Come aggiornare i tuoi contatti?

Accedi al portale ONLYOFFICE e clicca sul collegamento CRM.

Se stai usando un altro modulo del portale, per passare al modulo CRM apri l'elenco a discesa nell'angolo sinistro superiore della pagina e seleziona l'opzione corrispondente.

La tua banca dati clienti può includere quanti contatti vuoi, non importa se i tuoi contatti sono le aziende grande o le persone singole.

Tutte le aziende e le persone disponibili sono visualizzate nell'elenco Contatti. Per trovare un contatto necessario usa il nostro filtro al di sopra dell'elenco:

Clicca sul pulsante e seleziona una delle opzioni:

• RESPONSABILE si usa per visualizzare i contatti assegnati a te o un certo altro utente del sistema CRM;
• DATA DI CREAZIONE si usa per visualizzare i contatti creati durante il periodo specificato: Ultimo mese, Ieri, Oggi, Questo mese o un altro periodo personalizzato;
• VISUALIZZA si usa per mostrare solo tutte le aziende o tutte le persone, o i contatti con opporunità assegnate;
• LIVELLO DI TEMPERATURA si usa per visualizzare i contatti ad un certo livello di temperatura. I livelli predefiniti sono i seguenti: freddo, caldo o molto caldo;
• TIPI DI CONTATTO si usano per mostrare tutti i contatti di un certo tipo. I tipi predefiniti sono i seguenti: Cliente, Concorrente, Partner, Fornitore;
• CON ETICHETTA si usa per mostrare solo i contatti con un'etichetta specificata.

Puoi anche inserire un nome contatto, interamente o parzialmente, nel campo Ricerca e premere il tasto Enter per trovare quello necessario. Per facilitare la ricerca utilizza i caratteri jolly:

• utilizza il punto interrogativo ? per sostituire solo un carattere. Ad esempio, se digiti Sm?th, ricevi i risultati seguenti Smith e Smyth.
• utilizza un asterisco * per sostituire molti caratteri. Ad esempio, per trovare tutte le parole con O all'inizio, digita O*
• utilizza il tilde ~ alla fine della parola per cercare i termini con l′ortografia simile.

Quando il contatto necessario è trovato clicca sul suo nome per aprire la pagina di informazioni di contatto.

Aggiungere un'immagine per il tuo contatto - foto o logo di azienda - permette di riconoscere i tuoi contatti nel modo più semplice. Per aggiungere/cambiare un'immagine clicca sul collegamento Cambia foto sotto l'area di immagine. Si apre la finestra Scegli una foto per il tuo profilo.

Se desideri caricare un'immagine dal computer clicca sul pulsante Sfoglia, trova un'immagine desiderata memorizzata sul disco rigido del computer e fa' doppio-clic per caricarla.

Se hai compilato prima il campo della rete sociale per questo contatto le immagini dalle reti sociali vengono visualizzate nella finestra Scegli una foto per il tuo profilo. Clicca su una delle immagini per utilizzarla per il contatto.

Per eliminare un'immagine clicca sul collegamento Cambia foto e nella finestra aperta Scegli una foto per il tuo profilo seleziona l'immagine predefinita.

Il problema che molte aziende incontrano lavorando con la banca dati clienti è l'informazione vecchia o duplicata. I dati scorretti o inadatti possono causare la perdita di tempo e denaro.

Per aggiornare le informazioni del contatto selezionato clicca sull'icona a destra del nome contatto e seleziona l'opzione Modifica contatto dall'elenco a discesa.

Si apre la pagina Modifica persona/azienda. Qui è possibile:

• modificare le informazioni disponibili
  I dati disponibili sono i seguenti: nome, cognome, nome azienda, carica, email, telefono, sito web/rete sociale, indirizzo, descrizione.

• eliminare i dati inutili
  Utilizza l'icona accanto al campo inutile per eliminarlo.

• impostare la priorità
  Utilizza l'icona accanto al campo per segnarlo come primario. Questa informazione verrà visualizzata nell'elenco contatti generale.

• aggiungere le informazioni addizionali
  Clicca sull'icona o aggiungi campi utente per aggiungere più informazioni sul tuo contatto.

Per salvare le modifiche apportate clicca sul pulsante Salva modifiche.

Organizzare i tuoi contatti in gruppi ti aiuterà a creare una campagna di marketing, tener traccia dei tuoi contatti e semplicemente facilitare il processo di ricerca del contatto adatto. Per sistemare i tuoi contatti puoi dividerli in tipi, impostare un livello di temperatura adatto ed aggiungere etichette.

Per etichettare il tuo contatto clicca sul collegamento Aggiungi etichetta nella sezione Informazioni generali della pagina di dettagli di contatto. Seleziona tra le etichette disponibili o inserisci un'etichetta necessaria e clicca sul pulsante OK per confermarlo.

Nella stessa maniera puoi aggiungere quante etichette vuoi.

Per eliminare un'etichetta inutile punta il cursore su questa etichetta e clicca sull'icona che verrà visualizzata a destra.

Se desideri eliminare un cliente dal tuo sistema, clicca sull'icona a destra del nome contatto e seleziona l'opzione Elimina contatto dall'elenco a discesa.

Il contatto selezionato con tutti i dati associati sarà eliminato dal sistema.