Les options de configuration donnent la possibilité aux administrateurs de modifier l'apparence de DocSpace, améliorer la sécurité, intégrer des services externes, sauvegarder et restaurer des données DocSpace et bien plus encore. Les options de configuration DocSpace sont réservées au propriétaire et aux administrateurs DocSpace. Les options de paiement et suppression de DocSpace sont réservées uniquement au propriétaire.

Pour accéder aux paramètres DocSpace, utilisez le menu dans le coin inférieur gauche et sélectionnez l'option Paramètres.

Les opérations disponibles depuis les sections Paramètres DocSpace:

Personnalisation

• Général:
  • changer la langue de DocSpace et définir le fuseau horaire approprié;
  • choisir le nom pour DocSpace à afficher sur la page Connexion;
  • définir l'URL alternative de DocSpace;
  • modifier le nom de DocSpace qui s'affiche dans votre adresse URL;
• Branding permet d'inclure vos éléments de branding dans votre interface;
• Apparence permet de sélectionner la couleur par défaut la plus appropriée à la marque de votre entreprise et ajouter des couleurs personnalisée;

Sécurité

• Accès à DocSpace:
  • définir la robustesse du mot de passe pour accéder à DocSpace;
  • activer l'authentification à deux facteurs;
  • indiquer les serveurs de messagerie pour l'auto-enregistrement des utilisateurs;
  • paramétrer la sécurité ;
  • configurez les paramètres de la protection contre les attaques par force brute ;
  • paramétrer le message administrateur ;
  • définir la durée de session;
• Historique de connexions permet de surveiller l'activité de connexion/déconnexion récente d'utilisateurs;
• Piste d'audit permet de parcourir les entrées du journal des actions que les utilisateurs ont effectué récemment;

Sauvegarde

• Sauvegarde de données permet de créer manuellement une sauvegarde de données;
• Sauvegarde automatique permet de créer automatiquement une sauvegarde de données;

Restauration

• Restauration permet de restaurer les données sauvegardées auparavant;

Intégration

• Services tiers permet de connecter des services externes pour stocker des documents et accéder à DocSpace via ces services;
• Modules complémentaires (BETA) permet d'ajouter des modules complémentaires pour élargir des fonctionnalités de DocSpace;
• Authentification unique permet d'activer les options d'authentification unique;
• Paramètres SMTP permet de configurer les paramètres SMTP afin que les notifications par e-mail seront envoyées en utilisant votre serveur SMTP;
• Service de documents - (solution serveur uniquement) permet de connecter ONLYOFFICE Docs;

Outils développeur

• JavaScript SDK - utilisez ONLYOFFICE DocSpace SDK basé sur JavaScript permettant aux développeurs d'utiliser toutes les possibilités de DocSpace avec api.js.
• Webhook - utilisez webhooks pour effectuer les opérations personnalisées côté application ou site web que vous utilisez pour des événements différents sur ONLYOFFICE DocSpace;

Suppression de l'espace DocSpace

• Désactiver DocSpace permet de désactiver l'espace DocSpace temporairement;
• Supprimer DocSpace permet de supprimer DocSpace définitivement;

Paiements - consulter les informations sur votre abonnement, modifier le plan tarifaire, le cas échéant.

La section Personnalisation s'affiche par défaut. Cette section vous permet d'adapter l'aspect de DocSpace à vos besoins. Celle-ci inclut trois sous-sections: Général, Branding et Apparence.

Paramètres de langue et fuseau horaire

Cette section vous permet de changer la langue de DocSpace pour tous les utilisateurs et de configurer le fuseau horaire afin que tous les événements seront affichés avec la date et l'heure correctes.

Pour configurer les Paramètres de langue et fuseau horaire,

• utilisez la liste déroulante Langue et sélectionnez la langue appropriée pour l'affichage sur toutes les pages et les notifications DocSpace,
  Ce paramètre définit la langue dans l'espace DocSpace par défaut pour de nouveaux utilisateurs.
• définissez le fuseau horaire qui correspond à votre région depuis la liste déroulante Fuseau horaire,
• pour valider les modifications apportées, cliquez sur le bouton Enregistrer en bas de la section.

Paramètres de la page d'accueil

Cette section vous permet de changer le titre et le logo par défaut qui s'affichent sur la page de Connexion de votre espace DocSpace. Pour ce faire,

• entrez le nom dans le champ Titre (par exemple le titre de votre entreprise, son slogan, etc),
• pour valider les modifications apportées, cliquez sur le bouton Enregistrer en bas de la section.

Paramètres DNS

Dans cette section vous pouvez définir une adresse URL alternative de votre espace DocSpace. Dans la version SaaS, c'est une option Payante (disponible uniquement pour le plan payant Business). Par défaut, votre espace DocSpace est enregistré sur name.onlyoffice.com. Pour modifier ce nom et définir votre nom de domaine:

1. Configurez votre nom de domaine pour qu'il indique sur le serveur DocSpace en réglant les paramètres DNS appropriés chez votre enregistreur. Pour ce faire, veuillez contacter votre enregistreur auprès duquel vous avez acheté le nom de domaine. Ajoutez une entrée DNS CNAME, comme par exemple: team.ourcompany.com - intranet.onlyoffice.com (pour la région US West (Oregon)).
2. Une fois l'entrée DNS CNAME configurée, cliquez sur Envoyer une demande dans la section Paramètres DNS pour envoyer votre demande à notre équipe d'assistance technique. La page https://helpdesk.onlyoffice.com/ s'ouvrira dans un nouvel onglet du navigateur. Saisissez les détails de votre demande et cliquez sur Envoyer.
3. Une fois votre demande traitée, votre domaine personnalisé s'affichera dans la section Paramètres DNS.

Renommer DocSpace

Dans cette section vous pouvez modifier la partie comportant le nom dans l'adresse URL DocSpacename.onlyoffice.com afin que votre espace sera disponible sur newname.onlyoffice.com. Saisissez le nom approprié dans le champ Nouveau nom de l'espace et appuyez sur Enregistrer.

La sous-section Branding des options de Personnalisation permet de remplacer des éléments de branding dans l'interface DocSpace par des vôtres. Vous pouvez utiliser le nom de votre entreprise dans des éléments de texte (tels que info-bulles, boîtes à message etc.) et remplacer l'icône favorite et les logos par défaut par votre logo.

Dans la version SaaS, c'est une option Payante (disponible uniquement pour le plan payant Business).

• Saisissez le Nom de l'entreprise dans le champ de saisie pour modifier tous les titres et les messages dans l'interface DocSpace comportant le texte par défaut en les remplaçant par votre texte. Cliquez sur Utiliser comme logo au-dessous du champ de saisie si vous souhaitez utiliser le nom de votre entreprise comme un logo texte (au lieu de logo image), tous les logos de dessous changeront automatiquement.
• Remplacez les Logos d'image (pour les thèmes d'interface Claire et Sombre) qui s'affichent dans DocSpace:
  • Logo pour l'en-tête de l'espace (422x48) - ce logo s'affiche dans le coin supérieur gauche de chaque page DocSpace.
  • Logo pour le menu compact de gauche (56x56) - ce logo s'affiche dans le coin supérieur gauche en mode compact sur un petit écran.
  • Logo pour la page de connexion (810x92) - ce logo s'affiche sur la Page de connexion DocSpace.
  • Logo pour page À propos (810x92) - ce logo s'affiche sur la page À propos de ce programme de DocSpace et sur la page À propos des éditeurs en ligne.
  • Icône favorite (32x32) - ce logo s'affiche dans la barre d'adresse du navigateur lorsque vous accédez à DocSpace via navigateur ou sur le panneau de favoris (marques-pages) si vous avez marqué la page et ajouté DocSpace aux favoris.
  • Logo pour en-tête des éditeurs (284x46) - ce logo s'affiche dans le coin supérieur gauche des éditeurs en ligne.
  • Logo pour l'en-tête des éditeurs - mode incorporé (172x40) - ce logo s'affiche dans le coin supérieur gauche de vos documents DocSpace qui sont incorporés dans des pages web.

  Cliquez sur Modifier Logo au-dessous du logo à remplacer. Dans la fenêtre Windows Explorer, recherchez l'image appropriée et appuyez sur Ouvrir. L'image sera téléchargé et affiché dans le champ Logo.

  Nous recommandons d'utiliser les images dans le format PNG avec un fond transparent. Pour augmenter la lisibilité de vos logos et les rendre facile à distinguer, vous devez les optimiser sur les fonds foncés et claires. Les tailles d'images spécifiées sont pour l'affichage sur l'écran Retina. La largeur et la hauteur du logo pour l'affichage sur l'écran avec une résolution standard seront modifiés au chargement.
• pour valider les modifications apportées, cliquez sur le bouton Enregistrer en bas de la section.

Pour réinitialiser les paramètres par défaut, cliquez sur Restaurer par défaut.

Les sections suivantes sont disponibles pour la version serveur uniquement:

Paramètres d'informations sur la société servent à définir les informations sur votre société à afficher dans la fenêtre À propos de ce programme sur votre espace DocSpace et sur la page À propos des éditeurs en ligne.

1. Saisissez le nom de la société, l'adresse email, le numéro de téléphone, l'adresse URL du site web et postal l'adressee postale dans les champs appropriées.
2. Cliquez sur le bouton Enregistrer en bas de la section.

La section Ressources supplémentaires sert à indiquer si vous souhaitez afficher des liens vers les ressources supplémentaires.

1. Décochez les éléments à masquer et lassez les éléments à afficher cochés:
   • Afficher le lien vers le formulaire Commentaires et assistance sert à masquer ou afficher le lien vers le formulaire Commentaires et assistance pour contacter l'équipe d'assistance technique ONLYOFFICE.
   • Afficher le lien vers les tutoriels vidéo set à masquer ou afficher le lien vers les tutoriels vidéo.
   • Afficher le lien vers le Centre d'aide set à masquer ou afficher le lien vers la page de Centre d'aide.
2. Cliquez sur le bouton Enregistrer en bas de la section.

La sous-section Apparence dans la section Personnalisation vous permet de changer la palette de couleurs prédéfinie de l'interface dans votre espace pour l'adapter au style de votre entreprise. Pour ce faire,

1. sélectionnez parmi les couleurs Standard disponibles. La section Aperçu au-dessous présente l'aspect des thèmes claire et sombre dans votre espace.
2. sélectionnez la couleur qui vous convient le mieux.
3. pour appliquer la couleur sélectionnée, cliquez sur le bouton Enregistrer en bas de l'écran.

Vous pouvez également sélectionner les couleurs personnalisées:

1. cliquez sur l'icône Plus dans la section Personnalisation pour accéder à l'écran Nouveau jeu de couleurs.
2. cliquez sur l'icône Plus à côté de la rubrique Accentuation pour ouvrir la palette de couleurs, sélectionnez la couleur nécessaire et cliquez sur Appliquer. La couleur sera appliquée aux éléments du menu de navigation, aux onglets de configuration, sélecteurs.
3. cliquez sur l'icône Plus à côté de la rubrique Boutons pour ouvrir la palette de couleurs, sélectionnez la couleur nécessaire et cliquez sur Appliquer. La couleur sera appliquée aux boutons dans les boîtes de dialogue.
4. pour sauvegarder le jeu de couleurs personnalisé, cliquez le bouton Enregistrer sur l'écran Nouveau jeu de couleurs.
5. pour appliquer le jeu de couleurs que vous avez créé, cliquez le bouton Enregistrer en bas de l'écran d'accueil.

Vous pouvez également modifier ou supprimer le jeu de couleurs personnalisé.

La section Sécurité permet de contrôler l'accès à votre espace DocSpace et l'activité des utilisateurs. Celle-ci inclut trois sous-sections: Accès à DocSpace, Historique de connexions et Piste d'audit.

Contrôler d'accès à DocSpace

La sous-section Accès à DocSpace des options de Sécurité propose aux utilisateurs des moyens sécurisés pour accéder à l'espace DocSpace.

Adapter la robustesse de mot de passe

Cette section vous permet de déterminer la complexité de mot de passe (l'efficacité d'un mot de passe de résister aux attaques de deviner et de force brute). Pour ce faire,

• utilisez la barre Longueur minimale du mot de passe pour définir la longueur du mot de passe pour qu'il puisse être considéré comme sûr,

  Le mot de passe doit comporter entre 8 et 30 caractères.

• cochez les cases appropriées situées au-dessous de la barre pour déterminer les caractères qui doivent être utilisés dans le mot de passe: majuscules, chiffres, symboles spéciaux,
• pour valider les modifications apportées, cliquez sur le bouton Enregistrer en bas de la section.

Authentification à deux facteurs

Cette section vous permet d'activer la validation en deux étapes par une application d'authentification qui assure un accès à DocSpace plus sécurisé.

Pour activer l'authentification à deux facteurs par l'application d'authentification,

1. cochez le bouton radio Par l'application d'authentification dans la section Authentification à deux facteurs.
2. pour valider les modifications apportées, cliquez sur le bouton Enregistrer en bas de la section.

Une fois l'authentification à deux facteurs par l'application d'authentification activée, l'utilisateur peut accéder aux données stockées dans l'espace DocSpace après avoir saisi son e-mail et son mot de passe ou après s'être connecté par un des comptes sociaux et après avoir entré un code de vérification à six chiffres ou un code de sauvegarde généré par l'application d'authentification.

Pour accéder à votre DocSpace pour la première fois après l'activation d'authentification à deux facteurs:

1. Saisissez les informations requis pour accéder à DocSpace. Un code QR et votre clé secrète s'affichent sur votre page de validation de connexion dans DocSpace.
2. Installez l'application d'authentification sur votre appareil mobile. Il est possible d'utiliser Google Authenticator avec Android et iOS ou l'application Authenticator avec Windows Phone.
3. Ouvrez l'application d'authentification sur votre appareil mobile et paramétrez comme suit:
   • Scannez le code QR qui s'affiche dans votre navigateur ou
   • Saisissez manuellement la clé secrète qui s'affiche dans navigateur,
4. Sur la page de validation de connexion DocSpace, saisissez le code à six chiffres généré dans l'application.
5. Cliquez sur le bouton Connecter l'application.

Pour en savoir plus sur l'authentification à deux facteurs dans votre espace DocSpace, veuillez consulter cet article.

Configurer des domaines de messagerie autorisés

Depuis cette section, vous pouvez indiquer les serveurs de messagerie pour l'auto-enregistrement des utilisateurs dans votre espace DocSpace. Par défaut, cette option est désactivée. Pour l'activer:

• cochez le bouton radio Domaines personnalisés,
• saisissez le domaine de messagerie autorisé dans le champ qui apparaît au-dessous,
• pour valider les modifications apportées, cliquez sur le bouton Enregistrer en bas de la section.

Pour ajouter plusieurs serveurs de messagerie utilisez Ajouter domaine autorisé. Pour supprimer un serveur qui est ajouté par erreur, cliquez sur l'icône appropriée à droite du champ.

Ensuite, toute personne qui a un compte sur serveur de messagerie spécifié puisse s'inscrire tout seul en cliquant sur le lien Se joindre sur la Page de connexion et en saisissant l'adresse e-mail. Un message d'invitation avec un lien vers DocSpace sera envoyé à l'adresse e-mail indiquée. Pour se connecter, l'utilisateur doit suivre le lien fourni dans le message, entrer un mot de passe et le confirmer.

Pour désactiver cette option, cochez la case d'option Désactivé.

Gérer la configuration de la sécurité IP

Cette section vous permet d'empêcher les visiteurs indésirables d'accéder à votre DocSpace en donnant l'accès à DocSpace à partir des réseaux de confiance uniquement. Si un utilisateur tente de se connecter à votre espace DocSpace à partir de n'importe quelle adresse IP, sauf les adresses spécifiées, cette tentative de connexion sera bloquée. Pour restreindre l'accès à votre espace DocSpace basé sur les adresses IP,

1. cochez le bouton radio Activer;
2. cliquez sur le lien Ajouter adresse IP autorisée;
3. spécifiez une adresse IP unique au format IPv4 (#.#.#.#, où # est une valeur numérique de 0 à 255) dans le champ de saisie qui s'affiche ou définissez la plage d'adresses IP en saisissant le début et la fin des adresses IP de la plage au format #.#.#.#-#.#.#.#;
   Vous pouvez trouver les informations sur les adresses IP des visiteurs de DocSpace en utilisant la sous-section Historique des connexions des options de Sécurité en cliquant sur le bouton Télécharger et ouvrir le rapport.
4. de la même manière, ajoutez autant d'adresses IP que vous le souhaitez;
5. cliquez sur le bouton Enregistrer en bas de la section.

Si nécessaire, vous pouvez supprimer les adresses IP ajoutées en cliquant sur l'icône à la droite de l'adresse IP. Pour désactiver à nouveau cette option, il suffit de cocher l'option Désactiver et cliquer sur le bouton Enregistrer.

Paramétrer la protection contre les attaques par force brute

Dans cette section, on peut protéger le portail contre les attaques par force brute.

1. dans le champ Nombre de tentatives, limitez les tentatives de connexion échouées de l'utilisateur;
2. dans le champ Durée de verrouillage (s), définissez l'intervalle de temps pendant lequel les tentatives de connexion seront rejetées;
3. dans le champ Durée de vérification (s), définissez l'intervalle de temps pendant lequel les tentatives de connexion échouées seront enregistrées;

Lorsque la limite de tentatives de connexion échouées est atteinte, l'adresse IP qui est associée à ces tentatives sera verrouillé (ou, dans la version SaaS, l'utilisateur sera demandé de passer un test CAPTCHA) pendant la période définie.

Par défaut, cette option est désactivée dans la solution serveur. Si vous avez besoin de cette fonction, il faut l'activer dans le fichier de configuration. Pour en savoir plus, veuillez consulter cet article.

Configurer les messages à l'administrateur

Cette section vous permet d'afficher le formulaire de contact sur la Page de connexion afin que les utilisateurs puissent envoyer le message à l'administrateur DocSpace s'ils ont des problèmes d'accès à DocSpace.

Pour rendre disponible cette option, cochez le bouton radio approprié et cliquez sur le bouton Enregistrer en bas de la section pour valider les modifications apportées.

Durée de session

Cette section permet de définir le moment (en minutes) avant lequel les utilisateurs DocSpace devront entrer les informations d'identification DocSpace pour y accéder.

Pour définir la durée de session, cochez le bouton radio Activer, saisissez la durée en minutes dans le champ Validité qui s'affiche et cliquez sur le bouton Enregistrer en bas de la section pour valider les modifications apportées. Ensuite, tous les utilisateurs seront déconnectés du portail.

La sous-section Historique des connexions de la section Sécurité est utilisée pour contrôler les activités de connexion récentes des utilisateurs y compris les connexions réussites et les tentatives échouées avec la raison indiquée. Dans la version SaaS, c'est une option Payante (disponible uniquement pour le plan payant Business).

Cette page affiche les 20 derniers enregistrements. Chaque enregistrement inclut l'action qui a eu lieu, la personne qui l'a effectuée et l'heur quand l'événement a eu lieu. Vous pouvez aussi définir la période de stockage des données. La valeur par défaut est de 180 jours.

Pour voir les statistiques détaillées pour la dernière demi-année, cliquez sur le bouton Télécharger et ouvrir le rapport. Le rapport sera ouvert au format .csv (LoginHistory_ReportStartDate-EndDate.csv).

Le rapport de l'historique de connexions inclut les détails suivants: l'adresse IP de l'utilisateur, le Navigateur et laPlateforme utilisés lors de l'événement de l'enregistrement, la Date et heure de l'événement, le nom de l'utilisateur qui a essayé de se connecter / se déconnecter, la Page de l'espace DocSpace sur laquelle on a effectué l'action, l'action concrète (par exemple, Connexion échouée. Pas de compte social associé trouvé).

Les enregistrements sont triés dans l'ordre chronologique, mais vous pouvez facilement trier et filtrer des données par tout autre paramètre ou utiliser l'outil de recherche pour rechercher rapidement l'enregistrement nécessaire.

La sous-section Piste d'audit de la section Sécurité vous permet de parcourir la liste de dernières modifications (création, modification, suppression etc.) apportées par des utilisateurs aux éléments (tâches, opportunités, fichiers etc.) de votre espace DocSpace. Dans la version SaaS, c'est une option Payante (disponible uniquement pour le plan payant Business).

Cette page affiche les 20 derniers enregistrements. Chaque enregistrement inclut l'action qui a eu lieu, la personne qui l'a effectuée et l'heur quand l'événement a eu lieu. Vous pouvez aussi définir la période de stockage des données. La valeur par défaut est de 180 jours.

Pour voir les statistiques détaillées pour la dernière demi-année, cliquez sur le bouton Télécharger et ouvrir le rapport. Le rapport sera ouvert au format .csv ((AuditTrail_ReportStartDate-EndDate.csv).

Le rapport Piste d'audit inclut les détails suivants: l'adresse IP de l'utilisateur, le Navigateur et la Plateforme utilisés lors de l'événement, la Date et heure de l'événement, le nom de l'utilisateur qui a effectué l'opération, la Page de l'espace DocSpace sur laquelle on a effectué l'action, le Type d'action indiquée (par exemple, téléchargement, accès mis à jour), l'action concrète (par exemple, Le fichier est chargé: Timetable.ods ), Produit et Module auxquels l'élément modifié appartient.

Les enregistrements sont triés dans l'ordre chronologique, mais vous pouvez facilement trier et filtrer des données par tout autre paramètre ou utiliser l'outil de recherche pour rechercher rapidement l'enregistrement nécessaire.

La sous-section Sauvegarde des options de configuration vous permet de sauvegarder et de restaurer vos données DocSpace.

Sauvegarde de données

Pour créer une sauvegarde de données DocSpace manuellement, utilisez la section Sauvegarde de données:

1. sélectionnez le Stockage pour vos fichiers de sauvegarde:
   • sélectionnez le bouton radio Stockage provisoire si vous souhaitez télécharger la sauvegarde sur votre ordinateur lorsque le processus de sauvegarde se termine. Pour ce faire, utilisez le lien qui s'affiche au-dessous.
   • cochez le bouton radio Salle de sauvegarde si vous souhaitez stocker la sauvegarde dans une des salles disponibles. Cliquez sur le bouton à côté du champ qui s'affiche au-dessous. Sélectionnez la salle dans laquelle vous souhaitez placer la sauvegarde et cliquez sur le bouton Enregistrer ici.
   • cochez le bouton radio Ressource tierce pour enregistrer la sauvegarde sur votre compte tiers (Dropbox, Box.com, OneDrive ou Google Drive). Avant de pouvoir enregistrer votre sauvegarde chez un fournisseur cloud, il vous faut connecter votre compte externe (Dropbox, Box.com, OneDrive ou Google Drive).

     Vous pouvez également utiliser Nextcloud, ownCloud, SharePoint, kDrive ou tout autre service WebDav. Sélectionnez le service nécessaire dans la liste, ensuite cliquez sur Connecter. Dans la fenêtre Connecter un compte, indiquez l'URL de connexion, votre identifiant et mot de passe et cliquez sur Enregistrer.

   • sélectionnez le Stockage tiers et choisissez l'un des services disponibles: Amazon AWS S3 (Amazon Simple Storage Service), Google Cloud Storage ou Rackspace Cloud Storage. Remplissez les champs au-dessous avec les données requises pour accéder au service de stockage externe.
     Les services externes doivent être connectés à votre portail d'avance dans la section Intégration . Sinon, les options ci-dessous ne seront pas disponibles.
     • Les champs disponibles pour Amazon AWS S3:
       • Conteneur est un nom unique du conteneur (bucket) Amazon, ex.: my-new-test-bucket-12345.
       • Région est un région AWS où vous voulez placer le conteneur Amazon, ex: us-east-2.
       • Lien de service est un paramètre facultatif; ne modifiez ce paramètre que si vous voulez essayer un autre point de terminaison du service. Laissez ce champ de saisie vide pour utiliser la configuration par défaut.
       • Force le style de chemin - une fois vrai, la requête va toujours utiliser le style de chemin. Laissez ce champ de saisie vide, parce que le paramètre Lien de service n'est pas défini.
       • Utiliser Http - lorsque ce paramètre est vrai, le client utilise le protocole HTTP, si le point de terminaison de destination le prend en charge. Ce paramètre est faux par défaut. Définissez ce paramètrevrai ou laissez ce champ vide pour maintenir la configuration par défaut.
       • Méthode de chiffrement partie serveur est l'algorithme de chiffrement de la part du serveur à utiliser pendant le stockage d'un objet dans S3. Les options disponibles: aucun, aes256, awskms. Laissez ce champ de saisie vide pour utiliser la configuration par défaut aes256.
     • Les champs disponibles pour Google Cloud Storage: Seau.
     • Les champs disponibles pour Rackspace Cloud Storage: Conteneur public, Conteneur privé et Région.
2. cliquez sur le bouton Créer une copie.

Une fois le processus de sauvegarde terminé, vous trouverez le fichier de sauvegarde .tar.gz (DocSpace-name_date_time.tar.gz) dans le dossier que vous avez indiqué. Si vous avez choisi le stockage Temporaire, le lien vers le fichier de sauvegarde crée sera disponible pendant 24 heures.

Sauvegarde automatique

Afin d'automatiser le déroulement des sauvegardes, utilisez la section Sauvegarde automatique. Dans la version SaaS, c'est une option Payante (disponible uniquement pour le plan payant Business).

1. activez l'option Activer la sauvegarde automatique.
2. sélectionnez la Stockage approprié pour vos fichiers de sauvegarde (les options disponibles sont les mêmes comme ci-dessus, sauf le Stockage provisoire qui n'est accessible que dans la section Sauvegarde de données).
3. configurez l'intervalle entre deux sauvegardes: Chaque jour avec l'indication du moment de la journée désiré, Chaque semaine avec l'indication du jour et du moment de la journée désiré, ou Chaque mois avec l'indication du jour et du moment de la journée désiré.
4. réglez le Nombre maximal de copies de sauvegarde stockées en choisissant la valeur nécessaire dans la liste déroulante.
5. cliquez sur le bouton Enregistrer.

Les sauvegardes seront créées automatiquement selon la périodicité fixée.

Dans la version SaaS, c'est une option Payante (disponible uniquement pour le plan payant Business). Pour restaurer les données DocSpace depuis le fichier de sauvegarde,

1. choisissez la Source où vos fichiers de sauvegarde sont stockés.
   • sélectionnez l'option Fichier local, cliquez sur le bouton Sélectionner au-dessous et recherchez le fichier de sauvegarde nécessaire sur votre disque local.
   • choisissez l'option Salle de sauvegarde et cliquez sur le bouton au-dessous. Dans la fenêtre Sélectionner un fichier, choisissez la sauvegarde nécessaire et cliquez sur Enregistrer.
   • sélectionnez l'option Ressource tierce (Dropbox, Box.com, OneDrive ou Google Drive ou tout autre service services connectés via WebDAV) et cliquez sur le bouton Sélectionner au-dessous. Dans la fenêtre Sélectionner fichier, choisissez le fichier de sauvegarde nécessaire stocké dans le répertoire source externe et cliquez sur OK.
   • sélectionnez l'option Service de stockage tiers, choisissez l'un des stockages externes disponibles qui sont connectés dans la section Intégration et saisissez les données d'accès requises.
     Au lieu de choisir le fichier de sauvegarde depuis une Source précise, vous pouvez juste cliquer sur le lien Afficher la liste de sauvegardes au-dessous du champ Sélectionner pour choisir le fichier de sauvegarde nécessaire de l'historique des sauvegardes (si le fichier de sauvegarde a été supprimé manuellement du stockage, celui-ci ne sera pas disponible dans la liste). Cliquez sur le lien Restaurer à côté du ficher de sauvegarde approprié. Pour supprimer le fichier de sauvegarde d'une liste, cliquez sur l'icône .
2. Laissez l'option Informer les utilisateurs sur la restauration du portail activée pour notifier les utilisateurs de votre espace DocSpace.
   Après la restauration de données, les mots de passe actuels seront réinitialisés et les utilisateurs devront rétablir leur accès via les emails qui sont enregistrés sur leur profil en définissant le mot de passe à utiliser lors de la connexion.
3. Activez l'option Confirmer et poursuivre.
4. cliquez sur le bouton Restaurer.

La section Intégration sert à intégrer DocSpace dans des services tiers, ajouter des modules complémentaires, activer les paramètres de l'authentification unique et configurer les paramètres SMTP. Dans la solution serveur, vous pouvez également connecter ONLYOFFICE Docs.

Intégration dans des services tiers

Utilisez les Clés d'autorisation pour connecter votre portail aux services externes: Amazon AWS S3, Apple, Box.com, DropBox, Facebook, Google, Stockage Google Cloud, LinkedIn, OneDrive, Twitter, Stockage Rackspace Cloud, Zoom.

Dans la version SaaS, certains services sont rendus disponibles uniquement pour le plan payant Business (Amazon AWS S3, Stockage Google Cloud, Stockage Rackspace Cloud, Zoom).

• Associez votre compte Apple, Google, FB, LinkedIn, Twitter, Zoom pour vous connecter rapidement à votre espace DocSpace. Dans la version cloud, l'autorisation d'accès par clés est paramétrée automatiquement pour ces services. Actuellement, l'intégration dans Zoom est disponible uniquement dans la solution serveur.
• Connectez DocSpace à Box, Dropbox, OneDrive et Google pour utiliser le compte connecté en tant qu'une ressource tierce lors de la création des sauvegardes. Dans la version cloud, l'autorisation d'accès par clés est paramétrée automatiquement pour ces services.
• Connectez Amazon AWS S3, Google Cloud Storage ou Rackspace Cloud Storage pour utiliser le stockage en nuage en tant qu'un stockage externe de sauvegarde.

Pour en savoir plus sur l'intégration des services tiers, veuillez consulter les instructions.

Modules complémentaires

Ajoutez des modules complémentaires pour élargir des fonctionnalités de DocSpace.

Il y a deux types de modules complémentaires: les modules complémentaires système que nous développons nous-mêmes, et les modules complémentaires personnalisés. Il est possible de télécharger un module complémentaire personnalisé sur cette page lorsque cette option est activée dans le fichier de configuration (dans la version Saas, ce sont uniquement les modules complémentaires qui sont disponibles).

Actuellement, les modules suivants sont disponibles: Draw.io, Convertisseur PDF, Parole au texte.

Pour en savoir plus sur le kit de développement de modules complémentaires (SDK) DocSpace, veuillez visiter api.onlyoffice.com

Authentification unique (Single sign-on)s

La section Authentification unique permet d'activer ou de désactiver les services d'authentification tiers en utilisant le protocole SAML pour un accès rapide, facile et sécurisé pour les utilisateurs de DocSpace.

Dans la version SaaS, c'est une option Payante (disponible uniquement pour le plan payant Business).

En général, Authentification unique ou Single Sign-On (SSO) est une fonction permettant aux utilisateurs de s'authentifier une seule fois et d'obtenir l'accès à plusieurs applications/services autorisés pour ne plus avoir à les saisir à chaque visite.

Pour en savoir plus sur l'authentification unique, veuillez lire cet article.

Paramètres SMTP

La sous-section Paramètres SMPT permet de configurer votre DocSpace afin que les notifications par e-mail seront envoyées en utilisant votre serveur SMTP. Pour ce faire,

• Dans le champ Hôte, saisissez le nom de domaine du serveur SMTP que vous utilisez.
• Dans le champ Port, saisissez le numéro du port SMTP. Il est conseillé d'utiliser les portes 587 ou 25.
• Activez l'option Authentification si le serveur SMTP doit être autorisé.
• Dans les champs Identifiant et Mot de passe, saisissez l'identifiant et le mot de passe que vous utiliser pour accéder à votre serveur SMTP.
• Cochez la case Authentification via NTLM pour se connecter à l'aide de SaslMechanismNtlm.
• Dans le champ Nom de l'expéditeur, saisissez le nom de l'expéditeur qui sera affiché dans le champ De.
• Dans le champ Adresse e-mail de l'expéditeur, saisissez l'adresse e-mail de l'expéditeur.
• Cochez la case Activer SSL pour activer une connexion chiffrée.
• Cliquez sur le bouton Save (Enregistrer).
  Pour vérifier que vos paramètres réseau sont corrects, cliquez sur Envoyer message de test. Si la configuration est correcte, un Message de test SMTP sera envoyé sur l'adresse email enregistré sur votre profil du portail.

Paramètres du service de documents

La sous-section Service de documents vous permet de connecter ONLYOFFICE Docs (pour la solution serveur uniquement). Pour ce faire:

1. Passez à Paramètres de DocSpace et accédez à la section Intégration -> Service de documents.
2. Remplissez tous les champs avec les adresses appropriées de ONLYOFFICE Docs/ONLYOFFICE DocSpace.
   • Si vous n'avez pas fait passer vos installations ONLYOFFICE Docs/ONLYOFFICE DocSpace en https, veuillez vérifier que vous indiquiez http dans les adresses.
3. Enregistrez les paramètres en cliquant sur le bouton Enregistrer.

la section Outils développeur sert à intégrer ONLYOFFICE DocSpace dans votre application web et utiliser des webhooks.

JavaScript SDK

Utilisez ONLYOFFICE DocSpace SDK basé sur JavaScript permettant aux développeurs d'utiliser toutes les possibilités de DocSpace avec api.js. Vous pouvez intégrer ONLYOFFICE DocSpace dans votre application web et donner aux utilisateurs la possibilité de créer et envoyer des documents directement à partir de votre site web.

Pour incorporer une salle ou un dossier DocSpace dans votre site web,

1. Sur la page JavaScript SDK, passez à Create sample DocSpace embed (Créer un exemple DocSpace à incorporer).
2. Personnalisez les options d'affichage: définissez la largeur et la hauteur du cadre, les éléments de l'interface (menu gauche, en-tête, recherche, filtre et tri, navigation et titre (uniquement pour les appareils mobiles)), les paramètres d'affichage des données (sélectionnez la section, la salle ou le dossier à afficher) et les paramètres avancés d'affichage, tels que les conditions de tri, les paramètres de tri, l'ordre de tri, le nombre de fichiers/dossiers sur une page, etc.
3. Affichez l'aperçu du résultat dans la section Aperçu.
4. Passez à l'onglet Code à incorporer et copiez le code généré.
5. Insérez le code que vous avez copié dans le fichier index.html de votre site web.
6. Dans la section Embed DocSpace as iframe (Incorporer DocSpace en tant que iframe), collez le lien dans votre site web et appuyez sur l'icône +.

Pour en savoir plus sur le kit de développement logiciel (SDK) JavaScript, veuillez visiter api.onlyoffice.com

Webhooks

Utilisez webhooks pour effectuer les opérations personnalisées côté application ou site web que vous utilisez pour des événements différents sur ONLYOFFICE DocSpace. Vous pouvez créer et gérer tous webhooks, les configurer et parcourir l'historique de chaque webhook pour vérifier leur rendement. Pour en savoir plus sur l'utilisation de webhooks, veuillez consulter ce guide.

Pour en savoir plus sur DocSpace API, veuillez visiter api.onlyoffice.com.

La section Suppression de DocSpace des options de configuration vous permet de désactiver temporairement ou de supprimer définitivement votre DocSpace. Actuellement, cette section n'est disponible que dans la version SaaS.

Désactiver DocSpace

Si vous avez décidé de ne pas utiliser DocSpace pendant une période pour une raison quelconque, vous pouvez le désactiver. Pour ce faire,

1. passez à l'onglet Désactiver DocSpace.
2. cliquez sur le bouton Désactiver.
3. un lien permettant de valider l'opération sera envoyé à l'adresse e-mail du propriétaire DocSpace. Suivez le lien pour valider l'opération.

Après cela, votre DocSpace et toutes informations associées seront bloqués et personne n'aura accès pour la période donnée.

Vous pouvez réactiver votre espace DocSpace à tout moment. Pour revenir à DocSpace et reprendre l'utilisation, utilisez le deuxième lien fourni dans le message de validation. Donc, conservez ce message soigneusement.

Suppression DocSpace

Si vous n'allez plus utiliser votre espace DocSpace et voulez le supprimer définitivement,

1. passez à l'onglet Supprimer DocSpace.
2. cliquez sur le bouton Supprimer pour soumettre votre demande.
3. un lien permettant de valider l'opération sera envoyé à l'adresse e-mail du propriétaire DocSpace. Suivez le lien pour valider l'opération.

Toutes les données stockées dans votre espace DocSpace y compris vos détails d'inscription seront supprimés. Il sera donc impossible de restaurer votre DocSpace ou de récupérer toute l'information associée.