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Organiser et contrôler un événement commun

Introduction

L'utilisation des actions est un moyen efficace d'organiser un événement pour vos clients. Il permet de coordonner le travail d'équipe, de garder toute la documentation bien organisée dans un endroit et de suivre le processus de travail de la façon plus efficace.

Ce guide vous explique comment utiliser des actions dans le système CRM.

Étape 1. Accéder au CRM

Entrez à votre portail ONLYOFFICE et cliquez sur le lien CRM.

Comment organiser et contrôler un événement commun? Étape 1. Comment organiser et contrôler un événement commun? Étape 1.

Si vous êtes déjà connecté et utilisez le portail depuis un certain temps, pour accéder au module CRM depuis n'importe quelle page du portail, utilisez la liste déroulante dans le coin supérieur gauche de la page et sélectionnez l'option correspondante.

Étape 2. Créer une action

Cliquez sur le bouton Créer dans le coin supérieur gauche et sélectionnez l'option Action.

Il est également possible d'importer plusieurs actions à la fois à partir d'un fichier .csv en cliquant sur le bouton situé à côté du bouton Créer et en sélectionnant l'option Importer les actions depuis la liste déroulante. Procédez de la même manière que pour Importer les contacts.

Le formulaire Créer une nouvelle action s'ouvre. Remplissez les champs nécessaires: saisissez le Titre de votre action, ajoutez les Participants de l'action - une personne ou une entreprise - depuis votre base de données clients.

Pour identifier votre action et faciliter la recherche future, ajoutez des tags en cliquant sur le lien Ajouter tag et en sélectionnant un des tags disponibles ou en créant un nouveau tag.

Si vous souhaitez limiter l'accès à l'action créée, cochez la case Limiter l'accès et ajoutez les utilisateurs auxquels vous voulez donner l'accès. Cochez la case Informer si vous voulez informer les utilisateurs sélectionnés sur l'action créée.

Enfin, cliquez sue le bouton Enregistrer en bas.

Comment organiser et contrôler un événement commun? Étape 2. Comment organiser et contrôler un événement commun? Étape 2.

Le signet créé sera ajouté à la liste des Signets.

Étape 3. Ajouter des tâches

En utilisant les tâches vous ne manquez aucun rendez-vous ou appel téléphonique et vous avez la possibilité de gérer le processus de travail. On peut les utiliser comme un simple rappel ou pour organiser le travail d'équipe sur un événement.

Pour ajouter une nouvelle tâche, activez l'onglet Tâches sur la page de l'action sélectionnée. Cliquez sur le lien Créer une tâche s'il n'y a aucune tâche ou utilisez le bouton Créer dans le coin supérieur gauche et sélectionnez l'option Tâche depuis la liste déroulante. Remplissez le formulaire: saisissez le Titre de la tâche, sélectionnez l'une des catégories de tâches, définissez la Date limite (date et heure) et le temps du rappel en utilisant la liste déroulante Alerte, sélectionnez une personne responsable depuis la liste Responsable, ajoutez une courte Description.

Lorsque toute information nécessaire est spécifiée, cliquez sur le bouton Enregistrer en bas.

Comment organiser et contrôler un événement commun? Étape 3. Comment organiser et contrôler un événement commun? Étape 3.

La tâche créée sera ajoutée à la liste Tâches de l'action sélectionnée. Une fois la tâche accomplie, vous pouvez la fermer directement dans la liste en ouvrant la liste déroulante près du titre de la tâche et en choisissant l'option Fermée.

Étape 4. Gérer les participants de l'événement

En travaillant sur un événement vous pouvez ajouter ou supprimer des participants à tout moment.

Pour ajouter plus de participants, activez l'onglet Participants sur la page de l'action sélectionnée, sélectionnez un contact nécessaire - une personne ou une entreprise - en utilisant le champ de recherche. Le contact sélectionné sera ajouté à la liste des Participants.

Pour supprimer un participant de la liste, cliquez sur l'icône Icône Actions à droite du participant à supprimer et sélectionnez Délier le contact de la liste déroulante.

Comment organiser et contrôler un événement commun? Étape 4. Comment organiser et contrôler un événement commun? Étape 4.

Étape 5. Stocker la documentation liée

Pour garder toute la documentation liée à votre événement dans un endroit, utilisez l'onglet Documents sur la page de l'événement sélectionnée. Des options que vous pouvez paramétrer ici:

  • créer un nouveau document, un classeur ou une présentation en cliquant sur le lien Nouveau fichier et sélectionnant le type de fichier depuis la liste;
  • modifier un document en cliquant sur l'icône Icône Modifier -  crayon qui apparaît à droite du document nécessaire si vous placez le curseur sur sa ligne;
  • charger des documents depuis votre disque dur en cliquant sur le lien Charger fichier;
  • télécharger un document vers votre disque dur en utilisant l'icône Icône Télécharger qui apparaît à droite du document nécessaire si vous placez le curseur sur sa ligne.
Comment organiser et contrôler un événement commun? Étape 5. Comment organiser et contrôler un événement commun? Étape 5.

Étape 6. Suivre l'historique

Toutes les tâches/actions/activités fermées qui sont liées à l'action sélectionnée sont affichées et peuvent être suivies dans l'onglet Profil.

Ici vous pouvez non seulement voir l'information sur les tâches faites, documents chargés, correspondance envoyée/reçue etc. mais aussi ajouter des événements liés à cette action: note, email, appel téléphonique, rendez-vous. Sélectionnez le type d'événement dans la liste, définissez la date, ajoutez une description qt cliquez sur le bouton Ajouter cet événement.

Pour informer d'autres utilisateurs sur l'événement créé, cliquez sur le lien Ajouter utilisateur et sélectionnez les utilisateurs désirés depuis la liste avant d'ajouter cet événement.

Comment organiser et contrôler un événement commun? Étape 6. Comment organiser et contrôler un événement commun? Étape 6.

Tous les utilisateurs sélectionnés seront informés d'un nouvel événement ajouté.

Étape 7. Fermer votre action

Une fois votre événement a eu lieu, vous pouvez la fermer dans le système. Pour ce faire, cliquez sur l'icône Icône Actions située à droite de son titre et sélectionnez l'option Fermer l'action depuis la liste déroulante.

Comment organiser et contrôler un événement commun? Étape 7. Comment organiser et contrôler un événement commun? Étape 7.

Le statut de l'action sera changé de Ouvert à Fermé.

Si vous souhaitez supprimer l'action créée, cliquez sur l'icône Icône Actions située à droite de son titre dans la liste Actions et sélectionnez l'option Supprimer l'action depuis la liste déroulante. Il est à noter que toute l'information liée (y compris l'historique et la documentation) sera supprimée et ne pourra plus être restaurée.

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