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Gérer des salles dans DocSpace

Pour contrôler chaque étape de la collaboration, les administrateurs de l'espace ONLYOFFICE DocSpace peuvent effectuer diverses opérations avec des salles existantes: trier et filtrer la liste des salles pour rechercher facilement la salle nécessaire, épingler les salles importantes en haut de la liste, archiver les salles anciennes, modifier les informations sur la salle, ajouter de nouveaux membres, renvoyer des invitations, modifier les niveaux d'accès des utilisateurs actifs ou supprimer les utilisateurs de la salle.

Quant à la gestion des salles dans DocSpace, les actions disponibles varient en fonction du type d'utilisateur:

Type section/utilisateur Propriétaire Administrateur DocSpace Administrateur de salle Utilisateur avancé Utilisateur
Mes documents
Créer, télécharger, déplacer, copier, renommer, supprimer des fichiers et des dossiers
Salles
Visualiser l'ensemble des salles
Visualiser des salles personnelles
Visualiser les salles à lesquelles l'utilisateur est invité
Créer et modifier des salles
Épingler les salles en haut
Afficher les informations de la salle (participants, historique, détails)
Inviter des utilisateurs à la salle personnelle, attribuer et modifier les niveaux d'accès des participants de la salle, supprimer les utilisateurs de la salle
Archiver les salles personnelles
Modifier les salles d'autres utilisateurs: inviter des utilisateurs, attribuer et modifier les niveaux d'accès des participants à la salle, supprimer les utilisateurs de la salle
Archiver les salles d'autres utilisateurs
Archiver
Visualiser l'ensemble des salles
Visualiser des salles personnelles
Visualiser les salles à lesquelles l'utilisateur est invité
Créer et modifier des salles
Épingler les salles en haut
Afficher les informations de la salle (participants, historique, détails)
Inviter des utilisateurs à la salle, attribuer et modifier des niveaux d'accès des participants
Restaurer et supprimer des salles d'autres utilisateurs
Restaurer et supprimer les salles personnelles
Opérations dans la liste des salles

Vous pouvez effectuer les opérations suivantes en utilisant les outils dans la barre d'outils supérieure:

  • Rechercher la salle par nom en utilisant la barre de recherche en haut de la liste des salles.
  • Filtrer les salles par membre ou propriétaire, type (Personnalisée, Collaboration, Salle publique) ou par les tags existants en utilisant le bouton L'icône Filtre. Sélectionnez les options du filtre appropriées et cliquez sur Appliquer. Pour effacer le filtre, utilisez l'icône Icône Effacer dans le coin supérieur droit.
    Filtre Filtre
  • Définissez les paramètres de tri (Nom, Type, Tags, Propriétaire, Date de dernière modification) en utilisant le bouton Icône de tri. Cliquez sur la flèche à côté du paramètre sélectionné pour modifier l'ordre de tri.
  • Choisissez le mode d'affichage approprié (Miniatures ou Vue compacte) en utilisant le bouton Icône Mode d'affichage ou Icône Mode d'affichage.
  • Utilisez l'icône L'icône Paramètres pour afficher ou masquer les colonnes Type, Tag, Propriétaire, Modifié dans la liste des salles (Vue compacte).

Le panneau supérieur qui s'affiche lorsque vous sélectionnez plusieurs salles dans la liste vous permet d'effectuer les opérations suivantes:

  • Sélectionnez les salles par type (Toutes, Personnalisée, Collaboration, Publique) en utilisant l'icône Icône flèche.
    Sélectionner les salles par type Sélectionner les salles par type
  • Épingler/désépingler les salles sélectionnées en haut.
  • Archiver les salles sélectionnées.
  • Affichez les informations sur une salle à l'aide de l'icône Icône Info.
    Afficher informations Afficher informations

À l'aide du menu contextuel ou de l'icône Icône Options à côté du nom de la salle, il est possible d'exécuter les actions suivantes:

  • Icône Sélectionner Sélectionner sert à sélectionner la salle dans la liste. Lorsque vous sélectionnez une salle, vous pouvez Épingler/Désépingler ou archiver en utilisant les options de la barre d'outil supérieure ou afficher les informations sur cette salle à l'aide de l'icône Icône Info
  • Icône Ouvrir Ouvrir sert à ouvrir la salle.
  • Icône Modifier la salle Modifier la salle sert à renommer la salle, à ajouter des tags ou une image, à modifier le propriétaire de la salle.
  • Icône Inviter des utilisateurs Inviter les utilisateurs sert à envoyer les invitations aux utilisateurs.
  • Icône Copier le lien général Copier le lien général sert à copier le lien vers une salle publique ou personnalisée. Le contenu de la salle qu'on accède par ce lien sera disponible en lecture seule sans aucune permission.
  • Icône Copier un lien Copier le lien sert à copier le lien vers une salle de collaboration pour les membres de la salle.
  • Icône Info Informations sert à afficher les informations suivants: Membres (Administrateurs, Utilisateurs, Utilisateurs en attente), Historique (Activités récentes), Détails (Propriétaire, Type, Contenu,Date de modification, Dernière modification par, Date création).
    L'écran Membres vous permet d'ajouter de nouveaux membres, renvoyer les invitations, modifier les niveaux d'accès des utilisateurs actifs ou supprimer les utilisateurs de la salle.

    Avec une Salle publique, il est également possible de copier ou modifier le lien général qui est disponible par défaut, retirer le lien général (le lien actuel sera désactivé et un nouveau lien général sera créé), de créer des liens supplémentaires selon les différents paramètres. Avec une Salle personnalisée, il est possible de créer des liens généraux et des liens supplémentaires, le cas échéant.

  • Icône Épingler en haut Épingler en haut sert à afficher la salle en haut de la liste. Vous pouvez désépingler la salle attachée en cliquant l'icône Icône Épingler en haut ou en utilisant l'option Désépingler dans le menu.
  • Icône Désactiver les notifications Désactiver les notifications sert à désactiver les notifications dans cette salle. Vous pouvez réactiver les notifications en utilisant l'option Icône Épingler en haut Activer les notifications dans le menu.
  • Icône Télécharger Télécharger sert à télécharger la salle.
  • Icône Archivé Déplacer vers l'archive sert à archiver la salle. Il est possible de restaurer et de supprimer les salles archivées.
  • Icône Quitter la salle Quitter la salle sert à quitter la salle. Si vous êtes le propriétaire de la salle, il vous faut premièrement nommer un autre propriétaire.
  • Icône Restaurer Restaurer sert à restaurer la salle archivée.
  • Icône Supprimer Supprimer sert à déplacer la salle archivée dans la Corbeille.
Opérations dans la salle

Lorsque vous ouvrez la salle en cliquant sur son nom dans la liste, vous pouvez utiliser la barre d'outils supérieure pour exécuter les actions suivantes:

  • Revenir à la liste des salles en cliquant sur la flèche Icône Retour.
  • Créer de nouveaux documents, classeurs, présentations, modèles de formulaires, dossiers en utilisant l'icône Plus L'icône plus.
  • Gérer des salles en utilisant l'icône Icône Options:
    • Icône Modifier la salle Modifier la salle sert à renommer la salle, à ajouter des tags ou une image, à modifier le propriétaire de la salle.
    • Icône Copier le lien général Copier le lien général sert à copier le lien vers une salle publique ou personnalisée. Le contenu de la salle qu'on accède par ce lien sera disponible en lecture seule sans aucune permission.
    • Icône Copier un lien Copier le lien sert à copier le lien vers une salle de collaboration pour les membres de la salle.
    • Icône Inviter des utilisateurs Inviter les utilisateurs sert à envoyer les invitations aux utilisateurs.
    • Icône Info Informations sert à afficher les informations suivants: Membres (Administrateurs, Utilisateurs, Utilisateurs en attente), Historique (Activités récentes), Détails (Propriétaire, Type, Contenu,Date de modification, Dernière modification par, Date création).
      L'écran Membres vous permet d'ajouter de nouveaux membres, renvoyer les invitations, modifier les niveaux d'accès des utilisateurs actifs ou supprimer les utilisateurs de la salle.

      Avec une Salle publique, il est également possible de copier ou modifier le lien général qui est disponible par défaut, retirer le lien général (le lien actuel sera désactivé et un nouveau lien général sera créé), de créer des liens supplémentaires selon les différents paramètres. Avec une Salle personnalisée, il est possible de créer des liens généraux et des liens supplémentaires, le cas échéant.

    • Icône Déplacer vers l'archive Déplacer vers l'archive sert à archiver la salle. Il est possible de restaurer et de supprimer les salles archivées.
    • Icône Restaurer Restaurer sert à restaurer la salle archivée.
    • Icône Supprimer Supprimer sert à déplacer la salle archivée dans la Corbeille.
  • Affichez les informations sur une salle à l'aide de l'icône Icône Info.
Gérer la salle Gérer la salle

Dans une salle publique ou personnalisée, vous pouvez créer plusieurs liens selon des différents paramètres. Le contenu de la salle qu'on accède par ces liens sera disponible en lecture seule sans aucune permission. Avec des salles publiques, le lien général est activé par défaut. Si vous avez besoin d'un lien vers une salle personnalisée, il vous faut premièrement créer un lien général.

Pour créer ou modifier des liens externes:

  1. Dans le menu de salle, sélectionnez use Icône Info Infos.
  2. Passez à Membres.
  3. Avec une salle publique, passez à l'étape suivante. Avec une salle personnalisée, utilisez l'option Créer et copier dans la section Lien général.
  4. Cliquez sur l'icône Icône Options située à côté du Lien partagé.
  5. Sélectionnez l'option Modifier le lien.
  6. Renommez le lien pour distinguer les liens les uns des autres.
  7. Définissez le mot de passe pour protéger le lien.
    1. Activez l'option Accès par mot de passe.
    2. Cliquez sur l'icône Icône Générer un mot de passe pour générer un mot de passe ou saisir celui-ci manuellement dans le champ approprié.
    3. Pour nettoyer le champ de mot de passe, cliquez sur le bouton Nettoyer.
    4. Pour copier le mot de passe dans le presse-papiers à partager plus tard, cliquez sur le bouton Copier le mot de passe.
      Modifier le lien Modifier le lien
  8. Activez l'option Restreindre la copie du contenu, le téléchargement et l'impression du fichier pour désactiver le téléchargement des fichiers et des dossiers depuis la salle qu'on a partagé par un lien.
  9. Pour enregistrer les modifications apportées au paramètres du lien général, cliquez sur le bouton Enregistrer.

Si vous avez besoin de plusieurs liens, utilisez l'option Créer un nouveau lien dans la section Lien supplémentaire. Lors de la création d'un lien supplémentaire, il est possible de:

  1. Nommer le lien.
  2. Activer la protection par un mot de passe selon les instruction ci-dessus.
  3. Limiter la copie du contenu, le téléchargement et l'impression du fichier.
  4. Limiter la durée de validité du lien en définissant la date d'expiration. Sélectionner la date et l'heure à l'aide du sélecteur de dates.
  5. Sauvegarder le lien en cliquant sur Créer.
    Ajouter un lien Ajouter un lien

La salle sera accessible à toute personne disposant du lien. Les utilisateurs externes auront un accès en Lecture seule à tous les fichiers.

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