Sobald Sie die Desktop-Editoren mit Ihrem Server verbunden haben, können Sie zwischen den verfügbaren Abschnitten wechseln (Meine Dokumente, Für mich freigegeben, Favoriten, Zuletzt verwendet, Privater Raum (nur für die kostenpflichtige Serverversion), Gemeinsame Dokumente, Dokumente der Projekte, Papierkorb), Ihre auf dem Portal gespeicherten Dateien verwalten, erstellen oder neue Dateien hochladen, sie anzeigen, teilen und gemeinsam mit anderen Portalbenutzern oder externen Benutzern bearbeiten.
Um eine Datei kollaborativ bearbeiten zu können, teilen Sie sie mit anderen Portalbenutzern oder gewähren Sie den Zugriff auf die Datei über einen externen Link. Wenn Sie Dateien mit externen Benutzern außerhalb Ihres lokalen Netzwerks bearbeiten möchten, sollte das Portal über das Internet erreichbar sein.
- Klicken Sie rechts neben dem gewünschten Dokument auf die Schaltfläche Freigeben – das Fenster Freigabeeinstellungen wird geöffnet.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzer hinzufügen oder Gruppen hinzufügen, um die Benutzer-/Gruppenliste zu öffnen. Markieren Sie dann die Benutzer/Gruppen, für die Sie das Dokument freigeben möchten, und klicken Sie auf Speichern.
- Ändern Sie die Berechtigungsdetails für jeden einzelnen Benutzer/jede Gruppe, indem Sie eine der verfügbaren Optionen aus der Drop-Down-Liste neben dem Namen der Person/Gruppe auswählen:
- Voller Zugriff, um einem Benutzer die Bearbeitung des Dokuments zu ermöglichen,
- Review (diese Option ist nur für die .docx-Dateien verfügbar), um einem Benutzer zu ermöglichen, Änderungen vorzuschlagen, die akzeptiert oder abgelehnt werden können,
- Ausfüllen von Formularen (diese Option ist nur für .docx-Dateien verfügbar), um einem Benutzer zu ermöglichen, nur Formulare auszufüllen,
- Benutzerdefinierter Filter (diese Option ist nur für .xlsx-Dateien verfügbar), um einem Benutzer zu ermöglichen, Änderungen an Filtern nur lokal anzuwenden,
- Kommentare, um einem Benutzer zu ermöglichen, nur mit Kommentaren zu arbeiten,
- Schreibgeschützt, um einem Benutzer zu ermöglichen, das Dokument nur anzuzeigen,
- Zugriff verweigern, um zuvor gewährten Zugriff zu verweigern.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie unten im Fenster Freigabeeinstellungen auf Speichern.
- Um den Zugriff auf die Datei über einen externen Link zu ermöglichen, aktivieren Sie den Umschalter Zugriffsberechtigung für externen Link bestimmen, klicken Sie auf den Link Schreibgeschützt und wählen Sie die oben beschriebenen erforderlichen Berechtigungen aus. Wenn Sie fertig sind, kopieren Sie den Link und schließen Sie das Fenster Freigabeeinstellungen.
Weitere Informationen zum Freigeben von Dateien finden Sie in dieser Anleitung.