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E-Mail Vorlagen erstellen

Einleitung

Wenn Sie häufig E-Mails desselben Typs senden oder von Zeit zu Zeit auf ähnliche Nachrichten antworten müssen, können Sie den Kommunikationsprozess mithilfe der Option Vorlagen im Modul Mail vereinfachen.

Verwenden Sie diese Funktion, um Einladungs-, Einberufungs- oder Bestätigungsnachrichten zu senden oder darauf zu antworten.

Schritt 1. Auf E-Mail zugreifen

Öffnen Sie das Portal und klicken Sie auf das Symbol E-Mail oben auf jeder Seite des Portals.

Wie kann man E-Mail Vorlagen erstellen? Schritt 1 Wie kann man E-Mail Vorlagen erstellen? Schritt 1

Um auf E-Mail zuzugreifen, können Sie auch die Drop-Down-Liste in der oberen linken Ecke der Seite öffnen und die entsprechende Option auswählen.

Schritt 2. E-Mail Vorlagen erstellen

Das Portal-Fenster E-Mail wird geöffnet.

Um die erste E-Mail Vorlage zu erstellen, wählen Sie den Ordner Vorlagen im linken Menü und klicken Sie auf den Link Die erste Vorlage erstellen.

Wie kann man E-Mail Vorlagen erstellen? Schritt 2 Wie kann man E-Mail Vorlagen erstellen? Schritt 2

Sie können auch eine E-Mail Nachricht verfassen und sie als Vorlage speichern.

Dazu klicken Sie die Schaltfläche Neue E-Mail verfassen an und füllen Sie die Felder An, Kopie, BBC und Betreff aus.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern oben auf der Seite, öffnen Sie die Drop-Down-Liste und wählen Sie die Option Als Vorlage speichern aus oder klicken Sie auf die Schaltfläche Vorlagen oben auf der Seite und bestätigen Sie das Speichern der Vorlage.

Wie kann man E-Mail Vorlagen erstellen? Schritt 2 Wie kann man E-Mail Vorlagen erstellen? Schritt 2

Wenn Sie eine vorhandene Nachricht als Vorlage verwenden müssen, wählen Sie die entsprechende E-Mail aus und wählen Sie dann den Ordner Vorlagen aus dem Menü Verschieben in.

Wie kann man E-Mail Vorlagen erstellen? Schritt 2 Wie kann man E-Mail Vorlagen erstellen? Schritt 2

Sie können Ihre E-Mail auch per Drag & Drop direkt in den Ordner Vorlagen im Menü auf der linken Seite ziehen.

Schritt 3. Die Vorlagen bearbeiten

Sie können jede Vorlage bearbeiten.

Dazu öffnen Sie den Ordner Vorlagen im linken Menü und wählen Sie die Vorlage aus, die Sie bearbeiten möchten.

Geben Sie den Text der Nachricht ein, fügen Sie die Signatur ein, sowie auch Smileys, Bilder und Links und hängen Sie die Dokumente an. Sie können die Vorlage auch als wichtig markieren oder eine Benachrichtigung anfordern. Sobald die Nachricht komplett ist, klicken Sie die Schaltfläche Als Vorlage speichern an, weil die Vorlagen nichts automatisch wie Entwürfe gespeichert sind.

Wenn Sie den Ordner Vorlagen ohne Speichern verlassen, werden Sie zum Speichern aufgefordert: Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern / Nicht speichern oder auf Abbrechen, um die Bearbeitung fortzusetzen.

Wie kann man E-Mail Vorlagen erstellen? Schritt 3 Wie kann man E-Mail Vorlagen erstellen? Schritt 3

So wie Sie Ihre E-Mails verwalten, können Sie eine Vorlage löschen, in einen anderen Ordner verschieben oder Schlagwörter hinzufügen.

Schritt 4. Vorlagen anwenden

Um eine Vorlage anzuwenden, klicken Sie auf die Schaltfläche Neue E-Mail verfassen, öffnen Sie die Liste Vorlagen oben auf der Seite und wählen Sie die gewünschte Vorlage aus.

Sie können auch eine Vorlage auswählen, die leeren Felder ausfüllen und Ihre E-Mail senden.

Wie kann man E-Mail Vorlagen erstellen? Schritt 4 Wie kann man E-Mail Vorlagen erstellen? Schritt 4
Wenn Sie eine Vorlage anwenden, wird deren Text automatisch vor dem Text Ihrer Nachricht eingefügt.

Wenn Sie den Text vollständig ersetzen müssen, aktivieren Sie die Option Den ganzen Text der Nachricht beim Einfügen der Vorlage setzen. Wählen Sie dazu im Menü auf der linken Seite den Abschnitt Allgemeine Einstellungen und aktivieren Sie den Schalter „on / off“.

Wie kann man E-Mail Vorlagen erstellen? Schritt 4 Wie kann man E-Mail Vorlagen erstellen? Schritt 4

Schritt 5. Die Vorlagen zuweisen

Wenn Sie Ihr Postfach löschen, werden alle Nachrichten daraus entfernt.

Sie können Ihre Vorlagen und Entwürfe einem anderen Konto zuweisen.

Wechseln Sie dazu im linken Menü zum Abschnitt Kontenverwaltung und wählen Sie das Postfach aus, das Sie löschen möchten. Wählen Sie das Konto aus, dem Ihre Vorlagen neu zugewiesen werden sollen, und aktivieren Sie beim Löschen das Kontrollkästchen Diesem Konto zuweisen.

Anschließend werden alle Ihre Vorlagen in den entsprechenden Ordner Vorlagen verschoben, und Sie können sie weiterhin verwenden.

Wie kann man E-Mail Vorlagen erstellen? Schritt 5 Wie kann man E-Mail Vorlagen erstellen? Schritt 5
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