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Envoi pour signature électronique

Introduction

Une fois votre office en ligne intégré dans le service DocuSign, vous pourrez envoyer des documents, des feuilles de calcul et des présentations pour signature électronique depuis votre portail et recevoir les documents signés au format PDF qui sont sauvegardés dans un dossier du module Documents.

C'est un excellent moyen de faciliter et d'accélérer le traitement et la gestion des documents. Vous pouvez ainsi facilement signer vos documents qui ne sont pas nécessairement imprimés et numérisés. Ce guide étape par étape vous explique comment envoyer un document pour approbation et recevoir une copie signée.

Si vous utilisez la version de serveur, vous devez passer au HTTPS puisque DocuSign ne prend pas en charge le HTTP.

Connecter DocuSign

Premièrement on doit ajouter des clés d'intégration à partir de la section Paramètres-> Intégration -> Services tiers du votre portail. Vous pouvez utiliser les instructions suivantes. C'est uniquement le propriétaire du portail ou un administrateur avec des droits d'accès complet qui peut effectuer cette opération.

Comment envoyer un document pour signature? Étape 1. Comment envoyer un document pour signature? Étape 1.
L'administrateur avec des droits d'accès complet ou l'administrateur du module Documents doit aussi vérifier que l'option Autoriser les utilisateurs à connecter les moteurs de stockage tiers est activée dans la section Paramètres administrateur du module Documents.

Une fois les clés d'intégration sont ajoutées et l'option Autoriser les utilisateurs à connecter les moteurs de stockage tiers est activée, chaque utilisateur du portail qui souhaite envoyer des documents pour signature doivent se connecter à DocuSigndans le module Documents. Cette opération ne nécessite aucune permission d'administrateur. Pour se connecter au service DocuSign,

  1. Sur votre portail, passez au module Documents.
  2. Cliquez sur le lien approprié dans Ajouter un compte sur la barre latérale gauche.
    Vous pouvez également développer la section Paramètres sur la barre latérale gauche, passez à la section Lier les comptes et cliquez sur Ajouter un compte.
  3. Cliquer sur DocuSign dans la fenêtre Connecter un compte.
    Comment envoyer un document pour signature? Étape 1. Comment envoyer un document pour signature? Étape 1.
  4. Dans la fenêtre qui s'affiche, connectez-vous à votre compte DocuSign. Pour ce faire, saisissez votre Adresse e-mail, cliquez sur Continuer et saisissez votre Mot de passe, ensuite cliquez sur Se connecter.
    Comment envoyer un document pour signature? Étape 1. Comment envoyer un document pour signature? Étape 1.
    Veuillez prêter attention à l'adresse affichée dans la barre d'adresse. Les comptes d'utilisateurs du portail doivent correspondre à l'environnent que l'administrateur a utilisé pour ajouter des clés d'intégration (DocuSign Sandbox ou Production).
    • https://account-d.docusign.com - si on a utilisé sandbox.
    • https://account-d.docusign.com - si on a utilisé le compte Production.

    Par ex., si l'utilisateur a enregistré son compte DocuSign à https://www.docusign.com/, il/elle doit accéder à son compte par https://account.docusign.com. Si l'administrateur du portail a connecté l'application sandbox DocuSign, on doit utiliser l'adresse https://account-d.docusign.com, et l'utilisateur ne pourra pas se connecter à son compte DocuSign par https://account.docusign.com. Si c'est le cas, l'utilisateur doit enregistrer un nouveau compte sur https://account-d.docusign.com.

  5. Cliquer sur Accepter pour autoriser ONLYOFFICE à accéder à votre compte DocuSign.

Envoyer des documents pour signature

Sur votre portail, passez au module Documents et sélectionnez le document à envoyer pour signature.

  1. Cliquez avec le bouton droit sur ce document ou utilisez l'icône Actions Icône Actions à droite du fichier nécessaire, ensuite sélectionnez Signer avec DocuSign du menu.
  2. Dans la fenêtre Signer le document qui s'affiche, modifiez le nom du document si nécessaire.
    Comment envoyer un document pour signature? Étape 2. Comment envoyer un document pour signature? Étape 2.
  3. Sélectionnez le dossier où vous souhaitez sauvegarder le fichier signé. La section par défaut est Mes documents.
  4. Créez la Liste de destinataires. Cliquez sur Ajouter utilisateur pour sélectionner de la liste d'utilisateurs du portail et cliquez sur Enregistrer. Si vous souhaitez retirer une personne de la liste, faites glisser le pointeur de la souris sur l'icône d'utilisateur Icône d'utilisateur lorsqu'il se transforme en l'icône de corbeille Icône Corbeille . Cliquez sur cette icône pour retirer cette personne de la liste de destinataires.
    si vous laissez la liste de destinataires sans modifications (c-à-d vide), il faudra ajouter au moins un destinataire à partir des contacts sur votre compte DocuSign plus tard pour terminer l'opération d'envoi.
  5. Cliquez sur Ajouter un message pour afficher le champ de saisie et saisissez le texte de votre message pour tous les destinataires.
  6. Cliquez sur le bouton Envoyer. Vous serez redirigé vers votre compte DocuSign qui s'ouvrira dans un nouvel onglet du navigateur.
  7. Vérifiez la liste de destinataires et modifiez-la le cas échéant. Pour ce faire, cliquez sur Other actions (Autres actions) dans le coin supérieur droite et sélectionnez Edit Recipients (Modifier les destinataires). Lorsque la liste de destinataires est prête, cliquez sur Done (Terminé).
  8. Il faut créer un champ de signature pour chaque signataire. Tout d'abord, il faut choisir le signataire pour lequel vous allez ajouter le champ de signature en utilisant la liste dans le coin supérieur gauche. Sur le panneau à gauche Standard Fields (Champ standard), choisissez le type du champ approprié. Dans ce cas, nous allons utilisez l'option Signature. Cliquez sur le champ choisi et faites le glisser vers l'endroit où vous souhaitez placer la signature dans l'espace de travail du document. La couleur du champ correspond au couleur du signataire choisi. Il faut suivre la même procédure pour créer les champs de signature pour tous les signataires.
    Comment envoyer un document pour signature? Étape 2. Comment envoyer un document pour signature? Étape 2.
    pour en savoir plus sur la création des champs de signature dans un document, veuillez consulter la documentation officielle disponible DocuSign.
  9. Appuyez sur Envoyer dans le coin supérieur droit. Vous serez redirigé vers le module Documents de votre bureau en ligne.

Signer des documents

Chaque destinataire recevra une notification par courrier électronique l'informant qu'un document pour signature lui est parvenu. Pour signer ce document, le destinataire ne doit pas créer son compte DocuSign et le connecter au portail. Il suffit de procéder comme suit:

  1. Cliquez sur Réviser document dans le message reçu. Le document s'ouvrira dans un nouvel onglet de navigateur.
    Comment envoyer un document pour signature? Étape 3. Comment envoyer un document pour signature? Étape 3.
  2. Il faut accepter les conditions générales du service en cochant la case I agree to use electronic records and signatures (J'accepte l'utilisation des documents et des signatures électroniques) et cliquer sur Continue (Continuer).
    Si vous souhaitez rejeter la demande de signer, cliquez sur Other actions (Autres actions) dans le coin supérieur droite et sélectionnez Decline to Sign (Refuser de signer).
  3. Cliquez sur Start (Commencer), ensuite cliquez sur le champ de signature dans le document que vous devez signer.
    Comment envoyer un document pour signature? Étape 3. Comment envoyer un document pour signature? Étape 3.
  4. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez le style de signature préféré et dessinez votre signature à l'aide de souris, ensuite cliquez sur Adopt and sign (Accepter et signer) pour apposer la signature.
  5. Appuyez sur Finish (Terminer) dans le coin supérieur droit.

Si vous avez déjà utilisé le service DocuSign, vous n'aurez donc pas besoin de refaire certaines actions citées ci-dessus.

Pour envoyer les fichiers pour signature eux-mêmes, les utilisateurs du portail doivent connecter leur compte DocuSign au module Documents à partir de section Paramètres -> Lier les comptes.

Afficher les fichiers signés

Une fois tous les destinataires ont signé le document en utilisant DocuSign, vous recevrez une notification par email et/ou Chat informant que le document est prêt. Vous aussi recevrez une notification si votre destinataire a refusé de signer.

Vous pouvez modifier les paramètres de notification sur votre page de profil à partir de la section Abonnements -> Documents.

Le document signé est sauvegardé automatiquement au format PDF dans le dossier du module Documents que vous avez défini.

Chaque destinataire recevra un message par e-mail avec le document signé au format PDF en annexe. Vous pouvez Télécharger, Afficher ou Sauvegarder dans Documents ce fichier en utilisant le menu Actions Icône Actions à droite.

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