort zu löschen, wählen Sie die entsprechende Option im Listenmenü Aktionen.

Schlagwort verwalten Schlagwort verwalten

Benutzerdefinierte Ordner erstellen

Im Modul E-Mail stehen die folgenden Standardordner zur Verfügung: Posteingang, Gesendete Nachrichten, Entwürfe, Papierkorb und Spam. Es ist auch möglich, eigene Ordner und Unterordner zu erstellen, um Ihre Nachrichten zu organisieren.

Es ist nicht möglich, die Standardordner zu bearbeiten, verschieben oder löschen sowie einen Unterordner innerhalb des Standardordners erstellen.

Um einen neuen benutzerdefinierten Ordner zu erstellen,

  1. Klicken Sie im Menü auf der linken Seite unter der Liste Standardordner auf den Link Ordner erstellen.

    Sie können auch im Menü auf der linken Seite auf den Abschnitt Einstellungen klicken, zur Seite Ordnerverwaltung wechseln und die Schaltfläche Ordner erstellen verwenden.

  2. Geben Sie im daraufhin geöffneten Fenster Ordner erstellen den Ordnernamen ein.
  3. Wählen Sie gegebenenfalls einen übergeordneten Ordner aus. Sie können nur zuvor erstellte benutzerdefinierte Ordner auswählen. Die Standardordner sind in der Liste nicht verfügbar.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
Ordner verwalten Ordner verwalten

Wenn Ordner erstellt werden, können Sie Nachrichten manuell in die erforderlichen Ordner verschieben oder Regeln zum automatischen Verschieben von Nachrichten einrichten. Um Nachrichten manuell zu verschieben,

  1. Markieren Sie die erforderlichen Nachrichten in der Liste oder wählen Sie mehrere E-Mails aus, indem Sie die Maus ziehen.
  2. Ziehen Sie die ausgewählten Nachrichten per Drag & Drop in den gewünschten Ordner im Menü auf der linken Seite oder klicken Sie oben auf die Schaltfläche Verschieben in und wählen Sie den Ordner in der Liste aus (der aktuelle Ordner wird in der Liste deaktiviert).

Informationen zum automatischen Verschieben von Nachrichten finden Sie im Abschnitt Filter erstellen/anwenden.

Um einen erstellten Ordner zu bearbeiten,

  1. Klicken Sie im Menü auf der linken Seite auf den Abschnitt Einstellungen und wählen Sie die Option Ordnerverwaltung.

    Sie können auch schnell auf die Einstellungen für die Ordnerverwaltung zugreifen, indem Sie auf das Symbol Ordnerverwaltung Symbol Ordner verwalten klicken, das angezeigt wird, wenn Sie den Mauszeiger über den Link Ordner erstellen bewegen.

  2. Wählen Sie den Ordner aus, den Sie in der Liste bearbeiten möchten.
  3. Klicken Sie oben auf die Schaltfläche Bearbeiten.
  4. Nehmen Sie im Fenster Ordner bearbeiten alle erforderlichen Änderungen vor: Ändern Sie den Ordnernamen oder wählen Sie einen anderen übergeordneten Ordner aus.
  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

Auf der Seite Ordnerverwaltung können Sie die verschachtelte Ordnerstruktur einfach bearbeiten. Wählen Sie dazu den Ordner aus, den Sie verschieben möchten, und ziehen Sie ihn per Drag & Drop in den Stammordner oder in einen anderen benutzerdefinierten Ordner in der Liste. Sie können die verschachtelte Struktur bearbeiten, indem Sie Ordner nur auf der Seite Ordnerverwaltung und nicht im Menü auf der linken Seite ziehen.

Um einen Ordner zu löschen,

  1. Wechseln Sie zum Abschnitt Ordnerverwaltung.
  2. Wählen Sie den gewünschten Ordner in der Liste aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen.
    Wenn Sie den Ordner löschen, werden alle darin gespeicherten Nachrichten in den Papierkorb verschoben.
  3. Bestätigen Sie den Löschvorgang, indem Sie auf die Schaltfläche Löschen klicken.

Filter erstellen/anwenden

Sie können Regeln einrichten, um bestimmte Aktionen für die Nachrichten automatisch auszuführen, z.B. um sie in die erforderlichen Ordner zu verschieben, Tags hinzuzufügen, Nachrichten als wichtig zu markieren oder lesen.

Um einen neuen Filter zu erstellen,

  1. Klicken Sie im Menü auf der linken Seite auf den Abschnitt Einstellungen, wechseln Sie zur Seite Filterverwaltung und verwenden Sie die Schaltfläche Filter erstellen.
  2. Stellen Sie die erforderlichen Bedingungen ein, unter denen der Filter angewendet werden soll. Sie können eine einfache oder eine komplexe Bedingung festlegen, die mehrere Bedingungen enthält.
    • Öffnen Sie im Abschnitt Wenn die erste Dropdown-Liste und wählen Sie eines der Nachrichtenelemente aus, die vom Filter überprüft werden sollen:
      • Vom, um den Absender zu überprüfen,
      • To oder Cc, um sowohl die Empfänger als auch die Personen zu überprüfen, an die eine Kopie der Nachricht gesendet wurde,
      • An, um nur die Nachrichtenempfänger zu überprüfen,
      • Cc, um nur die Personen zu überprüfen, an die eine Kopie der Nachricht gesendet wurde,
      • Betreff, um den Betreff der Nachricht zu überprüfen.
    • Wählen Sie in der nächsten Liste den Übereinstimmungstyp aus:
      • stimmt überein - dies bedeutet, dass das Nachrichtenelement genau mit dem angegebenen Wert übereinstimmen sollte,
      • nicht entspricht - dies bedeutet, dass das Nachrichtenelement nicht mit dem angegebenen Wert übereinstimmen sollte,
      • enthält - dies bedeutet, dass das Element den angegebenen Wert an einer Stelle im Text enthalten soll,
      • nicht enthält - dies bedeutet, dass das Element nicht den angegebenen Wert enthalten sollte,
    • Geben Sie im Eingabefeld den erforderlichen Wert an, z.B. die E-Mail-Adresse eines Absenders, den Namen eines Absenders oder Empfängers oder ein bestimmtes Wort, das der Betreff enthalten kann.
    • Verwenden Sie die Option Plus Symbol Bedingung hinzufügen, um eine weitere Bedingung zu erstellen. Um eine Bedingung zu entfernen, verwenden Sie das Symbol Löschen daneben.
    • Geben Sie für eine komplexe Bedingung an, ob eine Nachricht mit den Bedingungen übereinstimmen oder mindestens einer der Bedingungen entsprechen muss.
  3. Wählen Sie Aktionen aus, die ausgeführt werden sollen, wenn eine Nachricht allen Bedingungen oder einer der Bedingungen entspricht. Sie können eine oder mehrere Optionen aktivieren:
    • Endgültig löschen - die gefilterten Nachrichten dauerhaft zu löschen, ohne die Möglichkeit, sie wiederherzustellen.
    • In Ordner verschieben, um die gefilterten Nachrichten in den ausgewählten Ordner zu verschieben. Sie können sowohl die Standardordner als auch die zuvor erstellten benutzerdefinierten Ordner auswählen.
    • Schlagwort hinzufügen, um das ausgewählte Schlagwort zu den gefilterten Nachrichten hinzuzufügen. Sie können auch ein neues Schlagwort im Abschnitt Neues Schlagwort erstellen erstellen. Geben Sie dazu den Schlagwort-Namen ein und klicken Sie auf OK.
    • Als wichig markieren, um die gefilterten Nachrichten als wichtig zu markieren.
    • Als gelesen markieren, um die gefilterten Nachrichten als gelesen zu markieren.
  4. Geben Sie die erweiterten Optionen an,
    • Wählen Sie die Standardordner aus, auf die der Filter angewendet werden soll: Posteingang, Gesendete Nachrichten, Spam.
    • Wenn Sie mehrere Konten haben, entscheiden Sie, ob der Filter auf alle Mailboxen oder nur auf bestimmte Postfächer angewendet werden soll.
    • Geben Sie an, wie der Filter abhängig von den Anhängen angewendet werden soll. Wählen Sie die gewünschte Option: Anwenden, wenn die Anhänge im Brief vorhanden oder nicht vorhanden sind.
    • Geben Sie an, ob Sie andere Filter ignorieren möchten.
  5. Geben Sie den Filternamen in das entsprechende Feld ein.
  6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Filter überprüfen, um sicherzustellen, dass alle Parameter korrekt eingestellt sind, und die Nachrichten anzuzeigen, auf die der Filter angewendet werden kann. Die gefilterten Nachrichten werden unten angezeigt.
  7. Klicken Sie bei Bedarf auf die Schaltfläche Filter auf vorhandene Nachrichten anwenden. Der Filter wird gespeichert und aktiviert. Das Bestätigungsfenster informiert Sie auch darüber, dass die angegebenen Aktionen auf alle gefilterten vorhandenen Nachrichten angewendet werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche Filter anwenden, um die Aktionen auszuführen. Wenn Sie die Aktion Endgültig löschen angegeben haben, können Sie stattdessen die Aktion In Papierkorb verschieben auswählen.
  8. Wenn Sie den Filter nicht angewendet haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Filter erstellen, um den erstellten Filter zu speichern.
Filter erstellen Filter erstellen

Alle erstellten Filter werden auf der Seite Filterverwaltung angezeigt. Auf dieser Seite können Sie:

  • die Filterreihenfolge durch Ziehen von Filtern ändern,
  • Filter deaktivieren/aktivieren,
  • einen bestimmten Filter auf vorhandene Nachrichten anwenden,
  • Filter bearbeiten oder löschen.

Verwenden Sie das Symbol Aktionen Symbol Aktionen rechts neben dem ausgewählten Filter, um den Filter zu deaktivieren oder den deaktivierten Filter zu aktivieren, den Filter auf vorhandene Nachrichten anzuwenden, ihn zu bearbeiten oder löschen.

Filter verwalten Filter verwalten

Einstellungen des Moduls E-Mail ändern

Standardmäßig können alle Portalbenutzer auf das Modul E-Mail zugreifen. Es gibt zwei verschiedene Zugriffsebenen: Benutzer und E-Mail-Administrator.

Als Benutzer können Sie die folgenden Aktionen ausführen:

  • eigene E-Mail-Konten verwalten, Briefe empfangen und senden;
  • eigene E-Mail-Einstellungen verwalten;
  • die Schlagwörter und das Adressbuch verwalten;

Als E-Mail-Administrator können Sie die folgenden Aktionen ausführen:

  • E-Mail-Server verwalten: eigene Domain hinzufügen, Postfächer und Mailgruppen erstellen;
  • die allgemeinen E-Mail-Einstellungen verwalten.

Als Portalbesitzer/Vollzugriffsadministrator können Sie jedoch den Zugriff auf die E-Mail für einige Benutzer einschränken oder dieses Modul sogar deaktivieren, wenn Sie es überhaupt nicht benötigen. Dazu

  1. klicken Sie auf den Link Einstellungen auf der linken Seite,
  2. wählen Sie den Abschnitt Zugriffsrechte aus,
  3. wechseln Sie zum Abschnitt E-Mail,
  4. aktivieren Sie das Optionsfeld Benutzer aus Liste,
  5. wählen Sie die Benutzer aus, denen Sie Zugriff gewähren möchten.

    Verwenden Sie dazu eine der verfügbaren Optionen:

    • verwenden Sie den Link Benutzer hinzufügen, wenn Sie einer oder mehreren Personen Zugriff gewähren möchten;
    • verwenden Sie den Link Gruppe hinzufügen, wenn Sie allen Portalbenutzern oder einer oder mehreren Gruppen Zugriff gewähren möchten.
Einstellungen des Moduls E-Mail ändern Einstellungen des Moduls E-Mail ändern

Um das Modul E-Mail zu deaktivieren, wechseln Sie einfach zum Unterabschnitt Module und Tools der allgemeinen Portaleinstellungen und wählen Sie die entsprechende Option auf der linken Seite aus. Deaktivieren Sie das Modul E-Mail im Abschnitt Module und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

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