Wie organisiert man einen Massenversand?

Mit Online Office können Sie Nachrichten senden, ohne eine externe E-Mail-Client-Software öffnen zu müssen. Sie müssen lediglich die Parameter des SMTP-Servers für den von Ihnen verwendeten E-Mail-Dienst angeben. Über Ihre Portaloberfläche können Sie von Ihrer gewohnten E-Mail-Adresse aus E-Mails an Ihre Kunden senden.

Um die SMTP-Einstellungen zu konfigurieren:

1. Öffnen Sie die Einstellungen des Portals. Klicken Sie dazu auf das Symbol in der rechten oberen Ecke.
2. Gehen Sie zur Registerkarte Integration.
3. Öffnen Sie die Seite SMTP-Einstellungen.
4. Füllen Sie im Abschnitt SMTP-Einstellungen die erforderlichen Felder aus (spezifische Einstellungen erhalten Sie von Ihrem E-Mail-Dienstanbieter):
   • geben Sie im Feld Host den Hostnamen Ihres SMTP-Servers ein, z. B. smtp.domain.com,
   • geben Sie die vom SMTP-Server verwendete Port-Nummer an. Es wird empfohlen, Port 587 oder 25 zu verwenden,
   • aktivieren Sie das Kontrollkästchen Authentifizierung, wenn nur autorisierte Benutzer den Server verwenden können,
   • füllen Sie die Felder Host-Login und Host-Kennwort aus,
     Host-Login ist Ihre E-Mail-Adresse für den E-Mail-Server, für den Sie die SMTP-Einstellungen festlegen. Host-Kennwort ist das Kennwort, das Sie verwenden, um auf das entsprechende E-Mail-Postfach zuzugreifen. Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Kennwort gültig sind.
   • aktivieren Sie das Kontrollkästchen Authentifizierung über NTLM, um sich mit SaslMechanismNtlm anmelden zu können,
   • geben Sie einen beliebigen Namen in das Feld Angezeigter Name des Absenders ein,
   • geben Sie die entsprechende E-Mail-Adresse im Feld E-Mail-Adresse des Absenders an (sie muss mit der im Feld Host-Login angegebenen Login übereinstimmen).
5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen SSL aktivieren, um verschlüsselte Verbindungen zu aktivieren.
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
7. Um zu überprüfen, ob die angegebenen Einstellungen korrekt sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Test-E-Mail senden. Wenn die Einstellungen korrekt angegeben sind, erhalten Sie die SMTP-Testmeldung an die in Ihrem Benutzerprofil im Portal angegebene E-Mail-Adresse.

Öffnen Sie Ihr ONLYOFFICE-Portal und klicken Sie auf den Link CRM.

Wenn Sie bereits in Ihr Portal eingeloggt sind und es eine Zeit lang benutzt haben, um aufs Modul CRM von jeder Portalseite zuzugreifen, öffnen Sie das Listenmenü in der linken oberen Ecke und wählen Sie die entsprechende Option.

Ihre Mailingliste kann bis zu 50 Empfänger enthalten. Um eine Liste zu erstellen, markieren Sie die Kontakte, an die Sie Ihre Mail senden möchten, in der Liste Alle Kontakte. Um die Suche nach gewünschten Kontakten zu erleichtern, nutzen Sie unseren Filter über der Kontaktliste.

Prüfen Sie, ob bei allen gewählten Kontakten eine E-Mail-Adresse angegeben ist. Wenn es sie nicht bei allen Kontakten gibt, können Sie die Adresse hinzufügen. Dafür klicken Sie auf den Button Aktionen rechts, wählen Sie die Option E-Mail-Adresse bearbeiten aus dem Listenmenü und geben Sie die gewünschte Adresse ins erschienene Feld ein. Um sie zu bestätigen, drücken Sie die Enter-Taste.

Sobald alle Kontakte gewählt sind, klicken Sie auf den Button E-Mail senden über der Kontaktliste und wählen Sie die Option Internes SMTP (höchstens 50 E-Mail-Empfänger).

Wenn alle Einstellungen konfiguriert sind, wird die Seite E-Mail verfassen angezeigt.

Im Feld Von: werden Sie den Namen des Absenders und die E-Mail-Adresse sehen, die Sie beim Konfigurieren des SMTP-Servers angegeben haben. Das Feld An: zeigt die Anzahl der gewählten Kontakte.

Alles, was Sie machen müssen, ist den Betreff für Ihre Nachricht einzugeben und einen Text verfassen. Die Formatierungsleiste hilft Ihnen Ihren Text formatieren, z.B. die Schriftart, Schriftfarbe, Größe usw. ändern.

Wenn Sie Variablen zu Ihrer Nachricht hinzufügen möchten, nutzen Sie persönliche Tags.

Zum Beispiel, wenn Sie den Empfängernamen in die Begrüßung einfügen möchten, bewegen Sie den Mauszeiger zur Stelle, wo Ihre Variable eingefügt wird, wählen Sie den entsprechenden Tag aus dem Listenmenü und klicken Sie auf Zum Hauptteil der Nachricht hinzufügen. In unserem Fall ist es Nachname, weil wir unsere Nachricht an Personen verschicken werden. Im Ergebnis wird die folgende Zeile zu sehen sein: Sehr geehrte Frau/ Sehr geehrter Herr $(Person.Last Name),

Die notwendigen Daten werden der CRM-Kundendatenbank automatisch entnommen.

Sie können auch eine Datei Ihrer Nachricht beifügen. Klicken Sie auf den Link Feld zum Anhängen der Dateien einblenden unter dem Feld Hauptteil der Nachricht und durchsuchen Sie die Festplatte nach der gewünschten Datei mit einem Klick auf den Button Datei anhängen.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diese E-Mail in der Historie speichern, um das entsprechende Ereignis zum Interaktionsverlauf jedes Kontakts in der Mailingliste hinzuzufügen.

Um das Ergebnis durchzusehen, klicken Sie auf den Button Weiter (für Vorschau) unter dem Feld Hauptteil der Nachricht.

Wenn Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um den Versand zu starten.