ONLYOFFICE DocSpace ist eine neue Art der Zusammenarbeit an Dokumenten mit Teams, Kunden, Partnern usw., basierend auf dem Konzept von Räumen – speziellen Räumen mit vordefinierten Berechtigungen.

ONLYOFFICE DocSpace bietet die folgenden Funktionen:

• Erstellen von Räumen für die Zusammenarbeit mit flexiblen Zugriffsberechtigungen: Anzeigen, Review, Ausfüllen von Formularen, Bearbeiten.
• Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten, Kalkulationstabellen, Präsentationen, Formularen, PDFs und E-Books. Anzeigen von Multimediadateien.
• Einladen von Benutzern zur Zusammenarbeit: gemeinsame Bearbeitung in Echtzeit, Kommentieren und Kommunikation über Chat oder Videoanrufe innerhalb von Online-Editoren.
• Speichern und Verwalten persönlicher Dokumente in einem dedizierten Bereich.
• Räume verwalten: Dateien hinzufügen, Mitglieder einladen und Berechtigungsstufen zuweisen, detaillierte Informationen und aktuelle Aktivitäten anzeigen, Räume archivieren.
• Konfigurieren von Integrationsfunktionen: Verbinden externer Dienste und Speicher. Derzeit können Speicher von Drittanbietern nur zur Durchführung von Backups verwendet werden.
• Verwendung von Anpassungs- und Branding-Funktionen.
• Einrichten von Sicherheitsfunktionen: Sicherung und Wiederherstellung, Zwei-Faktor-Authentifizierung, IP-Sicherheit, Audit-Trail und mehr.

DocSpace-Struktur

Im Menü auf der linken Seite sind die folgenden Abschnitte verfügbar:

• Meine Dokumente (nur für Admins/Power-Benutzer): Ein Bereich zum Speichern persönlicher Dokumente.
• Räume: Ein Bereich für Aktivräume, die für Sie verfügbar sind. Administratoren können Räume erstellen und verwalten; Benutzer können nur auf die Räume zugreifen, zu denen sie eingeladen wurden.
• Archiv: Ein Bereich für archivierte Räume. Administratoren können archivierte Räume wiederherstellen oder dauerhaft löschen; Benutzer können nur die Räume sehen, zu denen sie eingeladen wurden.
• Papierkorb (nur für Admins/Power-Benutzer): Ein Bereich für entfernte Räume und Dokumente, die wiederhergestellt oder dauerhaft gelöscht werden können.
• Konten (nur für Admins): Ein Bereich zum Verwalten von Benutzern.
• Einstellungen (nur für Admins/Power-Benutzer): Einen Abschnitt zum Anpassen der Einstellungen für den Raum-Manager und den Abschnitt Meine Dokumente.

Im Menü neben dem Benutzernamen in der unteren linken Ecke können Benutzer ihre Profile und hilfreiche Informationen wie Hotkeys oder Help-Center-Artikel anzeigen. Administratoren können über dieses Menü auch auf die DocSpace-Einstellungen zugreifen.

ONLYOFFICE DocSpace ermöglicht die Einrichtung der folgenden Zugriffsrechte.

Benutzertypen und Berechtigungen innerhalb von DocSpace

Ein Benutzertyp ist eine Kategorie, die die Art des Zugriffs definiert, den ein Benutzer auf verschiedene Bereiche des Systems hat. In ONLYOFFICE DocSpace kann es fünf Benutzertypen mit den folgenden Berechtigungen geben:

1. Benutzer können nur auf die Räume zugreifen, zu denen sie von Administratoren eingeladen wurden. Sie können keine eigenen Räume, Ordner oder Dateien erstellen. Dies ist ein kostenloses Konto (es ist möglich, eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern ohne Gebühr hinzuzufügen).
2. Power-Benutzer können Dateien im Chatroom erstellen und bearbeiten, aber keine Chatrooms erstellen, Benutzer verwalten oder auf Einstellungen zugreifen. Dies ist ein kostenpflichtiges Konto.
3. Raumadministratoren können dasselbe tun wie Benutzer, außerdem die zugewiesenen Räume erstellen und verwalten, neue Benutzer einladen und Berechtigungsebenen unterhalb ihrer Ebene zuweisen. Alle Administratoren haben Zugriff auf den Bereich Meine Dokumente. Dies ist ein kostenpflichtiges Konto (je nach Anzahl der Administratoren wird eine Gebühr erhoben).
4. DocSpace-Administratoren können dasselbe tun wie Raumadministratoren, außerdem auf die DocSpace-Einstellungen zugreifen, Räume verwalten und archivieren. Dies ist ein kostenpflichtiges Konto (je nach Anzahl der Administratoren wird eine Gebühr erhoben).
5. Der Besitzer kann dasselbe tun wie der DocSpace-Administrator und außerdem Administratoren hinzufügen. Der Besitzer ist ein Zahler, der Zugriff auf Zahlungsdetails hat und der einzige Benutzer ist, der das Kontingent anpassen und Zahlungen vornehmen kann. Der Besitzer ist der einzige Benutzer, der das Portal löschen kann. Dies ist ein kostenpflichtiges Konto.

Abschnitt\Benutzertyp	Besitzer	DocSpace-Admin	Raumverwaltung	Power-Benutzer	Benutzer
Meine Dokumente
Erstellen, Hochladen, Verschieben, Kopieren, Umbenennen, Herunterladen, Löschen von Dateien und Ordnern
Räume
Alle Räume ansehen
Eigene Räume ansehen
Räume ansehen, zu denen der Benutzer eingeladen ist
Räume erstellen und bearbeiten
Räume oben anheften
Rauminfo ansehen (Mitglieder, Historie, Details)
Benutzer in einen eigenen Raum einladen, Berechtigungsstufen der Raummitglieder zuweisen und ändern, Benutzer aus dem Raum entfernen
Eigene Räume archivieren
Fremde Räume bearbeiten: Benutzer einladen, Berechtigungsstufen der Raummitglieder zuweisen und ändern, Benutzer aus dem Raum entfernen
Fremder Raum archivieren
Archiv
Alle Räume ansehen
Eigene Räume ansehen
Räume ansehen, zu denen der Benutzer eingeladen ist
Räume erstellen und bearbeiten
Räume oben anheften
Rauminfo ansehen (Mitglieder, Historie, Details)
Benutzer in einen Raum einladen, Berechtigungsstufen von Mitgliedern zuweisen und ändern
Fremde Räume wiederherstellen oder löschen
Eigene Räume wiederherstellen oder löschen
Papierkorb
Konten
"DocSpace-Admin" einladen
"Raumadmin" einladen
"Power-Benutzer" einladen
"Benutzer" einladen
Beförderung zum "DocSpace-Admin"
Beförderung zum "Raumadmin"
Beförderung zum "Power-Benutzer"
Herabstufung von "DocSpace-Admin" zu "Raumadmin"
"DocSpace-Admin" deaktivieren
"Raumadmin" deaktivieren
"Power-Benutzer" deaktivieren
"Benutzer" deaktivieren
Benutzer bearbeiten oder entfernen
Room-Manager-Einstellungen
Allgemein
Persönlich
DocSpace-Einstellungen
DocSpace-Löschen
Alle anderen Einstellungen

Konto- und Benutzerstatus

Jedes DocSpace-Konto kann einen der folgenden Status haben:

• Aktiv – diese Personen haben die Einladung bereits angenommen und können mit anderen Mitgliedern zusammenarbeiten.
• Ausstehend – diese Personen wurden eingeladen, haben die Einladung aber noch nicht angenommen. Sie sind in der Liste mit dem Symbol gekennzeichnet.
• Deaktiviert – diese Personen wurden von einem Administrator auf die Liste der deaktivierten Mitglieder übertragen. Sie können sich nicht mehr bei DocSpace anmelden. Sie sind in der Liste mit dem Symbol gekennzeichnet. Deaktivierte Benutzer können aus DocSpace entfernt oder wieder aktiviert werden.

Jeder DocSpace-Benutzer hat einen der folgenden Status: Bezahlt oder Kostenlos.

• Bezahlt – Besitzer, DocSpace-Admin, Raumadmin, Power-Benutzer. Die Anzahl der hinzufügbaren kostenpflichtigen Benutzer wird durch den gewählten Tarifplan definiert.
• Kostenlos - Benutzer. Es kann eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern hinzugefügt werden.

Der Besitzer und die Administratoren können neue Benutzer zu DocSpace einladen und die bestehenden verwalten.

Räume sind Bereiche für die Zusammenarbeit an Dokumenten. Zugriffsrechte auf Dokumente, die in einem Raum gespeichert sind, hängen von der Berechtigungsstufe ab. Die Berechtigungsstufe, die einem Benutzer zugewiesen werden kann, hängt vom Raumtyp ab. Administratoren können Benutzer in den Raum einladen und ihre Berechtigungsstufen zuweisen oder ändern.

Raumtypen

• Raum für Zusammenarbeit ermöglicht es Ihnen, mit Ihrem Team an Dokumenten zusammenzuarbeiten, indem Sie zwei Co-Editing-Modi verwenden: Schnell und Formal.
• Benutzerdefinierter Raum ermöglicht es Ihnen, Ihre eigenen Einstellungen anzuwenden, um diesen Raum für beliebige benutzerdefinierte Zwecke zu verwenden.
• Der Raum Meine Dokumente ermöglicht Administratoren und Power-Benutzern, ihre persönlichen Dokumente zu speichern.

Berechtigungsstufen innerhalb eines Raums

Eine Berechtigungsstufe ist eine Reihe von Berechtigungen für Aktionen, die ein Benutzer ausführen kann. Administratoren können einem Benutzer innerhalb eines bestimmten Raums eine Berechtigungsstufe zuweisen. Jeder Raumtyp umfasst verschiedene Berechtigungsstufen, die seinen Mitgliedern zugewiesen werden können:

• Raum für Zusammenarbeit - Raumadmin, Power-Benutzer, Bearbeiter, Viewer.
• Benutzerdefinierter Raum – Raumadmin, Power-Benutzer, Bearbeiter, Formularausfüller, Reviewer, Kommentator, Viewer.

	Raum für Zusammenarbeit	Benutzerdefinierter Raum
Viewer
Kommentator
Reviewer
Formularausfüller
Bearbeiter
Power-Benutzer
Raumadmin

Je nach Berechtigungsstufe stehen dem Benutzer innerhalb eines Raums folgende Aktionen mit Dateien zur Verfügung:

• Viewer - Operationen mit den vorhandenen Dateien: Anzeigen.
• Kommentator - Operationen mit den vorhandenen Dateien: Anzeigen, Kommentieren.
• Reviewer - Operationen mit den vorhandenen Dateien: Anzeigen, Kommentieren, Überprüfen.
• Formularausfüller - Operationen mit den vorhandenen Dateien: Anzeigen, Kommentieren, Überprüfen, Ausfüllen von Formularen.
• Bearbeiter - Operationen mit den vorhandenen Dateien: Anzeigen, Kommentieren, Überprüfen, Ausfüllen von Formularen, Bearbeiten. Anzeigen der Versionshistorie.
• Power-Benutzer - Operationen mit den vorhandenen Dateien: Anzeigen, Kommentieren, Überprüfen, Ausfüllen von Formularen, Bearbeiten. Anzeigen der Versionshistorie. Erstellen und Hochladen neuer Dateien/Ordner. Verwalten der Versionshistorie, Sperren von Dateien für Co-Autoren. DOCXF als OFORM speichern. Kopieren, Verschieben und Entfernen eigener Dateien/Ordner.
• Raumadmin - Operationen mit den vorhandenen Dateien: Anzeigen, Kommentieren, Überprüfen, Ausfüllen von Formularen, Bearbeiten. Anzeigen der Versionshistorie. Erstellen und Hochladen neuer Dateien/Ordner. Verwalten der Versionshistorie, Sperren von Dateien für Co-Autoren. DOCXF als OFORM speichern. Kopieren, Verschieben und Entfernen eigener und fremder Dateien/Ordner.

	Anzeigen	Kommentieren	Überprüfen	Formulare ausfüllen	Bearbeiten	Versionshistorie anzeigen	Dateien verwalten
Viewer
Kommentator
Reviewer
Formularausfüller
Bearbeiter
Power-Benutzer
Raumadmin

Administratoren können neue Räume erstellen, ihnen Dokumente hinzufügen, neue Benutzer einladen und die vorhandenen Räume verwalten. Power-Benutzer können Dateien im Raum erstellen und bearbeiten aber keine Räume erstellen, Benutzer verwalten oder auf Einstellungen zugreifen.

Der Besitzer, Administratoren und Power-Benutzer können:

• den Raum Meine Dokumente verwenden,
• sowohl in Meine Dokumente als auch in anderen Räumen neue Dateien und Ordner hochladen und erstellen.

Der Besitzer, Administratoren und Power-Benutzer können auch Dokumente innerhalb von Räumen verwalten:

• Versionshistorie verwalten,
• Dateien für Co-Autoren sperren,
• docxf als oform speichern,
• eigene und fremde Dateien und Ordner kopieren, umbenennen, verschieben und entfernen (Power-Benutzer können nur eigene Dateien/Ordner kopieren, verschieben und entfernen).

Weitere Einzelheiten zur Dokumentenverwaltung in Räumen finden Sie in diesem Artikel.

Benutzer können nur innerhalb eines Raums mit den vorhandenen Dokumenten arbeiten, zu dem sie eingeladen wurden.

Alle Benutzer können unabhängig von ihren Berechtigungsstufen im Raum:

• den Inhalt von Dokumenten anzeigen
• Kommentare anzeigen, die zu Dokumenten hinzugefügt wurden,
• den Inhalt in die Zwischenablage kopieren,
• Dokumente drucken und herunterladen.

Erweiterte Zugriffsrechte hängen von der Berechtigungsstufe innerhalb des Raums ab.

Alle Bearbeitungsvorgänge werden über die ONLYOFFICE Online-Editoren durchgeführt:

• Dokumenteneditor
• Tabellenkalkulation
• Präsentationseditor

Die DocSpace-Einstellungen sind in die folgenden Typen unterteilt: die Room-Manager-Einstellungen und die DocSpace-Einstellungen.

Power-Benutzer können nur auf den Abschnitt Persönlich der Room-Manager-Einstellungen zugreifen. Raumadministratoren können auch auf den Abschnitt Allgemein der Room-Manager-Einstellungen zugreifen.

Der Besitzer und die DocSpace-Administratoren können auf alle Room-Manager-Einstellungen sowie auf die DocSpace-Einstellungen zugreifen.