Dopo aver aggiunto un account a Posta online office puoi utilizzarlo per inviare e ricevere i messaggi.
Per inviare un messaggio,
- clicca sul pulsante Scrivi nuovo messaggio nell'angolo sinistro superiore,
Se hai più account, clicca sulla freccia nera accanto al campo Da: e seleziona l'account da utilizzare per inviare il tuo messaggio dall'elenco a discesa.
- inserisci l'indirizzo del destinatario nel campo A:,
Per inviare un messaggio a più persone, inserisci gli indirizzi separandoli da virgola. Per inviare una copia a più indirizzi, utilizza il collegamento Aggiungi copia a destra del campo A:.
- inserisci l'oggetto del tuo messaggio nel campo corrispondente,
- scrivi il testo,
Per formattarlo, inserire un collegamento o un'immagine utilizza i comandi della barra degli strumenti di formattazione al di sopra del campo del corpo del messaggio.
Puoi anche allegare i documenti memorizzati sul disco rigido o nel modulo Documenti usando i pulsanti corrispondenti al di sotto del campo del corpo del messaggio.
La dimensione del file allegato non deve superare 15 MB.
- assegna un'etichetta,
Le etichette si usano per semplificare la ricerca e la gestione dei messaggi. Per assegnare un'etichetta al messaggio clicca sul pulsante Aggiungi etichetta al di sopra del campo del corpo del messaggio e seleziona l'etichetta necessaria o crea una nuova etichetta.
- clicca su Invia.
Se desideri inviare il tuo messaggio più tardi, clicca sul pulsante Salva. Il messaggio viene salvato nella cartella Bozze. Per accedere alla bozza salvata, usa il collegamento corrispondente sul pannello sinistro.
Posta online office ti permette di aggiungere una firma ai tuoi messaggi.
Per farlo,
- passa alla sezione Impostazioni sul pannello sinistro e seleziona l'opzione Gestione account,
- clicca sul pulsante Gestione della firma accanto all'account necessario,
- nella finestra aperta 'Gestione della firma' imposta la tua propria firma,
La tua scelta non è limitata al nome. Puoi scrivere un testo, aggiungere un'immagine, inserire un collegamento o anche un codice html generato per usarlo come firma.
- clicca su Salva.
La tua firma personale sarà automaticamente aggiunta ogni volta quando invi un messaggio dall'account con la firma preimpostata.
Se desideri modificare o eliminare una firma,
- passa alla sezione Impostazioni sul pannello sinistro e seleziona l'opzione Gestione account,
- clicca sul pulsante Gestione della firma accanto all'account necessario,
- nella finestra aperta 'Gestione della firma' modifica la firma o eliminala,
Puoi anche disattivarla temporaneamente deselezionando la casella the Usa firma.
Posta online office è uno strumento indispensabile della comunicazione commerciale che ti permette di essere in corrispondenza con gli utenti del portale e anche con i contatti CRM.
Per inviare un messaggio ad un contatto CRM o ad un utente del portale,
- apri l'elenco Contatti online office o Contatti CRM cliccando sul collegamento corrispondente sul pannello sinistro,
- seleziona il contatto desiderato dall'elenco,
- clicca sull'icona a destra del contatto selezionato e utilizza l'opzione Scrivi messaggio.
Oppure utilizza il pulsante Scrivi messaggio al di sopra dell'elenco dei contatti per inviare un messaggio ai contatti selezionati.
Per aggiornare la cartella Posta in arrivo, basta cliccare sul pulsante . Il numero di thread di conversazione non ancora letti viene visualizzato accanto a Posta in arrivo e sull'icona . Il numero di messaggi in un thread viene visualizzato accanto al nome mittente, ad esempio: .
Per organizzare i messaggi ricevuti, puoi
- utilizzare il campo Filtro per visualizzare i thread di conversazione secondo il criterio selezionato:
Stato
- Da leggere per visualizzare i thread di conversazione che non hai ancora letto;
- Letto per visualizzare i thread di conversazione che hai già letto;
Per periodo
- Oggi per visualizzare i thread di conversazione di oggi;
- Ieri per visualizzare i thread di conversazione di ieri;
- Ultima settimana per visualizzare i thread di conversazione di ultima settimana;
- Periodo personalizzato per visualizzare i thread di conversazione per un periodo specificato;
Altro
- Importante per visualizzare i thread di conversazione segnati da una bianderina;
- Con allegati per visualizzare solo i thread di conversazione con i file allegati;
- Dall'indirizzo email per visualizzare i thread di conversazione inviati da una persona specificata;
- All'indirizzo email per visualizzare i thread di conversazione inviati all'indirizzo specificato;
- Con etichetta per visualizzare i thread di conversazione con un'etichetta specificata.
- segnare il gruppo di thread di conversazione Tutti, Da leggere, Letto, Importante, Con allegati, Nessuno o certi thread dai gruppi diversi ed effettuare le operazioni necessarie usando il pulsante adatto:
- aggiungere una bianderina per segnare i thread di conversazione importanti,
- utilizzare l'opzione Ordina per per visualizzare i thread di conversazione della cartella Posta in arrivo ordinati per data.
Per leggere un messaggio basta cliccare sul suo oggetto,
Quando il thread è aperto, viene visualizzato solo l'ultimo messaggio inviato/ricevuto. Per visualizzare tutti i messaggi della conversazione, clicca sul collegamento Espandi tutto. Per nasconderli clicca su Comprimi tutto. Per passare dal thread aperto ad un altro usa i collegamenti Precedente e Successivo nell'angolo destro superiore. Puoi rispondere al messaggio, inoltrarlo, eliminarlo, esportarlo a CRM, segnarlo come da leggere, spostarlo nella cartella Posta indesiderata, aggiungere un'etichetta o collegarlo ai contatti CRM usando i pulsanti situati al di sopra del corpo messaggio o l'elenco a discesa.
Per i motivi di sicurezza tutte le immagini inviate in un messaggio sono disattivate. Per visualizzarle clicca sul collegamento Visualizza immagini. Oppure usa il collegamento Visualizza sempre le immagini inviate da "nome mittente" per attivare la visualizazzione delle immagini in tutti i messaggi inviati dalla persona selezionata.
Un messaggio ricevuto può contenere certi file allegati. Con Posta online office puoi automaticamente salvare questi file in qualsiasi cartella del modulo Documenti. Per farlo, hai bisogno di impostare una cartella per gli allegati,
- passa alla sezione Impostazioni sul pannello sinistro e seleziona l'opzione Gestione account,
- clicca sull'icona a destra dell'account per il quale desideri impostare la cartella,
- seleziona l'opzione Cartella per allegati, poi la cartella necessaria,
- clicca su OK.
Quando la cartella per allegati è impostata, tutti i file allegati ai messaggi futuri vengono salvati in questa cartella.
Puoi facilmente Scollegarla o cambiarla seguendo i passaggi al di sopra. Ma ti preghiamo di notare che gli allegati salvati prima non vengono trasferiti in una nuova cartella. Le modifiche vengono applicate solo ai nuovi messaggi.
Usando l'icona a destra dell'allegato puoi anche:
- Scaricare un file nel tuo computer,
- Visualizzare un file nel tuo browser,
- Aprire un file (documento, foglio di calcolo o presentazione) nell'editor di documenti,
- Salvare un file nella cartella I miei documenti.