De manera predeterminada, todos los archivos y carpetas que contiene la sección Documentos comunes están disponibles para todos los usuarios del portal. Para limitar el acceso usted tiene que establecer permisos para todas las carpetas creadas.
Pulse el botón Acceso al lado derecho de la carpeta necesaria o use la opción Ajustes de uso compartido en el menú contextual para abrir la ventana Ajustes de acceso.
Primeramente, usted tiene que bloquear el acceso Sólo lectura concedido a todos los usuarios del portal de manera predeterminada. En la línea Todos, pulse el enlace Sólo lectura y seleccione la opción Prohibir acceso en la lista.
Ahora para conceder acceso a esta carpeta a un departamento de la empresa pulse el enlace Añadir grupos en la parte superior de la ventana y seleccione un grupo necesario.
Para conceder el acceso completo para que todos los usuarios de un grupo seleccionado puedan no sólo ver los documentos, sino también crear y editarlos, subir y desplazar los archivos directamente a esta carpeta, pulse el enlace Sólo lectura y elija la opción Acceso completo.
Para aplicar todos los cambios realizados pulse el botón Guardar.
Usted puede fijar los permisos de acceso para varios archivos/carpetas a la vez.
Marque los archivos/carpetas que usted quiere compartir con otros usuarios de portal y pulse el botón Ajustes de uso compartido. En la ventana abierta Ajustes de uso compartido usted verá todos los usuarios y grupos que tienen el acceso a los artículos seleccionados. Si usted verá el enlace Varios al lado del nombre de usuario, esto significa que el/ella tiene los niveles de acceso diferentes a los artículos seleccionados.
Si usted quiere fijar los mismos permisos de acceso a los artículos seleccionados para un usuario/ grupo de usuarios, pulse el botón Varios y seleccione una de las opciones de acceso disponibles.
Para aplicar todos los cambios realizados pulse el botón Guardar.