Comment cela fonctionne

ONLYOFFICE Mail est un outil qui permet de travailler avec les e-mails directement sur votre portail. Il offre un éventail de fonctions réalisées dans tous les clients de messagerie:

• connexion des boîtes mail,
• envoi et réception de messages,
• carnet d'adresses et gestion des contacts,
• mise en place de signature électronique,
• réponse automatique,
• impression de messages.

En outre, ONLYOFFICE Mail fournit des fonctions utiles qui ne sont pas offerts par d'autres clients de messagerie, notamment cela permet d'ajouter des informations aux autres entités sur le portail, e.g. vous pouvez:

• enregistrer automatiquement des documents à partir de pièces jointes dans un dossier partagé sur le portail,
• créer de nouveaux contacts dans le module CRM,
• lier l'historique de correspondance avec un contact/opportunité/action dans CRM,
• ajouter des événements au Calendrier.

C'est un des outils de portail qui permet de créer un espace de travail unique et rendre vos communications d'affaires et relation client plus pratique et plus efficace. Outre les options précités, ONLYOFFICE Mail vous permet de:

• envoyer des factures directement depuis votre système CRM,
• joindre les documents stockés sur le portail aux e-mails.

Dans le module ONLYOFFICE Mail, il est aussi possible d'utiliser ONLYOFFICE Mail Server qui offre les fonctions suivantes:

• connexion de votre domaine,
• création de messagerie d'entreprise,
• addition des alias,
• création de groupes de messagerie.

Pour mieux comprendre des caractéristiques particulières de ONLYOFFICE Mail et différence par rapport à d'autres clients de messagerie comme Thunderbird ou MS Outlook, Il faut savoir ce que c'est un email en tant qu'un phénomène et comment le processus de l'envoi et la réception de emails est réalisé chez les autres clients de messagerie.

Comment fonctionnent les clients de messagerie fréquemment utilisés?

Email est une solution client/serveur. Lorsque vous envoyez ou recevez les message à partir du client de messagerie, les applications suivant du côté client et du côté serveur interagissent:

• MUA - Mail User Agent qui permet de voir les messages entrants et transmet les messages sortants au server mail,
• MTA - Mail Transfer Agent qui transmet les messages entre les serveurs,
• MDA - Mail Delivery Agent qui reçoit les messages entrants et les livre aux destinataires.

Le processus d'envoi de messages à partir du client de messagerie est exécuté comme suit:

1. L'expéditeur transfère un email avec un client de messagerie au serveur de messagerie via le protocole SMTP.
   • Client de messagerie de l'expéditeur se connecte à son serveur de messagerie sortant.
   • Une fois la connexion avec serveur de messagerie est établie, l'information sur l'expéditeur d'email, destinataire et la date d'envoi est transmise au serveur.
2. Le serveur de messagerie d'expéditeur transmet l'email au serveur de messagerie de destinataire par le biais de protocole SMTP.
   • Le serveur de messagerie met les messages dans la queue. Avant l'envoie définitif de l'email, le serveur vérifie plusieurs conditions sont réunies.
   • Le serveur de messagerie d'expéditeur se réfère à Domain Name System (DNS) et vérifie si enregistrement A et MX existent pour le domaine spécifie dans l'adresse mail de destinataire.
     • L'enregistrement A permet d'obtenir une adresse IP externe associée avec un nom de domain.
     • L'enregistrement MX permet de trouver où le serveur de messagerie qui reçoit les emails pour un domaine est situé.
   • Le serveur de messagerie d'expéditeur vérifie si le port 25, responsable de diffusion de messages, est ouvert sur le serveur de messagerie entrante de destinataire.
   • Si tous les paramètres sont validés, le serveur de messagerie DNS de l'expéditeur renvoie au serveur de messagerie de destinataire, l'informe de l'intention d'envoyer le message et transfère l'information sur l'expéditeur d'email et un certain destinataire. Si ce destinataire existe, le corps du message est envoyé.
   • Le serveur de messagerie de destinataire télécharge le message et vérifie s'il contient du spam ou des virus. Si le message subit avec succès tous ces contrôles, il est placé en stockage. Si le message ne subit pas avec succès tous les contrôles, il peut être rejeté.
3. Le destinataire se connecte à son serveur de messagerie via le protocole POP3 ou IMAP4, télécharge le message, et après cela il peut voir le message dans l'interface de son client de messagerie.

   La différence principale entre les protocoles POP3 et IMAP4 est la suivante:

   • Le protocole POP3 télécharge l'email entier complètement sur l'ordinateur de l'utilisateur. Cela ne garantit pas de synchronisation inversée. Toutes les actions effectuées avec un message dans l'application du côté client (e.g., lecture, déplacement) ne sont pas envoyées au serveur et ne peuvent pas être affichées dans les autres clients de messagerie.
   • Le protocole IMAP4 vois permet de travailler avec le serveur de messagerie sans téléchargement du message entier, mais par voie de téléchargement de l'affichage de l'état pour les e-mails sur le serveur. Un utilisateur ne peut voir que les en-têtes de message et sélectivement télécharger les messages pour ler lire en cliquant sur l'en-tête requise. Ce protocole garantit la synchronisation inversée.

Particularités de mise en œuvre de ONLYOFFICE Mail

ONLYOFFICE Mail comprend les principales composantes suivantes:

1. Mail Aggregator - un service qui rassemble les messages de tous les comptes mails connectés.

   Les composants suivants sont aussi utilisés pour assurer un fonctionnement d'agrégateur de messagerie:

   • Propre stockage de messagerie,
   • L'API de stockage de messagerie,
   • Serveur HTTP qui traite des demandes vers cette API. Il est aussi responsable de l'envoie des emails.

   Dans l'interface utilisateur avec un ensemble de dossiers standards, vous pouvez connecter des boîtes mail existantes en précisant votre login, mot de passe et les paramètres de connexion à serveur de messagerie. L'agrégateur de messagerie téléchargera les emails des boîtes mail connectées dans un stockage avec le protocole permettant de récupérer les messages email (POP3 ou IMAP4) qui est spécifie dans les paramètres de connexion. Vous pourrez voir les messages reçus et envoyer les emails de n'importe quelle boîtes mail connectée.

   L'agrégateur de messagerie a toujours un délai de réception des emails. S'il y a beaucoup d'utilisateurs sur votre portail, un certain nombre de réglages peut être utilisé pour assurer que les emails sont délivres à tous les utilisateurs au cours d'une période donnée. D'abord l'agrégateur rassemble de nouveaux messages, et après recueille ensuite rassemble les messages qui restent. C'est aussi possible de rassembler les messages juste pour les 30 derniers jours, ou accorder la priorité aux utilisateurs actifs du portail.

   Aucune action exécutée dans notre client est transmise au serveur source, avec une seule exception: un message envoyé est mis dans un dossier 'Messages envoyés' sur le serveur.

2. Mail Serveur - un ensemble connu de produits logiciels qui permet d'envoyer et de recevoir des emails de l'interface ONLYOFFICE Mail en utilisant votre propre nom de domaine.

   Les composantes suivantes sont aussi utilisées pour assurer le fonctionnement de serveur de messagerie:

   • MailServer API - un ensemble de fonctions pour connecter votre propre nom de domaine, créer et personnaliser des boîtes mail, alias et groupes de messagerie.
   • MailServer WebUI - une page Administrative utilisée pour l'interaction avec l'API de MailServer.
   • Mail Aggregator, décrit ci-dessus.

La différence principale entre ONLYOFFICE Mail et les autres programmes de messagerie est comme suit:

• ONLYOFFICE Mail Server prend en charge les protocoles SMTP, IMAP et POP3, mais les emails sont envoyés par le serveur HTTP.
• ONLYOFFICE Mail Server n'a pas de client de messagerie. Mail Aggregator est utilisé pour travailler avec ONLYOFFICE Mail Server, сomme pour l'interaction avec tous les autres serveurs de messagerie tiers.

Cela entraîne certaines restrictions. Par exemple, c'est impossible d'appliquer une opération à part entière avec le protocole IMAP.

Si un serveur de messagerie a son propre client de messagerie, il n'y a pas de restrictions sur le nombre de connexions de la même adresse IP entre les applications de la part du serveur et de la part du client , tandis que telles restrictions existent toujours en travaillant avec des clients tiers.

Comme nous travaillons avec ONLYOFFICE Mail Server en utilisant l'agrégateur de messagerie plutôt que propre client de messagerie, cette restriction peut s'appliquer s'il y a beaucoup d'utilisateurs sur le portail, parce que toutes les boîtes mail des utilisateurs sont sur la même adresse IP.