Как это работает

Почта ONLYOFFICE - это инструмент, который позволяет работать с почтой в рамках портала. Он предоставляет множество традиционных функций, реализованных в любом другом почтовом клиенте:

• подключение почтовых ящиков,
• получение и отправка писем,
• адресная книга и управление контактами,
• настройка подписи,
• автоответчик,
• печать писем.

Кроме того Почта ONLYOFFICE предоставляет полезные возможности, недоступные при работе с другими почтовыми клиентами, а именно позволяет добавлять информацию к другим сущностям на портале, например:

• автоматически сохранять документы из вложений в общую папку на портале,
• добавлять новые контакты в модуль CRM,
• прикреплять историю переписки к контакту/возможной сделке/мероприятию CRM,
• добавлять события в календарь.

Это один из инструментов, позволяющих создать единое рабочее пространство и повысить удобство и эффективность делового общения и работы с клиентами. Помимо уже перечисленных возможностей, Почта ONLYOFFICE также позволяет:

• отправлять счета клиентам непосредственно из CRM-системы,
• прикреплять в качестве вложений любые документы, сохраненные на портале.

В рамках модуля Почта ONLYOFFICE можно также использовать Почтовый сервер ONLYOFFICE, который предоставляет следующие возможности:

• подключение своего домена,
• создание корпоративных почтовых ящиков,
• добавление псевдонимов,
• создание почтовых групп.

Чтобы лучше понять, в чем заключаются особенности Почты ONLYOFFICE и в чем ее отличия от других почтовых клиентов, как, например, Thunderbird или MS Outlook, необходимо иметь общее представление о том, что такое электронная почта как явление и как происходит отправка и получение писем в других почтовых клиентах.

Как работают распространенные почтовые клиенты

Почта - это клиент-серверное решение. При отправке и получении писем из почтового клиента происходит взаимодействие между следующими клиентскими и серверными приложениями:

• MUA - Mail User Agent - почтовый клиент, который позволяет просматривать входящие сообщения и пересылает исходящие сообщения на почтовый сервер,
• MTA - Mail Transfer Agent, Агент пересылки сообщений, который передает сообщения между серверами,
• MDA - Mail Delivery Agent, Агент доставки сообщений, который получает входящую почту и доставляет ее в ящик получателя.

Отправка письма из почтового клиента происходит следующим образом:

1. Отправитель пересылает письмо из своего почтового клиента на свой почтовый сервер по протоколу SMTP.
   • Почтовый клиент отправителя соединяется со своим сервером исходящей почты.
   • Когда соединение с сервером устанавливается, ему передается информация об отправителе, получателе и дате отправки письма.
2. Почтовый сервер отправителя пересылает письмо на сервер к конечному получателю по протоколу SMTP.
   • Сервер помещает письмо в очередь. Прежде чем реально отправить письмо, выполняется множество проверок.
   • Сервер отправителя обращается в службу DNS, и проверяет, существуют ли записи A и MX для домена из адреса получателя.
     • Запись A позволяет по имени домена получить внешний IP-адрес.
     • Запись MX позволяет получить информацию о том, где находится почтовый сервер, который должен получать почту для того или иного домена.
   • Сервер отправителя проверяет, открыт ли на сервере входящей почты получателя 25 порт, который отвечает за доставку писем.
   • Если все условия соблюдаются, сервер отправителя обращается к серверу получателя, сообщает о своем намерении отправить письмо и передает информацию об отправителе и конкретном получателе письма. Если такой получатель существует, происходит отправка тела письма.
   • Сервер получателя скачивает письмо, проверяет его на наличие спама и вирусов. Если письмо проходит все проверки, оно помещается в хранилище. Если письмо не проходит проверку, оно может быть отклонено.
3. Получатель подключается к своему почтовому серверу по протоколу POP3 или IMAP4, скачивает письмо, и после этого видит его в интерфейсе своего почтового клиента.

   Основные различия между протоколами POP3 и IMAP4 заключаются в следующем:

   • Протокол POP3 скачивает на компьютер пользователя все письмо полностью. Это не обеспечивает обратной синхронизации. Все действия, осуществленные с письмом в клиентском приложении (например, прочтение, перемещение), не передаются на сервер и не отображаются в других почтовых клиентах.
   • Протокол IMAP4 позволяет работать с сервером, не выкачивая все письмо, а скачивая отображение состояния почты на сервере. Пользователь может просматривать только заголовки сообщений и выборочно скачивать, нажав на заголовок, только те письма, которые требуется прочитать. Этот протокол обеспечивает обратную синхронизацию.

Особенности реализации Почты ONLYOFFICE

Почта ONLYOFFICE включает в себя следующие основные компоненты:

1. Почтовый агрегатор - сервис, выполняющий задачу по сбору писем с других ящиков.

   Для обеспечения работы почтового агрегатора также используются:

   • Свое хранилище почты,
   • API для доступа к хранилищу,
   • HTTP-сервер, обрабатывающий запросы к этому API и отвечающий за отправку почты.

   В пользовательском интерфейсе с набором стандартных папок можно подключать уже имеющиеся почтовые ящики, указав логин, пароль и настройки для подключения к серверу. После этого почтовый агрегатор будет по указанному в настройках протоколу получения почты (POP3 или IMAP4) скачивать письма из подключенных ящиков в свое хранилище, позволяя просматривать полученные письма и отправлять сообщения с любого из ящиков.

   Агрегатор почты всегда работает с задержкой. Если на портале много пользователей, используется ряд настроек, чтобы письма для всех пользователей приходили через определенный интервал времени. Агрегатор собирает сначала новые письма потом все остальные, или только письма за последние 30 дней, или приоритет отдается активным пользователям портала.

   Никакие из действий, осуществленных в нашем клиенте, не передаются на исходный сервер за единственным исключением: отправленное письмо помещается в папку "Отправленные" на сервере.

2. Почтовый сервер - комплекс программных продуктов, позволяющий получать и отправлять почту из интерфейса Почты ONLYOFFICE, используя собственные доменные имена.

   Для обеспечения работы почтового сервера также используются:

   • MailServer API - набор готовых функций для подключения собственных доменных имен, создания и настройки почтовых ящиков, псевдонимов (алиасов) и групп.
   • MailServer WebUI - Administration - страница для взаимодействия с MailServer API.
   • Почтовый агрегатор, описанный выше.

Основные отличия Почты ONLYOFFICE от других почтовых приложений заключаются в следующем:

• Почтовый сервер ONLYOFFICE поддерживает протоколы SMTP, IMAP, POP3, но отправка писем осуществляется через сервер HTTP.
• У Почтового сервера ONLYOFFICE нет собственного почтового клиента, взаимодействие с ним, как и с любыми другими сторонними почтовыми серверами, ведется через почтовый агрегатор.

Это приводит к некоторым ограничениям, например, к невозможности реализовать полноценную работу по протоколу IMAP.

Если у почтового сервера есть собственный почтовый клиент, то между клиентом и сервером отсутствуют какие-либо ограничения по количеству подключений с одного IP-адреса, в то время как при работе со сторонними клиентами эти ограничения всегда есть.

Поскольку мы работаем с Почтовым сервером ONLYOFFICE при помощи агрегатора, а не собственного почтового клиента, данное ограничение может сработать, если на портале много пользователей, так как все почтовые ящики пользователей портала находятся на одном IP.