ONLYOFFICE E-Mail ist ein Tool, mit dem Sie direkt in Ihrem Portal mit E-Mail-Nachrichten arbeiten können. Es bietet eine Vielzahl der Standardfunktionen, die in jedem anderen E-Mail-Client implementiert sind:
- Postfächer verbinden,
- Empfangen und Senden von E-Mail-Nachrichten,
- Adressbuch nutzen und Kontakte verwalten,
- Einrichten einer Signatur,
- Verwenden der automatischen Antwortfunktion für E-Mails,
- Drucken von Nachrichten.
Darüber hinaus bietet ONLYOFFICE E-Mail nützliche Funktionen, die bei der Arbeit mit anderen E-Mail-Clients nicht verfügbar sind, nämlich das Hinzufügen von Informationen zu anderen Entitäten im Portal, z.B.:
- Dokumente aus Anlagen automatisch in einem freigegebenen Ordner auf dem Portal speichern,
- neue Kontakte zum Modul CRM hinzufügen,
- die Korrespondenzhistorie mit einem CRM-Kontakt/-Chance/-Veranstaltung verknüpfen,
- Ereignisse in den Kalender hinzufügen.
Dies ist eines der Portal-Tools, mit dem Sie einen einzigen Arbeitsbereich erstellen und Ihre Geschäftskommunikation und Kundenbeziehung bequemer und effizienter gestalten. Zusätzlich zu den oben genannten Optionen können Sie mit ONLYOFFICE E-Mail:
- Rechnungen direkt aus dem CRM-System an Ihre Kunden senden,
- alle im Portal gespeicherten Dokumente an E-Mail-Nachrichten anfügen.
Im Modul ONLYOFFICE E-Mail ist es auch möglich, den ONLYOFFICE E-Mail-Server zu verwenden, der die folgenden Funktionen bietet:
- Ihre Domain verbinden,
- Unternehmenspostfächer erstellen,
- Aliase hinzufügen,
- Mailgruppen erstellen.
Um die Besonderheiten von ONLYOFFICE E-Mail und die Unterschiede zu anderen E-Mail-Clients wie Thunderbird oder MS Outlook besser zu verstehen, sollten Sie wissen, was E-Mail als Phänomen ist und wie das Senden und Empfangen von E-Mails in anderen E-Mail-Clients abläuft.
Wie funktionieren häufig verwendete E-Mail-Clients?
E-Mail ist eine Client-/Serverlösung. Beim Senden und Empfangen von E-Mail-Nachrichten von einem E-Mail-Client interagieren die folgenden clientseitigen und serverseitigen Anwendungen:
- MUA - Mail User Agent, der es ermöglicht, eingehende Nachrichten anzuzeigen und ausgehende Nachrichten an den Mailserver zu übertragen,
- MTA - Mail Transfer Agent, der Nachrichten zwischen Servern überträgt,
- MDA - Mail Delivery Agent, der eingehende Nachrichten empfängt und an das Postfach des Empfängers zustellt.
Der Vorgang zum Senden von Nachrichten von einem E-Mail-Client wird wie folgt durchgeführt:
- Der Absender überträgt eine E-Mail-Nachricht vom E-Mail-Client über das SMTP-Protokoll an den Mailserver.
- Der E-Mail-Client des Absenders verbindet sich mit seinem/ihrem Postausgangsserver.
- Sobald die Verbindung zum Mailserver hergestellt ist, werden die Informationen über den E-Mail-Absender, -Empfänger und das Sendedatum an den Server übertragen.
- Der Mailserver des Absenders überträgt die E-Mail-Nachricht über das SMTP-Protokoll an den Mailserver des Empfängers.
- Der Mailserver stellt die Nachricht in die Warteschlange. Bevor die Nachricht tatsächlich gesendet wird, überprüft der Server, ob mehrere Bedingungen erfüllt sind.
- Der Mailserver des Absenders verweist auf das Domain Name System (DNS) und prüft, ob die A- und MX-Einträge für die in der E-Mail-Adresse des Empfängers angegebene Domain existieren.
- Ein Eintrag ermöglicht es, eine externe IP-Adresse zu erhalten, die einem Domainnamen zugeordnet ist.
- MX-Eintrag ermöglicht es herauszufinden, wo sich der Mailserver befindet, der Mail für eine Domain empfängt.
- Der Mailserver des Absenders prüft, ob der für die Nachrichtenzustellung zuständige Port 25 auf dem Posteingangsserver des Empfängers geöffnet ist.
- Wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind, verweist der Mailserver des Absenders auf den Mailserver des Empfängers, teilt ihm die Absicht mit, die Nachricht zu versenden, und übermittelt die Informationen über den E-Mail-Absender und einen bestimmten Empfänger. Wenn dieser Empfänger vorhanden ist, wird der Nachrichtentext gesendet.
- Der Mailserver des Empfängers lädt die Nachricht herunter und überprüft sie auf Spam oder Viren. Wenn die Nachricht alle Prüfungen besteht, wird sie im Speicher abgelegt. Wenn die Nachricht eine Prüfung nicht besteht, kann sie abgelehnt werden.
- Der Empfänger verbindet sich über das POP3- oder IMAP4-Protokoll mit seinem/ihrem Mailserver, lädt die Nachricht herunter und kann sie anschließend in der E-Mail-Client-Oberfläche anzeigen.
Die Hauptunterschiede zwischen den Protokollen POP3 und IMAP4 bestehen in den folgenden Fakten:
- Das POP3-Protokoll lädt eine komplette E-Mail-Nachricht vollständig auf den Computer des Benutzers herunter. Dies gewährleistet keine umgekehrte Synchronisation. Alle Aktionen, die mit einer Nachricht in der clientseitigen Anwendung ausgeführt werden (z.B. Lesen, Verschieben) werden nicht an den Server übertragen und können in anderen E-Mail-Clients nicht angezeigt werden.
- Das IMAP4-Protokoll ermöglicht es, mit dem Mailserver zu arbeiten, ohne die gesamte Nachricht herunterzuladen, aber die Statusanzeige der E-Mail-Nachrichten auf dem Server herunterzuladen. Ein Benutzer kann nur E-Mail-Kopfzeile anzeigen und die Nachrichten, die er/sie lesen möchte, selektiv herunterladen, indem er/sie auf die erforderliche Kopfzeile klickt. Dieses Protokoll gewährleistet eine umgekehrte Synchronisation.
Einzelheiten zur ONLYOFFICE Mail-Implementierung
ONLYOFFICE E-Mail enthält die folgenden Hauptkomponenten:
- Mail Aggregator - ein Dienst, der E-Mail-Nachrichten von anderen Postfächern sammelt.
Die folgenden Komponenten werden auch verwendet, um den Mail-Aggregator-Betrieb sicherzustellen:
- eigener E-Mail-Speicher,
- die E-Mail-Speicher-API,
- HTTP-Server, der die Anfragen an diese API verarbeitet. Es ist auch für das Versenden von E-Mails verantwortlich.
In der Benutzeroberfläche mit einer Reihe von Standardordnern können Sie bestehende Postfächer verbinden, indem Sie Ihren Benutzernamen, Ihr Kennwort und die Einstellungen für die Verbindung zu einem Mailserver angeben. Der E-Mail-Aggregator lädt E-Mail-Nachrichten aus den verbundenen Postfächern über das Protokoll zum Abrufen von E-Mails (POP3 oder IMAP4) in den Speicher, das in den Verbindungseinstellungen angegeben ist. Sie können die empfangenen Nachrichten anzeigen und E-Mails von jedem der verbundenen Postfächer senden.
Der Mail-Aggregator arbeitet immer mit Verzögerung. Wenn sich viele Benutzer auf Ihrem Portal befinden, können Sie mit einer Reihe von Einstellungen sicherstellen, dass E-Mail-Nachrichten für alle Benutzer in einem bestimmten Zeitraum zugestellt werden. Zuerst sammelt der Aggregator neue Nachrichten und dann alle anderen. Es ist auch möglich, Nachrichten nur für die letzten 30 Tage zu sammeln oder aktiven Portalbenutzern Priorität einzuräumen.
Keine der in unserem Client ausgeführten Aktionen werden an den Quellserver übertragen, mit der einzigen Ausnahme: Eine gesendete Nachricht wird im Ordner "Gesendet" auf dem Server abgelegt.
- E-Mail Server - eine Reihe von Softwareprodukten, die das Senden und Empfangen von E-Mail-Nachrichten über die ONLYOFFICE E-Mail-Oberfläche unter Verwendung eigener Domainnamen ermöglichen.
Die folgenden Komponenten werden außerdem verwendet, um den Betrieb des Mailservers sicherzustellen:
- MailServer API - eine Reihe von Funktionen zum Verbinden eigener Domainnamen, Erstellen und Einrichten von Postfächern, Aliasen und Mailgruppen.
- MailServer WebUI - die Administrationsseite, die für die Interaktion mit der MailServer API verwendet wird.
- Mail Aggregator, der oben beschrieben ist.
Die Hauptunterschiede zwischen ONLYOFFICE E-Mail und anderen E-Mail-Programmen bestehen in den folgenden Fakten:
- ONLYOFFICE E-Mail Server unterstützt die Protokolle SMTP, IMAP und POP3, E-Mail-Nachrichten werden jedoch über einen HTTP-Server gesendet.
- ONLYOFFICE E-Mail Server hat keinen eigenen E-Mail-Client. Der Mail-Aggregator wird für die Arbeit mit dem ONLYOFFICE-E-Mail-Server verwendet, wie für die Interaktion mit jedem anderen Mailserver von Drittanbietern.
Daraus ergeben sich einige Einschränkungen. So ist es beispielsweise nicht möglich, einen vollwertigen Betrieb über das IMAP-Protokoll zu realisieren.
Wenn ein E-Mail-Server über einen eigenen E-Mail-Client verfügt, gibt es keine Beschränkungen für die Anzahl der Verbindungen von derselben IP-Adresse zwischen den clientseitigen und serverseitigen Anwendungen, während solche Beschränkungen immer bestehen, wenn Sie mit Clients von Drittanbietern arbeiten.
Da wir mit dem ONLYOFFICE-E-Mail-Server arbeiten, der den E-Mail-Aggregator und nicht den eigenen E-Mail-Client verwendet, kann diese Einschränkung funktionieren, wenn sich viele Benutzer im Portal befinden, da sich alle Postfächer der Benutzer auf derselben IP-Adresse befinden.