Les administrateurs d'ONLYOFFICE DocSpace peuvent créer des utilisateurs dans l'espace DocSpace (en définissant le type d'utilisateur) et inviter des utilisateurs aux salles à collaborer et attribuer des niveaux d'accès.
Lorsque vous invitez des utilisateurs à DocSpace, les actions disponibles varient en fonction du type d'utilisateur:
| Type section/utilisateur |
Propriétaire |
Administrateur DocSpace |
Administrateur de salle |
Utilisateur avancé |
Utilisateur |
| Mes documents |
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| Créer, télécharger, déplacer, copier, renommer, supprimer des fichiers et des dossiers |
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| Salles |
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| Visualiser l'ensemble des salles |
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| Visualiser des salles personnelles |
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| Visualiser les salles à lesquelles l'utilisateur est invité |
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| Créer et modifier des salles |
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| Épingler les salles en haut |
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| Afficher les informations de la salle (participants, historique, détails) |
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| Inviter des utilisateurs à la salle personnelle, attribuer et modifier les niveaux d'accès des participants de la salle, supprimer les utilisateurs de la salle |
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| Archiver les salles personnelles |
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| Modifier les salles d'autres utilisateurs: inviter des utilisateurs, attribuer et modifier les niveaux d'accès des participants à la salle, supprimer les utilisateurs de la salle |
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| Archiver les salles d'autres utilisateurs |
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| Archiver |
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| Visualiser l'ensemble des salles |
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| Visualiser des salles personnelles |
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| Visualiser les salles à lesquelles l'utilisateur est invité |
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| Créer et modifier des salles |
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| Épingler les salles en haut |
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| Afficher les informations de la salle (participants, historique, détails) |
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| Inviter des utilisateurs à la salle, attribuer et modifier des niveaux d'accès des participants |
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| Restaurer et supprimer des salles d'autres utilisateurs |
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| Restaurer et supprimer les salles personnelles |
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| Corbeille |
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| Comptes |
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| Inviter l'administrateur DocSpace |
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| Inviter l'administrateur de salle |
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| Inviter l'utilisateur avancé |
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| Inviter l'utilisateur |
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| Promouvoir au rôle d'administrateur DocSpace |
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| Promouvoir au rôle d'administrateur de salle |
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| Promouvoir au rôle d'utilisateur avancé |
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| Rétrograder le rôle d'administrateur DocSpace en administrateur de salle |
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| Désactiver l'administrateur DocSpace |
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| Désactiver l'administrateur de salle |
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| Désactiver l'utilisateur avancé |
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| Désactiver l'utilisateur |
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| Modifier ou supprimer des utilisateurs |
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| Paramètres administrateur de salle |
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| Paramètres DocSpace |
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| Supprimer DocSpace |
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| Tous les autres paramètres |
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Pour ajouter des utilisateurs à DocSpace,
- Passez à la section Comptes de gauche.
- Utilisez l'option Inviter dans le coin supérieur gauche ou l'icône Plus
au-dessus de la liste des utilisateurs.
- Sélectionnez le type d'utilisateur: Administrateur DocSpace, Administrateur de salle, Utilisateur avancé, Utilisateur.
- Invitez des utilisateurs par le lien:
- Activez l'option Inviter via un lien - le lien sera copié dans le presse-papiers.
- Si vous souhaitez modifier le type d'utilisateur, sélectionnez le type approprié de la liste et utilisez l'icône
pour copier le lien d'invitation modifié dans le presse-papiers. Vous pouvez envoyer le lien copié de façon la plus pratique.
Le lien n'est valable que pendant 7 jours.
- Vous pouvez également utiliser la section Ajouter manuellement pour ajouter manuellement les adresses e-mail, une par une:
- Saisissez une adresse e-mail valable et cliquez sur Ajouter au-dessous ou appuyez sur la touche Entrée. De la même manière, ajoutez plusieurs adresses e-mail le cas échéant.
- Modifiez la langue dans laquelle on va envoyer l'invitation, le cas échéant.
- Changez le type d'utilisateur, le cas échéant.
- Une fois terminé, cliquez sur Envoyer une invitation. Le courriel d'invitation sera envoyé sur l'adresse e-mail que vous avez indiqué.
Lorsque l'utilisateur reçoit l'invitation, il faut suivre le lien, saisir l'adresse e-mail (si on l'a invité en utilisant l'option Inviter via un lien), le nom et le prénom et définir un mot de passe (le mot de passe DOIT comporter au moins 8 caractères et 32 au maximum).
L'utilisateur pourra ensuite:
- accéder à DocSpace,
- afficher les espaces Salles et Archive (les espaces sont vides si l'utilisateur n'est invité à aucune salle),
- modifier leur profil personnel.
Une fois invité à la salle, l'utilisateur peut participer au travail collaboratif. Les administrateurs peuvent gérer les utilisateurs existants dans DocSpace.