CRM, o Customer Relationship Management (Gestione delle relazioni con i clienti) , è una strategia usata da più aziende e finalizzata ad ottenere più informazioni sui bisogni e sui comportamenti dei loro clienti per migliorare le loro interazioni, quindi riducendo i costi e aumentando la loro profitabilità.

CRM di online office è uno strumento semplice per la gestione delle relazioni con i clienti che aiuta a raggiungere questi obiettivi offrendoti:

• un posto unico per la banca dati dei clienti,

  CRM di online office è un'alternativa moderna al foglio elettronico usato da più aziende per momorizzare i dati dei loro clienti. A differenza ai fogli elettronici CRM di online office offre l'accesso multi-utente ai dati memorizzati, inoltre ti permette di limitare l'accesso a certi contatti privati quindi dare la possibilità di visualizzarli e modificarli solo alle persone autorizzate.

• certi modi per aggiungere nuovi contatti alla banca dati dei clienti aziendali,

  Aggiungi i contatti uno dopo l'altro a mano inserendo i dati disponibili, o importare tutti i contatti in una volta da un file .csv, o anche aggiungere i contatti automaticamente creando un modulo Contatti dal sito web.

• un modo semplice di organizzazione dei contatti,

  Dividi i tuoi contatti in tipi e aggiungi le etichette. Questo ti aiuta a creare le campagne pubblicitarie speciali, tener traccia dei tuoi contatti e facilitare il processo di ricerca.

• una grande opportunità per tener traccia delle vendite potenziali,

  Crea le opportunità e collegale con i progetti per organizzare il lavoro e rendere la gestione delle vendite più veloce ed efficiente.

• una possibilità di fatturare ai clienti in pochi secondi,

  Crea una fattura per prodotti e servizi forniti e inviala ai tuoi clienti usando i dati di contatto memorizzati nella tua banca dati.

• un modo effettivo per organizzare un evento comune per i tuoi clienti,

  Utilizza i casi per pianificare e tener traccia di un evento comune: aggiungere le attività per gestire il lavoro della tua squadra, memorizzare tutta la documentazione relativa in un unico posto, seguire la cronologia del lavoro.

Per accedere al modulo CRM da qualsiasi pagina del portale online office, utilizza l'elenco a discesa nell'angolo sinistro superiore della pagina e seleziona l'opzione corrispondente.

Non c'è dubbio che tenere in ordine tutte le informazioni sui clienti è molto importante per assicurare un accesso rapido e un aggiornamento facile. Il modulo CRM ti permette di creare la propria banca dati dei clienti, non importa chi sono i tuoi contatti: le grande aziende o le singole persone.

Per aggiungere un nuovo contatto alla banca dati dei clienti,

1. clicca sul pulsante Crea nuovo... nell'angolo sinistro superiore e seleziona una di due opzioni: Persona o Azienda,
2. compila i campi obbligatori: Nome e Cognome per le persone, Nome azienda per le aziende,
3. seleziona un Tipo di contatto o lascia il tipo non specificato,
   Gli amministratori del portale e del modulo CRM possono cambiare i tipi di contatto predefiniti secondo i bisogni della loro azienda. Basta cliccare sul collegamento Tipi di contatto nella sezione Impostazioni >> Impostazioni dei contatti. Per ulteriori informazioni visita la sezione Consigli e trucchi.
4. inserisci altre informazioni disponibili: Email, Telefono, Sito web/Rete sociale, Indirizzo, Descrizione,

   Per facilitare questo processo, usa l'opzione Cerca in СrunchBase. Se l'azienda che stai creando è presente in questa banca dati, puoi visualizzare e selezionare le informazioni necessarie dopo aver cliccato sul collegamento Cerca in СrunchBase al di sotto del campo Nome azienda.

   Per inserire certe informazioni addizionali personalizza i campi utenti. Per farlo, prima di tutto salva il contatto creato. Altrimenti tutte le informazioni inserite vengono smarrite. Poi espandi la sezione Impostazioni >> Altre impostazioni sul pannello sinistro e clicca sul collegamento Campi utenti.

   Per ulteriori informazioni visita la nostra sezione Consigli e trucchi.

   Questa funzione è disponibile solo agli amministratori del modulo CRM e dell'intero portale.
5. carica una foto,

   Per aggiungere/cambiare un'immagine clicca sul collegamento Cambia foto sotto l'area di immagine. Si apre la finestra Scegli foto profilo. Se desideri caricare un'immagine dal computer clicca sul pulsante Sfoglia, trova un'immagine desiderata memorizzata sul disco rigido del computer e fa' doppio-clic per caricarla.

   Puoi caricare un'immagine non superiore a 200x300 pixel, altrimenti l'immagine viene ridimensionata. La dimensione file non deve superare 1 MB.

   Se hai compilato prima il campo della rete sociale per questo contatto le immagini dalle reti sociali vengono visualizzate nella finestra Scegli foto profilo. Clicca su una delle immagini per utilizzarla per il contatto.

6. assegna il responsabile di questo contatto,

   Di default, il contatto creato è assegnato a te. Se desideri nominare un altro responsabile per questo contatto, clicca sul collegamento Aggiungi utente e seleziona l'utente necessario. L'utente selezionato serà informato di un nuovo contatto assegnato a lui/lei.

7. consenti accesso al contatto a tutti gli utenti del modulo CRM,

   Di default, l'accesso al contatto nuovamente creato è consentito solo ai suoi responsabili. Spunta la casella Consenti accesso a questa azienda/persona a tutti gli utenti di CRM se desideri rendere questo contatto disponibile a tutti gli utenti di CRM.

8. clicca su Salva o utilizza il pulsante Salva e crea nuovo contatto per iniziare a creare un nuovo contatto appena salvato il contatto attuale.

Per aggiungere più contatti in una volta,

Utilizza l'opzione Importa contatti. Questa opzione ti aiuta a spostare tutti i tuoi contatti da un file .csv al modulo CRM senza sforzi. Per farlo, clicca sul pulsante Importa contatti a destra del pulsante Crea nuovo..., seleziona l'opzione Importa contatti e segui le istruzioni passo dopo passo.

Per ulteriori informazioni visita la nostra sezione Guide utenti.

Per aggiungere i contatti automaticamente,

Utilizza il modulo Contatti dal sito web. Questa opzione ti permette di creare un modulo da pubblicare sul tuo sito. I potenziali clienti vengono automaticamente aggiunti alla tua banca dati dei clienti dopo aver compilato il modulo integrato nella pagina web. Per farlo, clicca sul collegamento Modulo Contatti dal sito web dall'elenco Impostazioni sul pannello sinistro e segui le istruzioni passo dopo passo.

Per ulteriori informazioni visita la nostra sezione Consigli e trucchi.

Appena i tuoi contatti sono creati a mano per mezzo del modulo Crea nuova azienda/persona, importati da un file .csv, o automaticamente aggiunti via il modulo Contatti dal sito web, essi vengono inclusi nell'elenco Contatti del modulo CRM.

Per aggiornare le informazioni disponibili su un contatto,

1. seleziona il contatto necessario dall'elenco Contatti,
2. clicca sull'icona a destra del nome contatto,
3. seleziona l'opzione Modifica contatto dall'elenco a discesa,
4. apporta tutte le modifiche necessarie e clicca su Salva modifiche.

Per eliminare un contatto, seleziona l'opzione corrispondente dall'elenco a discesa Azioni.

La sezione Attività ti da una panoramica completa delle prossime attività da un'occhiata. Collaborando con un cliente puoi creare le attività per te stesso o assegnarle ad altri utenti.

Per creare un'attività,

1. clicca sul pulsante Crea nuovo... nell'angolo sinistro superiore e seleziona l'opzione Attività,
2. inserisci un Titolo per la tua attività,
3. seleziona una Categoria di attività adatta dall'elenco a discesa,
   Gli amministratori del portale e del modulo CRM possono cambiare le categorie di attività predefinite secondo i bisogni della loro azienda. Basta cliccare sul collegamento Categorie di attività nella sezione Impostazioni >> Altre impostazioni. Per ulteriori informazioni visita la nostra sezione Consigli e trucchi.
4. inserisci un contatto al quale desideri collegare la tua attività,
5. imposta la Scadenza desiderata: data e ora,

   Per farlo, utilizza una delle opzioni disponibili: Oggi, 3 giorni, Settimana, o selezionala dal calendario, o inseriscilo a mano nel formato gg/mm/aaaa.

6. imposta il promemoria per la tua attività,

   Per impostazione predefinita, sarai informato della tua attività un giorno prima la sua scadenza. Se desideri modificare il tempo di promemoria, apri l'elenco a discesa Promemoria e seleziona una delle opzioni disponibili: 5 minuti, 15 minuti, mezz'ora, un'ora, 2 ore, un giorno. Per disattivare il promemoria, seleziona l'opzione mai dall'elenco a discesa.

7. seleziona la persona responsabile di questa attività dall'elenco Assegna a,

   Per impostazione predefinita, l'attività viene assegnata a te. Per cambiare la persona responsabile clicca sul collegamento con il tuo nome e seleziona l'utente necessario. Lascia l'opzione Notifica selezionata se desideri informare la persona responsabile della nuova attività assegnata a lui/lei.

8. inserisci una corta Descrizione,
9. clicca su Salva.

E' possibile anche creare un'attività collegata ad un'opportunità o un caso.

1. apri la pagina dell'opportunità/caso adatto cliccando sul suo titolo,
2. apri la scheda Attività al di sotto del titolo,
3. clicca sul collegamento Crea attività se non c'è nessuna attività o utilizza il pulsante Crea nuovo... nell'angolo sinistro superiore e seleziona l'opzione Attività,
4. compila il modulo Crea nuova attività,
5. clicca su Salva.

Questa attività verrà automaticamente collegata all'opportunità/caso selezionato.

Per aggiungere la stessa attività collegata ai contatti diversi, utilizza l'operazione di gruppo Crea nuova attività,

1. apri l'elenco Contatti,
2. seleziona i contatti necessari spuntando le caselle a sinistra,
3. clicca sul pulsante Crea nuova attività al di sopra dell'elenco Contatti,
4. compila il modulo Crea nuova attività,
5. clicca su Salva.

Le attività vengono aggiunte all'elenco Attività.

Per ulteriori informazioni sulle Operazioni con gruppi di contatti disponibili nel modulo CRM visita la sezione Consigli e trucchi.

Se hai bisogno di modificare un'attività,

1. seleziona l'attività necessaria dall'elenco Attività,
2. clicca sull'icona a destra del titolo dell'attività,
3. seleziona l'opzione Modifica attività dall'elenco a discesa Azioni,
4. apporta tutte le modifiche necessarie e clicca su Salva modifiche.

Quando l'attività è eseguita, chiudila direttamente nell'elenco Attività cambiando lo stato da Aperta a Chiusa. Per farlo, clicca sulla freccia a sinistra e seleziona lo stato necessario dall'elenco.

Per eliminare un contatto, seleziona l'opzione corrispondente dall'elenco a discesa Azioni.

Un'opportunità si usa per tener traccia delle vendite potenziali, la loro scadenza stimata, bilancio e probabilità di successo ed aiutare a gestire le tue vendite nel modo più semplice ed efficiente.

Per aggiungere un'opportunità,

1. clicca sul pulsante Crea nuovo... nell'angolo sinistro superiore e seleziona l'opzione Opportunità,
2. inserisci un Titolo per la tua opportunità;
3. inserisci un Contatto - persona o azienda - selezionandolo dalla banca dati dei clienti;
4. aggiungi una corta Descrizione;
5. specifica la voluta, la somma e il tipo di Bilancio per la tua opportunità;
6. imposta la Scadenza stimata usando il calendario;
7. seleziona una persona Responsabile per la tua opportunità dall'elenco a discesa;
8. imposta la Fase di opportunità usando l'elenco a discesa. La Probabilità di successo in percentuale sarà impostata conformemente alla fase.
   Gli amministratori del portale e del modulo CRM possono cambiare le fasi predefinite secondo i bisogni della loro azienda. Basta cliccare sul collegamento Fasi di opportunità nella sezione Impostazioni >> Altre impostazioni. Per ulteriori informazioni visita la nostra sezione Consigli e trucchi.
9. inserisci le altre informazioni richieste, se disponibili,

   Per inserire certe informazioni addizionali personalizza i campi utenti. Per farlo, prima di tutto salva l'opportunità creata. Altrimenti tutte le informazioni inserite vengono smarrite. Poi espandi la sezione Impostazioni >> Altre impostazioni sul pannello sinistro e clicca sul collegamento Campi utenti.

   Per ulteriori informazioni visita la nostra sezione Consigli e trucchi.

   Questa funzione è disponibile solo agli amministratori del modulo CRM e dell'intero portale.
10. limita l'accesso all'opportunità selezionando l'opzione corrispondente,

    Di default, l'accesso all'opportunità creata è concesso a tutti gli utenti del portale. Spunta la casella Limita l'accesso all'opportunità e seleziona gli utenti ai quali desideri concedere l'accesso cliccando sul collegamento Aggiungi utenti. Gli utenti selezionati vengono informati di una nuova opportunità e potranno visualizzare, aggiungere e modificare le informazioni su questa opportunità.

11. clicca su Salva o utilizza il pulsante Salva e crea nuova opportunità per iniziare a creare una nuova opportunità subito dopo aver salvato l'opportunità attuale.

L'opportunità creata verrà aggiunta all'elenco Opportunità. Puoi accedere ad essa sia dall'elenco Opportunità cliccando sul collegamento corrispondente sul pannello sinistro sia cliccando sul nome cliente nell'elenco Contatti e aprendo la scheda Opportunità all'interno.

Per organizzare un lavoro più efficiente sulla tua opportunità puoi creare un progetto. Per farlo,

1. seleziona l'opportunità necessaria dall'elenco Opportunità,
2. clicca sull'icona a destra del titolo dell'opportunità,
3. seleziona l'opzione Crea progetto dall'elenco a discesa,
4. compila il modulo e clicca su Salva.

Ogni volta quando fai un passo avanti, l'opportunità relativa a questo cliente passa ad una fase nuova. Per cambiare la fase dell'opportunità,

1. apri la pagina di descrizione dell'opportunità cliccando sul suo titolo,
2. seleziona une delle fasi disponibili dall'elenco a discesa corrispondente.

Per modificare un'opportunità,

1. seleziona l'opportunità necessaria dall'elenco Opportunità,
2. clicca sull'icona a destra del titolo dell'opportunità,
3. seleziona l'opzione Modifica opportunità dall'elenco a discesa,
4. apporta tutte le modifiche necessarie e clicca su Salva modifiche.

Per eliminare un'opportunità, seleziona l'opzione corrispondente dall'elenco a discesa Azioni.

La sezione Fatture ti permette di creare e gestire le fatture per i prodotti e servizi forniti.

Per creare una fattura:

1. Clicca sul pulsante Crea nuovo... nell'angolo sinistro superiore e seleziona l'opzione Fattura.
2. Verifica il tuo Numero fattura.

   Il numero fattura predefinito è generato automaticamente usando il prefisso INV e il numero nel formato ####### a partire da 0000001. Però puoi facilmente cambiarlo quando crei una fattura. Per farlo, clicca sul collegamento Cambia formato accanto al campo Numero fattura. Inserisci un Prefisso necessario e il Numero iniziale.

   Se non desideri generare i numeri automaticamente, deseleziona l'opzione automaticamente generato. Dopo questo potrai inserire qualsiasi numero necessario a mano.

   Questa opzione è disponibile solo agli amministratori del modulo CRM e dell'intero portale.
3. Imposta la Data fattura selezionandola dal calendario, o inserendo a mano nel seguente formato gg/mm/aaaa.

   La Data fattura è la data quando la fattura è stata rilasciata.

4. Seleziona un Cliente usando il campo di ricerca.

   Il sistema usa i dati sull'indirizzo di fatturazione memorizzati nella banca dati dei clienti. Se necessario, puoi cambiarlo usando il collegamento Modifica indirizzo di fatturazione che appare al di sotto del nome cliente una volta selezionato.

5. Seleziona un Destinatario usando il campo di ricerca.

   Se il Destinatario coincide con il Cliente, basta selezionare l'opzione coincide con il cliente e aggiungere l'indirizzo di consegna usando il collegamento corrispondente che appare accanto al collegamento Modifica indirizzo di fatturazione.

6. Collega la fattura a una delle opportunità disponibili.
7. Imposta la Scadenza usando una delle opzioni disponibili a destra: Al ricevimento, 15 giorni, 30 giorni o 45 giorni, o selezionandola dal calendario, o inserendo a mano nel seguente formato gg/mm/aaaa.

   La Scadenza è la data in cui la fattura deve essere pagata.

8. Seleziona la Lingua fattura dall'elenco delle lingue disponibili.
9. Seleziona la Valuta per la fattura dall'elenco delle fatture disponibili.
10. Inserisci il Numero ordine, se disponibile.
11. Specifica i Termini di pagamento.

    Se desideri specificare i termini generali per tutte le fatture future, clicca sul collegamento Imposta predefiniti al di sotto del campo Termini, inserisci i tuoi termini e clicca su Salva.

12. Inserisci le Note, se necessario.

    Le note inserite vengono visualizzate nella tua fattura e aggiunte al testo del messaggio se invi la fattura per mezzo di Posta online office.

13. Compila la sezione Prodotti e servizi.

    Elenca i servizi/prodotti forniti al cliente. Puoi selezionarli dall'elenco, se disponibili, o crearli aprendo l'elenco Seleziona articolo e cliccando sul collegamento Crea nuovo articolo.

    Inserisci la Quantità e lo Sconto, se applicabile.

    Aggiungi un'Imposta o lascia vuoto questo campo. Puoi selezionare l'imposta da applicare dall'elenco, se già disponibile, o creare un'imposta nuova aprendo l'elenco Imposta e cliccando sul collegamento Crea nuova imposta.

    Nella stessa maniera puoi aggiungere quanti servizi/prodotti vuoi.

14. Verifica il Subtotale e il Totale calcolati automaticamente sulla base delle informazioni sopraindicate.
15. Clicca su Aggiungi questa fattura o usa il pulsante Aggiungi e crea nuova fattura per cominciare a creare una nuova fattura direttamente dopo aver salvato la fattura corrente.

Per specificare i dati della tua azienda per la fattura, espandi l'elenco Impostazioni sul pannello sinistro, seleziona la sezione Impostazioni della fattura e clicca sul collegamento Profilo organizzazione.

Qui puoi:

1. inserire il nome della tua azienda,
2. aggiungere il logo cliccando sul pulsante Cambia logo al di sotto dell'immagine predefinita,
3. impostare l'indirizzo di fatturazione compilando i campi nella sezione Indirizzo.

Tutte queste infpormazioni vengono visualizzate nelle tue fatture.

La fattura creata verrà aggiunta alle Bozze. Una volta inviata al cliente, pagata o rifiutata, puoi cambiare il suo stato nell'elenco Fatture.

1. seleziona la fattura necessaria nell'elenco Fatture,
2. clicca sul pulsante Cambia stato al di sopra,
3. seleziona lo stato desiderato: Bozza, Fatturata, Pagata o Rifiutata.

Per modificare una fattura,

1. seleziona la fattura necessaria nell'elenco Fatture,
2. clicca sull'icona a destra della fattura,
3. seleziona l'opzione Modifica fattura dall'elenco a discesa Azioni,
4. apporta tutte le modifiche necessarie e clicca su Salva modifiche.

Usando l'elenco a discesa Azioni puoi anche scaricare, stampare, inviare, duplicare o eliminare la fattura selezionata.

La sezione Casi è destinata a semplicificare l'organizzazione degli eventi, dei seminari e delle riunioni ecc. con un gruppo di clienti.

Per pianificare un evento,

1. clicca sul pulsante Crea nuovo... nell'angolo sinistro superiore e seleziona l'opzione Caso,
2. inserisci un Titolo per il tuo caso,
3. seleziona i Partecipanti dalla banca dati dei clienti,

   Puoi aggiungere quanti partecipanti vuoi usando il campo di ricerca. Per eliminare un partecipante aggiunto, utilizza l'icona .

4. aggiunge le etichette, se necessario, cliccando sul collegamento Aggiungi etichetta e selezionando una delle etichette disponibili o creando una nuova etichetta.
5. inserisci le altre informazioni richieste, se disponibili,

   Per inserire certe informazioni addizionali personalizza i campi utenti. Per farlo, prima di tutto salva il caso creato. Altrimenti tutte le informazioni inserite vengono smarrite. Poi espandi la sezione Impostazioni >> Altre impostazioni sul pannello sinistro e clicca sul collegamento Campi utenti.

   Per ulteriori informazioni visita la nostra sezione Consigli e trucchi.

   Questa funzione è disponibile solo agli amministratori del modulo CRM e dell'intero portale.
6. limita l'accesso al caso selezionando l'opzione corrispondente,

   Per impostazione predefinita, l'accesso al caso creato è concesso a tutti gli utenti del portale. Spunta la casella Limita l'accesso all'opportunità e seleziona gli utenti ai quali desideri concedere l'accesso cliccando sul collegamento Aggiungi utenti. Gli utenti selezionati vengono informati di un nuovo caso e potranno visualizzare, aggiungere e modificare le informazioni su questo caso.

7. clicca su Salva o utilizza il pulsante Salva e crea nuovo caso per iniziare a creare un nuovo caso subito dopo aver salvato il caso attuale.

Dopo aver creato il caso, puoi pianificare gli eventi, assegnare le attività, gestire i partecipanti, memorizzare la documentazione relativa.

Per ulteriori informazioni, visita la nostra sezione Guide utenti.

Per modificare un caso,

1. seleziona il caso necessario dall'elenco Casi,
2. clicca sull'icona a destra del titolo del caso,
3. seleziona l'opzione Modifica caso dall'elenco a discesa,
4. apporta tutte le modifiche necessarie e clicca su Salva modifiche.

Dopo che il tuo evento ha avuto luogo puoi chiuderlo nel sistema. Per farlo, spunta la casella a sinistra del titolo del caso.

Per eliminare un caso, seleziona l'opzione corrispondente dall'elenco a discesa Azioni.

Per default, tutti gli utenti del portale possono accedere al modulo CRM. Ci sono 2 livelli di accesso diversi: utente e amministratore del CRM.

Un utente può effettuare le seguenti operazioni:

• visualizzare tutto il contenuto (eccetto il contenuto privato);
• creare contatti, attività, casi, opportunità e limitare l'accesso ad essi;
• modificare contatti, attività, casi, opportunità;

Un amministratore del CRM può effettuare le seguenti operazioni:

• leggere e moderare tutto il contenuto;
• inviare email massive;

  Visita la nostra sezione Guide utenti per sapere come farlo.

• configurare le impostazioni del modulo;
  • configurare le impostazioni SMTP per impostare un account di posta elettronica usato per l'organizzazione dell'invio delle email massive,
  • impostare la valuta predefinita usata per calcolare la Somma totale per tutte le opportunità CRM,
  • esportare tutti i dati in un file .csv,
  • regolare i livelli di temperatura dei contatti,
  • aggiungere nuovi tipi di contatto e modificare quelli esistenti,
  • creare un elenco dei prodotti e servizi da fornire che possono essere incluse nelle fatture,
  • creare un elenco delle imposte che possono essere applicate e usate nelle fatture,
  • riempire il profilo della tua organizzazione: nome azienda, logo e indirizzo da includere nelle fatture,
  • personalizzare i campi utenti per aggiungere certe informazioni addizionali,
  • creare nuove categorie di eventi di cronologia,
  • specificare le categorie di attività,
  • impostare le fasi di opportunità,
  • gestire le etichette nel modulo CRM,
  • creare un modulo Contatti dal sito web

Però se sei il proprietario del portale/amministratore con accesso completo puoi limitare l'accesso al modulo CRM per i certi utenti o anche disattivare questo modulo, se non hai bisogno. Per farlo,

1. clicca sul collegamento Diritti di accesso sul pannello sinistro,
2. va' alla sezione CRM,
3. seleziona l'opzione Utenti dall'elenco,
4. seleziona gli utenti ai quali desideri concedere l'accesso,

   Per farlo, utilizza una delle opzioni;

   • utilizza il collegamento Aggiungi utenti se desideri concedere l'accesso a una o più persone;
   • utilizza il collegamento Aggiungi gruppo se desideri concedere l'accesso a tutti gli utenti, o a uno o più gruppi.

Per disattivare il modulo CRM passa alla sezione Moduli e strumenti selezionando l'opzione corrispondente sul pannello sinistro, deseleziona il modulo CRM e clicca su Salva.