Une fois l'éditeur de bureau connecté à votre serveur, vous pouvez naviguer entre les sections disponibles (Mes documents, Partagé avec moi, Favoris, Récents, Salle privée (disponible uniquement dans la version serveur payante), Documents communs, Documents du projet, Corbeille) et gérer vos fichiers sur le portail, créer ou télécharger de nouveaux fichiers, afficher, partager et modifier les fichiers à plusieurs avec d'autres utilisateurs du portail ou des utilisateurs externes.
Pour travailler sur un fichier à plusieurs, il faut le partager avec d'autres utilisateurs du portail ou donner la permission d'accès au fichier par un lien externe. Si vous souhaitez modifier les fichiers avec des utilisateurs externes en dehors du réseau local, le portail doit être accessible sur Internet.
- cliquez sur Partager à droite du document nécessaire, la fenêtre Paramètres de partage,
- cliquez sur Ajouter utilisateurs ou Ajouter Groupes pour accéder à la liste d'utilisateurs/groupes, cochez les utilisateurs/groupes avec lesquels vous souhaitez partager le document, ensuite cliquez sur le bouton Enregistrer,
- modifiez les autorisations pour chaque utilisateur/groupe en utilisant les options disponibles du menu déroulante à côté du nom de personne/groupe:
- Accès complet - permettre à un utilisateur de modifier le document,
- Révision (cette option n'est disponible que pour les fichiers .docx) - permettre à un utilisateur proposer des modifications qu'on puisse accepter ou rejeter,
- Remplissage de formulaire (cette option n'est disponible que pour les fichiers .oform) - permettre à un utilisateur uniquement de remplir des formulaires,
- Filtre personnalisé (cette option n'est disponible que pour les fichiers .xlsx) - permettre à un utilisateur de modifier uniquement les filtres pour soi-même,
- Commentaires - permettre à l'utilisateur d'interagir uniquement avec des commentaires,
- Lecture seule - permettre à un utilisateur uniquement d'afficher un document,
- Accès interdit - retirer la permission d'accès accordée.
Une fois terminé, appuyez sur Enregistrer en bas de la fenêtre Paramètres de partage.
- Pour donner la permission d'accès au fichier par un lien externe, activez l'option Accès par le lien externe, cliquez sur Lecture seule, sélectionnez la permission appropriée selon les instructions ci-dessus. Une fois terminé, copiez le lien et fermez la fenêtre Paramètres de partage.
Pour en savoir plus sur le partage des fichiers, veuillez consulter cette page.